2010年07月29日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

バタバタしがちな状況における 「タスクのさばき方」の紹介


こんにちは。水口です。

昨日の記事↓で日経WOMANオンラインの記事を紹介しました。
会議は1時間以内に終わらせよう!


この元記事についてもう少し・・・。

まず、昨日紹介した1ページ目に続いて、2ページ目には読者のコメント
(実践していること)が掲載されています。いいことも書いてありますので、
興味のある方はご覧を↓

(その2ページ目はこちら↓)
仕事に追われないタイムマネジメント術
:日経ウーマンオンライン【自分を変える!新☆仕事術】



さらに続いて、3ページ目には私の解説が載っております。

(3ページ目はこちら↓)
仕事に追われないタイムマネジメント術
:日経ウーマンオンライン【自分を変える!新☆仕事術】



■ 忙しい人のための 「タスクさばき術」

ここで紹介しているのは、「時間管理」とはいっても、手帳やパソコンの使い方
(アポイントメントやタスクの整理の仕方)ではなく、主にタスクのさばき方です。

これは、もちろん時間管理にも関係してくる話でもありますし、他の媒体でも
述べているので、既に頭に入っている方もおられるかもしれませんが、復習を
兼ねて紹介しておきます。

ここであげているポイントは4つです。


1. 仕事が発生した時点で
   「すぐやる」「TO DOリストに加える」「やらない」に振り分ける


タスクを「頭で覚えておく」のは、ミスや失敗のもと。人間の短期記憶の容量と
一日にこなすタスクの量を考えれば、これは明らかです。

しかし、すべてをTO DOリストに書く(=あとでやる) とするのは、タスクが溜まり
すぎてしまう原因になりがち。ひどい場合は「リストを見るだけでウンザリ・・・」 
なんてことにもなりかねません。

ですから、すぐに終わる(その場で対応できる)ことは、その場で処理することも
重要。特に忙しくてバタバタしがちな人はそうです。

そこで、

・ 短時間でできるタスクは「すぐやる」。

・ その場でできない・すぐにできないものは書きとめる (後でやる)。
  (普通のTO DOリストでなく、日付別のリストがおすすめ)

・ 「これはやらない(人に振る・あるいは断る)」という判断も早めに

という三択になるわけです。

なかには「できればやる(できればやりたい)」というタスクもでてきますが、
仕事の場においては特に、こういう宙ぶらりんのタスクはあまり作らないの
がおすすめです。仕事の場では「やれること」「やれないこと」を周りに対して
明らかにしていくことも大事(期待させといてやらないのはNG)ですから。


2. 「TO DOリストの項目は少ないほうがいい」と考える

TO DOリストを作り始めると、どんどん書き込んでしまう人もいますし・・・
項目が少ないと「これでいいのかなあ?」と不安になる人もいます。

しかし、(書き漏らしがあるという意味でなく)リストが少ないのは全然OK。
逆に、リストがふくれあがる方が、実は要注意です。


なぜなら、それは「その場でできることを後回しにしている」ことの表れかも
しれないからです。

  慢性的にタスクが多い → ちょっとした頼まれごとや相談ごとも後回し
  → ますますタスクが増える → ・・・ 

という悪循環になっているのかもしれません。

逆に、リストが少なければ、余裕があるので、その場その場で発生する仕事を
さっさと終わらせることもできます。そうすると、必要以上にタスクを溜めこまず
にすみます。先の悪循環の逆で、「余裕があるから、仕事が溜まらない」という
好循環のサイクルです。

というわけで、 「リストの項目は少ないに越したことがない」 と思うくらいが
ちょうどいい・・・ というのは、バタバタしがちな状況のなかで大事なことです。


3. 「いつまでに」より「いつやるか」を意識する

「いつまで(期限)」よちも「いつやる(実行日)」が重要だという話です。
期限を意識するだけでなく、タスク実行日を決めてしまおうということです。

これにはいろいろな効果があって・・・

仕事の先延ばしを防ぐ効果や、タスクを実行するための時間を確保し、
仕事量をコントロールする効果。

さらに、当日やるべきことを素早くつかめる(すぐ行動できる)効果や、
「今日のタスク」と「明日のタスク」を切り分ける効果など・・・。

詳しく語り出すと、時間管理の話全体に波及するくらい重要なことです。
実行日を決めるのと、決めないのでは、大きな違いが生まれるというのは
本当に実感しています。


4. 「降ってくる仕事」のための空き時間を必ず設ける

上記の「タスクは少ない方がいい」という話とも関連しますが、アポイントメント
を含めた仕事量(アポイントメント+タスクの量)で、仕事の時間をすべて使い
切ってしまうのは問題です。ですから、


当日発生する仕事があるので、そのための余裕(空き時間)を持っておく。

というのはとても大事。「時間管理」というと、計画通りに行動するという
イメージがありますが、100パーセント計画通りに行動できるなんてことは、
(普通の仕事では)まずあり得ません。当日発生するあれこれに対応する
余裕を持っておくことは、絶対に必要です。

※ ここを間違えて、タスクを詰め込みすぎた予定を立てると、毎日毎日
   「タスクの先送り」ばかりで、管理するのが煩雑になりますし、何よりも
   気分的にも重苦しくなってしまいます。こういうタスク管理は続きません。



これらの解説↑は、このブログをお読みになる方対象に、やや突っ込んだ
解説になっております。もう少しやさしい解説は、元記事の方にもあります
ので、そちら↓もご参照ください。

(このページです↓)
仕事に追われないタイムマネジメント術
:日経ウーマンオンライン【自分を変える!新☆仕事術】





今日の記事作成時間は43分でした。
では、また明日!


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Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(0)TrackBack(0)

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