私が講演をする際の「配布資料」作成法

こんにちは。水口です。
今日は「プレゼン」と「配付資料」の話です。


■　「寝させないプレゼン」のために

こんな記事↓がありました。

完璧な企画書に潜む落とし穴
（ITmedia エンタープライズ） - Yahoo!ニュース

『完璧な企画書に潜む落とし穴』というタイトルは、企画書についての
記事を思わせますが、そうではなく「プレゼン」についての記事でした。

企画書の段階で完璧でも、プレゼンが良くなきゃダメですよ・・・という
意味です。


上記記事は妙に長いのですが・・・、聞き手を眠らせてしまったプレゼン
の例として、
　
『＜スライドと配付資料が同一＞

　＜話を聞かなくても、読めばわかる＞

　＜小さな文字がびっしり＞

　＜資料が分厚い＞　　　　　　　　　　　　　』
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　（上記サイトより引用）

というポイントがあげられています。
（※「小さな文字がびっしり」というのはスクリーン上の話です）

元記事には個々の解説文もありますが、項目だけ見れば結構ピンと
来ると思います。

確かに・・・これらはプレゼンでつまづきやすいポイントかもしれませんが、
割と当たり前に回避している人が多いのではないでしょうか？

いや・・・そうでもないかな？　こういう例、ときどき見るかも？


■　プレゼンで（もしかしたら）一番大事かもしれないポイント

さて、上記の問題点ですが、こうやって問題点を列挙していくのもいいの
ですが、実は、根っこにある問題は共通しています。そのポイントを押えて
おくことが最も大事だと思います。

それは、

　　「画面で見せる」ものと、「手元で見る（持ち帰る）」ものは
　　見せ方（作り方）を変えるべきだ

ということが、分かっているかどうかです。


私も講演をやりますが（プロジェクタも使います）、意識しているのは
このポイントです。

画面の方は（一画面の）文字は少なくした方が見やすいですし、
配付資料は話のポイントに絞ってまとめた方が後で見やすいです。
（その方が枚数も少なくできますし）

これは基本的に相容れないものだと思います。

―――――――――――――――――――――――――――――
私の場合、例外的に配付資料そのものを画面に出して説明する
こともありますが、これは補足的なものです。

※　ちなみに、こういうときはパワポを使わず、PDFのファイルを
　　 そのまま「全画面表示」にします。これ便利です。
　　 （時々ご覧になった方から感心されることがあります）

　　 CTRL+「Ｌ」で全画面表示に切り替わり、
　　 CTRL+「＋」、CTRL+「ー」で拡大縮小できます。（←これが便利）
―――――――――――――――――――――――――――――


■　私がタイムマネジメントの講演をする際の資料作成法

話を戻して・・・

画面で見やすくするとスライドの文字は大きく、字数は少なくなります。
そうすると、スライドの枚数は多めになります。
（私の場合平均すると２分前後でスライド１枚のペースです）

そのスライドをプリントアウトしたものも作れますが、手元に置く資料と
しては枚数も多く、分かりにくいものになってしまいます。
（その場はよくても、後で見返す気にはならないでしょう）

そうすると、配付資料の方は別で作るのがベストとなります。
（スライドのプリントアウトは配布しません）


多少手間はかかりますが、私はこの方法がベストだと感じています。

ちなみに、配付資料の内容は、こんな感じです↓
―――――――――――――――――――――――――――――
□　講演内容のまとめ的なページ（２〜３ページ）
　　　文字が主体。ワープロ（WORD）で作成
　　　毎回、依頼元の要望に応じて内容をカスタマイズする

□　タイムマネジメントのやり方・書き方等の解説資料（５〜６ページ）
　　　図入りで作り込んだテキスト（教科書）的な資料（DTP系ソフトで作成）
　　　こちらは毎回作るのではなく、必要なページをピックアップする形で
　　　講演内容に合わせる

□　実際使ってみることができるシート類

―――――――――――――――――――――――――――――

いわゆる「講演」で、ここまでしっかり配付資料を作り込んでいる
人はあまりいないようです（とよく言われます）。

しかし、この方法なら配付資料の作成にそれほど時間はかかりません。
（毎回カスタマイズするのは文字主体の前半の方なので）


ほぼ同じテーマ（タイムマネジメント）で、何度も講演しているうちに
固まってきたやり方ですね。ご参考になれば。

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講演をする人の中には、「配付資料はいらない」という主義の
人もいるようですが、私はそうは思いません。

配付資料には

・（その場で）話全体の流れをつかみやすくする
・メモを書き込んで持ち帰る
・後で話の内容を思い出す

等々の意味があります。
（ですから私の配付資料にはメモ欄を付けてあります）

あと、「どんな話だった？」と後で上司に聞かれたときに
説明しやすいという意味もあります。
（冗談のようですが、サラリーマンとしての経験を振り返ると
　これって意外に大事なポイントだと思います）



今日の記事作成時間は５０分でした。
では、また明日！

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Comments

　講演を聞く側の1人として、配布資料で「『パワーポイント』や『OHPのスライド』の複写」がそのまま配られると「中身の良し悪し」以前に「この発表、やる気あるの?」と言う印象を受けます。
「モノクロコピーでは見難い」事と「余白が少なくて書き込みがやり難い」事の2点が顧慮されておらず、「発表する側の自己満足」で終わっている印象を受ける為です。

　私自身、所属する小さな団体の研修会(身内の勉強会)で何らかの発表(持ち回りなので年に1度はやる羽目に)をする際に「話す内容の見出しだけ」の配布資料(見出しの下はメモ用の空欄)を渡す事にしています。
あと、
「発表中に寝る時は、イビキはかかないでください。」
と言うお願いを本題に入る前にします。

Posted by ｙｕｍｅ at 2009年11月10日 14:34

高校生ですが、プレゼン作成のよい情報を得ることができそうです

頑張ります

Posted by アスしば at 2011年11月17日 16:04

水口です。
コメントありがとうございます。

この記事を書いた時点から２年経って・・・
現在では、スライドや配布資料の作り方は少し変わってきました。

ケースバイケースですが、画面のスライドは１枚当たりの情報を減らし、
枚数を少し増やした感じでやることもあります。
（１枚当たり１分〜１分半くらいのペースです）

『ガー・レイノルズ　シンプルプレゼン』という本は参考になると思います。
本の通りにやろうとすると結構大変なのですが、プレゼンに対する考え方など
見直すところが多々ありました。

Posted by 水口和彦 at 2011年11月17日 19:45