メモ術： 仕事の指示や連絡を受けた場合のメモの取り方

こんにちは。水口です。
今日は「メモ」に関する話です。


■　仕事の内容はどうメモする？

メモに関して、ご質問を頂きました。
どんなご質問かというと・・・、


　　仕事の指示や連絡を受けた場合のおすすめのメモの取り方


についての質問です。ただし、「自分のデスク」と「他の場所」にいるときの
２パターンそれぞれにについて、というご質問でしたので、それぞれ考えて
みたいと思います。


ではまず、前提となる「仕事の内容はどうメモするのがベストか？」ということ
について。

たとえば、「○日までに□□の資料を作成する」という仕事があった場合、その
タスクを実行する予定は、私は手帳に書くことをおすすめしています。

ただ、その仕事に関連した注意事項や、こまごまとした情報などもすべて手帳
に書こうとすると大変です。ですから、


　　「何」を「いつ」やるかという情報　→　手帳に書く

　　その他の仕事の内容や注意点　→　メモに書く


という使い分けをするのがおすすめです。


書くタイミングですが、２パターンあります。


　　手帳にタスクを書く　→　そのタスクに関する詳細をメモに書く

　　先にメモに詳細を書く　　→　いつやるかを手帳を書く
　　（先に仕事の内容や段取りを考えてから、手帳に書く）


順番はどちらでも構いませんが、後者の場合は手帳に書き忘れないように気を
つける必要があります。たとえば、

　　「必要な情報を手帳に書きとめるまでは、そのメモをしまわない」

というルールを決めておくと、書き忘れが起こりにくくなります。


■　自分のデスクでのメモ

このメモに何を使うかは自由ですし、仕事をする環境や、仕事の内容によって
アレンジして頂くのが良いかと思います。私が前の仕事の時に特に便利だと
感じていたのは、クリップボードに裏紙（ミスコピー紙）をはさんだものでした。

※　クリップボードは「縁あり」がおすすめです
　　 （ご参考に：　それを紹介した古い記事です↓）
　　　「クリップボーダー」 になろう！


もちろん普通のメモ帳を使っても構わないのですが、仕事の内容を色々書く
には紙は大きい方が便利ですし、その後のことも考えるとＡ４サイズは便利です。

たとえば、

・　もし、その仕事を誰か他の人に頼む場合は、クリップボードから外した紙を
　　そのまま頼む相手に渡しやすい

・　自分が（後で）使う仕事のメモは、その仕事用のファイル（紙ファイル）に
　　そのままはさんでおくと便利。（手帳に書く以外の詳細情報を残します）

こう言うときにＡ４サイズの紙は便利です。

自分のデスクにいるときに使えるように、クリップボード＋裏紙を常備しておく
のは、口頭で受ける仕事がそこそこある場合には、とてもおすすめです。

※　逆に、メールで受ける仕事ばかりなら、パソコン上でメモしておくのが
　　 おすすめです。

　　 この場合のポイントは、メモを１か所に集積するのではなく、各仕事の
　　 のフォルダにメモを入れることです。（「その仕事をやろうか」というとき
　　 にメモの存在を思い出せるようにしておく必要があるので）


■　デスク以外でのメモ

デスク以外で仕事の話になることもある場合には、「メモ帳」的なものを持ち
歩くことも必要になってきますが、形にこだわるよりも、とにかく大事なのは
書きとめることです。手元にメモがなければ、書けるものなら何にでも構いま
せん。

私の場合、社内ではデスク以外でもクリップボードはよく持ち歩きましたし、
手帳のメモ用ページを使うこともありました。

メモ用ページを使っていては切りがない場合もあるので、そんな時は、あらか
じめＡ４の紙などをたたんで持ち歩いたり、大きめのふせんをあらかじめ貼って
おいて、それを使うという方法もあります。

書いたものは、デスクに戻ったときに整理することが大事なので、ポケットに
入れっぱなしになったりしないように、そこだけは注意が必要です。


■　「メモ」の弊害？とその対処法

マメにメモする習慣は、自分の頭を「覚えておかないといけないこと」から守る
ためにも必要なことであり、ビジネスパーソンにとって大事なことです。

「確実な仕事」をするためにも大事ですし、「覚えておかないといけない」という
わずらわしさから解放されるためにも大事です。


そういう意味で、私はメモするのが当然。と思っていますが、世の中にはメモを
取らない人も案外多いものです。そういう人は「損」をしていると私は思うので
すが・・・。そういう人の中には、困った人もいます。というのは、

自分がメモしたり覚えたりしないで済むように、ところ構わず人に指示をする
上司です。

そもそも、「上司」という立場にある人は、自分の頭の中にある情報は、早く
部下に託してしまいたいと思うものです。それ自体は当然のことですが、なか
には「ところ構わず」という感じで、どこにいても仕事の指示を出しまくる人も
います。

そういう人の下にいると、「今言わなくてもいいじゃない」と、イラッと来てしまう
こともあるかと思います。ただ、そういう上司に腹を立てても、なかなか変わる
ものではありませんし、逆に、マメにメモする習慣がつけば自分自身もそう負担
にはならないものです。あまり気にせず、さらっとメモしておくのがおすすめです。


ただし、「仕事量」については気をつける必要があります。

仕事の指示を受けるのは構いませんが、仕事量を見極めることが重要です。
（時間管理の中の「リソース管理」です）

特に、「次々指示を出す」タイプの上司は、前に出した指示を忘れて、新しい
指示を次々出す人もいます。そして、（自分が忘れた仕事は放っておいて）、
自分が気になる仕事ができていないと不機嫌になるなんてこともあります。

そんな場合は、

　　（新しい指示に対して）
　　「この仕事を今週中にやるなら、昨日指示頂いた○○の件は、
　　　今週は無理です。どちらを優先させましょうか？　　　　　　　　」

という、優先順位の確認や、仕事の納期交渉をしておくのがおすすめです。
次々指示を出す上司の中には、仕事の優先順位を考えずに指示を出す人も
いますから、こうやって確認しておくのも必要なことです。

これをやらないで、新しい仕事を次々受けていると、自分がパンクしてしまう
ことにもなりかねません。仕事が次々降ってくる環境にいる方は、ぜひ押さえて
おいて頂きたいポイントです。（そのためにも時間管理が必要になります）

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今日の記事作成時間は６０分でした。

では、また明日！

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Comments

こんにちは
私は、かなりのメモ魔です(^^;。
それこそ頭に残しておくのが大変だし、うっかり忘れた時に不安になるのも嫌なので、「あっ！」と思ったら書いておきます。
知人で、付箋をいつも持ち歩き、思い出したら付箋にメモをして携帯なんかに貼っている人がいました。
今では私も活用してます。
ただ、このメモは忘れても（付箋がはがれても）大きな害のないものに限りますが(^^;。
思い出せるキーワードとか、買い物メモくらいですかね‥。
余談的なコメントになりました‥すみません(^^;

Posted by 大熊ねこ at 2009年04月27日 21:32

水口です。
大熊ねこさん、ありがとうございます（余談も歓迎です！）

付箋って結構持ち歩きにくいですよね（書く前の付箋が）。

私は書類を入れたクリアファイルのラベル代わりに付箋を使っています。
（裏に書いて、内側から貼ります）

その付箋の持ち歩きは、手帳の表紙の裏や、空きページに貼ったりしていましたが、
最近気に入っているのが、小さく切ったクリアファイルに付箋の束を貼る方法です。

これだと、フタというかカバー？になるので、付箋がバラバラにならなくて
結構気に入っています。

Posted by 水口和彦 at 2009年04月28日 20:15