2009年07月11日　　　　

効率的な会議を行うための９カ条

こんにちは。水口です。
今日は「会議」の話です。

■　53％の企業が国内出張費用を削減中

こんな記事がありました。

国内出張費用、企業の53％削減＝不況が直撃－民間調査
（時事通信） - Yahoo!ニュース

　（『』内は引用です）
　
『国内出張費用を削減した企業の比率が回答した企業全体の53％に上る
ことが、民間調査機関の労務行政研究所が9日発表した調査で分かった。
世界同時不況による急激な業績悪化を受け、経費削減を徹底する会社が
増加したためとみられる。
　調査は最近2年間の出張の状況に関し、上場企業中心に3～5月、4080
社を対象にアンケート方式で実施。回答した242社の53％に当たる127社
が「削減している」とした。
　出張費用を減らした企業に削減方法を複数回答で尋ねたところ、「出張
回数・人数の削減」が最多の64社。「日当の見直し」（45社）、「テレビ会議
の導入・活用」（42社）と続いた。』　　　　　　　　　　（上記サイトより引用）

とあります。

不況により、出張も削減せざるを得ないという話です。

ただ、これは別の見方をすれば・・・、その気になれば、出張は減らせるもの
だということかもしれません。

上記の記事で興味深いのは、「テレビ会議」を導入する企業が増えている
という点です。画質、音質、そして通信コストの面でも改善されてますので、
テレビ会議は昔と比べるとずいぶん良くなっています。

これを機に「テレビ会議でもいいんじゃないの？」と気づく企業が増えるかも
しれませんね。「テレビ会議を円滑に行う会議術」というのも、必要になって
くるかもしれませんね（多少コツがいるような気がします）。

■　出張人員を削減する

また、上記の出張費の削減方法の中には、「出張回数・人数の削減」という
ものもありました。

たとえば、会議の回数や出席者は、本来はよく考えて決めるべきものですが、
ついつい、出席人数を増やしてしまいがちになるものです。

しかし、出張費だけでなく、時間の観点からも、会議の出席人数をむやみに
増やすべきではない・・・と私は考えています。

たとえば、複数の部署にまたがる会議の場合、各部署一人の出席が理想。
発言もしない人間がぞろぞろと出席するのが良いこととは思いません。

※　もちろん、「念のために」「○○の質問が出た場合に」等々、出席者を
　　増やしたくなる理由はあるわけですが、本当にその時間、拘束される
　　ことが必要かどうか、考えてみるべきではないでしょうか。

■　効率的な会議を行うための９カ条

本当の意味で「効率的に会議を行う」ためには、

　・　会議そのものを円滑に効率良く進める

とともに、

　・　無駄な会議を行わない
　・　出席者を無駄に増やさない

ことも大事。

そういう観点も入れて、効率的な会議を行うために必要な項目をまとめた
ものがこちらです↓。講演などの際に、お配りするために作ったものです。

（↓こちらです。クリックで拡大します）

これは、いろいろな「会議術」も参考にしつつ、私自身の経験も踏まえて、
上記の３つの観点からまとめたものです。

この中にも、「出席者を見直す」という項目を入れています（一番下です）。
これは、私自身も「無駄に出席者の多い会議」をたくさん見て、無駄が多いと
感じてきたことが元になっています。

無駄に出席者を増やすのは、会社としても損失ですし、各社員としても迷惑な
話です。なかには、会議で自己アピールするのが好きな人もいますが、そういう
「会議を自己アピールの場と勘違いする姿勢」が無駄な仕事を増やすというの
もありがちな話・・・。話も発散しがちです。

※　大体、そういう人は自分に責任が及ばないときばかり声が大きくなる・・・
　　というと、ちょっと言い過ぎでしょうか？

というわけで、会議は本当に必要な人員で行う方が色んな意味で効率的だと
考えています。

さて、上記の９ヶ条ですが、これを完璧に整えることは、なかなか難しいですし、
いきなりすべてをやろうとしなくて構いません。でも、会議を見直してみるための
ヒントになると思います。参考にしてみてはいかがでしょうか。

（ｐｄｆファイルもあります↓）
http://jikan.livedoor.biz/images/kaigi-kouritsu.pdf

これは出典を表示して頂ければ、ご使用頂いても構いません。

※　社内配布物等にご利用される場合は、ご一報頂けますと幸いです。
　　（どこでどう使われているかは把握しておきたいので）

　　ちなみに、ある企業（の労組さん）でこれを紹介したところ、気に入って
　　頂きまして、組合員全員、１万人以上への配布物に掲載されました。

今日の記事作成時間は３８分でした。
では、また明日！

Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(0)│TrackBack(0)