2009年08月11日　　　　

メール術：『THE21』掲載のお知らせ

こんにちは。水口です。
今日は「メール術」に関しての話です。

■　『THE21』にインタビュー記事が掲載されました

まだ告知していませんでした・・・。

現在出ている、ＰＨＰ研究所の『ＴＨＥ２１』という雑誌に
（月刊誌です。コンビニでも売っているので見たことある人多いと思います）

　　『時間貧乏な人vs時間リッチな人の習慣』

と題した特集記事が組まれています。

こちらの号↓です。
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THE 21 (ざ・にじゅういち) 2009年 09月号 [雑誌]
販売元：PHP研究所
発売日：2009-08-10
クチコミを見る

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特集前半は経営者へのインタビューが多くなっています。この部分では時間
管理の手法やツール、アイテムといったものよりも、「仕事の進め方、段取り」
的な部分での考え方がいろいろ述べられています。参考になるものもあると
思いますので、ちょっと読んでみてはいかがですか。

特集の後半は、スキル的な部分の紹介が多くなっています。こちらで私の
私のインタビュー記事も掲載されています。
（42～43ページです）

同誌のインタビューでお話したのは「効率的なメールの処理」の話です。

メール処理の手法については、このブログでも紹介したことがあります。

（こちらの記事↓です）
LifeHacks --- メール術私の方法

この↑ブログ記事は2005年、私が独立前に書いたものです。そういえば、私が
書いたもので初めてメディア（新聞でした）に掲載されたのもこの記事でした。

現在もやり方の基本は変わらないのですが、このブログ記事のワークフローは
やメール処理ルールは、ちょっとごちゃごちゃしています。これをもっとシンプルに
整理したものを、上記（THE21の）記事内で紹介しています。

■　メール処理効率化の基本

メール処理効率化で最も重要なポイントは、

　　『メールの二度見をしない』
　　（同じメールを何度も読み直さないで済むようにする）

こと、そして、

　　『メールのせいで他の仕事の効率を落とさないこと』

にあります。他にもポイントはありますが（後述）、この２つが特に重要です。

たとえば、仕事中に・・・

　　パソコンで作業をしているときに、「メールが届いた」という表示が出る
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　↓
　　「緊急のメールかも？」と思いつつ、メールを確認する
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　↓
　　読んでみると別に緊急では無かったので、返信は後回しにする
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　↓
　　後で返信するために、あらためてメールを読み直す

こうなることが結構多いと思いますが、これは結局同じメールを二度読むことに
なり、時間をロスしてしまいます。

さらにそれ以上に問題なのが、せっかく作業に集中していたのに、メールで中断
されてしまうことです。

これらが仕事の効率を下げてしまいます。

ですから、効率を上げるためには、

　　何かの仕事に集中したいときはメールは見ないようにする

　　仕事が一区切りついたところでまとめてメールを処理する

というスタイルに変えるのが効果的です。

仕事が一区切りついたところでメール処理をするようにすれば、返信を後回しに
しなくて済みますし、メールが（メール以外の）仕事のジャマになりません。

スタイルを変えてみると、いかに今まで「メールが集中力の妨げになっていたか」
を実感できると思います。

この手法は、私が実際に試行錯誤する中で作ったものですが、実は、上記ブログ
記事を書いた当時は、そんな意見を本やメディア上で見ることが無く、ちょっと
異端の内容でした。

その後、「（一定時間は）メールを見ないで仕事する」あるいは、「メールを見る
タイミングを決めておく」といったことを推奨する意見をときどき目にするように
なってきました。先取りしたのはちょっと自慢かもしれません。

■　その他の「メール効率化」

また、メール処理についてありがちな失敗例（と私が考えている）ものは、
メールソフトの中だけで考えてしまうことです。

※　メールはあくまでも仕事の中の情報の流れの１つです。それだけを
　　別個に（特別に）考えるのは、本来は良くありません。

たとえば、メールの活用法的なものとして「メールをフォルダ分けして分類する」
とか、「受信トレイを空にしてから帰る」という手法もあります。しかし、私は
これらを「ちょっと違うんじゃない？」と感じていました。

もちろん、フォルダ分けすると後で探しやすいですし、受信トレイを空にするのも
未返信メールを残さないために有効です。しかし、これらはどちらも、得られる
効果の割に手間がかかるという問題があります。

逆に、「必要な情報だけ抜き出して（コピー貼り付けして）保管する」ように
すると、「メールをフォルダ分け」する必要は無くなりましたし、メールのフォルダ
内を探すよりも素早く情報を取り出せるようになりました。

また、「読んだメールはその場で処理」 or 「タスクとして手帳に書く」　という
ルールを守れば、「受信トレイを空にする」必要はありませんし、後日返信する
メールも忘れなくなります。

どちらも、「メールソフトの外」の情報と連携させた方が、かえって使いやすく
なったと実感しています。

このへんの話は長くなるので、また本などで詳しく述べたいと思います。

話は戻りますが、上記の『THE21』の記事（私のインタビュー）は、
とても読みやすくまとめて頂いています。

「（たとえば部下の方に）メールの使い方を教える」ためにも使えると
思います。そういうニーズのある方も、ぜひご一読を。

今日の記事作成時間は６０分でした。
では、また明日！

Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(0)│TrackBack(0)