2009年02月07日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

時間管理のポイント: タスクを実行する順番を決める指針


こんにちは。水口です。
今日は王道(?)の時間管理についての話です。


■ タスクを実行する順番は?

時間管理、その中でも「タスク」について、ときどき頂くご質問があります。

※ 「タスク」というのは・・・
   時間が決まっていない仕事(基本的に自分1人で行う仕事)のことです。
   いわゆる「スケジュール管理」ではアポイントメント(時間が決まった仕事)
   だけを管理するのに対し、「時間管理」ではタスクも合わせて管理します。


それは「タスクを実行する順番はどう決めたらいいか?」というご質問です。

まず補足しておくと・・・

  私がおすすめしている時間管理の手法では、タスクは早い段階で(できれば
  そのタスクを「やる」と決めた時点で、「実行日」を決めるようにしています。

  それは単に「ToDoリスト」にタスクを書くだけよりも、実行日を決めてしまった
  方が色々メリットがあるからです(仕事量を見極めやすい、仕事を先延ばし
  しない、日々の仕事量を平準化しやすい・・・等々)。

  一方、その「実行日」の中でのそれぞれのタスクの実行順序は、その場で決
  めなくても構いません(当日に決めてもいい)。こうしておく方がタスクの追加
  や計画変更に手間がかからないというメリットがあります。


■ タスクを実行する順番を決める指針

では、その日に予定したタスクの実行順序をどう決めればいいかというと・・・。


□ 基本ルール


(その日の中での)タスクの実行順序は基本的に自由です。


こう言ってしまうと、なんだか身も蓋もないのですが、これには理由があります。
「朝一からとりかかりたいタスク」というのは、人によって違います。たとえば、

  割と簡単な、すぐ終わるタスクをいくつか片づけていくことで、より
  「乗ってくる」「集中モードに入る」 → その後、難しいタスクに取り組む

というやり方を好む人もいますし、

  なんとなく不安な(難しい)タスクを残したまま他のタスクをやろうとしても
  集中しにくいので、先に難しいタスクを片づけてしまう

というやり方を好む人もいます。

どちらが正しい、というわけではありませんから、自分のやりやすいように、
(より仕事に集中できるように)順番を決めるのが良いと感じています。


□ 性格による違い

どういう順番が効果的かは個人の性格で違うわけです。ざっくり言うと、

・スロースターターの自覚がある人は、「すぐ終わるタスク」で弾みをつける。

・「完璧主義(1つの仕事に時間をかけすぎてしまう)」に近い人も「すぐ
 終わるタスク」を先にやってしまう。

  (「難しいタスク」を先にやると、それだけで1日が終わってしまうかも
  しれないので・・・)

・「スタートダッシュで一気に片づけたい」タイプの人は「難しいタスク」から。

・「難しいタスクがついつい心配になってしまう」場合も「難しいタスク」から。
 (どうせ気になるのなら、最初に取り組んでしまった方がすっきりします)


のように進めるのがおすすめです。性格だけでなく、仕事の内容でも変わってくる
ので、どちらの方がうまく進むか、自覚しながら色々試してみるのもおすすめです。


□ 段取り的に考える

他には、「段取り」的に良い方法があれば、それも考慮して決めます。

・場所を変えて行うタスク(現場で行う仕事等)は、移動の段取りと合わ
 せて順番を考える

・たとえば、人に何かを頼む(何かを聞く)等のタスクは、その相手をつか
 まえやすい時間帯を利用する

などです。


□ 時間帯で考える

また、時間帯も考えてみると良いと思います。

・「頭を使う仕事」は午前中にやってしまう

 (その方が能率が高くなるという人は多いです)

・昼食後は調子が出ない、眠くなりやすいという人は、体をよく動かす
 タスクをその時間帯に持ってくる。


□ やる気が出ないときは細かい仕事から

さらに・・・、

・なんだか、今ひとつやる気が出ない・・・というときは、まずは細かい
 仕事をやっていくと、やる気を取り戻せることがあります。

※ ただし、体調そのものが悪い場合(早退の可能性もある場合)には、
   心配なタスク、「これだけは」というタスクをなんとか先に片づけた
   方が良いですが。



基本的に、タスクの実行順はあまり難しく考える必要はありませんが、
これらも↑参考にしてみてはいかがでしょうか




今日の記事作成時間は48分でした。
では、また明日!


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Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(2)TrackBack(0)

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この記事へのコメント
はじめまして。
改めて『確かに!』と納得させられました。
有り難うございました。
タスク管理には自分を知り、分析する事が必要ですね。
これからも勉強させていただきます。
Posted by 大熊ねこ at 2009年02月08日 22:30
水口です。
大熊ねこさん、ありがとうございます。

このタスクの順番は、一口に「こうだ」と言えない部分がありますね。
(90分で講演する時など、とてもここまで突っ込んだ話はできません・・・)

これからも時々こういう突っ込んだ話について
書いてみたいと思います。

今後ともよろしくお願い致します。

Posted by 水口和彦 at 2009年02月17日 17:19
 

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