2008年11月10日　　　　

ちょっとしたフォローが効果的！・・・　「期限にルーズな人」への対処法

こんにちは。水口です。

今日は昨日の話の続きです。

■　「仕事の期限にルーズな人」への対処法は？

昨日は、「時間にルーズな人」への対処法の話をしましたが、これとは違った
「ルーズさ」のある人もいます。「仕事の期限にルーズな人」です。

「仕事の期限にルーズ」といっても、色々タイプはあります。

たとえば、

　・　仕事量はそうでもなさそうなのに、よく仕事が遅れるタイプ
　　　　根っからの「ルーズ」なタイプ。仕事が遅れたこと自体、あまり悪い
　　　　と思っていない（ように見える）ことも。周りはイライラするけど、
　　　　本人はあくまでマイペース（に見えます）。

　・　仕事を抱え込み過ぎて、ついつい仕事が遅れてしまうタイプ
　　　　本人自身も悪いと思っているので周りから見ても気の毒なタイプ。
　　　　とはいえ、期限が遅れたことをきつく責めることもできなかったり
　　　　するなど、こちらがストレスを溜めてしまうことも・・・。

という２つのタイプの人は、実際に私も経験しました。

ちなみに、このブログをお読みの方には、前者のタイプはいないと思います。
そういうタイプの人は、自ら時間管理の知識を得ようとは、あまり考えること
がないと思います。

自分が後者のタイプに当てはまるかも・・・と思う方はいるかもしれません。
そういう方には、「時間管理」を行うことをおすすめしますが、今日のところは
それは置いておいて、あくまでも「ルーズな人への対処法」として考えてみて
ください。

■　「期限にルーズな人」への対処法：　効果的ではない事例

そういう「期限にルーズな人」に対して、

　　期限の遅れに対して、厳しく指導することが大事

と考える上司の方は多いと思います。
実際に、私が見聞きした事例もあります。

ところが、このやり方は、実際にはそれほど効果はないと感じます。

たとえば、新入社員のうちなどであれば、仕事の上での「納期」が重要な
ことを理解してもらうために厳しく指導する、というのも効果があると思い
ます。

しかし、入社して何年も（あるいは十何年も）経っている人の場合、今まで
にも色々怒られたり、文句を言われたりしてきているわけです。それでも
直らないのなら、やり方を変えるしかありません。

■　効果的ではない理由：　行動分析学から

また、「期限が遅れた」ことに対して、いくら厳しく指導してもあまり効果が
ないというのは、「行動分析学」的にも説明がつきます。

「行動分析学」という学問は、なんだかものものしい名前ですが、もっと
平たく言うと、

　　行動分析学　＝　「習慣づけ」を科学的に考える学問

と言ってもいいと思います。

無意識的なものも含めて、「ついやってしまう行動」をやめるための
メカニズムや、逆に「やりたいけれども続かない行動」を続けるために
どうすればいいかを研究している学問です。

この行動分析学では、フィードバックを早く行うことが重要だと言われて
います。これを簡単に言うと、犬のしつけと同じです。

犬のしつけでは、「良いことをしたらすぐほめる」「悪いことをしたらすぐに
しかる」ことが大事だというのは、ご存じの方も多いと思います。

人間もそれと同じだ・・・というと、「犬と一緒にしないでよ」と思う人も
いるかもしれませんが、これは実際に実験でも確認されていることです。

すぐほめられると（あるいは、すぐ効果が得られると）、その行動は習慣に
なりやすい（その行動が「強化される」と言います）というメカニズムは、
人間にもまったく同じようにあるそうです。

※　もちろん、人間の場合、自分の行動の意味や影響を、時系列を
　　さかのぼって考えることもできます。ですから、犬とまったく同じと
　　いうわけではありません（そこに行動分析学の限界もあります）。

　　しかし、行動分析学的なアプローチが実際に効果があるという
　　事例は数多くありますし、このアプローチは決して軽視できません。

先のケース（仕事の期限に遅れる）の場合、

　　結果としての問題は・・・
　　仕事の期限（ゴール）が遅れたこと

　　実際に良くない行動（直すべき行動）は・・・
　　仕事のスタートが遅いこと

です。

「期限に遅れた」という事態が発覚した時点では、すでに問題の行動
（仕事をスタートしていないこと）から、ずいぶん時間が経ってしまって
いますから、この時点で厳しく指導しても効果は薄いわけです。

