「パソコン上での仕事管理に伴うハードル」を下げるために

こんにちは。水口です。
昨日はクリスマスイブでしたが、講演のお仕事をしてきました。

というのは、ある大学で職員の方向けに講演をしてきたんです。
学生さんが冬休みに入り、職員さんは仕事納めの前なので
この時期がちょうどいいというわけですね。


■　仕事を共有するために

その講演内容は、（個人としての）時間管理のやり方と、（組織として）残業を
減らしていくためには？　というところを中心に行ってきました。

その講演後に頂いたご質問に、

　　部署内で、仕事のシェア（共有）を目的にパソコン上で
　　部署の仕事を管理しているが、なかなか活用が進まない
　　（インプットしてもらえない）。何か対策がないだろうか？

という主旨のご質問がありました。

こういった、仕事を共有する取り組みをされているという話は、時々聞きますが、
なかなかすんなりうまくいくケースは少ないように思います。


■　パソコン上での仕事管理に伴うハードル

時間管理でもそうですが、普段「頭の中」で行っていることを、書き出して管理
していくことには、まず「書く」こと、「見る」ことを習慣化するというハードルを
越えなければいけません。


そもそも、頭の中だけで考えていたことを、書き出して整理するようにすると、
いろいろなメリットがあります。

　　・　忘れないで済む
　　　　（「忘れても大丈夫」という安心感もある）

　　・　書き出して考える方が、よりうまい段取りが思いつきやすい
　　　　（頭の中で「暗算」的に考えるよりも、書き出して「筆算」的に考える
　　　　　方が、より効率的に良い解を導くことができる）

　　・　全体の仕事量がつかみやすい
　　　　（だから「仕事があふれる」ことに事前に気がつく）

　　・　次に何をやればいいか、迷わない
　　　　（ダラダラ時間が過ぎてしまうことが無くなる）

　　・　これからどんな仕事をやればいいかが自覚できる
　　　　（「心の準備」が出来る。仕事に振り回される感じがなくなる）

　　・　どれだけの仕事をやれたのか、結果が見える
　　　　（達成感を感じることができる）

　　・・・・等々。

書き出して整理していくことには、これらの、そして他にも様々なメリットが
あります。



とはいえ、今までの習慣を変えること、新しい習慣を根付かせることには、
多少のハードルは伴いますし、もし、そのハードルを越えられないと、従来の
やり方に逆戻りになってしまいます。

たとえば、私はどちらかというと「手帳」という紙での管理の方をおすすめして
いますが、その理由の１つに、手帳の方がこの「ハードル」を越えやすい、という
点があります。


逆に、パソコンでの管理は、手軽に見える反面、ややハードルが上がります。

現場に出ることや、外回りが多い人はもちろんそうですし、そうでない場合も、
（デスクワーク主体の人も）、パソコンでの管理は、やや難しくなります。

※　手帳はデスクの上に開いて置いておけば「嫌でも目に入る」のですが、
　　 パソコン（のスケジュール管理ソフトなど）は、他の仕事をしていると、
　　 目に入らなくなってしまうので、ついつい後回しにしやすくなってしまう。
　　 （入力も少し面倒になるし・・・）、というのがその理由の１つです。


■　パソコンでの管理に伴うハードルを下げる

というように、個人的なスケジュール管理・タスク管理でも、共有する仕事の
管理でも、パソコンでの管理は、ややハードルが高いものです。

このハードルを下げるためには、単純なことですが・・・、

　　すべてをパソコンの画面の中で完結させようとしない

ことがポイントになります。つまり、

　　プリントアウトを活用する

ことです。


時間管理以外の領域でもそうですが、

　　パソコンでの管理に変える　→　ペーパーレス化・効率化

というのは１つの理想型です。実際に、事務処理の中には、すんなりペーパー
レス化に移行できるものも少なくありません。

しかし、ペーパーレス化することで不便を感じ、その結果、習慣的に行うことが
できなくなってしまうようでは、本末転倒になってしまいます。そうならないため
には、紙の方が便利な状況では、紙を使うことも考えてみてください。


スケジュールや、仕事の予定などをパソコンで管理している場合、

　　普段はプリントアウトしたものを手元に持っておく
　　（「今週」だけでなく、少し先の分まで持っておく）
　　　　　　　　　　　　　　　↓
　　新しい予定はそのプリントアウトに書き足していく
　　　　　　　　　　　　　　　↓
　　書いたものをパソコンにインプットする

というサイクルで回していくようにすると、すべてをパソコン内で管理するより
も運用しやすくなります。

特に、仕事の打ち合わせ中などに、このプリントアウトを持っておくと、すぐに
見られる・書き込めるようになりますから便利ですし、話が早くなります。

「後でパソコンで確認してから、スケジュールを決めましょう」と、やっていた
のでは、時間も手間もかかってしまいます・・・。

※　ただし、紙からパソコンへのインプットを忘れないように、という点だけ
　　 は気をつける必要があります。特にスケジュール共有していて、自分の
　　 スケジュールに会議などを「入れられてしまう」可能性のある方は、
　　 マメに更新していく方が安全です。



このプリントアウトする方法は、個人のスケジュールについては、すでに実行
されている人も結構多いのではないかと思います。
（まだの方は、ぜひ一度お試しを）

グループとしての仕事についても、同じようにしてみると、運用しやすくなる
場合がありますので、試してみてはいかがでしょうか？

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今日の記事作成時間は４６分でした。

では、また明日！

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