メールの「二段階返信」と「一回返信」の使い分け

こんにちは。水口です。
今日はメールの話を。


■　仕事メールの返信はいつまで待てる？

こんな記事がありました。

ビジネスメールの返信、待てるのは「24時間以内」が6割
（誠 Biz.ID） - Yahoo!ニュース

（『』内は引用です）
　
『　アイ・コミュニケーションは12月7日、「ビジネスメールの返信タイミングに
関するアンケート」の調査結果を発表した。インターネットによる調査で、有効
回答数は230名。

　調査によると、自分がビジネスメールを送った場合に、返事を待てる限度は
「24時間以内」と答えたのは60％。同じく「48時間以内」と答えたのは31％
で、「それ以上待てる」と答えたのは9％に留まった。』
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　（上記サイトより引用）

とあります。

「自分が送ったメールの返事を待てる限度」という設問がちょっと微妙な
感じもしますが・・・

※　この時間が過ぎたらで「催促する」という限度なのか、
　　 この時間が過ぎると「イライラしてしまう」限度なのか、
　　 それによって回答も変わってくると思います。


それはそれとして、

　「仕事のメールは24時間以内に返事がほしい」

と考えている人は６割はいるということですね。
確かに、返信をもらう立場としてはそうですね。
私もそう思います。

※　「２４時間」でも、金曜のメールを月曜に返信するのは
　　 おそらくＯＫでしょう。


ただ、実態として「２４時間以内に返信が返ってくる」かどうかは、相手によって、
会社によって結構バラツキがあるように感じます。

私の場合、８割以上は２４時間以内に返ってきてるかな？　という感じですね。
実態として（ですから２４時間過ぎてもまだ催促はしません。もう少し待ちます）

たとえば「出張でメールを見られなかった」等の理由で２、３日後に返って
くることも結構あります（パソコンを持って出る人ばかりではないんですね）。


上記記事には

『メールは24時間以内に返信することが暗黙の了解として浸透している』

とありますが、私が普段、一般的な（ＩＴ系でない）企業や、自治体などと
やり取りしている感じでは『暗黙の了解として浸透している』というのは、
ちょっと言い過ぎではないかな・・・という気はします。



■　二段階返信と一回返信で迷う・・・

自分が返信する場合、ちょっと悩ましいのが、少し調べたり、作業したり
してから返信するメールです。

こういうのは、「メールを受けた」という意味の返信と、「作業した結果」と
しての返信の２回に分けて返信するのがベターです。

ただ、早めに返せそうな場合は、作業してから１回で返信した方がいいかな
と思うこともあります。（余分なメールは増やしたくないので）


マメに返すのがいいか？　あるいは、余分なメールはあまり増やさない方が
いいのか？　どちらを取るかという感じですね。

これは、私もいまだに迷うことがあります・・・。メールを送るのが面倒くさいと
いうわけではなく、メールの履歴がごちゃごちゃするよりも、１回で済ませた方
が後で履歴を見てもスッキリしますので。


この問題ですが、

　　２４時間以内に返信できる場合は１回で。
　　それ以上かかる（可能性がある）場合は二段階で返信する。

というのがいいのかな・・・と上記記事を見て思いました。
これで運用してみようかと思います。

―――――――――――――――――――――――――――――――

---

今日の記事作成時間は２４分でした。
では、また明日！

---

時間管理術研究所の無料メールマガジンで
モチベーションアップしてみませんか？

メールアドレスを入力すれば登録できます！ →　

バックナンバーはこちら

---

Copyright (c) 2005-2010 BizARK Inc. All rights reserved.

---