■　「期限にルーズな人」への対処法：　効果的な事例は？

では、どういう指導が効果的かというと・・・一言でいうと、

　　遅れたことを責めるよりも、遅れる前の時点で指導する
　　（または本人に考えさせる）

しかありません。ゴールの時点であれこれ言っても効果は薄いですから、
スタートに近い時点で言うしかないわけです。

□　事前の「質問」が効果的

これは、それほど難しいことではありません。
たとえば、仕事の期限の数日前に、

　　「○○の件、順調に進んでます？」

といった質問をするだけでも違います。

もし、本人がその仕事のことを忘れていたら、ドキッとするでしょうし、
考えるきっかけになります。また、もし遅れていることが発覚したら、
早い段階で対処することにもつながります。

□　面倒だけど、やったほうがいい

もちろん、これは実際にやるのは面倒なものです。

　　「なんで、人の仕事の進み具合まで心配しなきゃいけないんだ」
　　「期限に間に合わせるのが当たり前だろう」

と思うこともあると思います。それでも、その人の仕事が遅れることで
後で起こる問題に対応することに比べれば、こちらの方が楽なことは
多いはずです。ここは冷静に、損得勘定でいきましょう。

また、こうして事前にフォローすることが続くと、本人の仕事の進め方
も、多少は変わってきます。ですから、あまりイライラせずに、やってみて
はいかがでしょうか。

□　実際のやり方

実際に行うときには、こうやります。

・　仕事の予定が決まった時点で（期限が決まった時点で）、
　　その相手に上記の質問をする日を決めてしまいます
　　（仕事の内容によりますが、納期の１週間前や２～３日前など）

・　自分のスケジュールのその日（フォローする日）の日付に、
　　「□□さんに○○の件を確認する」と書いておく
　　（フォローすることを自分の「タスク」として書いておくわけです）

・　フォロー当日に上記のように聞く
　　（「○○の件、順調に進んでます？」「○○の件、いつできます？」等々）

このようにすると、「期限の○日前に確認しなければ・・・」ということを
いちいち考えなくて済むので、自分自身の負担はあまり増えません。
実際やってみると、あまり手間はかからないと分かって頂けるはずです。

もちろん、相手が期限に間に合うように仕事をしてくれるようになれば、
毎回聞く必要はなくなります。

※　このやり方は、いろいろ応用が利きます。
　　たとえば、プロジェクトマネジメントの中でクリティカルパス上のタスク
　　（特に遅れてはいけない仕事）の進捗をフォローするためにも使えます。

■　こちらもご参考に

今日紹介した考え方をベースにした、

　　タイムコンシャスな組織づくりのための「リーダーの３つの心得」

というものを、今年、ＮＥＣさんのサイト「Ｗｉｓｄｏｍ」での連載記事でも
紹介しています。（会員登録が必要ですが、無料です）

（↓第３回：チームとしての時間活用法　がそうです）
チームとしての時間活用法 : タイムコンシャスな人づくり・組織づくり | Wisdom

（連載のトップページはこちら↓）
タイムコンシャスな人づくり・組織づくり | Wisdom

よろしければご参照ください。

ちなみに、同サイト（Ｗｉｓｄｏｍ）での新しい連載記事を、現在進めています。
第１回は現在、原稿の最終直し中。もうすぐ公開（来週くらい？）です。

今回は、なんと・・・手帳のプレゼント企画もあるという、太っ腹？ぶりです。
↓Ｗｉｓｄｏｍに登録して頂けると、メールでも紹介が届きますので便利かと。

（Ｗｉｓｄｏｍのトップページはこちらです↓）
Wisdom ～ビジネスに役立つ「次の一手」をあなたに

今日は長くなりましたが、「時間や期限にルーズな人」と仕事をするためには、
「結果」をガミガミ言ったり、自分がイライラしたりするよりも、ちょっとした
フォローやコミュニケーションが効果的。というのは、時間管理における１つの
鉄則かもしれません。なにか、できることから始めてみてはいかがでしょうか。

今日の記事作成時間は７２分でした。

では、また明日！

Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(0)│TrackBack(0)