2009年08月22日　　　　

「返事がもらえるメール」のポイントいろいろ

こんにちは。水口です。

今日は昨日に続いてメールの話。
ただし、「返事がもらえるメール」という話です。

■　返事がもらえるメールのポイント？

こんな記事がありました。

転職のプロに聞く、返事がもらえる「はじめましてメール」2つのポイント
(Ｒ２５) - Yahoo!ニュース

「転職のプロに聞く」とあるので、転職関係の話かと思えばそうではなく、
ネットで「婚活」をしている人向けの話でした。

　（『』内は引用です）
　
『「いやあ、気になる何人かにメールを送ったんですけどねえ、返事が返ってきた
試しがないんですよ…」

そう肩を落とすのは、齢34にしてサイトでネット婚活を始めたR25.jp編集部の
担当デスク。例えば婚活サイト「エキサイト恋愛結婚」の会員2万 8952人のう
ち、男性8540人に対し、女性2万412人（2009年7月30日現在）と一見
“男性の売り手市場”なんですが、現実は人気の女性にメールが殺到して返事
すらもらえない男性だらけの模様です。』　　　　　　　　（上記サイトより引用）

だそうです。

私は「婚活サイト」には詳しくなかったのですが、登録会員の男女比がこうだとは
ちょっと意外でした。男性は意外に少ないんですね。

・・・という話は置いておいて、上記の記事で面白いと思ったのが、「婚活」のため
にメールを送るのと、就職や転職活動のためにメールを送るのが似ているという
話です。確かに、ちょっと似たところがありますね。

上記記事では、この対策として、まず、
　
『転職では企業側は募集を開始した時点が、採用に対するモチベーションがもっ
とも高いので、最初の方に届いたエントリーほど真剣に読むんですよ。だから読
まれるためには求人が出てすぐ、あるいは我々が求人を案内してからすぐにエン
トリーすることが肝心なんです』　

とあります。「いち早くエントリーすることが肝心」というのが１つめのポイント。
そしてもうひとつは、

　
『自分自身をひとつの商品と捉えて、『どんな切り口で自分の良さを伝えれば、
相手が欲しがってくれるか』を考えます。それを考えずに、自分のありのままを
アピールしたのでは、相手に自分の魅力が伝わる可能性が非常に低くなります』

『「相手のプロフィールを読んだうえで、必ずそれに対応した内容で書くことです。
相手のどこに興味を持ったのかや、どこに共通点があるのかなどを盛り込みま
す。女性にあてはめると『理解』と『共感』にあたるんでしょうか。』　

「相手のことを理解し、相手の立場に立ってアピールポイントを考える」という
ことでしょうか。これが２つめのポイントですね。なるほど。これはメールに限らず、
コミュニケーションには必ずつきまとう、大事なポイントですね。

たとえば、営業だと、自社の製品のメリットをアピールするばかりではなく、相手
のニーズを引き出す（相手の話を聞く）ことが大事です。

もちろん、営業だけでなく、デートでも合コンでもそうでしょう。
「私はこうです」「私は・・・」というアピールばかりでは、相手は引いてしまいます。
どちらかというと、男性にこういう人が多いので「俺俺アピール」なんて言われて
しまうこともあります。男性諸氏は要注意？

■　私も受けた「俺俺アピール」

ちなみに、私はメールマガジンを発行しているのですが、そのメールマガジン上に
広告や、メールマガジンの相互紹介を掲載して欲しいという依頼が時々あります。

実は、メールマガジンの最後の最後のところに、こう書いてある↓のですが、
―――――――――――――――――――――――――――――
　※広告掲載をご希望される方へのお知らせ
　　本メールマガジンは読者の方の読みやすさを最優先とし、広告の
　　掲載は基本的にお断りさせて頂いております。ご了承ください。
―――――――――――――――――――――――――――――
そこまで読まずに広告を依頼してくる人が多いですね。

多分、あちこちのメールマガジンに全く同じ内容の依頼を送りまくっているのでは
ないかと思います。もちろん、そういうのは掲載しません。

ちなみに以前は、こんなふうに書いていました↓
―――――――――――――――――――――――――――――
　広告やメールマガジンの相互紹介は、弊誌読者にとって有益な情報と
　判断した場合に限り掲載させて頂いております。　掲載のお申し出を
　頂いてもお応えできない場合もございますので、ご理解ください。
―――――――――――――――――――――――――――――

