2008年10月02日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

手帳ユーザーのために : 長期と短期のスケジュールの使い分け (その1)


こんにちは。水口です。
今日は、短期スケジュールと長期スケジュールの使い分けの話です。


■ 長期スケジュールの使い方

今年の前半に出したこの本の中で、長期スケジュールを活用することの
重要性について触れています。

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特に、長期スケジュール(プロジェクトの地図)を、1分間だけでいいので、
毎日見ることを強く推奨しています。

その「プロジェクトの地図」とは、長期的なスケジュールの中で、各プロジェクトで
その週に何をやるべきか、あるいはその週にどんなイベントなどがあるかを、
「週ごとに」まとめたものです。


弊社が作っている手帳レフィルでは「連続カレンダー」と呼んでいるものが、
それに相当します。

私は↓こんなふうに使っています。

連カレ使い方

バインダー式の手帳(システム手帳)ですが、開いているのが「今週の」ページ。
左側にあるのが半年分のカレンダー兼スケジュールになっています。そこには、
週ごとの仕事・イベントを記入できる欄があります。(このシートは2つ折りに
なっていて、開くと、さらに左側にも記入欄があります)


これが写真の中で、この長期スケジュールがバインダーから外されているのは、
今は実際にこのようにバインダーに綴じずに(はさんで)、使っているからです。

今週のページのところにはさんでおくと、いちいちページをめくらなくても
長期スケジュールを見ることができますし、あまり意識していなくても、自然
に見るようになる。そんな効果を狙ったものです。

もちろん、落とさないよう注意が必要なので、外で手帳を開くことが多い人
にはあまりおすすめしませんが、デスクの上で使う分には意外に良い方法
だと感じております。


※ これとは違うやり方で、長期スケジュールを別の(薄い)手帳で
   持ち運ぶという方法を使っていたこともあります(手帳の2冊使い)
   これも、両方同時に見やすくておすすめな方法だったのですが、
   現在は、もっとシンプルに上記の方法をとっています。


■ 長期スケジュールと短期スケジュールの使い分けには
   自分なりのルールを持とう

ちなみに私の今の仕事の場合、長期的なプロジェクトの進行とともに、
講演や研修などの日程を管理しなくてはいけないわけです。講演や研修
の日程が決まるのは1〜2ヶ月前が多いのですが、3〜4ヶ月先や、もっと
先の日程もあります。

これがちょっとややこしいので、自分なりのルールを決めています。
講演や研修の予定は・・・、

□ まず長期スケジュールの方に書く
   ・ 本決まりの日程は日付に○をつけて
   ・ 仮押さえの日程は点線で○をつけて  という感じです

   ・ 内容も記入欄に簡単に書いておきます

□ その内容を短期スケジュールに書く
   ・ それらの予定は気づいたとき(1ヶ月くらい前が多い)に、週の
     スケジュールに記入する

   ・ 詳しい時間・場所等の詳細情報は、メール(のコピー)を、パソコンの
     中に保管してあるので、それを参照します。

  ※このときに元のメールを探さなくて済むように、情報は各プロジェクトの
    フォルダに移してあります(メールをテキストファイルにコピーしただけの
    簡単なものですが、こうしておくと便利です)


という感じにしています。もちろん、決まった日程は、週のスケジュールに
すぐ書くのが望ましいのですが、今の私の環境だと、何ヶ月も先の場合が
あるので、その週のページをまだはさんでいないことがあります。
ですから、「まず長期スケジュールに書く」というパターンにしたわけです。


ただし、誰でもこの方法が良いわけではありません。たとえば、同じ私でも
前の仕事をしていたときには、アポイント系の情報は週のスケジュールに
直接書くのが、確実な方法でした(何ヶ月も先のアポイントメントはあまり
入らないので)。

こういう「ツールの使い分け」的な部分は、自分なりのルール・パターンを
作ることが重要ですね。さらに「月間スケジュール」も含めた使い分けは
ちょっとややこしくなってしまいます。

・・・この話は、また、明日にでも。



今日の記事作成時間は38分でした。
では、また明日!


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Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(2)TrackBack(0)

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この記事へのコメント
こんばんは。この連続カレンダー便利ですね。最初は手帳レフィルに付属していたものを使ってたんですが、人事異動後は全く別の仕事を担当することになりました(涙)書き直しが出来なかったので、今はこのカレンダーを真似て作ったエクセルファイルを印刷してるんですが・・・著作権の面で大丈夫なんでしょうか・・・? あ、周りにバラまいてはおらず、一人で使ってます。(^^;;
Posted by 翠浪 at 2012年08月28日 20:21
水口です。
翠浪さん、コメントありがとうございます。

レフィルのご使用ありがとうございます!
カレンダーの件ですが、私的にご利用されるのでしたら問題ございません。
Excelで作る場合は、書き込む列の幅など、より自分に合わせてアレンジしたりできますね。
Posted by 水口和彦 at 2012年08月31日 18:31
 

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