2009年03月07日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

メール術: 大量のメールをどうさばくか?(の基本的な考え方)


こんにちは。水口です。

今日は「メールをいかにしてさばくか?」という話です。


■ 大量のメールに困っている場合には・・・

メールは仕事上のコミュニケーションに使う物であり、「メールをさばく」という
表現は適切ではないかもしれませんが、業務上のメールが大量になってくると
感覚的には「さばく」という感じになってきます。

実際、(迷惑メールや売り込みメール、メールマガジン等を除いて)1日に100件
以上のメールに目を通さなければいけないという人は、決して珍しくありません。
(先日も、セミナーのご参加者にそういう方がおられました)

メールについては、このブログや本でも書いたりしたことがありますが、
根本の部分にさかのぼって、書いておきたいことがあります。


■ なぜ、メールが多いのか? 見直してみる

先の「大量のメールをどう処理するか?」 という話ですが、
まず、第一に考えないといけないことは、そんな状況の見直しかもしれません。


連絡や調整等のコミュニケーション業務が本務の場合は別として、そうでない
場合は、1日にそれほど大量のメールをやり取りしなければいけないという
状況自体を変えていくことも考えてみるべきです。

※ 社内メーリングリスト等で「目を通す」だけでいいメールが多いなら、100通
   以上あっても(さばき方次第で)、それほど負担にはなりませんが、そうで
   ない場合は、1日に100通以上あると、かなり本務を圧迫するはずです。

「状況自体を変えていく」というのは、権限委譲(部下の判断に任せる部分を
増やす)ことが第一です。他には、細かい指示を出さなくて済むように業務の
マニュアル化部分を増やすこともあります。


■ メールのさばき方を改善する

とはいえ、特に大きな組織の中で仕事をしていると、メールの数は多くなりがち
なもので、メール自体の「さばき方」も大事になってきます。

ここで大事なのは、極力「一方通行」で処理することです。「一方通行」という
のは、同じメールを何度も見ないで済むように、仕事の流れを考えることです。

たとえば、次の2パターンを比べてみると・・・

――――――――――――――――――――――――――――――
パターン1

  (メールが20通ほど受信されている状態から・・・)
                ↓
  メールを読みながら、そのメールの優先度を判断する
                ↓
  一通り読み終えてから、優先度の高いメールから返信していく

――――――――――――――――――――――――――――――
パターン2

  (メールが20通ほど受信されている状態から・・・)
                ↓
  まず1通に目を通し、その場で返信する
  (返信が済むまで、次のメールは見ない)
                ↓
  1つずつ、順番に読む(+返信)を進めていく

――――――――――――――――――――――――――――――

このどちらが流れとして効率が良いかというと・・・、
実は後者(パターン2)です。

「優先度の高いメールには早く返信しなくっちゃ・・・」という焦りも手伝い、
ついつい前者のような対応をしてしまいがちですが、前者の方法は、

□ 結局同じメールを読み直す(2回読む)ことになりがち
□ どれに返信して、どれが返信不要か混乱しがち
   (何度も確認したりして手間がかかる+ミスの原因になる)

という面で、流れの悪い(二度手間の多い)仕事になってしまいます。


実際には、すぐに返信できるメールばかりではなく、何かの作業をしてから
改めて返信するものもあったりするので、上記よりは複雑になりますが、
基本は同じです。

同じ意味で、受信するたびにメールをチラチラ見ながら、返信は後回しに
するというのも、効率は良くありません。
(自分の仕事を中断させるし、二度手間の原因にもなりますので)


■ 「優先度の高いものから処理」は(基本的に)効率が悪い

人は、メールに対して「早く返信しなくっちゃ」というプレッシャーを感じ
やすいものですから、「優先度の高いものから処理しよう」と考えてしまう
のは当然のことかもしれません(私もそう感じることはあります)。

また、「優先度を判断して、処理する手順を考える」という仕事のやり方
は、なんとなく「できる人」的なイメージもありますし、「仕事をした」という
感覚もあります。


しかし・・・、優先度の高いものを優先して処理するという作業は、
ほとんどの場合、トータルでの作業工数を増加させてしまいます。

工場でも、そういうことはたまにあります。トラブル等で納期遅れになりそ
うな製品の出荷を間に合わせるべく、その生産を優先して行えるよう調整
して何とか間に合わせる・・・。そういう作業は頭も使いますし、やり遂げた
ときには充実感もあるものです。

しかし、そういう仕事は、できれば無い方が望ましいわけです。

実際、そういった仕事のやり方をせざるを得ないときには、トータルで
見れば、生産量の割に工数(手間や時間)がかかっています。
つまり、全体で見れば効率の悪い仕事のやり方だということです。



メールも同じことです。もちろん、業務内容や仕事の状況によって例外は
ありますが、基本は1つずつ順番に処理していった方がトータルの効率は
高まります。

先ほどの「一方通行」で処理する、というのはそういう意図なんです。


メールは、ついあせってしまいがちなもの、気になってしまいがちなもの
です(私も日々そう感じます)。だからこそ、「一方通行」式のルールを自分
で決めておくのが有効だと感じています。

自分のルールについて、考えてみる(見直してみる)のはいかがでしょうk?


今日の記事作成時間は44分でした。
では、また明日!


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Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(0)TrackBack(0)

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