2009年03月01日　　　　

一筋縄ではいかない？　「仕事の優先順位」について

こんにちは。水口です。

今日は、またちょっと話を戻しまして、
頂いたご質問関係の話です。

■　仕事の優先順位の考え方

セミナー後に頂いたご質問に、

　　仕事の優先順位のつけ方で、（セミナーで述べた以外に、）
　　他にポイントがあれば知りたい

という主旨のご質問がありました。

「優先順位」について、まず基本となる話をしておきます。

よく、

　　優先順位を考えて仕事をすることが大事だ

と言われますが、「優先順位を考える」というだけでは、ちょっと漠然と
していますし、分かりにくいものです。

これに関してありがちなお悩みが・・・

　　やらなければいけない仕事がたくさんあって、
　　優先順位をつけて整理するだけでも大変・・・。

というお悩みがあります。

■　ＴｏＤｏリストをおすすめしない理由

たとえば、「ＴｏＤｏリスト」に仕事を書き出してみたのはいいけれど・・・、
どれからやればいいか、かえって目移りしてしまう・・・というのもありがち
な話です。

そんな状況は「計画の立て方」として、決して効率的ではありません。

もちろん、リストを持たずに仕事をするよりも、リストがあった方がいいですが、
この「ＴｏＤｏリスト」は、更新するのも結構大変で、「仕事が減らない」という
プレッシャーの素にもなりがちです。

それで、「結局長続きしなかった」という話はよく耳にします。ですから、私は
そういう「ＴｏＤｏリスト」を使うことはおすすめしていません。

■　「仕事の実行順序」は二段階で考える

では、どうするのがよいか？　というと、

まず、「仕事の実行順序」は二段階で考えることをおすすめしています。

　　□　まず、（日付で）　いつ実行するかを決める
　　□　次に、日付別になっている仕事を、当日やる順番を決める

という二段階です。

第一段階で仕事を日付別に割り振ってしまうと、

　　「明日以降やればいいこと」と、「今日やるべきこと」が分けられる

というメリットがあります。これを行うと、かなり頭の中がスッキリします。
（実際、仕事への集中力も上がると感じます）

日付別に割り振った仕事も、「絶対その日にやらなければいけない」という
決まりはなく、たとえば、「今日の仕事」が終わってしまったら、「明日の仕事」
として予定していたものを前倒しでやってしまうのもＯＫです。

※　仕事をしていると、当日発生する「読めない仕事」もあるものです。
　　そういう仕事に対応するためには、「事前に予定した仕事」に、ある程度
　　柔軟性を持たせておく必要があります（ガチガチのタイムスケジュールを
　　組んでも、その通り実行出来ず、それがストレスになりがちです）。

　　しかし、「柔軟性を持たせる」といって、予定を後にずらしてばかりでは、
　　計画と実績のずれは大きくなるばかりです。余裕ができた日には、逆に
　　前倒しで進めるようにするのがおすすめです。

第二段階の「当日やる順番」は、実際の当日の段取りや、自分の調子、
時間帯と仕事の内容等を考えて、決めていけばいいわけです。

これは、

□　仕事上の段取り（移動のついでにできたり、まとめてやったりするもの）
□　集中しやすい時間帯（身体的なリズム＋ジャマが入りにくい時間帯）
□　自分の性格やその日の調子（細かいものからいくか／大物からいくか）

等々、色々な要素がありますが、基本的には自由です。
（自分なりのパターンを見つけていくのは、なかなか楽しいことです）

■　「何を優先するか？」の判断

私はこの「二段階方式」で、煩雑でストレスの素だった仕事をうまくこなせるよう
になった経験があり、それ以来この方法をおすすめしています。
（また、この方法は他の時間管理方法がしっくりこなかった人にも好評です）

・・・というのが、私がおすすめする「仕事の実行順序」の決め方です。

この実行順序の中で、何を優先するか、何を優先しないか、という判断は、

□　それぞれの仕事の納期
□　自分が抱えている仕事量
□　それを断れるか？　人に頼めるか？　という判断

などで決まってきます。

※　これは総合的な判断が必要であり、実はとても複雑な判断なのですが、
　　人の頭はこういう総合的な判断は結構得意なものです。

　　日付別に振り分けた仕事（タスク）と、スケジュール（アポイントメント）を見て、
　　「これじゃ仕事が収まらない（仕事量が多すぎる）」という場合は、なんとか
　　仕事を減らすことも考えるものです。
　　（「これじゃ仕事が収まらない」と気づけるかどうかがポイントです）

この判断は結構複雑なものですが、その中にも原則的なものはあります。

それが、

　　「人に頼む」ことは、できるだけ早い段階で行う

ことです。

仕事全体としての納期が決まっている中で、「人に頼む」という仕事を遅らせて
しまうことは、そのまま（頼む相手の）時間的な余裕を奪うことにつながります。
（それが原因でトラブルや余計な苦労をしたという話はよくあります）

ですから、「頼む」のは早めに行うに越したことはありません

同様に、「次の担当者にバトンを渡す」タイプの仕事も、早めに行える方が、全体
としての仕事はスムーズに進みます。

こういった、「全体」を見る視点は、自分の仕事と直接関係無さそうでいて、実は
直接的、間接的に自分の仕事に影響してきます。ですから、「仕事の受け渡し」を
含めた「全体」を考慮することは、（組織の中で仕事をするなら）とても大事なこと
だと思います。（私のサラリーマン経験から得た教訓でもあります）

「優先順位」の話は、なかなか奥が深いものがあります。
もう少しこのブログ上でも考えてみたいと思います。

よく言われるけれど、実際にはなかなか実践出来る人がいない、
「緊急なことよりも、重要なことを優先すべきだ！」という教訓に
ついても、考察があるので、それもまたの機会に・・・。

今日の記事作成時間は５２分でした。
では、また明日！

Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(0)│TrackBack(0)