2009年02月09日　　　　

時間管理へのご質問：　時間管理で仕事のやり方はどう変わる？

こんにちは。水口です。

今日は昨日に引き続き、時間管理についてのご質問から。

■　時間管理で仕事のやり方はどう変わる？

昨日紹介したのと同じ研修で、こんなご質問も頂きました。

　　タイムマネジメントを実践すると、仕事のやり方は変わってくるか？

という主旨のご質問でした。

この質問、確か一緒に研修を受けて下さっていた、その会社の社長さんから
頂いたご質問だったと思います。確かに、気になるところですよね。

■　「管理」の功罪

タイムマネジメント（時間管理）を実践すると、自分自身の動きが、あるいは
他の社員さんの動きがどう変わってくるか・・・？　というのは、これから実践
する方には、気になるところだと思います。

また、組織の長としてはもうひとつ心配な点があると思います。というのは、
普通、「管理」と名の付くものは、仕事の効率という点ではマイナスになる
こともあるからです。

色々な「管理」を行うことで、確かに確実な仕事ができる。仕事の進捗も分か
りやすくなる・・・　しかし、「管理」の中には、仕事のスピードや、組織の活気、
勢いといったものを削いでしまうものもあります。

では、時間管理はどうかというと・・・？

■　時間管理による仕事のやり方の変化

時間管理の場合、やり方しだいという部分もあります。

たとえば、計画を立てる時点で四苦八苦・・・。　となってしまうと、そこで仕事
は停滞してしまいます。これはちょっとまずい例です。

しかし、１つ１つの仕事をその都度書き込んでいくようにすると、仕事が停滞
することもありませんし、「今日何をやるべきか」が明確になることによって、
仕事のスピードは上がってきます。

実際、私がおすすめしているやり方だと（本人にやる気があればですが）、
仕事の効率が上がって「残業が無くなった」という方もたくさんおられます。
仕事にかける時間で見ると、「３割」前後減る方が多いようです。

しかし、３割も変わるというのは、ある意味尋常な話ではありません。今まで
そんなに無駄があったのか？　という気もしてきます。しかし、私自身も３割
の仕事時間の削減を経験しましたが、以前が無駄ばかりだったという感じは
ありません。それでも、効率はかなり上がるのです。

■　時間管理により効率良く仕事できるようになる理由

時間管理を行うことには、色々な効果があり、それらが複合的に影響して
いますし、人によって効果の表れ方に違いもあると思います。

一般的に、効果の説明としてよく用いられるのは、

□　「優先順位の高い仕事に時間を使うようになった」
　　　（無駄な仕事に時間を使わなくなった）

という話です。こういう説明をする人は多いのですが、私の実感では、この
効果だけで仕事時間が３割も減るとは思えません。
（普通、無駄な仕事、「切ってもいい」仕事は、そんなに多くないものです）

実際には、効果は他の部分にも出てきます。時間管理を行うと、次のような
効果があり、これらは仕事の能率にかなり影響しているように感じます。

□　今からやろうか・・・　と迷う時間がなくなる

□　明日以降の仕事に気が散らないので、「今日の仕事」に集中できる

□　「これはまだいいか・・・」と、仕事を「先延ばし」することが減る

□　「この時間内に終わらせよう」と思うので、仕事への集中力が上がる

「何をやろうか迷う」、「あれこれ気が散りながら仕事する」というのは、言い
換えれば、「頭の中が整理されていない」ということです。仕事が忙しくなる
と、誰でもそんな状態になりやすいものです。

そこで、仕事の計画を整理してみると、あれこれ迷うことが減りますし、頭の
中もスッキリして仕事に集中しやすくなります。それで仕事の能率が上がって
くるという効果はかなり大きいと思います。

別に、「時間を細かく刻んで、自分を追い立てながら仕事をする」というわけ
ではないのに、結果として仕事の能率は上がってくる。私個人としてはそんな
感覚を強く感じます。

※　ですから、時間管理の実態は、「管理」というよりは「仕事の整理」だと
　　いうのが私の持論です。（もちろん、結果として仕事の進め方などが
　　「管理」できるという面もありますが）

そんな時間管理ですが、逆に、これを「管理の道具」として、使い方を
誤ると、とんでもないことになってしまう危険性もあります。

これもご質問に関連した話だったので・・・、この話は明日に。

２／２４（火）　時間管理基礎講座Ｃ
ご参加お待ちしております！　（詳細と申込みはこちらから↓）

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今日の記事作成時間は３６分でした。
では、また明日！

Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(0)│TrackBack(0)