テキパキ・サクサクした会議のために

こんにちは。水口です。

先日告知しましたように、１２／４はラジオに出演してきました。
（↓この回で告知した話です）
１２／４（木）にＴＢＳラジオ「アクセス」に出演します ： ほか告知いろいろ、


この番組は生放送なのですが、実は私が出ているコーナーの部分だけは
事前に収録して頂きました。

ラジオの収録というのは、私は初めてだったのですが、思いのほかサクサクと
進むものだと感心させられました。↓こんな感じです。


・テーマに沿ったトークをするわけですが、台本は一応用意してあります
　　　　↓
・出演者がそろったら、さっと打ち合わせして、マイクの音量のチェック
　　　　↓
・収録開始（私の出演時間は約５分間です）
　　　　↓
・ＯＫが出たら、サクッと解散

という感じで、あっけないくらいサクサク進みました。


私の方は、普段講演などでしゃべっているのとは、やや勝手が違い、
「言いたいことはまだまだあるんだけど・・・」と感じていました（汗）

講演の場合は、「速くしゃべりすぎない」ことの方に注意が必要な
ことが多いのですが、５分間のコーナーとなると、勝手が違いますね。


という話は置いておいて、このサクサクと進む感じ、会社の会議にも
応用できないかな・・・と思いました。


■　テキパキ・サクサクした会議のために

先の番組では、渡辺真理さんが全体の進行をされています。
頭と終わりの台本通りの部分はテキパキと、間のトークの部分は
臨機応変に対応しながら時間の進行も把握している・・・と、
さすがに仕切り上手ですし、「職人」的なテキパキ感を感じました。

ラジオですから、妙な間を作らないということも重要なんでしょうね。
私は妙な間を作ってしまったかもしれませんが・・・（汗）、フォローして
頂きました。


さて、こういったラジオなどの放送とは違うとはいえ、私たちが普段
行っている会議や打ち合わせでも、「妙な間」が出来てしまうことって
ないでしょうか？

たとえば・・・

・　良いアイディアが出なくて、一同沈黙が続く・・・

・　担当者の説明がもたついてしまう・・・

・　自分に仕事が回ってくるのが嫌で、やけにみんな発言に消極的・・・

等々、会議の進行がもたついてしまうことは、時々あると思います。


もちろん、会議の議題の中には、悩ましいもの、簡単に結論が出ないもの
もありますから、何でもサクサクとはいかないものですが、だからといって、
停滞させてばかりでは、会議はどんどん長くなってしまいます。

（会議はある議題で停滞し始めると、その後の別の議題もスローペースに
　なってしまうような気がしませんか？）


どうしても、進行役の技量が問われてしまうところではありますが、

・　進行役が時間を把握しながら、発言を促していく

・　資料説明や報告は短く（「○分で」と事前に決めておくなど）

・　どうしても結論が出ない問題は、チームリーダーがその議題を
　　引き受けて、その場は次の議題に進めていく

等々、気を配るべき点はいろいろありますし、最も重要なこととして、
「進行役が時間を意識しているか？」という点がポイントになります。

これらは、分かっているつもりでも、ついつい緩んでしまいがちなものです。
そして、これらは習慣的なものであり、「ゆるい」会議に慣れてしまうと、
「ゆるい」会議しかできなくなってしまいます。

※　実際、同じ会社でも部署によって会議の「ゆるさ」に大きな差がある
　　 場合があります。習慣的にそうなってしまっているんですね・・・。

私自身も、普段の打ち合わせなどを「ゆるく」しているつもりはなくても、
つい甘くなってしまっているところがないか？　もっとうまく進められるの
では？　と、今回あらためて思いました。


もうちょっと具体的なところでは・・・

・（進行役は特に）手元にタイマーを置いて、それを見ながら進める

　手元にある（すぐ目に入る）とないとでは、やはり違いがあると感じます。
　事前に会議のタイムテーブルを決めておくとベストです。


・終わったら、サクッと解散する

　（当たり前のことですが）事前に議題を明確にしておくことが大事です。
　「これとこれが決まったらＯＫ」というゴールが明確になっていなくて、
　「他に議題はなかったですかね・・・」なんてやっていると、どうも締まりが
　悪い終わり方になってしまいます。


といったことを、やってみるといいのではないでしょうか。
「手元にタイマー」は、「打ち合わせにまでタイマーは・・・」と思って、
今までしていませんでしたが、私もやってみようと思います。


※　このブログでも、タイマーを色々紹介してきましたが、
　　　現在の私のお気に入りは↓この記事で紹介したものです

　　１台３役のスグレモノ、
　　（記事中の画像のリンクが切れてしまっていますが、ご容赦を・・・）

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今日の記事作成時間は６０分でした。

では、また明日！

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Comments

お久しぶりです。

遅ればせながら、TBSラジオ「アクセス」を
Podcastingで聴かせていただきました。

渡辺真理さんの話し方が早口サクサクで、
水口さんのお話がちょっとゆっくり感じられました。（笑）
○○効果って言うんでしょうか、、、、

長くネット上でお付き合いさせていただいていると
勝手に私が思っているだけなんですが、
その水口さんのお声を聴くことができるなんてと、
ちょっと感動してしまいました。

Posted by makoto at 2008年12月11日 00:14

水口です。
makotoさん、こんばんは。お久しぶりです。

おお、お聞き頂けましたか！ありがとうございます。

私はせっかちなところもありますので、普段はついつい早口になることもあるのですが、
講演業をやり始めてから、ゆっくりめに話すように意識するようになってきました。

ラジオの場合は、もっとテキパキでも良かったかなと、後で思ったのですが、
そんなこと考える間もなく、収録が進んでいくという感じでした・・・（汗）

次の機会があれば、またちょっと違う感じでいってみたいと思います。

Posted by 水口和彦 at 2008年12月12日 20:26