2010年07月28日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

会議は1時間以内に終わらせよう!


こんにちは。水口です。

ちょっと古い話(1ヶ月くらい前)ですが、このブログではまだ紹介して
いなかったので、紹介しておきます。

日経WOMANさんのサイト「nikkei WOMAN Online」に、

   『仕事に追われないタイムマネジメント術』

という記事が掲載されています。

この記事には、読者インタビューとともに、私のコメントも紹介されてます。
(元々は雑誌で記事になっていたものです)


(1ページ目がこちら↓)
仕事に追われないタイムマネジメント術
:日経ウーマンオンライン【自分を変える!新☆仕事術】



■ 女性リーダー&管理職に対するアンケート

1ページ目はアンケートが掲載されています。

このアンケートは、日経WOMANさんの読者のなかでも、リーダー&管理職を
対象にしたものです。見てみると・・・こんな感じです。


□ TO DOリストを作成しておく → 「はい」 80.5%

この80パーセントという数字は、かなり高い方です。

※ 同様に「TO DOリストを作成しているか(タスクを書きとめているか)」という
   質問をビジネスパーソンに聞いた別のアンケートを見たことがありますが、
   そこでは3割程度という結果でした。
   また、企業に出向いて研修をする際などに聞いてみると、やはりタスクを
   書き止めている人は少数。私の経験では3割にも満たない印象です。

元々、タスク管理や時間管理に対しては、男性よりも女性の方が関心が高い
傾向がありますし、さらに「リーダー&管理職」なので、タスクを管理することの
重要性を自覚している人が多いのだと思います (ワーキングマザー比率も高い
と思いますし)。

※ こういうと何ですが・・・男性はどちらかというと「残業すればなんとかなる」
   というあきらめが早い(時間内に終わらせようという意識が薄い)傾向が
   あると思います (私にもそうでした・・・(汗))。


■ 会議や打ち合わせの時間

というように、このアンケートの対象者は、仕事の効率や段取りに対する意識は
高いと考えられます。そういう人は他の質問にこう回答しています。


□ 自分が主宰する会議や打ち合わせは
   1時間以内に終わらせる          → 「はい」 64.7%

会議の時間にも時間意識が表れるものですが、「1時間以内に終わらせる」と
いう人が6割以上というのは多いと思います。少人数のミーティングを除けば、
会議の時間は2時間や1時間半というのが、割と一般的ですから。

こういう意識を持った人が増えると、職場の会議や打ち合わせに取られる時間
が短くて済むようになっていきます。こういう心がけは大事だと思います。


■ 昔よりはマシ?

社会人経験の長い人は、会議の時間に関して「昔に比べるとマシになった」と
感じている人も多いと思います。

たとえば、私が社会人になった'90年代前半頃、あるいはそれ以前と比べて、
会議の時間は短くなっているとは思います。

※ 昔は、「偉い人は、会議には必ず遅れてくる」といった風潮や、「下手をする
   とエンドレスになる会議」なんて話も割と聞きましたが、さすがに最近は聞く
   ことが少なくなってきたように思います。


しかし、まだ短縮できる余地があるのも事実です・・・。

たとえば、会議や打ち合わせは、議題(この会議で何を決めるか)が明確に
なっていて、話を脇道にそらされることが少なければ、1時間どころか30分
以内で終わらせることも可能です。 (実際に実践している企業もあります)


■ 会議と残業の関係

こういうと、少し反発もあるかもしれませんが・・・
すごく、ざっくりとした傾向として分類するとしたら、

  いつも残業時間が長い人   → 会議時間も長い

  残業をしない・残業が短い人 → 会議時間も短い

こんな傾向があるように感じます。
(もちろん例外もありますが)

どうしても、残業時間が長い人は、時間的にルーズになりがち。そういう
傾向があるのは否めません。 (←しつこいですが・・・例外もあります)


単純に考えて、 週1回・2時間 の会議時間は、

  週に40時間働く人にとっては → 5パーセントに相当

  週に60時間働く人にとっては → 3.3パーセントに相当

  週に80時間働く人にとっては → 2.5パーセントに相当

となります。

残業が長い人ほど、会議が長くなっても、全体に及ぼす影響が少ない。
つまり、少々会議が長くなっても痛手は少ないということになります。

だから、ついルーズになってしまうわけですし、そういう感覚は、未だに多くの
職場に残っているように思います。(特に社歴の長い企業では)

残業を短く、メリハリのある働き方をするためには、会議に関して思い切った
ダウンサイジングをはかる必要があるのではないですかね。多くの職場で。



今日の記事作成時間は40分でした。
では、また明日!


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Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(0)TrackBack(0)

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