打ち合わせや会議を短く、効率的に行うには？

こんにちは。水口です。

今日は、先週開催しましたセミナーで頂いたご質問の話です。

（↓この記事で紹介したセミナーです）
お知らせ： 10月21日にセミナーを行います（東京）


■　打ち合わせを短く、効率的に

弊社のセミナーでは、アンケートをご記入頂くと同時に、
「今回のセミナーの内容以外で知りたいこと・聞きたいこと」という項目の
記入欄も設けているのですが、ここにいろいろご質問を頂くことがあります。


今回もいろいろあったのですが、そのうちの１つに、

　　「打ち合わせをいかに短くするか？」

というご質問がありました。


打ち合わせ（や会議）の前に、資料を事前配付してもらい、それに目を通して
おいてから、打ち合わせに臨む。ということ以外に、何か出来ることは？

という主旨のご質問でした。


これ、なかなか深いテーマですが・・・、
２つの観点にわけると、割と分かりやすくなります。


■　打ち合わせを効率的に−１：　目的を明確に

　　打ち合わせを効率的に行うにはどうすればいいか・・・？

という問題には、まず、

　　目的を明確にする　（会議のゴールを明確にする）

という答が、前提としてあるべきです。
ちょっと抽象的ですが、これは絶対に外せないものです。


そもそも「何のために集まるのか？」ということが説明できない打ち合わせは、
迷走してしまいがちです。

一般的に、会議を行う目的は何かを「決める」ことにあります。たとえば、何か
問題が起こり、それを解決するために会議を行うのであれば、今後の方針が
具体的にならなければ、仕事はなかなか前に進みません。

もっと具体的にいうと、

　　「誰が、何を、いつまでに」　やるか

を決めることが目的であり、問題を認識したり、情報を共有したりするのは、
そのための手段ということになります。しかし、この手段のところばかりに
時間をかけ、ダラダラしてしまう会議も少なくないのではないでしょうか。

これを防ぐためには、議事進行役の人の舵取りも大事ですが、それ以上に

　　会議の開催を決める時点と、実際に会議を始める時点で
　　「何を決めるのか」を具体的な言葉にして共有する

ことが重要です・・・これ、意外にされてないことが多いと思います。



また、会議の目的（とゴール）を明確にすることは、無駄な会議を減らす
ためにも役に立ちます。

たとえば、あらためて確認してみると、「情報を伝達する」ことだけが目的の
会議もあるかもしれません。そういう会議がすべていけないとは言いませんが、
一部、あるいはかなりの部分が、メール等による連絡に置き換えることも可能
なはずです。そういう見直しも時々行ってみるべきではないでしょうか。


■　打ち合わせを効率的に−２：　習慣を見直す

「会議の目的」以外には、「習慣」の問題もあります。たとえば、

　　定刻通りに始まらない

　　時間どおりに終わらない

といった習慣は、会議を「ダラダラ化」させてしまうことが多いものです。
これを変えていくだけでも、会議は効率化します。

また、

　　時間設定を見直す

ことも効果があります。実際に、「会議はすべて１時間以内」という取り組み
を行っている会社もあります。「なんとなく、これくらいかな」という時間設定を
まず見直し、その中で収まるように、会議の進め方を工夫していくわけですが、
「やれば、何とかなるものだ」というのが、当事者の方に聞いたご感想です。


「習慣」については、他にも色々あるのですが・・・、あと１つ紹介すると、

　　資料の説明の仕方

は見直せることが多いかもしれません。

たとえば、最悪なのは・・・「資料をそのまま読み上げる」（朗読？）という
やり方です。形式ばった会議になるほど、こうなりがちですが・・・これは
言うまでもなく、時間のロスになります。



会議の運営等については、細かいことを言い出せば色々ありますが・・・
そのほとんどが、「目的を明確にする」、または、「習慣を見直す」のどちらか
に当てはまるものです。

この２つの観点で、改善できるところがないか探してみると・・・、
どこかに改善できる部分が１つ２つは残っているのではないでしょうか。

自分だけのことではない（参加者の意識も変えていく必要がある）ので、
大変なこともあると思いますが、気がついたところから少しずつ変えて
みてはいかがでしょうか。

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今日の記事作成時間は４２分でした。

では、また明日！

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