2008年11月10日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

ちょっとしたフォローが効果的!・・・ 「期限にルーズな人」への対処法


こんにちは。水口です。

今日は昨日の話の続きです。


■ 「仕事の期限にルーズな人」への対処法は?

昨日は、「時間にルーズな人」への対処法の話をしましたが、これとは違った
「ルーズさ」のある人もいます。「仕事の期限にルーズな人」です。

「仕事の期限にルーズ」といっても、色々タイプはあります。

たとえば、

 ・ 仕事量はそうでもなさそうなのに、よく仕事が遅れるタイプ

    根っからの「ルーズ」なタイプ。仕事が遅れたこと自体、あまり悪い
    と思っていない(ように見える)ことも。周りはイライラするけど、
    本人はあくまでマイペース(に見えます)。

 ・ 仕事を抱え込み過ぎて、ついつい仕事が遅れてしまうタイプ

    本人自身も悪いと思っているので周りから見ても気の毒なタイプ。
    とはいえ、期限が遅れたことをきつく責めることもできなかったり
    するなど、こちらがストレスを溜めてしまうことも・・・。

という2つのタイプの人は、実際に私も経験しました。


ちなみに、このブログをお読みの方には、前者のタイプはいないと思います。
そういうタイプの人は、自ら時間管理の知識を得ようとは、あまり考えること
がないと思います。

自分が後者のタイプに当てはまるかも・・・と思う方はいるかもしれません。
そういう方には、「時間管理」を行うことをおすすめしますが、今日のところは
それは置いておいて、あくまでも「ルーズな人への対処法」として考えてみて
ください。


■ 「期限にルーズな人」への対処法: 効果的ではない事例

そういう「期限にルーズな人」に対して、

  期限の遅れに対して、厳しく指導することが大事

と考える上司の方は多いと思います。
実際に、私が見聞きした事例もあります。


ところが、このやり方は、実際にはそれほど効果はないと感じます。

たとえば、新入社員のうちなどであれば、仕事の上での「納期」が重要な
ことを理解してもらうために厳しく指導する、というのも効果があると思い
ます。

しかし、入社して何年も(あるいは十何年も)経っている人の場合、今まで
にも色々怒られたり、文句を言われたりしてきているわけです。それでも
直らないのなら、やり方を変えるしかありません。


■ 効果的ではない理由: 行動分析学から

また、「期限が遅れた」ことに対して、いくら厳しく指導してもあまり効果が
ないというのは、「行動分析学」的にも説明がつきます。

「行動分析学」という学問は、なんだかものものしい名前ですが、もっと
平たく言うと、

  行動分析学 = 「習慣づけ」を科学的に考える学問

と言ってもいいと思います。

無意識的なものも含めて、「ついやってしまう行動」をやめるための
メカニズムや、逆に「やりたいけれども続かない行動」を続けるために
どうすればいいかを研究している学問です。


この行動分析学では、フィードバックを早く行うことが重要だと言われて
います。これを簡単に言うと、犬のしつけと同じです。

犬のしつけでは、「良いことをしたらすぐほめる」「悪いことをしたらすぐに
しかる」ことが大事だというのは、ご存じの方も多いと思います。

人間もそれと同じだ・・・というと、「犬と一緒にしないでよ」と思う人も
いるかもしれませんが、これは実際に実験でも確認されていることです。

すぐほめられると(あるいは、すぐ効果が得られると)、その行動は習慣に
なりやすい(その行動が「強化される」と言います)というメカニズムは、
人間にもまったく同じようにあるそうです。

※ もちろん、人間の場合、自分の行動の意味や影響を、時系列を
   さかのぼって考えることもできます。ですから、犬とまったく同じと
   いうわけではありません(そこに行動分析学の限界もあります)。

   しかし、行動分析学的なアプローチが実際に効果があるという
   事例は数多くありますし、このアプローチは決して軽視できません。


先のケース(仕事の期限に遅れる)の場合、

  結果としての問題は・・・
  仕事の期限(ゴール)が遅れたこと

  実際に良くない行動(直すべき行動)は・・・
  仕事のスタートが遅いこと

です。

「期限に遅れた」という事態が発覚した時点では、すでに問題の行動
(仕事をスタートしていないこと)から、ずいぶん時間が経ってしまって
いますから、この時点で厳しく指導しても効果は薄いわけです。



■ 「期限にルーズな人」への対処法: 効果的な事例は?

