2009年01月22日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

あなたの職場では・・・ 会議の開始・終了時刻は守られていますか?


こんにちは。水口です。

今日は「会議」についての話です。


■ 「会議」という仕事も効率的に

今週、行ってきた講演の質疑応答で、「会議」についてのご質問がありました。

  終了時刻も決まっていなくて、長くなりがちな会議を
  効率的に行うには、どうしたらいいか?

という主旨のご質問です。

講演の際に、「会議を効率的に行うためのポイント」をお話しすることも
あるのですが、今回は別のテーマが多かったため入れていませんでした。
(それでご質問を頂いたわけです)


会議を効率的に行うためには・・・、運営上のポイントも色々あるものの、
最も重要なものを1つあげるとすれば、

  時間通りスタートして
  時間内に終わらせる

ことです。極めて単純なことですが、これが守られていないことって、
多いですよね。私自身もそういう経験をしてきましたし、同様の話を
聞くことも多いです。


■ 会議の時間は、年々シビアにはなっている?

「会議が時間通り始まらない」
「予定時刻に終わらない」
「そもそも、終了予定時刻なんて決まってない・・・」

という状況では、なかなか効率的な会議にはなりにくいものです。



ただ、こういう状況は多少は改善しつつあるようには感じます。

たとえば、以前務めていた会社では、私が在籍した十数年間の間にも、会議
のスタート時刻は段々正確になってきていましたし、終わりの時刻を決める、
守るという意識は段々高まっていたように感じます。

※ 採用人数減による、実質的な人員削減が続く中、忙しい人も増えてきた
   ので、そう変わってきたのではないかと思います。

統計をとったわけではないので、断言はできませんが・・・、他の会社でも同様
の例を耳にします。ですから、「会議を早く終わらせよう」としている職場は、以前
に比べると増えているのではないでしょうか。
(もちろん、そうではない例もありますが・・・)。


■ 会議のスタートを遅らせないために

では、会議のスタートを遅らせないためには、どうしたらいいかというと・・・、
「時間通り始める」しかありません。

  メンバーが全員揃っていなくても、とにかく始める

これにつきます。


なぜなら・・・、

定刻にスタートしないのは、ある意味、「定刻に間に合った人が損する仕組み」
を作っているのと同じです。

 間に合った人: せっかく早く来ても、始まるまでの時間を無駄にする

             (時間を損する)

 遅れてきた人: 拘束時間が短く(自分の仕事ができる時間が長く)なる

             (時間を得する)

となっているわけです。これでは、この会議に「遅れてくる」ことに対する
インセンティブを与えているのと同じです。
(インセンティブ=「誘因」: 「動機付け」とほぼ同じ意味の言葉です)


また、これは 「会議が遅れる → さらに遅れて来る人が増える」という、
悪循環を生みやすい仕組みになっています。これも問題です。


これでは、「時間通り集まりましょう」なんて、口頭で言っても効果はあまり期待
できません。この悪循環を断ち切るには、「とにかく始める」のが一番です。
(いつも定刻通り始まるなら上記のインセンティブは消えていくので)


■ 「とにかく始める」ための、マジックワード

自分自身が会議の進行役を行うときには、言葉にも気をつけてみることを
おすすめします。

間違っても、

  「そろそろ、始めましょうか

なんて言ってはいけません。

この言い方をすると、「いや、○○さんがまだだから・・・」と言われてしまい、
始めにくい雰囲気を作ってしまいがちです。


ここはスッパリと

  「時間になりましたから、始めます

といきたいものです。


これらの言葉、実際に効果は違います。前者は「始めましょうか?」という
疑問文ですが、後者は「始めます」という宣言になっています。

さらに、「時間になりましたから」と頭に付けておくと、「○○さんが来ていない」
等々の抵抗勢力(?)的な発言が出にくくなります(本当です)。言葉の選び方
って大事ですね・・・。


※ これは、主に社内会議の場合の話で、社外の方が来られる場合は使わない
   方が無難かと・・・ そこは状況に応じて判断してください。

   そもそも、社外の人との会議の場合、遅れて来る人は少ないので、あまり
   この方法は必要なかったりもするのですが・・・。
   (社内会議でも、そんな緊張感が少しほしいところです)


■ 「時間内に終わらせる」ために活用したいもの

会議が終わる時間も、なかなか守られない場合があります。

これも、同様に、「とにかく終わる」というのが1つの手ですが・・・、これだと、
単に会議が分割されただけで、また後日集まらなければいけなくなることも
あります。これでは困ります。

ですから、きちんと決めるべきことは決めて終わりたいわけですが・・・、
そのためには、参加者に「時間を意識してもらう」ことが重要です。
(実際、「終わりの時間」をあまり意識していない人もいるものです)


そのためには、ホワイトボードに終了時刻も書いておくのがおすすめです。

後でコピーを配布できるように、ホワイトボードで議事の記録を取ることも
あると思いますが、そのときに、

  「○○会議  1/22(木)  13:00〜15:00 」

のように、さりげなく開始・終了時刻を書いてみるだけでも、それが会議中に
「目に入る」効果があります。「このペースじゃ終わらない」と途中で気付いて
もらうのが狙いです。


もっと具体的に、議題ごとに分けてタイムテーブルを書き出してみるのも
時間を意識してもらうために効果的な場合があります。

  議題A 13:00〜13:30
  議題B 13:30〜14:00
         ・
         ・

という感じです。

ただ、議題の内容にもよりますが、実際にはタイムテーブル通りにいくことの
方がまれですから、個人的には「トータルで時間内に終わらせる」という見方で
良いと思っています。タイムテーブルを細かく提示すると、「巻ける」ところ
(前倒しで進められるところ)が巻きにくくなってしまう場合もあるからです。


また、実施する場合は、議題の数に合わせて均等割りの時間設定をするのでは
なく、最後に「まとめ」等と称して、時間に余裕を持たせておいてください。

※ でないと、途中まで完璧だった会議が、最後の議題1つが遅れただけで
   タイムオーバーになってしまいます。これでは悔しすぎます・・・。
   (だから、「TOC」で言うところの「バッファー」を後に設けておくわけです)



会議の時間は、間接的に多くの人の残業時間にも影響するものです。
無駄な部分はカットして、テキパキやっていきたいものですよね。



今日の記事作成時間は55分でした。

では、また明日!


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Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(2)TrackBack(0)

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この記事へのコメント
こんばんは。会議は議長の手腕にかかってますよね。だらだらと時間を無駄にする会議には耐えられません。こういう場合は議事録係をうばって片付けることも良くあります。
議事録に開始時間と終了時間を書くことは大きな効果があります。特に別の会議が後ろに控えている場合は、終了時間を宣言してからスタートすることが参加者のベクトルを合わせるためにも効果的です。
Posted by 多ぁ忙 at 2009年01月23日 21:16
水口です。
多ぁ忙さん、こんにちは。

『だらだらと時間を無駄にする会議には耐えられません。』
というコメント、気が合いますね(笑)
私も自分がホワイトボードの前に立つ方がいいというタイプです。

会社生活の中では、「会議の終了時刻」を気にしていない人が
結構多いことを痛感してきました。そちらもそのようで・・・共感致します。
Posted by 水口和彦 at 2009年01月30日 06:48
 

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