2009年02月10日　　　　

時間管理へのご質問：　計画（スケジュール）は共有すべきか？

こんにちは。水口です。

今日は昨日の話の続きです。

■　時間管理の計画は共有すべきか？

研修では、こんなご質問も頂きました。

　　タイムマネジメント（や長期スケジュール）の計画は共有すべき？

という主旨のご質問です。

日々の（毎週の）計画、また長期的な計画は共有すべきかどうか？　これは
少し微妙なところがあります。

※　ここで言う「計画」「スケジュール」というのは、グループウェアなどで管理
　　する「アポイントメント主体のスケジュール」ではなく、タスクも含めた時間
　　管理のための計画のことです。

■　時間管理がチームにもたらす影響

たとえば、職場のチームでタイムマネジメント（時間管理）が当たり前になると、
仕事はうまく回ります。

ちょっと想像してみてください・・・。

プロジェクトを進めていく中で、あるいはその中で発生した問題を解決するため
に打ち合わせを行っているとします。打ち合わせの中で、やることを決めたり、
その担当者を決めたりしているわけですが・・・、

パターン１　時間管理を行っているメンバー同士が打ち合わせを行う場合
――――――――――――――――――――――――――――――――
各自が自分の計画を持ち寄って、それを見ながら打ち合わせすると、

Ａさん：　「その作業は、水曜日には終わります」

Ｂさん：　「じゃあ、次の○○は木曜日から、僕とＣさんで・・・」

Ｃさん：　「これで、金曜日中には終わりそうですね」

と、話を具体的に進めやすくなります。また、実際の自分のスケジュールを元に
考えているので、計画の精度も高いです。
――――――――――――――――――――――――――――――――

パターン２　自分のスケジュールも持たずに打ち合わせを行う場合
――――――――――――――――――――――――――――――――
逆に、誰も自分のスケジュールを持ってこないで打ち合わせをすると・・・、

Ａさん：　「その作業、今週中ってとこですかね」
　　　　　　（他の仕事もあるから、少しサバを読んでおいて・・・）

Ｂさん：　「じゃあ、次の○○は僕とＣさんで来週からスタートするということで」

Ｃさん：　「いつ終わるかな・・・　まあ、来週木曜には終わるでしょう。
　　　　　　もう少し早く終わるかもしれませんから、その時は全員に連絡します」

のようにサバを読みながらのスケジュールになってしまいます。また、「もう少し
早く終わるかも」と言っていても、なかなかそうはならないものです。

自分のスケジュール（タスクも含めた仕事の詰まり具合）が見えていない状況
では、誰でもより多めにサバを読んでしまうものですし、それが積み重なると、
全体スケジュールは、サバだらけになってしまいます。

――――――――――――――――――――――――――――――――
※　仕事の納期を決める際の「サバ読み」は、万が一の場合のための「保険」と
　　しての意味合いもあります（だから悪いことばかりでもありません）。しかし、
　　自分の仕事の状況が読めた上での「サバ」と、仕事の状況が読めていない
　　場合の「サバ」には大きな差が出てきてしまいます。後者のサバはやっかいな
　　ものです。

前者の方が、仕事が早いという意味で「顧客視点」から見ても良いわけですが、
それだけでなく、「メンバー視点」で見ても、前者の方が仕事に勢いがありますし、
組織も活性化するなど、やりがいを持って働きやすい環境ではないでしょうか。

■　日々の計画を共有する弊害

このように、「各自が自分のスケジュールを持ち寄る」ことには、とても大きな
意味があります。

しかし、チーム内での時間管理の使い方が変な方向に進んでしまうと、弊害
ばかりになってしまう危険性もあります。

たとえば・・・、
――――――――――――――――――――――――――――――――
チームリーダー：　「Ａ君、この作業を頼む。これはいつまでにできる？」

Ａさん：　「水曜日には終わります」

チームリーダー：「もっと早くならないかな？」

Ａさん：　「いや、□□の件がありますから、火曜日は動けないので」

チームリーダー：「それくらい何とかなるだろう。ちょっとスケジュール見せてみろ」
　　　　　　　　　　（とスケジュールを強奪・・・）

　　　　　　　　　「こことか・・・、ここにも、空いている時間があるじゃないか。
　　　　　　　　　　この件は火曜日中に終わらせてくれ！　じゃあ、次は・・・」

Ａさん：　「・・・・」

――――――――――――――――――――――――――――――――

こうなってしまうようでは・・・非常にまずいです。

Ａさんは、決してサバを読んでいたというわけではなく、毎日の仕事の中では、
メールのやり取りや突発の仕事などの時間が読めない部分があり、そのために
時間の余裕を持たせていただけでした。

それなのに、（あら探しをするように）そういう時間にまで無理矢理仕事を突っ込
まれてしまうと、Ａさん自身の仕事も回らなくなります。これが１つめの問題です。

そしてもう１つの問題は・・・、チームリーダーがこんな姿勢だと、メンバーはそれを
警戒して、本当のスケジュールを見せなくなってしまうことです。

こうなると、空白を消した「提出用のスケジュール」、いわば「アリバイ工作」的な
ものを作るようになってきますし、自分自身の本当のスケジュールも混乱しがちに
なってきます。これでは、時間管理を行うメリットが活きてきません。

というわけで、チームの中で時間管理を活用していくためには、人のスケジュール
にあれこれ言うべきではありませんし、特にリーダーの無理を通すために使っては
いずれ逆効果になってしまいます。

これが、昨日の最後に書いた、

　　時間管理を「管理の道具」として、使い方を誤ると、
　　とんでもないことになってしまう危険性がある

ということです。

部下のスケジュールを見せてもらったり、提出してもらったりすること自体が悪い
わけではないのですが、そのスケジュールは、あくまでも本人が作り、考えるのが
基本です。他人が見ても細かいところや見えないところは分かりませんし、それ
なのに「あら探し」をするのは、ロクな結果をもたらしません。

また、チームリーダー自身も自分の時間管理を行い、「空白の時間」の重要性を
実感しておくことが大事です（それができていないのに人のスケジュールの指導
をしても、良い結果にはなりません）。

さらにもうひとつ、とても大事なことがあるような気がするのですが・・・、
その話はまた明日にでも。

今日の記事作成時間は４８分でした。
では、また明日！

Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(0)│TrackBack(0)