メールに振り回されない仕事をするために

こんにちは。水口です。
今日は「メール」についての話です。


■　毎日、メールにどれだけ時間をかけていますか？

こんな記事がありました。

ラスターワークス、仕事でメールしすぎてない？　読み書き時間計測ソフト
（ＢＣＮ） - Yahoo!ニュース

　（『』内は引用です）
　
『　ラスターワークスは8月20日、メールの利用時間を計測できるソフト「メール
タイムウォッチ」を個人・法人向けに提供した。個人での利用や、法人でも試用
目的であれば無料で利用できる。』　　　　　（上記サイトより引用）


「メールに使った時間が分かる」というソフトの紹介です。

そういえば、私もメールについて先日「THE21」さんのインタビューを受けましたし、
以前は「日経ビジネスアソシエ」さんからもインタビューを受けました。それだけ、
メールの使い方はビジネスパーソンにとっての関心事なんですね。

実際のところ、メールに使う時間が１日に１時間を超えている人は多いですし、
２、３時間という人もいます。仮に１日１時間ちょうどだとしても、全仕事時間の
なかで見れば１０パーセント以上に相当します。

・・・１０パーセントは大きい数字ですよね。


また、メールはついつい何度も読み直してしまったり、どう返信するか悩んだり
して、時間を消費しがちなものでもあります。

ですから、メールに使う時間を計り、どれだけの時間を使っているか自覚する
ことも大事なことです。自覚することで「無駄を無くそう」という意識も生まれて
くるものですから。



さて、上記のソフトですが、これは残念ながら、Outlook Express 6 とWindows
Mailにのみ対応ということですので、使用できない方も多いと思います。
（使える方は、試してみるといいかもしれません）

これが無理という方は、手帳やスケジュール管理ソフトなどのいつもの時間管理
ツールに、メールに使った実績時間を記録してみる方法もあります。

※　個別のメールの内容まで書くと切りがないので、「メールに使った時間」と
　　 して記録します。「M」などの記号で書くと楽です。


・・・意外と、多くの時間を使っているかもしれませんよ。


■　メールに振り回されない仕事を

上記記事は、こうしめくくっています。
　
『　メールはコミュニケーションツールとして、ビジネスの現場でも重要な役割を
負っている。その一方で、メールに頼りすぎるあまり、勤務中にメールを読んだ
り書いたりする時間の占める割合が増え、本来の仕事をする時間を圧迫しは
じめているといわれている。こうした状況を受け、ラスターワークスでは同ソフト
の開発に至った。』

こういう「メールに圧迫される」状況は、今はあちこちに見られるのではないで
しょうか。


ちなみに、もう少しくわしく言うならば、

　　□　時間の「量」として、本来の仕事を圧迫する

という問題以外に、

　　□　マメなメールチェックによって、本来の仕事をする時間を
　　　　 分断（中断）してしまう

という問題もあり、これも仕事の効率を大きく落とします。
（これまでもあちこちで言ってきたことですが）



現在、20代から30代前半くらいの方は、おそらく社会人になった時点で
すでに「メールが当たり前」という状況だったと思います。

私が社会人になった頃は、メールは一応ありましたが、使っている人は
あまりいない状況でした（Win95が登場する以前の話です）。その後メール
が普及した結果、以前と比べて「仕事中落ち着かない」「仕事に集中でき
ない」という状況が多くなってしまったと実感しました。
（だからその対策をいろいろ必要としたわけです）


もちろん、メールは必要なものです。しかし、メールに振り回されるのは、
効率の面でも、精神的な面でも良いことはありません。

そうならないためには、メールに使う時間に自覚的になり、自分の意志で
コントロールすることが必要です。

たまにはメールとのつきあい方を少し見直してみてはいかがでしょうか。

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今日の記事作成時間は３５分でした。
では、また明日！

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