このときには、この表現を逆手に取って（？）、私のメールマガジンはこれこれ
こういうメールマガジンで、貴誌のの読者のためになります（←断言・・・）という
「俺俺アピール」が来たこともありました。でも、私の感覚では、こちらの読者の
方のためになるとは思えなかったので、掲載は遠慮させて頂きました。

ほとんど掲載しないで言うのもなんですが、こういうのって、もう少し上手なアピ
ールの仕方があるような気がします。

少なくとも、相手が書いている注意書きは読んでおくべきでしょうし、「貴誌の
ためになります」と断言口調で言うのも・・・　なんだかなあという気がします。
これって「私と結婚すると絶対幸せになります」と言っているようなものです。

※　「幸せにします」と言うなら、一種の決意表明ですから好感持てますが、
　　「幸せになります」と言われたら「何を根拠に？」と不審に思いますよね。

【余談】
ちなみに、私がメールマガジンに広告を載せたくない理由は、他のメールマガ
ジンを読んでいて、広告がうっとおしいなあ・・・と思うことがあるというのが
ひとつ。もうひとつは、その広告のせいで読者が「だまされた」と思うことに
なったら嫌だという点です。（実際に某メールマガジンで配信されていた広告
で被害者が出た事例がありました）
【余談終わり】

■　返事がもらえるメールのポイント

さて、話を戻しまして、もっと一般的なメール（転職活動とかではなく、仕事に
関連したメール）の場合、返事を早くもらえるようにするには、どうすればいい
でしょうか？

一般的には、

・　メールは短く、簡潔に
・　１つのメールは１つの案件だけを

とするのが良いと言われています。

逆に言えば、やたらと長かったり、改行が少なくて読みにくかったりすると、
読むのに躊躇してしまいますし・・・。色々案件が重なっていると、全部の案件に
ついての返事がまとまるまで、返信しにくいものです。

もちろん、「正論」としては、長かろうと、読みにくかろうと、ちゃんと返信すべき
ですし、自分が受けたメールについては、できるだけそうすべきです。

しかし、相手がそうしてくれるとは限りません。相手も人間ですから。返信しやす
いメールから先に返信することは当然あると考えるべきでしょう。そういう意味で、
上記のように自分のメールの内容に気を配ることも必要だと思います。

私の場合は、上記のルールを次のように応用しています。

・　メールは短く、簡潔に

　→できるだけ「一画面に収める」（スクロールせずに読める長さに収める）
　　　（引用返信の部分は別として）

・　１つのメールは１つの案件だけを

　→できるだけ案件は１つにして、内容が分かりやすいタイトルを付ける
　　（返信の場合は「Re:」で返す：何の返事か分かりやすいように）

　→短いて済む案件のときは、複数の案件を１つのメールで送ってもよいが、
　　その場合はメール本文に見出しや区切りを入れる

としています。

見出しは、こんな感じで入れます。
「【】」　（すみ付き括弧）　を使っています（目立ちやすいので）
――――――――――――――――――――――――――――――
本文（あいさつなど）

【○○の件】

　本文

【△△の件】

　本文
――――――――――――――――――――――――――――――

また、本文中に↓こういう線を入れることもあります
（ブログでもよく使っています。↑もそうですね）
――――――――――――――――――――――――――――――
これは「―」（ダッシュ）を使っています。
「-」（ハイフン）でもいいのですが、ダッシュの方がきれいな気がするので。

パソコン上のテキスト（文字）は、ちょっとした手間で見やすくできますから、
あまり自分の手間にならない範囲で、工夫してみるのはおすすめです。

さらに、上記のルール（的なもの）は、もっとシンプルに言えば、

・　相手の立場に立って、読みやすく、返信しやすいメールにする

と言ってもいいと思います。

これは社外向けだけでなく、社内でもそうです。むしろ、社内メールの方が
このように気をつかうことによる効果が高いかもしれません。

社内メールは、誰でも社外のメールよりも後回しにしがちなものです。だから
こそ、読みやすく、返信しやすいメールにしないと、なかなか返事がもらえなか
ったりすることも出てきます。（さらにそれが口論の原因になったりして・・・）

※　もちろん、自分自身のメール処理としては「後回しにしない」ことが
　　大事なのですが、相手にそこまで強要するわけにはいかないですよね。

今日の記事作成時間は６０分でした。
では、また明日！

Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(0)│TrackBack(0)