2011年05月17日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

『CIRCUS』誌の取材を受けました:時間管理のマトリックスについて


こんにちは。水口です。

ちょっと紹介が遅くなってしまいましたが、現在販売されている
「CIRCUS」という雑誌に、私の取材記事が載っています。

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「CIRCUS」という雑誌は、昔は「男性誌」的な雑誌でしたが、
現在は(やや若手向け)ビジネス誌という感じになっています。


今回、私が取材を受けたのは『残業ゼロの「優先順位」の付け方』というタイトル
の記事です。(2ページものの記事です)

優先順位の話、たとえば「緊急な仕事よりも重要な仕事を優先すべし」といった
話は、ちょっとピンとこないところがある(実践に活用しにくい)ので、それよりも
実践的な方法はないか? という主旨で受けた取材です。

サーカス6月号取材記事


私からのコメントとしてはまず、仕事に「順位」をつけるだけでなく、
「やる」か「やらない」かの決断を下すことが必要だという話をしています。
(これまでにも本やブログでも書いた内容ですが)


そしてもうひとつ、マトリックスに関する話をしています。

よく言われる「緊急性」と「重要性」のマトリックスは、概念としては分かるけど、
行動に反映させにくい、つまり、実践にはなかなか応用しにくいものです。

たとえば、「出張旅費の精算」という仕事は「業績を高めたい」という目的に
おいて、必ずしも重要性は高くありませんし、通常、緊急性もそれほど高い
わけではありません。

しかし、重要性が高くないからといって放ったらかしにしておけば、後になって
催促されてあわてたりすることになります。これは気分のよいものではないし、
バタバタあわてるのも嫌ですよね。

要するに、この仕事は「遅かれ早かれやらなければならない」タイプの仕事です。
それならば、「重要性が低い」からといって後回しにするのも変な話。どうせなら
さっさと片付けてしまった方が、気分的にもスッキリします。

実際に時間の使い方が上手な人は、このような仕事はさっさと済ませてしまう
傾向があると感じます。


そんなふうに、実際の仕事には「重要性」や「緊急性」の尺度だけでは、うまく
判断しきれない事象が多いものです。

そこで、この記事では、それよりも実践的なものとして、別のマトリックスを提示
しています。

選択肢マトリクス

こういうマトリックスは、作ろうと思えばいくらでも作れるものです。私自身、発表
している以外にも、いろいろな尺度のマトリックスを検討しています。しかし、重要
なのは、それが実際の行動指針として役立つかどうかです。そういう意味で、この
マトリックスは比較的実用性が高いものです。

その尺度は

  「重要」 ← → 「重要でない」
  「できればやっておいた方がよい」 ← → 「やらなくてはならない」

というものです。

早く言えば、「重要であろうがなかろうが、いずれやらなければいけないものなら、
さっさとやってしまった方がいい」ということです。
(もちろん、こうしたタイプの仕事を安易に引き受けすぎないことも必要です)


また、「できればやっておいた方がいい」というタイプの仕事もいろいろあります。
本当に「やらなくてもいい」仕事もあれば、「今はやらなくてもいい」仕事もある
わけです。

後者の「今はやらなくてもいい」仕事は要注意。先延ばしにばかりしていると、
将来の業績は低下してしまうこともあります。いかに、この領域に時間を投入
できるかが重要なわけです。


そのためには

  「この領域の仕事をしっかりやらなければ!」と自分に言い聞かせる

ことだけでは、なかなかうまくいかないものです。

この領域の仕事も、積極的に自分のスケジュールに組み込むことが必要に
なってきます。私のやり方で言えば、

  「実行日を決めて、タスクとして書き込む」

ことを行うわけです。


どんなに重要な仕事でも、本人が「時間ができたらやろう」と思っているうち
は、なかなか実行に移せないものです。

本当に重要な仕事なら「この日にやろう」と決めること。それを書きとめること。

そういう具体的な行動なしに、「重要な仕事を優先しよう」と自分に言い聞かせ
ても、なかなか実行できずに「画に描いた餅」になってしまいやすいものです。

それで、上記の記事には、(本やブログの読者には)おなじみの、タスクや
アポイントメントの書き方も載せているわけです。

※ どちらかというと、先の「マトリックス」的な概念よりも、こちらの方が
  より重要なくらいです。




「時間ができたらやろう」ではなく、「この日にやろう」と決めること。
それをその「実行日」に書きとめること。

これがタイムマネジメント(時間管理)において、最も重要なことといっても、
過言ではないと思います。



今日の記事作成時間は30分でした。
では、また次回!


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Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(0)TrackBack(0)

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