「仕事を増やす上司」の下では、時間管理にも取り組めない？

こんにちは。水口です。

今日は昨日に続いて、講演でのご質問に関連した話です。


■　上司が仕事を増やす傾向がある・・・どうすればいい？

今日のご質問は、昨日とは別のところでの講演（先週末）で頂いたものです。
（ある企業グループの労働組合役員が集まる会での講演でした）

そのご質問とは・・・

　　上司が次々と仕事を増やしてくる場合、
　　仕事の管理（時間管理）はどうするのがいい？

という主旨のご質問でした。


確かに、こういうタイプの上司の下で仕事をしていると、次々と仕事を増やされて
しまうこともありますし、仕事量も増える傾向にあります。

また、次々新しい仕事がくるので、「計画を立ててもムダ」という気分になることも
あると思います。


しかし、こういう状況ほど、本当は時間管理が必要なのです。


■　なぜ、上司は次々と仕事を増やしてくるのか？

まず、「なぜ、上司は次々と仕事を増やしてくるのか？」　について、考えてみたい
と思います。

こういう上司のもとにいると、「上司は思いつきで仕事を増やしてくるから困る」
と思ってしまいますし、ちょっとした「被害者意識」を感じてしまうこともあります。
（私も経験あります）

しかし、少し見方を変えると・・・、上司が仕事を増やそうとするのは当然のこと
だと言えるかもしれません。


今回の新刊（仕事に追われない超時間術）でも少し書いた話なのですが・・・、

上司は部下よりも、「その事業の将来」に目がいくものですし、事業全体に目が
いきます。そういう立場では、「今やっておくべきこと」「今やっておきたいこと」は
どうしても色々出てきてしまいます。

ですから、上司が色々頼みごとをしてきたり、次々と仕事を増やしてくるのは、
当たり前と言えば、当たり前のことです。

※　もちろん、そういう無茶な仕事の振り方をしない上司もいます。そういう
　　 上司は、部下の仕事振りを見ながら気をつかってくれていたり、あるいは、
　　 部下の仕事量を考えて、仕事の振り方をコントロールしているケースが多い
　　 と思います。

　　 つまり、 「部下の仕事振り（仕事の忙しさ）をそれとなく察知できる人」や、
　　 「必要な所要時間も考えて、部下の仕事量をコントロールできる人」
　　 であればいいのですが、これらは人によって得意不得意があるものです。
　　 （当たり前ですが上司も人間です。何でも得意とは限りません。）


ですから、中には、「次々と仕事を増やしてくる」上司もいますし、そういう
上司がいて当たり前だと言ってもいいかもしれません。

（「上司が分かってくれない」と思うよりも、「分からなくて当たり前」と思って
いるくらいの方が、精神衛生上いいかもしれません）


■　「仕事を増やす上司」への対処法

では、そういう上司にどう対処すればいいかといえば・・・、


まず、色々な仕事や頼まれごとに対しては、他の仕事（タスク）と同様に、
「発生した時点で書く」習慣が大事です。

頼まれたことを忘れてしまって、後から催促されるのは、自分自身もストレスを
感じてしまうものです。そうならないように「書く」ことは大事です。



ただし、「仕事量」自体が多くなり過ぎて、とても手が回らない場合もあります。
そういう場合には・・・、私は真っ向から向き合うしかないと考えています。
「上司が分かってくれない」と愚痴っていても、状況は変わりませんから。

真っ向から向き合うというのは・・・、

　　「やれないものはやれない」

と、はっきり言うことです。

「これは無理だよ・・・」と内心思いながら、表面上はその仕事を引き受けたよう
に振る舞うのは、お互いにとっていいことではありません。仕事量が多すぎるの
なら、それをちゃんと言うことも必要です。

※　「上司なら、部下の仕事量を考えて仕事を振らなければいけない」という
　　 理想論は、実際には行うのは非常に難しいものです。

　　 特に、日本型の組織（業務分担があいまいなことが多い）では、上司以外
　　 にも色々なルートから仕事を頼まれたりします。ですから、上司が部下の
　　 仕事のすべてを把握するのは、とても難易度が高いことなのです。

　　 もちろん、上司の立場としては、そういう上司を目指すのが理想ですし、
　　 部下の仕事量を把握する努力を怠って良いわけでもありませんが、
　　 「上司ならそれくらいできて当たり前」と言うのはちょっと酷な話です。


■　「やれないものはやれない」の伝え方

ちなみに、私自身も「仕事を増やす上司」の下にいたことがありまして、
その頃には、

　　「やれないものはやれない」

をはっきり言うためには、時には「口論になっても構わない」という勢いで
言うこともありました・・・。

これは「仕事を責任を持って引き受けること」と「出来ないものは引き受けない
こと」は表裏一体で切り離せないものだ。という信念のようなものがあったから
で・・・、特に自分の部下にも関わることなら、真剣に対応するしかありません。
（決して、「やりたくないからやらない」というわけではありません・・・）


とはいえ、きつい言い方をするのは、決していいことではありませんから・・・

　　「やれないものはやれない」

を、少し言い方を変えて伝えることも大事です。


たとえば、

　　「○○の仕事があるので、今週は難しいです。
　　　来週○曜日まで待って頂けますか？」

といった言い方がありますし、

　　「一昨日頼まれた□□の件もありますが、
　　　どちらを優先させましょうか？」

と、相手に一部判断をゆだねる言い方もあります。


■　時間管理が必要な理由

さて、話を少し戻しまして・・・、最初の方で

――――――――――――――――――――――――――――
　　しかし、こういう状況ほど、本当は時間管理が必要なのです。
――――――――――――――――――――――――――――

と言いましたが、その理由は・・・


この「やれないものはやれない」ということを判断するためには、時間管理が
必要だからです。

頭の中だけで仕事を管理していると、自分が現在抱えている仕事のすべてを
すぐに確認することは難しい（ほとんど不可能）ですから、新しく頼まれた仕事
をやれるかどうか、自信を持って判断することはできません。

これは逆に、「やれない」ということも自信を持って判断できないということです。
ですから、「まあ、いいか・・・」と引き受けてしまったり、断り切れなかったりする
ことになりがちです。（後で泣きを見るパターンです・・・）

こうならないためには、時間管理が必要なわけです。


また、時間管理を行うことによって、

　　「やれないものはやれない」　しかし、「やると言ったことは必ずやる」

という行動習慣が身についてきます。

こういう行動が周囲に認められてくると、先の「やれないものはやれない」という
交渉も、よりスムーズに進むようになってきます（「好循環」になってきます）。


「上司が分かってくれない・・・」と愚痴るよりも、こういう状況に持っていく方が、
長い目で見て、仕事にメリハリがつきますし、ストレスを抱え込むことも少なく
なってきます。

「仕事を増やす上司」と仕事をされている方で、当てはまるなと思う場合は、
少しずつ、試してみてはいかがでしょうか。

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今日の記事作成時間は８５分でした。

では、また明日！

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