「電子メールのマナーをおさらいしよう」

こんにちは。水口です。
今日は「メールのマナー」について。


■　「電子メールのマナーをおさらいしよう」

こんな記事がありました。

電子メールのマナーをおさらいしよう｜ネット時代のルール＆マナー講座｜
ダイヤモンド・オンライン

本当に「おさらい」という感じで、簡単にまとめられた記事です。
そのおさらいの項目は↓こうでした。

　（『』内は引用です）
　
『●メールの宛先は正確に
●to、cc、bccの使い分けに気をつける
●具体的な内容がわかる件名に
●冒頭で誰宛かを明記し、送信者の所属・氏名をまず名乗る
●本文は全角で1行に35文字が目安
●本文には改行やスペースを入れて読みやすく
●署名をつける
●文体は書き言葉で
●htmlメールは送らない
●半角カタカナや機種依存文字、絵文字などを使わない
●返事はすみやかに
●コピーされたり転送されて困るものは送信しない
●添付ファイルを送信する場合は本文にその旨を記載する
●メールの容量に注意
●知らない相手からのメールの添付ファイルは開かない
●チェーンメールは無視する　　　　　　　　　　　　　　　　　　』
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（上記サイトより引用）


もう実践されていることがほとんどかもしれませんね。

私は割と電子メールの導入が早かったので、世間で（一般的なビジネスの
用途で）メールがほとんど使われていなかった頃から、メールを見てきました。

上記のマナーも、最初のうちはバラバラだったりしたのですが、現在では
どれもかなり一般的なものになってきています。


私がやっていることも含めて一部解説してみますので、参考になることが
あれば使ってみてください。

――――――――――――――――――――――――――――――――

●メールの宛先は正確に
●to、cc、bccの使い分けに気をつける

このへん↑は、もう言うまでもないと思います。

――――――――――――――――――――――――――――――――

●冒頭で誰宛かを明記し、送信者の所属・氏名をまず名乗る

次のこれ↑、私もやっていますし、今は頂くメールのほとんどもこうなって
います。メールが使われ始めた頃は、（本文に）誰宛かを書かないメールも
見られましたが、現在はあまり見かけません。

「メールアドレスで宛先を指定しているのだから、本文に「誰宛」か入れなく
てもいいんじゃない？」　という疑問もあるかもしれませんが、ビジネスに
関するメールでは入れるのが一般的になっています。

実際、特に複数の人に送っている場合などは、本文に宛先が入っていた
方が分りやすいものです。また、宛先の無いメールはスパムメールっぽく
見えてしまうというリスクもあるかもしれません。

プライベートのメールなら宛先は無くても構わないと思いますが、頻繁に
やり取りしない相手なら、プライベートでも宛先を入れた方が無難です。

――――――――――――――――――――――――――――――――

●本文には改行やスペースを入れて読みやすく

これ↑は、している方、されていない方の両方を見かけます。
私は改行は入れる方です。

このブログもそうしていますが、２〜３行に一度改行を入れるパターンが
多いです（この辺は、紙の書類と違うところです）。

もちろん改行を入れると、全体が長くなってしまいますから、メールでは
できるだけ文章を短くまとめるように心がけています。

メールの場合、相手の読みやすさを考慮することが大事だと思います。
もう少し具体的にいうと、できるだけ１画面に収まる（スクロールしなく
ても読める）ようにしてます。



長文や込み入った文を読ませるのは、「相手の時間を奪う」ことにも
つながりかねません。そこは気をつけたいところです。

※　これは、案外大事なことだと思っています。特に社内メールについて、
　　 お互いに気づかいする文化があるかどうかで、社内業務の効率は
　　 大きく違ってくるはずです。

――――――――――――――――――――――――――――――――

●署名をつける

↑私も入れていますが、自分が「受け手」としても案外助かるのがこれです。
会社メールの場合、住所を入れる人・入れない人がありますが、住所を入れて
おいてくれると、郵送物があるときに便利です（名刺代わりになるわけです）。

もちろんプライベートの場合は、住所を入れなくても構いません。

――――――――――――――――――――――――――――――――

●添付ファイルを送信する場合は本文にその旨を記載する
●メールの容量に注意

↑このへんは、まだ対応がまちまちだと感じます。私も試行錯誤しています。


以前は、本文に添付ファイルのファイル名を入れていたこともあります。
（ファイル名○○○○.xls が○○用のファイルです等の解説を入れて）

個別に説明が必要な場合は、今でもこうしています。
（ファイル名をコピー貼り付けすれば、大した手間ではありません）


それ以外の場合も「添付ファイル○点です」と必ず入れるようにしています。

メールソフトにもよりますが、添付ファイルが全部で何点あるか、一目で分り
にくい場合もあります。そこで間違いを防ぐために、全部で何点あるかは
伝えておく方が確実だと思います（１点のみの場合は別です）。



「メールの容量」の方は、会社によって違いますね。以前は「２メガバイト」が
一つの目安でした。私は現在もこの目安に収めるようにしています。

実際、割と最近でも２Ｍバイト超ではねられたことがありました。一般的に
確実な線はこの程度と考えるのが確実なようです。
（もちろん、大丈夫だと分っている相手は別です）。


これ以上の容量のファイルは、そもそもあまり送らないようにしていますが、
どうしても必要な場合には、現在はサーバーにアップしてしまいます。

自前のサーバーにFTPでアップ　→　ダウンロードURLをメールで送る

という方法です。

たとえば、１Ｍバイトのpdfファイルを６個送りたいという場合、以前なら複数
のメールに分けて送りましたが、現在はサーバーにアップしてメールは１通で
済ませます。この方が分りやすく、受け手にも親切だと思います。

他には、外部のサービス（オンラインストレージ等）を使う手もありますが、社外
のサーバーに（一時的でも）データを置くことが禁止されている会社もあると
思います。そこはルールに従ってください。

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今日の記事作成時間は５８分でした。
では、また明日！

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