2011年05月27日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

「A4縦」文書の余白は何ミリにしますか?


こんにちは。水口です。
今日はパソコン関係(文書作成)に関する話です。

こんな記事がありました。

本文エリアの拡大は余白の設定で(第2回):A4一枚でまとめるビジネス文書の極意

『』内は引用です)

『 それでは今回から、「ビジネス文書A4一枚主義」を実践するためのテクニック
を解説していこう。第2回から第18回までは、「Part1. A4一枚 スマートなビジネ
ス文書の定番ワザ」と題して、基本的な方法を取り上げる。Word操作のおさらい
も兼ねて読んでいただきたい。(中略)

 最初に着目したいのは、文書の本文領域の上下左右にある、空白の部分。
用紙の端から本文領域までのエリアだ。これを余白やマージンと言う。

 Wordの場合、新規文書を作成すると、余白は自動的に上が35.01mm、
下および左右が30mmに設定される。初期設定のままで文字を入力すると、
1行40文字×36行がA4の標準の文字量になる。

 実はこの余白の幅は、自在に設定できるようになっている。当然この余白
エリアを小さめに設定すれば、その分本文領域が拡大し、1ページにより多くの
文字を詰め込める。その逆もまたしかりだ。 』

                                  (上記記事より引用)


「文書を1枚にまとめるために、余白をうまく設定しよう」という主旨の記事です。

「余白を自分で設定するなんて、常識じゃん」「そんなのもうやってるよ」という
声もあるかと思いますが (←私もそう思ったけど・・・)、あくまで初心者向けの
記事のようなので、そういう突っ込みはしないでおきます。


で、上記の記事ではWord(2010)を使う場合の余白の設定法が記載されて
います。それはそれでいいとして・・・


気になるのが、こういう記事では、

  「こうすれば設定できるよ」ということは書かれているが、
  具体的に「何ミリまでOK」ということが書かれてない

ことが多いところ。上記の記事もそうです。


「一般的には何ミリまでOK」って具体的に書いてしまった方がいいと
思うのですが、そういう記述はめったに見かけません。
(書いてしまった方が、特に初心者には親切だと思うのですが)



というわけで、私なりの基準を紹介してみたいと思います。
あくまでも個人的な基準ですが、サラリーマン時代も現在も使っていて、
特に問題になったこともないので、それなりに汎用性はあると思います。


私が余白を削りたい(文章を詰めたいとき)の基準は、
――――――――――――――――――――――――――
 左 : 20ミリまでOK 
 右 : 10ミリまでOK
 上 : 15ミリまでOK
 下 : 10ミリまでOK
――――――――――――――――――――――――――
としています。

左右でアンバランスなのは、もちろん左にパンチ穴を開けるためです。
(※1枚ものの文書なので、片面印刷を前提にしています)

たいていのパンチでは余白18ミリでもOKなのですが、ちょっと余裕
を見て20ミリにしています。

上は詰めすぎると違和感があるので最低15ミリは残し、下はもう少し
詰めても大丈夫なので10ミリまではOK。

これが、私が経験的に身につけた(割とギリギリの)余白です。
(余裕があるときは、これに5ミリプラスすることもあります)

前の会社の頃からこの余白を使ってますが、「余白が少ない」と文句を
言われたことはありません。すべての会社でOKとは言い切れませんが、
たいていの職場で問題ないと思います。


また、これは蛇足ですが・・・
――――――――――――――――――――――――――
フォントサイズは10〜11ポイントの間。
(注釈などは8〜9ポイントも可)

フォントはゴシック系を使用する。
――――――――――――――――――――――――――

というのが、私のビジネス文書書式の「マイルール」です。

明朝系のフォントを使わないのは、ゴシック系の方がフォントサイズが
小さくても読みやすいのと、コピーを取ったときにくっきり写りやすい
からです。

※ 明朝系フォントはコピーでかすれやすいので、あまり使いません。
  最近は昔ほどコピーしない(PCから直接プリントする)ので、
  あんまり気にしなくていいとも思うのですが、昔のクセで・・・。

ただ、フォントは会社によって違いますから(明朝系をよく使う会社も
あるので)、周りに合わせるのもよいかと思います。
(上記はあくまでも私個人のルールです)



今日の記事作成時間は28分でした。
では、また次回!


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Posted by 水口和彦 at 12:00│Comments(2)TrackBack(0)

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この記事へのコメント
いつも楽しみに拝見しています。

私もワードをよく使い、都度テキトーに余白調整していたため、今回の数字はひとつの目安として参考になりました。ありがとうございます。

水口様のこういったTIP的な情報提供、いつも採り入れさせてもらっていますヨ。
Posted by MM at 2011年06月01日 09:57
水口です。
MMさん、コメントありがとうございます。

また何か気づいたことがあれば、
書かせて頂きますね。

ありがとうございます!
Posted by 水口 和彦 at 2011年06月01日 21:42
 

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