職場で「手帳派」の人を増やすには、どうすればいい？

こんにちは。水口です。

土曜日に、先日告知していた「手帳の学校」セミナーが行われました。
（ご参加の方、ありがとうございました！）

（↓この件です）
『手帳の学校』が始まります！


手帳の役割の話を少ししまして、その後は主に時間管理のための手帳の
使い方の話をさせて頂きました。

↑ここであえて「時間管理のための手帳の使い方」と言っているのは、手帳
には他の使い方（「記録」の用途や「日記」的な用途など）もあるからです。

私は主に「計画」としての手帳の使い方を中心にお話してきましたが、
「手帳の学校」では、他の使い方についても今後紹介されていくと思います。


■　「手帳を使う」派の人を増やすには？

そのなかで頂いたご質問に、

　　社内で手帳を使う人を増やす方法はないか？

という主旨のご質問がありました。


その場では、そのご質問の背景を深くまでお聞きしていないのですが、
たとえば、周りに

　　ちょっとした頼まれごとなども含む「タスク」を、
　　忘れたり、催促するまでやってくれない人

　　アポイントメントを忘れてしまう、あるいは、
　　ダブルブッキングしてしまう
　　（複数の予定を重ねてしまう）

といった人が多い。そんな職場もあると思います。困りますよね。

手帳を使うなりすれば、そういう状況は改善するはずなのに、なぜだか
面倒がって手帳を使わない（もちろんパソコンで管理するわけでもない）。
そんな人が多いと、ちょっとイライラしてしまうこともあると思います。

※　会社による差はありますが、実際に、手帳もパソコンも使わず、
　　 ほとんど記憶だけで自分の仕事をやりくりしている人はいます。

そんな状況にいると、「周りの人になんとか手帳を使わせたい」と思う
のは当然だと思います。


■　手帳を使うメリット

「手帳を使わない人に手帳を使わせる」のは、そう簡単ではありません。

１つは、上から（上司から）、「そのくらいの管理（自己管理）はしなさい」と
言ってもらう手があります。これができれば話は早いですが、難しい場合も
あると思います。（言われてもやらない人もいるでしょうし）


２つめは、手帳を使うメリットを実感してもらうことです。
たとえば、「（自分の）仕事を管理する」という側面で言えば、

　　（仕事を）忘れずにすむという安心感

　　逆に、必要ないときは忘れていられる信頼感

のようなものは、手帳を使っていると感じますよね。そういうメリットを
それとなく（←ここが難しい？）伝えることができるといいのですが。

また、手帳を使うメリットは他にもあって、

　　即時性　（すぐ見られる・すぐ書ける）

　　一覧性　（数日先、数週間先の日付までパラパラ見られる）

　　可搬性　（持ち運びが楽）

という３つのメリットがあります。

他のツール（パソコン、携帯電話、ＰＤＡ、卓上カレンダーも）と比べると、
この３つの点がうまく解決できていてバランスがいいのは手帳です。
この優位性は当分（数年、あるいはそれ以上）続くと見ています。

※　これには異論反論もあるかもしれませんね。
　　 「たとえば「iPhone最強！」という人もいるでしょう。

　　 ただ、デジタル系のツールの場合、可搬性・即時性（見る方）が良い
　　 ものは、「書く」方の即時性が良くなく・・・結果として、パソコン側で
　　 インプットしたスケジュールを「見る」だけになりがちです。
　　 出先で決まったことなども、「後でインプットしよう」となりがちで、
　　 結局二度手間になったり、忘れてしまったりします。
　　 （私もそれが嫌で、現在は使っていません）

　　 ただ、「少し手間がかかってもいいから、これを使いたい」という思い
　　 入れがある場合は、それを使うのもいいと思います。
　　 たとえば、iPhoneでGoogloカレンダーを使うというパターンは、以前の
　　 携帯電話のスケジュール管理機能よりははるかに使いやすいですし。


■　「手帳を使うメリット」をアピールする

そんな、手帳を使うメリットを知ってもらい、しばらく使ってみてもらえると、
「否定派」の人も変わってくることがあると思います。

また、こんな場面でも、そのメリットは分かります↓

　　たとえば、会議や打ち合わせをしているときに、「次回の（会議）日程」を
　　決めることも多いと思います。

　　そんなときに、「では、日程はまたメール（のやり取り）で調整しましょう」と
　　するのではなく、その場で決めてしまいます。

　　実際、後で（メールで）決めるのはムダな手間をかけていると思います。
　　その場で決めればすぐ済むことなのに・・・、　　「候補の日時を連絡」→
　　「全員の返事を確認」→「（決まれば）全員に連絡」　（または再調整）と
　　何度もやり取りするのは、ムダという他ありません・・・。
　　（何か事情があってその場で決められないなら別ですが）

　　全員が手帳を持って入れば、スケジュールを確認して次回の日時を決定
　　するのも、その場でできることです。

　　※　この確認は、もちろん携帯端末（電話やＰＤＡ）、パソコンでも
　　　　 できます。今言っているのは、それらと手帳のどちらも使わない
　　　　 人への対策です。

と、こんなふうに「手帳を持ち歩く」ことのメリットを感じてもらうと同時に、
「みんな手帳を持ち歩いているんだ」と自覚してもらうことが大事だと思い
ます。

事前に（会議の招集をかける際に）、

　　　「当日、次回の会議日程を決めますので、スケジュールが確認できる
　　　　ものをお持ちください」

と連絡を入れておくのもいいかもしれませんね。


職場で「手帳派」を増やしたい方は、ちょっと考えてみてはいかがでしょうか。

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今日の記事作成時間は４６分でした。
では、また明日！

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Comments

はじめまして。

予定やタスクの管理を記憶のみで行う人に手帳を使ってもらうのは、興味深く難しい命題ですね。

私の場合は、グループウェアや進捗管理シートを使って、自分からアクションを起こすようにしています。

具体的には、グループウェアに予定を入れることを伝えたり、進捗管理シートを使って現状と見通しをヒアリングしています。

本人を変えるのは難しいので、こちらが欲しい情報を自分から聞くようにしています。

でも、それじゃ解決にならないですね(^^;

Posted by 尚志 at 2009年07月07日 23:14

水口です。
尚志さん、ありがとうございます。

もちろん、メンバーが自己管理してくれるのがベストですが、
こちらからフォローするのも決して悪いことではないと思いますよ。

むしろ、途中経過を聞かれることで、

「ちゃんとやらなきゃ」と思ったり、
「忘れてたよ（汗）」と気づいたり・・・

そんな効果があるので、「自分も仕事の管理をしなくっちゃ」という
意識を高めることにつながると思います。
（この効果はバカにならないものだと思いますよ）

Posted by 水口和彦 at 2009年07月09日 18:58