2011年04月22日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

継続しやすいタイムマネジメントの「手法」 : その2つの要件


こんにちは。水口です。

今週のメールマガジンでは、タイムマネジメントに関連した話として
『「波」はつきものだと考えよう』 という話を書きました。

今日はこれに関連した話です。


■ 「波」があるのは当たり前

この「波」というのは、仕事に対するモチベーション(やる気)の波であったり、
タイムマネジメントそのものに対する熱意の波であったり、仕事上の忙しさ
からくる注意力の波であったりします。


「そんな波なんて、あるべきではない」というのは、ある意味正論ですが、
現実的ではありません。

そもそも、人のやる気は常に一定というわけではありません。ちょっとした
出来事や体調の変化で変わることだってあります。また、やる気があまり
出ないときには「やる気を出そう」と思っても出せるものではありません。

もし、仮に「常にやる気が満ちあふれている人」がいたとしても、いろいろ
忙ししくなったり、抱えている課題が大きかったりするときには、どうしても
そちらに思考力・注意力が向いてしまうはずです。そうなると、タイムマネ
ジメントの方は、いくらか「なおざり」にならざるを得ません。これも(タイム
マネジメントに関しては)「波」のひとつです


こうした、タイムマネジメントに関する「波」をまったく無くすのは不可能です。
だからこそ、タイムマネジメントは、できるだけ手間がかからない方法で行う
べきだ。というのが、私の基本的な考え方の一つです。

このあたりまでは、メールマガジンにも書きました。
カンタン!効果的な!時間管理術!メールマガジン [まぐまぐ!]
【KKJ】265 タイムマネジメントを継続するために(2)



■ タイムマネジメントやタスク管理が挫折する理由

この話をもう少し突っ込んで考えてみましょう。

たとえば、手の込んだやり方のタイムマネジメント(やタスク管理)の手法を
試してみた。最初はちょっとテンションが上がって盛り上がるんだけど、それ
を継続するのが難しい・・・という話は、掃いて捨てるほどあります(私自身も
掃いて捨てるほど経験しています)。その原因の多くは、こうした「波」にある
と思います。

※ そもそも、新しいことを始めようとするくらいですから、その時期は
   もともとやる気が高いわけです。しかも、その手法を始めたばかりで
   あれば、その手法自体に対する興味が、さらにやる気をかきたてます。
   ある意味「やる気Max」状態でスタートを切るわけです。

   でも、その「やる気Max」状態が長く続くとは限らないわけで・・・、
   たとえば、仕事が忙しくなると、仕事そのものに注意が向いて、タイム
   マネジメントはおろそかになりがち。そこで手を抜くと、今度は再開する
   のがつらくなり、結局挫折してしまう・・・というわけです。
   (「GTDのレビューが続かない」という話はよく聞きましたが、おそらく、
    これに近いメカニズムで挫折した人が多いと思います)

   しかも、困ったことに、こうなったときの挫折感はハンパないです。
   「最初はあんなにやる気があったのに」「なんで継続できないんだ」
   「継続できない自分はダメだ・・・」という感じです。
   (私自身も、過去に何度もこういう挫折感を味わいました)


■ 挫折しにくいタイムマネジメントは?

じゃあ、挫折しないためにはどうすればいいか?

こういう「波」の存在を否定するのは、理想論としては間違ってませんが、
現実には難しいものです。

逆に、「波」があることを前提に、継続しやすい手法を構築する方が、
タイムマネジメントは継続しやすくなります。さっきの「やる気Max」状態
のときには「物足りない」と感じるくらいの方がいいのです。


タイムマネジメントやタスク管理には、さまざまな手法があります。

たとえば、アポイントメントだけでなく、タスクについても細かく実行時刻を
決めて時間割を作るのも、一つの方法です。

しかし、この手法は多くの人にとって、手間がかかるものになりがちです。
たとえば、「ちょっと上司に呼ばれた」「現場でトラブルが起こった」などの
予定外のことが起これば、そのたびスケジュールの見直しが必要になります。

元のスケジュールが詳細でリジッドな(固定された厳密な)ものであるほど、
その修正にも手間がかかります。ですから、この「時間割方式」は、予定外
の仕事がそれなりにある人だと、実行するのが大変なのです。
(一人でこもって作業できるタイプの職人や作家なら大丈夫かもしれません)

これは「手間がかかりすぎて継続できない」例です。この逆を行くには、
タイムマネジメントはできるだけ手間をかけないことが必要です。


あるいは、手間もそうだけど、「取りかかるハードルが高い」ことが、継続
を難しくするケースもあります。

その典型的な例が、毎朝「今日の計画」を立てるという方法です。

いま自分が抱えているタスクを整理し、そのなかから「今日やるべきタスク」
をピックアップする作業は、やってみるとかなり時間と頭を使うものです。

いくら「この2、30分が、それ以上の効率化を生むのだ!」と言われても、
やはり、取りかかるハードルが高いのは事実。やる気のあまり出ないときに
実行できなくても不思議ではないと思います。

こうならないためには、タイムマネジメントにおけるひとつひとつの作業の
負荷が低くなるようにするしかありません。


このように、

・ (トータルとして)手間があまりかからないこと
  (計画を立てるのも、修正するのも簡単なこと)

・ ひとつひとつの作業の負荷が低いこと
  (取りかかるときのハードルが低いこと)

この2つの要件は、タイムマネジメントを「継続しやすくする」という
観点で、極めて重要なことだと私は考えています。

また、最初っから、あんまり張り切りすぎないことも大事かもしれません。
「張り切らなくてもできる」やり方を探すことが重要ですから。


というここまでの話、参考になる方もいるかなと思ったので
書いてみました。ここからは、ちょっと蛇足になります・・・。




タイムマネジメントに関する手法は人それぞれいろいろありますし、本も
いろいろ出ています。米国では「その筋の権威」的な人もいたりします。

しかし、そこで紹介されている手法は、上記の2つの要件を満たしている
ようには思えない・・・。つまり、タイムマネジメントの手法自体、まだまだ
未成熟なんじゃないか?というのが私の考え(仮説)で、だから今の仕事
を始めたわけなんです。今の仕事は5年続けていますが、やはりこの仮説
は合っているように思えます。



本当は、今日紹介しようと最初に思ったネタがあったのですが・・・(汗)
話がちょっと違う方向にいってしまったので、またあらためて書きます。

今日の記事作成時間は47分でした。
では、また次回!


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Posted by 水口和彦 at 11:30│Comments(1)TrackBack(0)

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この記事へのコメント
ブログ拝見させていただきました。

・トータルとして手間があまりかからないこと

・ひとつひとつの作業の負荷が低いこと

この2つの要件、確かに大切ですね。

とても勉強になりました。

有難うございます。
Posted by 起業支援 at 2011年04月27日 20:08
 

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