2008年11月08日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

「計画」だけでなく、「記録」の情報もできるだけ1つにまとめる


こんにちは。水口です。

今日は昨日の話にあった講演をしてまいりました。

このブログやメールマガジンの読者の方もお越し頂きまして、なかなか盛況で
良かったです。 ご参加頂いた方、ありがとうございました!
(資料に記載したダウンロードシートもご活用くださいね)


さて、今日は一昨日の話の続き、手帳を含めた「情報」の扱い方についての
大事な話です。


■ 仕事に関連する情報は、できるだけ1つにまとめる

一昨日の話というのは、手帳に関連して「計画」と「記録」の話でした。

「計画」と「記録」は分けた方が使いやすいことが多い、という話ですが、
この「記録」にもいろいろあります。


たとえば、自分自身の仕事振りについての反省であるとか、「明日はこうして
みよう」といったアイディアの記録があります。私の場合、こういった記録は、
普段の手帳(スケジュール)の方に書いてしまうこともあります(他には、別に
使っているメモ帳やパソコンの中に書くこともあります)。

一方、「スケジュールの方には書かない」と意識しているのが、それぞれの仕事
(タスクやプロジェクト的なもの)に固有の情報です。打ち合わせで決まった
情報や、先方より頂いた情報などです。これらは手帳を使う場合もありますが、
スケジュールのページではなく、別のメモ用ページに書くようにしています。


なぜ、こちらの情報をスケジュール用のページに書かないのかというと・・・、
それは

  「情報」を1つにまとめる

ためです。


「1つにまとめる」といっても、すべての情報を一ヶ所にまとめるというわけでは
なく、「プロジェクト」ごとに一ヶ所にまとめるということです。

※ 仕事の内容によっては、「プロジェクト」ごとではなく、「取引先」ごとにする
   など、別の分類が有効な場合もあります。


たとえば、あるプロジェクトに関連した情報を、スケジュールの用紙の方に書き
込んでしまうと、必要なときにその情報が目に入らない可能性があります。

「この仕事では、こうしなきゃいけなかったんだよな・・・」 と思い出すことが
できれば、手帳を参照することができますが、必ず思い出せるという保証は
ありません。

つい忘れて、失敗することもありますし、必要な情報を探すのに手間取って
しまうこともあるかもしれません。


逆に、あるプロジェクトに関連した情報は、そのプロジェクトのファイルに入れて
しまえば、確実に見ることができます。そのプロジェクトの仕事を行うときには
そのファイルを見るわけですから。

これは紙のファイルでも、パソコンのフォルダでも基本的に同じことです。
こうした方が確実ですし、何より安心感があります。


■ 情報をまとめるメリット

・・・という話は、一種の「整理術」のようなものですが、私はこれを前の
会社の中で学びました。

元々は、自分が(異動や退職で)いなくなった後にも、その情報を確実に見て
もらえるように考慮し始めたことがきっかけでした。しかし、そうやって情報を
まとめると、自分自身にとっても役に立つことに気づいたというわけです。

ですから、現在もこれを行っています。


たとえば、メールでもらった情報も、後で必要になる可能性のあるものは、各
プロジェクト別のフォルダに(テキストファイルとして)移しています。

最初は情報を移す(コピーペーストする)手間がかかりそうで嫌だったのですが、
実際にやり続けてみると、後でメールを探すことに比べると、かえって省力化
できていると感じます。



私はよく、タスクやアポイントメントなどの、仕事の計画に関する情報を1つに
まとめることのメリットについて強調していますが、そういう「計画」ではなく、
「記録」の情報も、1つにまとめることにメリットがあったというわけです。

※ 先の「手帳のメモ用ページ」に書いた情報も、プロジェクト別のファイルに
   移します。私の場合、パソコンのフォルダ以外に、紙のファイルもまだ使用
   していますから、パソコンにインプットするか、紙のままファイルに入れるかは
   場合によります。

   これ↑は統一したいとは思いますが、現時点では紙ファイルにもメリットが
   多く、なかなか統一できていません。ここはまだ検討の余地があります・・・。



「情報を(プロジェクトごとに)1ヶ所にまとめる」というのは、基本的なことの
ようでいて、なかなか徹底できていないケースもよくあります。あまりできてない
と感じる方は、1つにまとめられるよう、やり方を工夫してみてはいかがですか。




今日の記事作成時間は35分でした。

では、また明日!


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Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(2)TrackBack(0)

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この記事へのコメント
はじめまして。

けんしろうと申します。

時間管理術ということで、興味深くブログを読ませていただきました。

手帳などは、めんどくさくて1冊にしてしまうことが多いですが、分けるほうが時間の節約になるのですね。

参考になりました。

いつか、私のブログでコチラのブログを紹介させていただけませんでしょうか?

時間管理術は私のブログでも、とても参考になると思いますので。

応援クリックさせていただきます。ポチ。
Posted by けんしろう at 2008年11月09日 17:02
水口です。
けんしろうさん、はじめまして。

ブログをご紹介頂くのは歓迎です。ありがとうございます。

ちなみに・・・
「転載(内容をそのまま写すこと)」だけはご遠慮頂いておりますが、
「引用(一部を紹介した上で、自分の意見も追記する)」は、特に許可がなくてもOKです。
(こちらの記事も参照できるように、リンクしておいて頂けますと幸いです)

では、今後ともよろしくお願い致します。
Posted by 水口和彦 at 2008年11月10日 19:57
 

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