メモ術： 書いたメモの行き先について

こんにちは。水口です。
今日は「メモ術」についての話です。


■　書いたメモはどうする？

先週、「メモ術」に関する記事を書きました。

メモ術： 仕事の指示や連絡を受けた場合のメモの取り方

仕事の指示や連絡を受けた場合に、それをその場でメモすることについて
書いたのですが、これについてご質問を頂きました。


私は自分のデスクにいる場合のメモ用に、「クリップボード」を用いるのが便利
だと感じていて、おすすめしています。

ご質問頂いたのは、「クリップボードなどに書いた後のメモはどうするの？」と
いうところです。

クリップボードには何枚か紙を束ねておくことができますが、書くのは基本的に
一番上の紙です（そこが「ノート」とは違うところです）。

ですから、１枚書いた後に別の案件についてメモしようとする場合、最初の紙
をどうにかしないといけないわけです。


■　メモの行き先

では、そのメモした紙の行き先はというと・・・、


私がおすすめするのは、仕事の案件別にまとめておくことです。

具体的には、封筒またはクリアファイルを使うのがおすすめです。

私の場合、現在はクリアファイルを使用していますが、昔（前の会社時代）は
封筒を使っていました。どちらでも構いませんが、封筒の方が安くつきます。


私が（以前）実践していた封筒の使い方は、こんな感じです。
（基本は野口悠紀雄さんの「超」整理法をベースにしています）


・　Ａ４サイズが入る封筒を大量に用意する

　　私の場合、「書類の整理方法を試す」という意味合いもあったので、
　　会社の備品（封筒）を大量に使用するのは気がひけました。そこで
　　自費で封筒を買って使っていました。100枚パックで買えば、そんな
　　に高いものではありませんし。

　　ちなみに現在はクリアファイルを使っていますが、これも100枚パック
　　で購入しています。


・　封筒の上を切る（Ａ４の紙が２〜３センチくらい、はみ出すように）

　　封筒を使う場合、最初に全部上を切ってから使っていました。
　　（当時は会社の裁断機を使って切っていました）

　　この方が、紙の出し入れが楽ですし、封筒が空かどうかすぐに分る
　　のも便利です。また、封筒の中にはＡ４サイズ以外のものは入れない
　　ようにします（でないと「空かどうか」の判別がつけにくくなります）。

　　会社ではＢ５サイズはほとんど使っていなかったので、統一するのは
　　それほど難しくありませんでした。たまに小さなメモ紙などがある場合
　　のみ、Ａ４サイズの紙に貼って保管することがありました。


・　新しい仕事が発生したら、封筒を１つ使う

　　ここにメモやその他の資料等を入れます。
　　その仕事が完了するまでは、その封筒を使います。
　　先のクリップボードに書いたメモも、この封筒に直行します。
　　（指示するために人に渡す場合は別として）


・　封筒の右横に名前を書く

　　何の案件か分るように、日付（作成日）と案件名を書いておきます。


・　その仕事が終わったら、中身は廃却またはファイルする

　　仕事が終わった後の封筒の中身は、不要なら捨てます。
　　最終的に、仕事の結果はパソコンのデータになっていることが
　　多いので、紙の書類は捨てても構わない場合も多いです。

　　捨てられないものは、保管用のファイルやフォルダに移します。


こんな感じです。

特に、「封筒の上を切る」というのはかなり便利です。
（地味ですが）おすすめのテクニックです。

元々は、（封筒そのままだと）書類を出し入れしにくいのが嫌でやり始めた
ことですが、やってみると「封筒が空かどうか」が一目で分るという上記の
メリットを感じるようになりました。



進行中の仕事に関しては、デジタルよりも紙の書類の方が便利に感じる
ことも多いものです。ですから、「完全ペーパーレス」にできていない人も
多いと思います。そういう方にもおすすめの方法です。

この方法を少しアレンジして、

・　その仕事が終わったら、中身は廃却またはデジタル化する
　　（捨てられないものはスキャンしてデジタルデータにする）

とすれば、進行中の仕事以外はすべてペーパーレス化することができます。
シートフィードスキャナ（何枚もまとめてセットできるタイプ）があれば、結構
実用的です。


この方が、無理して「完全ペーパーレス」を目指すよりも実行しやすい方法
だと思います。「完全ペーパーレス」も格好良くていいのですが、それで仕事
の効率が落ちるのでは本末転倒ですし。

また、特に「ペーパーレス化」しなくて構わない場合は、上記の用にファイル
するのがおすすめです。「ペーパーレス化」にも多少の手間はかかりますので。

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余談ですが、シートフィードスキャナは本当に便利で重宝しています。
（富士通とキャノンが有名ですね。私はキャノンを使用しています）

やはりフラットベッドタイプのスキャナ（１枚ずつスキャンするタイプ）とは、
使い勝手は大きく違います。

予想以上に役立っているのが、本を作る仕事の中での

　　朱入れしたゲラ（原稿）をスキャナでｐｄｆ化　→　メールで送る

という使い方です。前は郵送していたのですが、これだと現物が手元に
残るのも助かります（以前は念のためにコピーしてから郵送してました）。

ページ数が多いとファイルが重くなるのが難点ですが、それ以外は満足
しています。

今日の記事作成時間は３２分でした。
では、また明日！

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Comments

　「封筒の上を切る」と言うアイデアには、驚きました。

　似た様な理由で「封筒の何ヶ所かに穴あけパンチを使って穴を開けておく」と言うのは、某大手電機メーカーで目にした事は、ありましたが。

Posted by ｙｕｍｅ at 2009年05月05日 13:48

水口です。
ｙｕｍｅさん、ありがとうございます。

封筒の上を切るのは、「中身を保護する」という封筒の本来の役割を
完全に無視していますよね・・・（笑）

元々は、封筒のふた（ベロ？）のところが、書類の出し入れに邪魔なので
取ってみたのが始まりです。そのついでに封筒自体を短くしてみると、とても
使いやすかった・・・というわけです。

中身の有り無しをチェックするには、パンチで穴あけするのもいいですね。

Posted by 水口和彦 at 2009年05月07日 07:19