2008年11月06日　　　　

手帳の使い方：　「計画」と「記録」の使い分け

こんにちは。水口です。
今日は手帳についてのご質問に関連した話です。

■　「計画」と「記録」の使い分け

手帳のユーザーの方から、ご質問を頂きました。

頂いたご質問の１つは、

　　その日の結果についての記録をどう残すか？

という主旨のものです。

というのは、私が使っている手帳（弊社で製作している手帳）は、基本的に
「計画」を立てることと、時間の実績を記録することに使うようになっています
ので、もっと「記録」を残したい場合にどうするか？という話です。

ちなみに手帳は↓こんな感じのものです。（これは私が使っているもの）

見開きが１週間のタイプで、左側に月曜～金曜の計画を記入する欄、
右側に土曜・日曜とメモ欄を設けてあります。

いわゆる「タスク（時間が決まっていない作業）」を書くための欄（日付別の
タスクリスト）を大きく取っているのが特徴で、その分、メモ欄は少なめに
なっています。

ですから、たとえばその日にあった打ち合わせの結果や、その他の記録、
（その日の反省や振り返り、その日に思いついたアイディア等）を書く欄は
あまりありません。

これは、手帳を「計画を立てる」ことと、「時間の記録を取る」ことを中心に
使用するためにこうなっているわけです。

　　「計画するための手帳」

というわけです。

一般的に、手帳にはもう１つの用途があります。それが、

　　「記録するための手帳」

です。

「記録するための手帳」として、よく話題になるのが「ほぼ日手帳」です。

「ほぼ日手帳」は時間の目盛りも一応あるのですが、ほぼ全面自由に使える
ようになっていて、「日記」や「ノート」「アイディア帳」的な使い方をする方が
多いようです。実際、スケジュール管理用とは別に、記録用の手帳としてこれを
持ち歩く、「２冊使い」をする人もいます。

■　「計画」と「記録」は両立しない？

先の私の手帳にもメモ欄は設けていますし、ある程度の「記録」は取れますが、
どうしても不足してしまうことが多いです。それならば・・・ということで、私は
記録は別にすることが多いです。（一部、上記のページにも書いていますが）

そうやってみて感じるのですが・・・、「計画」と「（日記的な）記録」は、分けて
しまった方が、使い勝手は良いように感じます。

（１冊で両方を完全に満足する手帳は無いし、これからも出てこないと
　感じています。強いてあげれば、バインダー式の手帳で「スケジュール」と
　「メモ」の用紙をうまく組み合わせて使うというやり方でしょうか。）

■　「記録」として書いているもの

私も「記録」として書くものは色々ありますが、参考に、その使い分けを
どうしているか、具体的にいうと・・・、

・　直接業務に関わるメモ（電話応対の記録など）
　　→　上記の手帳にはさんでいる別のメモ用のリフィル（用紙）に書く

・　打ち合わせの記録
　　→　Ａ４の用紙に書く
　　　　これは手帳とは別に、プロジェクト別のファイルに入れます
　　　　スキャンしてＰＣベースの保管にする場合もあります

・　自分のアイディアや考えたこと、反省点等、日記的な記録
　　→　いろいろ試していますが、最近は、これ専用の薄いバインダーを
　　　　持ち歩いているので、そこに記録しています
　　　　「ネタ帳」兼「日記」という感じです

・　決まった項目についての日々の記録
　　→　私は健康管理について、大したことはしていませんが、「歩く」こと
　　　　くらいは意識的にやろうと思っています。そこで、日々の「歩行時間」
　　　　を上記手帳の右下（右のメモ欄の最下段）に記録しています。
　　　　（チェックリスト的な意味もあります）

　　→　「ブログを書く」ことをタスク欄に入れていますので、それが「ブログ
　　　　に今週何を書いたか」の記録にもなっています。
　　　　（本格的に振り返るためにはメールソフト付属のＲＳＳリーダーを見ます）

こんな感じです。

「記録」は人によって、取る内容や量に差がありますから、自分のスタイルを
見つけて頂けると良いかと思います。私も完全に固定したわけではなく、
まだまだ色々試しています。

「記録」について、１つ大事だと思う考え方がありますので、
それはまた明日にでも・・・。

今日の記事作成時間は４８分でした。

では、また明日！

Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(3)│TrackBack(0)

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この記事へのコメント

　こんばんは。先日、水口さんの「時間の見える化」を参考にオリジナルリフィルをブログ記事にしてみました。
　「計画するための手帳」と「記録するための手帳」は両立しないというところに同感しました。わたしもバーティカルウイークリータイプを使っていますが、これはスケジュールを組み立てるためのツールと考えています。予定と実績を書けという使い方を提案しているひともいますが、私にはまだ実践できていません。やはり記録は別のページに書いています。いろいろと手帳は悩みのつきないアイテムですね。

Posted by 多ぁ忙 at 2008年11月07日 23:38

水口です。
多ぁ忙さん、こんばんは。

リフィルの記事、拝見致しました。ありがとうございます。
色分けは「書きやすさ」との両立が課題になりますね。

私の場合、レーザープリンターを用いていますが、これがメーカーによって
「光沢感（＝ツルツル感？）」が違ったりします。（ですから光沢の少ないものを選んでいます）

私が「計画と記録を分けた方がいい」と考えるようになったは、前職での経験も影響している
ように思います。その辺は、今日の記事でも書いてみますので、ご参照ください。

手帳はなかなか奥深いですね。

Posted by 水口和彦 at 2008年11月08日 17:50

はじめまして、Sadametaboと申します。
　前向きに仕事ができる手帳について教えてください。
　小生は現在　パワハラのような扱いを受けており、仕事が与えられません。
　仕事を見つけようと思うのですが実行に移せません。
　勤務時間の９割は自由時間でネットをしています。
　職級は降格→減給し、子会社への転籍を言われました。
　良いことはひとつもありません。　
　こんな自分が前向きになれる手帳があれば教えていただけますか。
　手帳をきっかけに前向きに生きたいのです。

　よろしくお願いいたします。

Posted by sadametabo at 2009年10月14日 11:57