2009年08月11日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

メール術 : 『THE21』掲載のお知らせ


こんにちは。水口です。
今日は「メール術」に関しての話です。


■ 『THE21』にインタビュー記事が掲載されました

まだ告知していませんでした・・・。

現在出ている、PHP研究所の『THE21』という雑誌に
(月刊誌です。コンビニでも売っているので見たことある人多いと思います)


  『時間貧乏な人vs時間リッチな人の習慣』

と題した特集記事が組まれています。


こちらの号↓です。
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THE 21 (ざ・にじゅういち) 2009年 09月号 [雑誌]THE 21 (ざ・にじゅういち) 2009年 09月号 [雑誌]
販売元:PHP研究所
発売日:2009-08-10
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特集前半は経営者へのインタビューが多くなっています。この部分では時間
管理の手法やツール、アイテムといったものよりも、「仕事の進め方、段取り」
的な部分での考え方がいろいろ述べられています。参考になるものもあると
思いますので、ちょっと読んでみてはいかがですか。

特集の後半は、スキル的な部分の紹介が多くなっています。こちらで私の
私のインタビュー記事も掲載されています。
(42〜43ページです)



同誌のインタビューでお話したのは「効率的なメールの処理」の話です。

メール処理の手法については、このブログでも紹介したことがあります。

(こちらの記事↓です)
LifeHacks --- メール術 私の方法

この↑ブログ記事は2005年、私が独立前に書いたものです。そういえば、私が
書いたもので初めてメディア(新聞でした)に掲載されたのもこの記事でした。


現在もやり方の基本は変わらないのですが、このブログ記事のワークフローは
やメール処理ルールは、ちょっとごちゃごちゃしています。これをもっとシンプルに
整理したものを、上記(THE21の)記事内で紹介しています。


■ メール処理効率化の基本

メール処理効率化で最も重要なポイントは、

  『メールの二度見をしない』
  (同じメールを何度も読み直さないで済むようにする)

こと、そして、

  『メールのせいで他の仕事の効率を落とさないこと』

にあります。他にもポイントはありますが(後述)、この2つが特に重要です。


たとえば、仕事中に・・・

  パソコンで作業をしているときに、「メールが届いた」という表示が出る
                     ↓
  「緊急のメールかも?」と思いつつ、メールを確認する
                     ↓
  読んでみると別に緊急では無かったので、返信は後回しにする
                     ↓
  後で返信するために、あらためてメールを読み直す


こうなることが結構多いと思いますが、これは結局同じメールを二度読むことに
なり、時間をロスしてしまいます。

さらにそれ以上に問題なのが、せっかく作業に集中していたのに、メールで中断
されてしまうことです。

これらが仕事の効率を下げてしまいます。


ですから、効率を上げるためには、

  何かの仕事に集中したいときはメールは見ないようにする

  仕事が一区切りついたところでまとめてメールを処理する

というスタイルに変えるのが効果的です。

仕事が一区切りついたところでメール処理をするようにすれば、返信を後回しに
しなくて済みますし、メールが(メール以外の)仕事のジャマになりません。

スタイルを変えてみると、いかに今まで「メールが集中力の妨げになっていたか」
を実感できると思います。


この手法は、私が実際に試行錯誤する中で作ったものですが、実は、上記ブログ
記事を書いた当時は、そんな意見を本やメディア上で見ることが無く、ちょっと
異端の内容でした。

その後、「(一定時間は)メールを見ないで仕事する」あるいは、「メールを見る
タイミングを決めておく」といったことを推奨する意見をときどき目にするように
なってきました。先取りしたのはちょっと自慢かもしれません。



■ その他の「メール効率化」

また、メール処理についてありがちな失敗例(と私が考えている)ものは、
メールソフトの中だけで考えてしまうことです。

※ メールはあくまでも仕事の中の情報の流れの1つです。それだけを
  別個に(特別に)考えるのは、本来は良くありません。


たとえば、メールの活用法的なものとして「メールをフォルダ分けして分類する」
とか、「受信トレイを空にしてから帰る」という手法もあります。しかし、私は
これらを「ちょっと違うんじゃない?」と感じていました。

もちろん、フォルダ分けすると後で探しやすいですし、受信トレイを空にするのも
未返信メールを残さないために有効です。しかし、これらはどちらも、得られる
効果の割に手間がかかるという問題があります。


逆に、「必要な情報だけ抜き出して(コピー貼り付けして)保管する」ように
すると、「メールをフォルダ分け」する必要は無くなりましたし、メールのフォルダ
内を探すよりも素早く情報を取り出せるようになりました。

また、「読んだメールはその場で処理」 or 「タスクとして手帳に書く」 という
ルールを守れば、「受信トレイを空にする」必要はありませんし、後日返信する
メールも忘れなくなります。

どちらも、「メールソフトの外」の情報と連携させた方が、かえって使いやすく
なったと実感しています。

このへんの話は長くなるので、また本などで詳しく述べたいと思います。



話は戻りますが、上記の『THE21』の記事(私のインタビュー)は、
とても読みやすくまとめて頂いています。

「(たとえば部下の方に)メールの使い方を教える」ためにも使えると
思います。そういうニーズのある方も、ぜひご一読を。



今日の記事作成時間は60分でした。
では、また明日!


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Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(0)TrackBack(0)

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