2010年07月28日　　　　

会議は１時間以内に終わらせよう！

こんにちは。水口です。

ちょっと古い話（１ヶ月くらい前）ですが、このブログではまだ紹介して
いなかったので、紹介しておきます。

日経WOMANさんのサイト「nikkei WOMAN Online」に、

　　　『仕事に追われないタイムマネジメント術』

という記事が掲載されています。

この記事には、読者インタビューとともに、私のコメントも紹介されてます。
（元々は雑誌で記事になっていたものです）

（１ページ目がこちら↓）
仕事に追われないタイムマネジメント術
：日経ウーマンオンライン【自分を変える！新☆仕事術】

■　女性リーダー＆管理職に対するアンケート

１ページ目はアンケートが掲載されています。

このアンケートは、日経WOMANさんの読者のなかでも、リーダー＆管理職を
対象にしたものです。見てみると・・・こんな感じです。

□　TO DOリストを作成しておく　→　「はい」　80.5％

この80パーセントという数字は、かなり高い方です。

※　同様に「TO DOリストを作成しているか（タスクを書きとめているか）」という
　　質問をビジネスパーソンに聞いた別のアンケートを見たことがありますが、
　　そこでは３割程度という結果でした。
　　また、企業に出向いて研修をする際などに聞いてみると、やはりタスクを
　　書き止めている人は少数。私の経験では３割にも満たない印象です。

元々、タスク管理や時間管理に対しては、男性よりも女性の方が関心が高い
傾向がありますし、さらに「リーダー＆管理職」なので、タスクを管理することの
重要性を自覚している人が多いのだと思います（ワーキングマザー比率も高い
と思いますし）。

※　こういうと何ですが・・・男性はどちらかというと「残業すればなんとかなる」
　　というあきらめが早い（時間内に終わらせようという意識が薄い）傾向が
　　あると思います　（私にもそうでした・・・（汗））。

■　会議や打ち合わせの時間

というように、このアンケートの対象者は、仕事の効率や段取りに対する意識は
高いと考えられます。そういう人は他の質問にこう回答しています。

□　自分が主宰する会議や打ち合わせは
　　１時間以内に終わらせる　　　　　　　　　　→　「はい」　64.7％

会議の時間にも時間意識が表れるものですが、「１時間以内に終わらせる」と
いう人が６割以上というのは多いと思います。少人数のミーティングを除けば、
会議の時間は２時間や１時間半というのが、割と一般的ですから。

こういう意識を持った人が増えると、職場の会議や打ち合わせに取られる時間
が短くて済むようになっていきます。こういう心がけは大事だと思います。

■　昔よりはマシ？

社会人経験の長い人は、会議の時間に関して「昔に比べるとマシになった」と
感じている人も多いと思います。

たとえば、私が社会人になった'90年代前半頃、あるいはそれ以前と比べて、
会議の時間は短くなっているとは思います。

※　昔は、「偉い人は、会議には必ず遅れてくる」といった風潮や、「下手をする
　　とエンドレスになる会議」なんて話も割と聞きましたが、さすがに最近は聞く
　　ことが少なくなってきたように思います。

しかし、まだ短縮できる余地があるのも事実です・・・。

たとえば、会議や打ち合わせは、議題（この会議で何を決めるか）が明確に
なっていて、話を脇道にそらされることが少なければ、１時間どころか30分
以内で終わらせることも可能です。　（実際に実践している企業もあります）

■　会議と残業の関係

こういうと、少し反発もあるかもしれませんが・・・
すごく、ざっくりとした傾向として分類するとしたら、

　　いつも残業時間が長い人　　　→　会議時間も長い

　　残業をしない・残業が短い人　→　会議時間も短い

こんな傾向があるように感じます。
（もちろん例外もありますが）

どうしても、残業時間が長い人は、時間的にルーズになりがち。そういう
傾向があるのは否めません。　（←しつこいですが・・・例外もあります）

単純に考えて、 週１回・２時間 の会議時間は、

　　週に40時間働く人にとっては　→　５パーセントに相当

　　週に60時間働く人にとっては　→　3.3パーセントに相当

　　週に80時間働く人にとっては　→　2.5パーセントに相当

となります。

残業が長い人ほど、会議が長くなっても、全体に及ぼす影響が少ない。
つまり、少々会議が長くなっても痛手は少ないということになります。

だから、ついルーズになってしまうわけですし、そういう感覚は、未だに多くの
職場に残っているように思います。（特に社歴の長い企業では）

残業を短く、メリハリのある働き方をするためには、会議に関して思い切った
ダウンサイジングをはかる必要があるのではないですかね。多くの職場で。

今日の記事作成時間は４０分でした。
では、また明日！

Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(0)│TrackBack(0)