では、どういう指導が効果的かというと・・・一言でいうと、

  遅れたことを責めるよりも、遅れる前の時点で指導する

  (または本人に考えさせる)

しかありません。ゴールの時点であれこれ言っても効果は薄いですから、
スタートに近い時点で言うしかないわけです。


□ 事前の「質問」が効果的

これは、それほど難しいことではありません。
たとえば、仕事の期限の数日前に、

  「○○の件、順調に進んでます?」

といった質問をするだけでも違います。

もし、本人がその仕事のことを忘れていたら、ドキッとするでしょうし、
考えるきっかけになります。また、もし遅れていることが発覚したら、
早い段階で対処することにもつながります。


□ 面倒だけど、やったほうがいい

もちろん、これは実際にやるのは面倒なものです。

  「なんで、人の仕事の進み具合まで心配しなきゃいけないんだ」
  「期限に間に合わせるのが当たり前だろう」

と思うこともあると思います。それでも、その人の仕事が遅れることで
後で起こる問題に対応することに比べれば、こちらの方が楽なことは
多いはずです。ここは冷静に、損得勘定でいきましょう。

また、こうして事前にフォローすることが続くと、本人の仕事の進め方
も、多少は変わってきます。ですから、あまりイライラせずに、やってみて
はいかがでしょうか。


□ 実際のやり方

実際に行うときには、こうやります。

・ 仕事の予定が決まった時点で(期限が決まった時点で)、
  その相手に上記の質問をする日を決めてしまいます

   (仕事の内容によりますが、納期の1週間前や2〜3日前など)

・ 自分のスケジュールのその日(フォローする日)の日付に、
  「□□さんに○○の件を確認する」と書いておく

  (フォローすることを自分の「タスク」として書いておくわけです)

・ フォロー当日に上記のように聞く

  (「○○の件、順調に進んでます?」「○○の件、いつできます?」等々)

このようにすると、「期限の○日前に確認しなければ・・・」ということを
いちいち考えなくて済むので、自分自身の負担はあまり増えません。
実際やってみると、あまり手間はかからないと分かって頂けるはずです。

もちろん、相手が期限に間に合うように仕事をしてくれるようになれば、
毎回聞く必要はなくなります。


※ このやり方は、いろいろ応用が利きます。
  たとえば、プロジェクトマネジメントの中でクリティカルパス上のタスク
  (特に遅れてはいけない仕事)の進捗をフォローするためにも使えます。


■ こちらもご参考に

今日紹介した考え方をベースにした、

  タイムコンシャスな組織づくりのための「リーダーの3つの心得」

というものを、今年、NECさんのサイト「Wisdom」での連載記事でも
紹介しています。(会員登録が必要ですが、無料です)

(↓第3回:チームとしての時間活用法 がそうです)
チームとしての時間活用法 : タイムコンシャスな人づくり・組織づくり | Wisdom

(連載のトップページはこちら↓)
タイムコンシャスな人づくり・組織づくり | Wisdom

よろしければご参照ください。


ちなみに、同サイト(Wisdom)での新しい連載記事を、現在進めています。
第1回は現在、原稿の最終直し中。もうすぐ公開(来週くらい?)です。

今回は、なんと・・・手帳のプレゼント企画もあるという、太っ腹?ぶりです。
↓Wisdomに登録して頂けると、メールでも紹介が届きますので便利かと。

(Wisdomのトップページはこちらです↓)
Wisdom 〜ビジネスに役立つ「次の一手」をあなたに




今日は長くなりましたが、「時間や期限にルーズな人」と仕事をするためには、
「結果」をガミガミ言ったり、自分がイライラしたりするよりも、ちょっとした
フォローやコミュニケーションが効果的。というのは、時間管理における1つの
鉄則かもしれません。なにか、できることから始めてみてはいかがでしょうか。



今日の記事作成時間は72分でした。

では、また明日!


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Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(0)TrackBack(0)

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