2008年12月07日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

長期スケジュールの内容を、毎週のスケジュールに落とし込むために


こんにちは。水口です。

来週(12/16)に、長期スケジュールに関するセミナーを行います。
だからというわけではないのですが・・・、今日は長期スケジュールの話です。


■ 来週のスケジュールはいつ立てる?

「長期スケジュール」といっても、2,3週間先のものから、数ヶ月先、あるいは
1年以上先のものまでいろいろあります。


とはいえ、いずれも基本は同じで、運用上特に大事なことは

  「長期スケジュール」として考えていた内容を、確実に
  短期スケジュール(毎週のスケジュール)に反映させる

ことです。

くれぐれも、「一度立てたら、後は使われないスケジュール」にしないように
しなければいけません。これはあまりにも当たり前のことでありながら、
なかなか守れないことです。

長期的な(数週間以上の)プロジェクトの内容を、毎週のスケジュールの
中にちゃんと落とし込んでいる人は案外少ないですし、私もそうだったと
いう反省があります。

だからこそ、意識的に取り組むことや、うまく習慣に組み込むことが
必要だと感じています。


私は本の中で、

  「1分間でもいいから、1日1回長期スケジュールを見る」

という意味のことを書いていますが、これも同じ理由からです。

(↓こちらの本です)
たったこれだけのことで!仕事力が3倍アップする時間活用法―やるべきタスクをらくらくこなすシンプルな原則たったこれだけのことで!仕事力が3倍アップする時間活用法―やるべきタスクをらくらくこなすシンプルな原則
著者:水口 和彦
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■ 長期スケジュールを短期スケジュールに展開する方法−1:
   毎日見ることを習慣にする

先ほどの、

  「1分間でもいいから、1日1回長期スケジュールを見る」

というのは、「長期スケジュールを見る習慣」をつけようということです。

まず、長期スケジュールを「見る習慣」がつけば、その内容や、気づいたことを
短期スケジュールに落とし込んでいくことは、それほど難しくなくなります。
(長期スケジュールの内容、やるべきことを、短期のスケジュールに書き込んで
 いこうという意識は必要ですが)

私の場合、現在は長期スケジュールを(バインダーから外して)、今週のページ
にしおりのようにしてはさんでいますが、これは「必ず目に入る」ようにするため
の工夫の1つです。

これが1つのやり方です。


■ 長期スケジュールを短期スケジュールに展開する方法−2:
   日を決めてスケジュールを立てる

そして、もう1つ、

  「毎週○曜日に、来週のスケジュールを立てる」

  (長期スケジュールの内容を来週のスケジュールに組み込む)

というやり方もあります。

一見、こちらのやり方の方が、先ほどの方法よりも確実なように思えますが、
実際はなかなか難しいところもあります。

仕事が忙しかったりすると、この作業が負担に感じてしまいますし、ついつい
後回しにしてしまうこともあります。いったん後回しにしはじめると、さらに面倒
になってズルズル・・・となることもあります。

この本やブログを読んで頂いた方からのご感想にも、似た話がありました。
「毎週○曜日に来週のスケジュールを立てる」方式でやっていたけれど、やや
負担に感じてしまうということでした。

ですから、私は前者の方法(毎日見る習慣をつける)をおすすめしますが、
後者の方法がまったくダメというわけでもありません。
これは、2つのポイントで改善することが可能だと思います。


その1つは、「毎週○曜日に来週のスケジュールを立てる」というルールを、
少し柔軟に運用することです。

たとえば、水曜日にやるようにした場合、習慣化するには、毎週水曜日に
きっちりやっていくことが望ましいわけですが・・・、実際には水曜日の仕事
が忙しい場合などはつらいものです。

そこであまりガチガチに考えすぎると、精神的にも負担に感じますし、続か
ないことにもなりかねません。ですから、ここは少し柔軟に運用した方が
いいと思います。


しかし、「柔軟に運用」のつもりが、ズルズル後回しになってしまうと
困りますから、もう1つのポイントが必要です。

もう1つのポイントとは、

「来週のスケジュールを立てる(長期スケジュールの内容を組み込む)」と
いう作業自体を、1つの「タスク」として、短期スケジュールに組み込む
ことです。

「スケジュールを立てる」というのも、1つの「タスク」ですし、タスクである
以上、書いて計画に組み込むことが必要なものです・・・。しかし、ついつい
書かずに済ませてしまいがちなものです。

これをしっかり書いておくことと、完了したかどうかのチェックを入れることが、
確実に実行するためには必要なことになります。
(ちゅんとチェックを入れるからこそ、柔軟に運用しても大丈夫なわけです)




どちらの方法でも構いませんが、いずれにしても

   立てただけで使われない長期計画・スケジュール

になってはいけませんし、それを確実にするには、自分のルールを決めて運用
するのが確実です。


これは仕事についてもそうですし、プライベートで「2009年はこれに挑戦したい」
というものがある場合も同じです。長期計画を立てるとともに、短期の計画
(スケジュール)に落とし込んでいくルールを決めてみてはいかがでしょうか。



今日の記事作成時間は46分でした。

では、また明日!


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Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(0)TrackBack(0)

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