2009年03月22日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

A・B・Cではない 「タスクの優先順位」三段階


こんにちは。水口です。
今日は時間管理(直球系?)の話です。


■ 「タスクの優先順位」について


「タスクの優先順位」と聞くと、「?」と思われる方もおられるかもしれません。
というのは、私は「優先順位」は基本的に考えなくていいという考え方をして
いて、そのことをこのブログや本でも何度も書いているからです。


もう少し具体的に言うと、

  タスクに「A・B・C」などの優先順位をつけるのは
  あまり意味がない

と考えています。


説明しだすと長くなりそうですが・・・ 少し例をあげて言うと、

タスクに「A・B・C」と言ったランク付けをする手法は、時間管理のやり方として、
以前から(80年代から)紹介されている手法です。

・ まず、「今日やりたいタスク」を書き出す
          ↓
・ それにランク付けをする (ここでABCが出てくるわけです)
          ↓
・ ランクの高いものから実行していく

というのが基本パターンです。


「優先順位の高いものから順番にやっていく」というのは、一見合理的ですが、
実際にはなかなかうまくいかないものです。特に忙しい人ほどそうです。

なぜなら・・・ まず1つの問題が、

□ 優先順位がCランクの仕事は結局いつまで経ってもできない

という点にあります。次々にAランクBランクがやってくると、Cランクのタスクは
いつまで経ってもできないことになりがちです。数日先延ばしするくらいならまだ
いいのですが、1週間、2週間とできないまま先延ばしするのは、気持ち的にも
嫌なものです。

また、

□ Aランクの仕事で手こずってしまうと、BCランクの仕事がたまっていく

という問題もあります。たとえBランクCランクの仕事であっても、細かい仕事で
あっても、その数が増えてくると気が重いものです。そんな状況でAランクの仕事
に集中しろというのは、厳しいものがあります。

※ 実際、こういう状況に陥ったときは、まずBCランクの中から、すぐに
   終わるものをピックアップしていくつか片づけてしまうと気分的にかなり
   スッキリします(それだけ変なプレッシャーを感じていたということです)。


このへんの「優先順位」の話とか、「重要度と緊急度」の話とかは、実際に日々の
タスク管理を行うためにはあまり「使えない」話だと思います・・・。

※ 基本方針としては意味がないわけではありませんが、日々のタスク管理は
   これだけではできない。違う尺度も必要だということです。



■ タスクの優先順位: 別の三段階説


というわけで、私はABC式の優先順位は自分でも使いませんし、人にすすめる
こともないのですが、別の基準は持っています。


その基準というのは、タスクに対して


□ 絶対やる

□ できればやる

□ やらない

という基準で判断することです。これは本などでも書いています。

拍子抜けするような単純な分類ですが、実はこれはとても実用的です。


■ 「絶対やる」仕事とは?

実際、仕事をしていると、

  つまらない仕事、成果にならない仕事だけど、
  約束してしまった以上、やらなくちゃいけない

というタイプの仕事はあります。


こういう仕事はABC式だと「C」ですが、私は「絶対やる」に分類します。

成果にならなかろうが、いつかは必ずやらなければいけない仕事。それなら
優先順位なんて考えず、いつやるか決めて、やってしまった方がトラブルも
少ないですし、自分もスッキリします。


■ 「やらない」仕事とは?

では、どんな仕事を「やらない」と判断するかというと、それはケースバイケース
の部分もあります。時には同じ仕事でも、忙しさ(他の仕事の状況)によって、
やるかやらないかの判断が変わることもあります。

また、無条件的に「やらない」という仕事もあれば、涙をのんで「やらない」と
いう仕事もあるわけですが、ギリギリの判断をする場合は、自分のリソース
(使える時間)と相談して決まってくるものです。


■ 「できればやる」仕事とは?

この2つ(「絶対やる」と「やらない」)の間に存在するのが、「できればやる」と
いうタイプの仕事です。

・「やらなければまずい(困る)」というわけではないけれど、ぜひやっておきたい

・本当にいつでもいいんだけど・・・、出来るときにやっておけばいい

そんな仕事です。

これは、言わば「宙ぶらりんの仕事」ですから、このタイプの仕事が多すぎると
困るわけですが、ある程度はあっても構いません。ある種の時間の「調整役」
といってもいいかもしれません。



先ほどの分類をもう一度。

□ 絶対やる    : 「コミット」したタスク

□ できればやる : コミットしてない(「アンコミット」な)タスク

□ やらない    : (すでに「タスク」ではない)


このように言うこともできます。


実は、この「コミットした」タスクと、「アンコミットな」タスクについて、
ご質問を頂いていたので、その話をしようと思っていたのですが、
前段で少し長くなってしまいました。 続きはまた明日に。



今日の記事作成時間は57分でした。
では、また明日!


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Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(0)TrackBack(0)

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