2008年11月21日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

時間管理を始めたい人へ−5 : 時間管理で「最低限必要なこと」(2)


こんにちは。水口です。

昨日の続き、「時間管理で最低限必要なこと」についての話です。


■ もう1つの「最低限必要なこと」

「時間管理で最低限必要なこと」の1つは、昨日の話のように、

  仕事のタイミングをコントロールすること

ことでした。


「まだ始めなくても大丈夫」 → 後でバタバタ
「今日はやりたくないなあ・・・」 → 先延ばししすぎてバタバタ

と、ならないためには、事前に仕事のタイミングを考え、できるだけその
タイミングに沿って行動することが必要です。

ときには、突発の事態のためにタイミングがずれることもありますが、
それでも、タイミングを考えずに行動していた頃よりは、ずっといいです。
(「遅れた」ことを自覚しているかしていないかの違いは大きいです)


では、もう1つの「最低限必要なことは何かというと・・・

  仕事量をコントロールすること

です。

「いつも忙しいし、仕事を断ることも、人に頼むこともできないから、
 仕事量のコントロールなんてできない。画に描いた餅だ・・・」

なんて思う人もいるかもしれませんが、そう結論を出すのは早すぎる
かもしれません。


■ 仕事量をコントロールするためには

「仕事量をコントロールする」ためには、その前段階として、

  仕事量を(事前に)つかむこと

が必要です。これができていないうちに「仕事を断れない」とあきらめる
のは早すぎます。

仕事量がつかめているからこそ(時間が足りないのが明確だからこそ)、
仕事を断ることや人に頼むことができるのが普通で、仕事量がつかめて
いないのに「仕事が断れない」のは当たり前のことです。
(どんな状況でも「仕事を断れる」ツワモノな人は別として・・・)


「仕事量をつかむ」といっても、単に仕事をリストアップすればいい(ToDo
リストを作ればいい)というわけではありません。時間が足りるかどうかを
ちゃんと把握するためには、「入れ物」の大きさを規定しなければ意味が
ありません。

もう少し具体的に言うと・・・、
「明日の仕事量」「明後日の仕事量」「来週1週間の仕事量」のように、
「ある期間の仕事量」という見方をする必要があるわけです。


つまり、「仕事量をつかむ」こと自体が、先ほどの「仕事のタイミング」と
密接に関係しているわけです。どちらも、仕事の実行日を考えることが
前提になってきます。

※ たとえば、実行するタイミングが決まってない(リストアップしただけ)
   の状態では、「来週の仕事量」といってもピンときませんよね。
   (リストの中には来週の仕事も再来週の仕事も混在していますし、
   そもそもどれを来週やるべきか、考えていない場合もあるわけです))


こういう感じです。
――――――――――――――――――――――――――――――

   仕事の実行日を決める →  そのタイミングで実行する
         ↓            実行できなければ計画を見直す など
         ↓            (これが「タイミング」のコントロール)
     (仕事量をつかむ)
         ↓
   できない仕事はしない・断る・人に降る
   (これが「仕事量」のコントロール)

――――――――――――――――――――――――――――――


■ この2つを押さえることが「時間管理」の基本になる

ちょっと話がややこしくなってしまったかもしれませんが、今回言いたかった
ことは、次のようになります。

「仕事のタイミングのコントロール」と「仕事量のコントロール」自体は
別のものですし、どちらも必要なものです。

  タイミング → 出遅れてバタバタしないために必要
           (仕事の順番(段取り)を組み立てるためにも)

  仕事量  →  仕事量が多すぎて、後でパンクしないために必要


逆に、この2つさえしっかりコントロールできていれば、昨日の
「精密タイムスケジュール」は無くても構わないわけです。

※ 「1日の仕事量」として合っていれば(1日の間に終われば)、
   何時何分にやるかは、当日自由に決めていいということです。)

※※  もちろん、精密タイムスケジュールは「あってもいい」のですが、
     手間をかけてまでやらなくてもいいですし、むしろ柔軟に対応
     できないことがデメリットになることが多いというのが実感です。


別の例では、たとえば昔からある「ToDoリスト方式」は、タイミングを
うまくコントロールしにくいですし、仕事量もつかみきれません。
(私はこれを「時間管理」としての必要条件を満たしていないと考えます)



「時間管理」というと、細かく時間を決めて、その時間通りに行動して・・・
という、キュウクツなイメージを持っていた方もいるかもしれませんが、

  仕事のタイミングをコントロールすること

  仕事量をコントロールすること

この2つを押さえておけば、柔軟に対応できる「時間管理」はあります。
ですから、時間管理=時間にしばられること のようには思わないで
頂けると、少しイメージが変わるのではないでしょうか。




今日の記事作成時間は50分でした。

では、また明日!


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Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(0)TrackBack(0)

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