2010年01月06日　　　　

仕事用とプライベート用、手帳を２冊に分けるための「前提条件」

こんにちは。水口です。
今日は時間管理とも関係の深い「手帳」の話です。

■　仕事とプライベート、手帳の使い分けをうまくやりたい！

最近頂いたご質問で、

　　「仕事とプライベート、それぞれ書くことがいろいろあるので
　　　２冊に分けて使い分けようとしているのですが・・・、
　　　なかなかうまくいきません。何か良い方法ありませんか？」

という主旨のご質問を頂きました。

手帳の使い分けについては、いろいろ書いておきたいことがありますし、
以前に少し書いたことがありますが、今回、あらためてまとめておこうと
思います。

この「使い分け」の話の前に・・・
これに関連して、こんな疑問を持つ方もおられると思います。

　　そもそも、仕事とプライベートで手帳を分けるよりも、
　　１冊にまとめてしまった方がいいのでは？

まずは、この疑問についての話です。

■　仕事とプライベートで手帳は分ける？　分けない？

仕事とプライベートで手帳を使い分けるかどうか、というのは、
結構悩む人が多いようで、ときどきご質問を頂きます。

一方、手帳や時間管理に関する本をいろいろ読んでいる方のなかには、

　　そんなの、使い分けない方がいいに決まっている
　　１冊にまとめるべきだ

と思う方も結構多いのではないかと思います。

というのは、手帳や時間管理の本では「１冊にまとめるべき」という主張
の方がかなり多く、「２冊に分けてもいい」という人はほとんどいません。

だったら・・・結論は明らかじゃないの？　と思いたくもなりますが
この話、ちょっとした落とし穴があります。

もう少し詳しく説明しましょう。

■　２冊に分けるデメリット

まず、上記のように「手帳は１冊にまとめるべきだ」と主張する著者の
多くは、経営者やフリーで仕事をするライター系の人が多いという点に
注意が必要です。

これらの職業だと、どうしても時間的には不規則になりがち。
夜に仕事がらみの会食や打ち合わせが入ることもあれば、逆に平日の
昼間に自由に使える時間ができたりします。

こういう仕事をしている場合は、手帳を２冊に分けることは、ミスの原因
になりがち。「手帳を２冊に分けるデメリット」が大きいわけです。

ですから、そんな著者達が「手帳は１冊にまとめるべきだ」と主張する
のは分かりますし、私自身も１冊だけ使用しています。

ただ、仕事によっては「２冊に分けるデメリット」があまり無いケースも
あります。

たとえば、会社勤めをしていて、仕事の時間がほぼ決まっている場合、
不規則な残業が少ない場合、２冊に分けることのデメリットはあまり
ありません（分けたことで失敗する可能性が低いということです）。

もし、「２冊に分けることのメリット」が、その「デメリット」を上回るようなら
「２冊に分けた方が合理的」ということにもなるわけです。

■　２冊に分けるメリット

その「２冊に分けることのメリット」があるかどうかですが、私はあると考えます。

一つは、それぞれ書き込む量が多くなってくると、分けた方が書き込みやすい
という点。

もう一つは（これが重要なのですが）、プライベートの予定を書いた手帳を
職場で開くことに抵抗を感じる人が多いという点です。

たとえば、会社で手帳を開いたときに、そこに「○○試験の勉強」といった
個人的な（資格試験等の）予定が書いてあったらどうでしょうか・・・？

会社の仕事とつながりが深く、勉強することを職場で公言しているような
場合はいいとして、そうでない場合、職場の人に見せたくないこともあると
思います。「転職するつもり？」とか勘ぐられても嫌ですしね・・・。

そういう状況で「職場で手帳を開きにくい」→「手帳を開かなくなる」→
「アポイントメントやタスクの管理がうまくいかなくなる」となってしまっては
良くありません。

こういうケースでは特に「２冊に分けるメリット」は大きいです。

■　「手帳を２冊に分ける」ための前提条件

このように「２冊に分けるか？　分けないか？」という問題は、単純に
「１冊にすべき」と片づけられないものです。

たとえば、私自身は「１冊にまとめる派」ですが、だからといってすべての
人にそうすべきだとすすめるわけではありません。

上記のメリット・デメリットを考えて決めてほしいと考えています。

「職場で見られても気にしないし、分けると面倒なので・・・」という人は
１冊でいいと思います。

「職場で（プライベートの）予定を見られるのは嫌。でもプライベートの
　タスクもちゃんと管理したい（書き込みたい）」というなら２冊でしょう。

ただし、ひとつだけ条件はあります。

「２冊に分ける」ための前提として、仕事の時間がある程度規則的に
なっている必要があります。

フリーランスのような仕事で、仕事とプライベートの時間の区切りがあまり
はっきりしていない場合や、会社勤めでも残業時間が極端に長かったり
短かったりバラバラな場合は「２冊に分ける」のはおすすめできません。

そこがクリアできていれば（そして分けるメリットを感じるなら）、２冊に
するのもおすすめです。１冊でうまくいかないと感じることの多い方は
２冊方式を試してみるといいかもしれません。

というわけで、「２冊方式」をうまく行うためのコツについては、
次回に続きます・・・。

今日の記事作成時間は３８分でした。
では、また明日！

Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(0)│TrackBack(0)