メモや図解が仕事に役立つ（仕事力を向上させる）理由

こんにちは。水口です。
昨日紹介したこちらの↓本、

仕事が速くなる プロの整理術
著者：吉越 浩一郎
販売元：日経BP出版センター
発売日：2008-11-20
おすすめ度：
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「整理術」と題されていますが、メモや図、イラストなどを書くことについても
かなりページを使っています。今日はその話です。


■　メモが仕事を効率化する

私は実感として、

　　メモや図解を書くことは、仕事を効率化する

と感じています。

そして、上記の本に書かれていることは納得できることが多かったです。
「図解のための図解」ではなく、「仕事のための図解」になっています。


しかし、このメモや図解については、不思議に思うことがあります。

前の会社でもそうでしたが、日常的にメモや図を使っている人は思いのほか
少ないものです。「こんなに役立つのに、なぜ使っている人が少ないのか？」
と不思議に思えます。

この疑問、本書を読んでいて思い当たるところがありました。

（『』内は引用です）

『ノートを取ったり、図を描いたりするのは、もともと好きだったわけではないし、
得意だったわけでもありません。

　ペンと紙を持つようになったのは、会社に入ってからです。必死になって
仕事をするようになって、初めてメモ書きをするようになったし、やらなければ
いけないことやフォローすべきことを書いておくようになりました。必要に迫ら
れて、今の方法にたどり着いたのです。』　（67ページより引用）


ここを読んで、ハッとしました。私も最初から「メモ魔」だったわけではなく、
「必要に迫られて」そうなったからです。特に、仕事が忙しい時期には、メモの
威力はとても大きいものがあります。

しかし、一度それを身につけると、「忙しくない」ときでも、メモを使った方が
仕事はうまく、効率的に進むと感じます。

ですから、「こんなことなら、もっと早く身につけておけば良かった・・・」と、
今にして思うわけです・・・。（時間管理と同じパターンです）

それで、機会があるごとに「メモ」をおすすめしています。


■　メモが役立つ場面

では、どんな場面でメモが効果的なのかというと・・・、
私の経験談としては、大きく分けて３つの場面があると思います。
（これは上記の本の話ではありません）


□　自分の頭を整理する・考えたことを記録する

私はある時期、「仕事の中断」が多くて悩まされたことがありました。

しっかり考えないといけない仕事があるのに・・・、その途中で電話がかかって
きたり、人が相談にやってきたりと、中断されてばかりの状況です。

こういう中断が入ると、せっかくまとまりそうだった考えが飛んでしまいますから、
時間的な効率もガタ落ちになってしまいます。

この状況を改善するために、メモはとても効果的でした。
このときには、

　　考えてからメモする（頭の中にためてから書く）のではなく、
　　メモしながら考える（頭の中にためない）

ようにした方が、より効果的です。

こうすると、途中で中断されたとしても、メモを見ればすぐにまた思い出せます
から、時間のロスが減ります（この効果は軽視できないものがあります）。


私の場合、そんなふうに「時間節約」的な観点からメモを使い始めましたが、
やっているうちに、「時間節約」以外の効果もいろいろあることに気づいて
いったという感じです。

今日はあまり詳しい話はできないので・・・簡単に言うと、

　　メモしながら考える方が、より「短時間」に「多くのアイディア」を出せ、
　　「質の高い」考えがまとまる

と確信しています。


□　その場で「図」で説明するために

２つめの「メモ」が役立つ場面は、図を描いて説明することです。

私の場合は、「図で説明しないと、説明しきれないもの」が仕事の中で多く、
（工場の人と打ち合わせしたり、指示を出したりするためです）
図を使って説明することの効果は分かっているつもりでした。

しかし、クリップボードを持ち歩くようになったことによって、図で説明する
機会が増えると（やはり、手元に書くものがあると違います）、従来は図を
充分に活用できていなかったことに気づきました。

ある程度は職種にもよる違いがあるかもしれませんが、人に説明するとき
には、「書いて（描いて）」説明する効果はあなどれません。これは、

　・　図の方が理解しやすい　（「百聞は一見にしかず」的な効果）

こともありますし、それだけでなく、

　・　思い違いを防ぐ

効果も大きいと感じます。口頭で言うだけだと、思い違いが起こってしまう
（しかも、それにお互い気づかない）ケースがありますが、図にするとその
危険性はかなり低くなります。

※　もちろん、人に説明する場合だけでなく、自分自身が考えるために
　　 図を書くのもおすすめです。


□　人に仕事を指示するときに

３つめは、２つめと少し似ていますが、「仕事の手順」などを指示するために
使うメモです。

仕事の流れを（フローチャート的に）書きながら説明して、そのメモを相手に
渡せば、仕事の指示はかなり正確にできますし、後から同じ質問をされる
こともなくなります。これはとても効率的です。


「そんなの、指示を受ける側がメモを取るべきじゃないか？」　とお思いの
方もおられると思いますし、それも正しい考え方なのですが・・・、

私の場合、書いて、「自分の頭を整理しつつ」説明していくという感じ
なので、相手がメモを取る取らないに関わらず、自分もメモを書きます。
それならば、そのメモごと渡してしまった方が早いというわけです。※

つまり、

　　・自分の頭を整理しつつ
　　・相手に仕事の手順を（耳だけでなく、目からも）理解してもらい
　　・それを確実にメモで持ってもらう

という、一石三鳥的な効果があるわけです。※※


※　教育的な効果を考えた場合は、相手に書いてもらった方が
　　 いい場合も、もちろんあります。

※※　人に指示しない場合でも、仕事の手順を書き出すことはとても
　　　　役に立ちますので（一石三鳥ではなくても）、非常におすすめです。


■　メモや図を描いてみては？

上記の本にも、「図やイラストで説明する」ことの効果や例が書かれています。
（私の経験談の「２つめ」に近い話です）

特に部下を持つ方や、他部署や取引先との折衝が多い方、アウトプット力を
上げたい方におすすめです。


さて、こういう話をすると、　「私は図を描くのが苦手だから・・」と思う方も
おられると思うのですが・・・、そもそも、最初から図解が得意な人はほとんど
いませんし、数をこなすことが大事です。あまり苦手意識を持たずに、紙と
ペンを持つ機会を増やしてみてはいかがでしょうか。

というわけで、上記の本からも少し引用しておきます。
（『』内は引用です）

『図が下手だとか、汚いということは、気にしなくていいのです。もちろん、
きれいに描けるに越したことはないのですが、きれいじゃなくても、論理が
非常にクリアに表現されていれば、それで十分です。』　（102ページ）


『図を描くことは、ロジカルに考える訓練になり、仕事に大いに役立ちます。
自分の頭の中が整理され、人とのコミュニケーションが良好になり、相手の
頭の中も整理されるのです。
　図を描くことが習慣になり、どのように描くかを考える癖がつけば、論理
的思考力は確実に高まっていくと思います。』　（104ページ）

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今日の記事作成時間は７０分でした。

では、また明日！

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