2008年10月03日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

手帳ユーザーのために : 長期と短期のスケジュールの使い分け (その2)


こんにちは。水口です。
今日も昨日に続いて、短期スケジュールと長期スケジュールの使い分けです。


■ 月ごとのカレンダーの使い方

弊社で行っている手帳制作サービスでは、昨日紹介した長期スケジュール
以外に、月ごとのカレンダーのページが付いているバージョンもあります。

↓こういうものです。

月カレ見本

これは手帳のユーザーさんからのご要望を元に制作したものです。

構成は、

・ 月のカレンダー (右下)

・ 月ごとの目標設定や、毎月の定期業務のために使える欄 (左下)

・ 毎日のチェックリストとして使える欄 (上段)

としてあります。


さて、先日、手帳のユーザーさんから、この月カレンダーをもっと活用する
ためには、どう使うのがいいだろうか? という主旨のご質問を頂きました。

これには、いくつかやり方があるかと思います。


□ 手が空いたときに見る

たとえば、長期のスケジュールと同様に、毎日の(週間の)スケジュールの
ページと合わせて見る時間を持つようにするのも一つの方法です。
(「隙あらば見る」作戦?)


□ 毎朝、毎夕見る

また、チェックリスト欄に記録している項目がある場合には、そのチェックの
ために、始業時と終業時には確実にチェックした方がいいと思います。

ちなみに、チェックリストは、

・ 毎日(あるいは曜日を決めて)行いたいことのチェックに使う
・ 何かの実行記録を取る

などの使い道があります。たとえば私の場合、ブログのアップなどは、
チェックリスト的に(週間の方ですが)タスク欄に入れてありますし、
他には、毎日のおおよその歩行時間も記録しています。

※ 歩く時間は、一応、目安として1日合計30分以上取りたいと思って
   いるのですが、「絶対に30分以上歩く」という目標というわけではなく、
   もう少しルーズな「記録」としてつけています。
   記録を取るだけでも、「明日はもう少し歩こうかな」なんて思ってしまう
   のが不思議なところです。


□ 月ごとに日を決めて、見る・書く

また、月ごとの目標設定や、結果の確認(反省会的なもの)を行いたい
場合には、初めからそれを何日にやるか決めてしまい、週間のシートの方
にも日付を決めたタスクとして書いてしまうのがおすすめです。
(つい忘れてしまいがちになるものなので、忘れないようにということです)

たとえば、月の終わりに

・ 今月の結果確認
・ 来月の目標設定

を行う場合、月シートにそれを書いておくと、先月に書いた目標を見ながら、
今月の結果を書くことができて便利です。


□ 月ごとの方針策定用に使う

たとえば、営業職などの場合、同じ商品を同じ商圏で扱うにしても、
アプローチの仕方は色々あります。

そして、「今月は、こういうことをやってみよう」と思いつくものがたくさんあると、
「あれもこれも」と欲張りになってしまい、結局どれも中途半端になってしまう・・
なんてこともあります。

そんなときに、何を優先すべきかはっきりさせるためには、
「今月は○○と△△をやる。その代わり□□はやらない」
と決めるのが有効な場合があります。

しかし、何かを「やらない」と決めるのも、なかなか未練が残るものです。そこで
迷わないようにするためには、

「今月は□□はやらない。これは来月考えよう」としてみるのがおすすめです。
そして、今月やらないことは、来月のシートに書いておくと、また来月に忘れず
に検討できます。

月ごとに「PDCAサイクル」を回すイメージですが、今月試せないP(Plan)は、
来月にやってみる。それを忘れないように、来月の月シートに書いておく。
ということです。



■ アポイントメント情報の扱いはルールを持つ

注意点としては、アポイントメント情報をどう扱うかは、昨日の話と同様に
自分のルールを決めておいた方がいいと思います。

アポイントメント情報を、月のカレンダーや、週間のスケジュールなど、あっちに
かいたり、こっちに書いたりするのはミスの元になります。ですから、どれを
基準にするかは決めておいた方がいいと思います。
(このへんは、当たり前といえば当たり前のことですが、「ついうっかり」を
 防ぐためには、徹底することも必要です)


というわけで、毎週のスケジュールと、長期(月ごと、半年ごと)のスケジュール
を上手に使って頂けますと幸いです。




今日の記事作成時間は36分でした。
では、また明日!


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Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(3)TrackBack(0)

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この記事へのコメント
こんばんは。短期、長期のスケジュールの使い分けは今、自分がやりはじめたばかりの内容で非常に興味深く読ませて頂きました。

あと、「時間管理研究家」の水口さんならではのチェックリストが「時間を記録」することなんですね。ブログの作成時間とか、ウォーキングの時間とか。これらは継続して記録しないと「もうちょっと歩いてみよう」とかの発想が出てこないですよね。私も何か時間の記録やってみたいと思います。
Posted by 多ぁ忙 at 2008年10月04日 23:53
水口です。
多ぁ忙さん、おはようございます。
コメントありがとうございます!

時間に限らず、継続的に記録するのは「見える化」の1つとして、とても効果的だと
感じています(これは前の仕事の経験が活きているかも?)
つけているだけで、どんな傾向があるか見えてくるものがありますね。

あまり欲張らず、自分が気になったものを1つまたは2つ3つくらいつけていくのが、
続ける秘訣のように思います。
Posted by 水口和彦 at 2008年10月08日 09:42
こんばんは。私は近頃、この月間カレンダーだけ
別途のバインダーにセットし家に置いています。
つまり日頃持ち歩くバインダーから外しました。
というのも、私は帰宅すると中々手帳を開かないのです。かつダラっとしてしまいます。これでは折角アフター6に習慣づけたいことを月間カレンダーに書き込んだところでチェックリストを開かないし、実際もんだい実践に繋がりませんでした。本当は帰宅後も手帳を開くのが一番良いのでしょうが、先ずは楽な対策をとっています(笑)。たまたま現在の私は仕事の長期スケジュールも週間レフィルに書き込むだけで事足りるため、これといった不便もありません。ご参考までに。
*家においてるバインダーはHS社の『マイバインダー』です。
Posted by 翠浪(すいろう) at 2012年12月03日 00:38
 

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