日報・週報を効率良く作成する（してもらう）ためにできること

こんにちは。水口です。

本日「時間管理基礎講座Ｃ」を開催致しました。

ご参加頂いた方々、ありがとうございます！
今回も、いろいろご感想やご質問等を頂き、
こちらも参考にさせて頂いてます。


■　日報・週報が義務づけられている場合の対応

頂いたアンケート用紙の中には、「今回のセミナーの内容以外で聞きたいこと」
という欄も設けているのですが、そこにこんな質問を頂きました。

　　日報・週報（個人とチーム）の提出が義務付けられ、これらを
　　作成する時間がばかにならなくなっている。
　　ある程度定型化しているが、さらに何か良い手はないか？

という主旨のご質問です。

日報・週報のダブル × 個人・チームのダブル　・・・というのは、
なかなか・・・多いですね（汗）。ここまでやる会社は少ないと思います。


個人的には、これはちょっとやり過ぎかなとも思うのですが・・・・。
それだけ細かく提出されたとして、上司がそれにすべて目を通して、
適切なタイミングでフィードバック出来るかという点が疑問ですし。

個人とチームの両方提出するなら、週報だけでいいと思います。
むしろ、週報形式で、（今週の）実績と（来週の）目標をしっかり押さえて
いった方が効果的ではないかと思うのですが。　・・・それはそれとして。

提出があまり負担にならない方法について、考えてみたいと思います。


■　定型の書類作成を一部「自動化」する

これは、ご質問頂いた方も実践されていると思いますが、提出物の作成は、
定型化することで効率化できる面もあります。

フォーマットができているところに、必要事項を埋めていくと、もれのない
報告書ができますし、作業も速いです。


こういうケースでは、意外に表計算ソフト（Ｅｘｃｅｌ等）が役に立ちます。
というのは、日報週報関係（や定期的な提出物）では、

　　「自動化」する

ことが作成の手間を減らすポイントの１つになるからです。


「定型化」と言えば、（現在の）私の場合、毎週発行しているメールマガジンを
作成する際に案外面倒なのが、号数（通し番号でつけてます）や日付を更新
する作業です。

このへんを自動化するために、私はＥｘｃｅｌを使っています。「TODAY」関数を
使えば、「今日の日付」を自動で表示させることができますし、それはファイル
を開くたびに更新されます　（ここまではＷｏｒｄもできます）。

さらに、「WEEKDAY」と「TODAY」関数を組み合わせると、「今日の曜日」に
対応した数字が引き出せます。これを使うと、「次の○曜日」の日付を表示
させることができます（「毎週○曜日に発行」という場合に便利です）。

同様に、計算させることで「１年の何週目」や、基準日を元にした「○週目」
といった数字を作ることができます。こういう数字をあらかじめ、はめこんで
おくと、書類作成の手間は多少減ります。
（くり返し使うものですから、小さな効率化も見逃せません）

※　文章（特に長文）を打つ場合はＥｘｃｅｌだとやりにくいですから、Ｗｏｒｄや
　　 テキストエディタを使って文章を書き、それを「コピー→貼り付け」でＥｘｃｅｌ
　　 に流し込むという方法が使えます。


週報等の場合、提出するフォームにもよりますが、こういう自動化が使えると、
使いやすくなります。最終提出物がＷｏｒｄやメール（テキストデータ）の場合も、
Ｅｘｃｅｌで作成してそれをコピー→貼り付けするようにします。

※　このときには、自動でインプットされるセルと、自分がインプットするセルの
　　 色を変えておくのがおすすめです。「こことここにインプットすればいい」と
　　 いうのは、分かっていてもつい忘れがちなものです。一目でわかるように
　　 （画面上では）色分けしておくと、作成が楽になります。


■　仕事をしながら「提出内容メモ」を作成する

もうひとつ、日報週報関係でのポイントだと思うのが、

　　書き始める前に、書く内容を決めておく

ことです。別の言い方をすれば、

　　仕事をしながら「週報メモ」「日報メモ」を書き足していく


書き始める段階で、「何と何を書けばいいかな・・・」と思い出す作業は、結構
負担に感じるものですし、時間もかかります。ですから、あらかじめ「週報用」の
メモを用意しておいて、仕事をしながらそこに書き足していくわけです。

こうすると、結果として時間も節約出来ますし、それ以上に自分の「頭の負担」
が減る感覚があります。


これは白紙のメモでもいいですが、あらかじめ必要項目を入れ込んだメモ紙を
作っておくのも便利です。

その応用で、メモ用紙の代わりに直接ファイルに（先のようにＥｘｃｅｌなどに）
インプットしてしまう方法もあります。


同じ書類を作成するにも、「あらためて」やるのではなく、「仕事をしながら」やる
というわけです。具体的には、仕事の区切り（タスクが終わったところ）で書いて
いくようにするとあまり負担に感じなくて済むと思います。


■　提出物をあらためて作らない方法も

また、これらと別の方法として、

　　あらためて「提出物を作らない」

という方法もあります。普段使っているスケジュール（時間管理ツール）のコピー
をそのまま提出するという方法です。

チーム内に時間管理が浸透している場合は、このやり方もいいと思います。


ただし、上司にあまり理解が無い場合（上司自らが時間管理を実践していない
場合）には、これはおすすめできません。

自分が時間管理をやらずに、人のスケジュールについてあれこれ言う人が出て
くるのは、チームがギスギスしてくる原因になります。これは避けるべきです。




と、日報週報関係についての話をしましたが、根本に立ち返って言うと、

　　「何のためにそれを提出するのか？」

という点はとても大事になってきます。

たとえば、上司の立場（提出してもらう立場）から見れば、本当にフォローや
指導を行うべきなのは日報などの結果報告よりも、むしろ「計画」の段階です。

会社の中では、「（自分の）部下に報告させて」「それをまとめて（自分の）上司
に報告する」という情報の流れが主体になりがちです。そうすると「結果」の報告
書があふれているわりに、（上司が）部下に対してタイミング良く指導できてない
という事態が起こりがちです。本来は、こうあるべきではないはずです。

部下に「こうなりました」という報告ばかり上げさせるのではなく、
「これからこうします」という報告をしてもらう（それについて考えてもらう）。
そういう組織作りでありたいものです。

---

今日の記事作成時間は５８分でした。
では、また明日！

---

時間管理術研究所の無料メールマガジンで
モチベーションアップしてみませんか？

メールアドレスを入力すれば登録できます！ →　

バックナンバーはこちら

---

Copyright (c) 2005-2007 BizARK Inc. All rights reserved.

---