2008年11月06日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

手帳の使い方: 「計画」と「記録」の使い分け


こんにちは。水口です。
今日は手帳についてのご質問に関連した話です。


■ 「計画」と「記録」の使い分け

手帳のユーザーの方から、ご質問を頂きました。

頂いたご質問の1つは、

  その日の結果についての記録をどう残すか?

という主旨のものです。


というのは、私が使っている手帳(弊社で製作している手帳)は、基本的に
「計画」を立てることと、時間の実績を記録することに使うようになっています
ので、もっと「記録」を残したい場合にどうするか?という話です。


ちなみに手帳は↓こんな感じのものです。(これは私が使っているもの)

手帳


見開きが1週間のタイプで、左側に月曜〜金曜の計画を記入する欄、
右側に土曜・日曜とメモ欄を設けてあります。

いわゆる「タスク(時間が決まっていない作業)」を書くための欄(日付別の
タスクリスト)を大きく取っているのが特徴で、その分、メモ欄は少なめに
なっています。

ですから、たとえばその日にあった打ち合わせの結果や、その他の記録、
(その日の反省や振り返り、その日に思いついたアイディア等)を書く欄は
あまりありません。



これは、手帳を「計画を立てる」ことと、「時間の記録を取る」ことを中心に
使用するためにこうなっているわけです。

  「計画するための手帳」

というわけです。


一般的に、手帳にはもう1つの用途があります。それが、

  「記録するための手帳」

です。

「記録するための手帳」として、よく話題になるのが「ほぼ日手帳」です。

「ほぼ日手帳」は時間の目盛りも一応あるのですが、ほぼ全面自由に使える
ようになっていて、「日記」や「ノート」「アイディア帳」的な使い方をする方が
多いようです。実際、スケジュール管理用とは別に、記録用の手帳としてこれを
持ち歩く、「2冊使い」をする人もいます。


■ 「計画」と「記録」は両立しない?

先の私の手帳にもメモ欄は設けていますし、ある程度の「記録」は取れますが、
どうしても不足してしまうことが多いです。それならば・・・ということで、私は
記録は別にすることが多いです。(一部、上記のページにも書いていますが)

そうやってみて感じるのですが・・・、「計画」と「(日記的な)記録」は、分けて
しまった方が、使い勝手は良いように感じます。

(1冊で両方を完全に満足する手帳は無いし、これからも出てこないと
 感じています。強いてあげれば、バインダー式の手帳で「スケジュール」と
 「メモ」の用紙をうまく組み合わせて使うというやり方でしょうか。)


■ 「記録」として書いているもの

私も「記録」として書くものは色々ありますが、参考に、その使い分けを
どうしているか、具体的にいうと・・・、


・ 直接業務に関わるメモ(電話応対の記録など)
  → 上記の手帳にはさんでいる別のメモ用のリフィル(用紙)に書く

・ 打ち合わせの記録
  → A4の用紙に書く
     これは手帳とは別に、プロジェクト別のファイルに入れます
     スキャンしてPCベースの保管にする場合もあります

・ 自分のアイディアや考えたこと、反省点等、日記的な記録
  → いろいろ試していますが、最近は、これ専用の薄いバインダーを
     持ち歩いているので、そこに記録しています
     「ネタ帳」兼「日記」という感じです

・ 決まった項目についての日々の記録
  → 私は健康管理について、大したことはしていませんが、「歩く」こと
     くらいは意識的にやろうと思っています。そこで、日々の「歩行時間」
     を上記手帳の右下(右のメモ欄の最下段)に記録しています。
     (チェックリスト的な意味もあります)

  → 「ブログを書く」ことをタスク欄に入れていますので、それが「ブログ
     に今週何を書いたか」の記録にもなっています。
     (本格的に振り返るためにはメールソフト付属のRSSリーダーを見ます)


こんな感じです。


「記録」は人によって、取る内容や量に差がありますから、自分のスタイルを
見つけて頂けると良いかと思います。私も完全に固定したわけではなく、
まだまだ色々試しています。


「記録」について、1つ大事だと思う考え方がありますので、
それはまた明日にでも・・・。



今日の記事作成時間は48分でした。

では、また明日!


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Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(3)TrackBack(0)

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この記事へのコメント
 こんばんは。先日、水口さんの「時間の見える化」を参考にオリジナルリフィルをブログ記事にしてみました。
 「計画するための手帳」と「記録するための手帳」は両立しないというところに同感しました。わたしもバーティカルウイークリータイプを使っていますが、これはスケジュールを組み立てるためのツールと考えています。予定と実績を書けという使い方を提案しているひともいますが、私にはまだ実践できていません。やはり記録は別のページに書いています。いろいろと手帳は悩みのつきないアイテムですね。
Posted by 多ぁ忙 at 2008年11月07日 23:38
水口です。
多ぁ忙さん、こんばんは。

リフィルの記事、拝見致しました。ありがとうございます。
色分けは「書きやすさ」との両立が課題になりますね。

私の場合、レーザープリンターを用いていますが、これがメーカーによって
「光沢感(=ツルツル感?)」が違ったりします。(ですから光沢の少ないものを選んでいます)

私が「計画と記録を分けた方がいい」と考えるようになったは、前職での経験も影響している
ように思います。その辺は、今日の記事でも書いてみますので、ご参照ください。

手帳はなかなか奥深いですね。
Posted by 水口和彦 at 2008年11月08日 17:50
はじめまして、Sadametaboと申します。
 前向きに仕事ができる手帳について教えてください。
 小生は現在 パワハラのような扱いを受けており、仕事が与えられません。
 仕事を見つけようと思うのですが実行に移せません。
 勤務時間の9割は自由時間でネットをしています。
 職級は降格→減給し、子会社への転籍を言われました。
 良いことはひとつもありません。 
 こんな自分が前向きになれる手帳があれば教えていただけますか。
 手帳をきっかけに前向きに生きたいのです。

 よろしくお願いいたします。
Posted by sadametabo at 2009年10月14日 11:57
 

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