2012年02月19日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

メールを効率化するためには? (その1)


こんにちは。水口です。

2月17日の日経産業新聞に、私が取材を受けた記事が
掲載されました。『メール処理 賢く短く』というタイトルで、
メールの効率的な使い方に関する記事です。
(記事は私を含めて3名への取材で構成されています)


■ メールを効率化するためには?

「メールを効率的に使う方法」というと、「素早く目を通す」
あるいは「素早く返信する」といった話がよく出てきますし、
それ以外にも「過去のメールから必要な情報を探す」ことも
効率化のためには重要です。

そんな「メール術」的なものは、いろいろ提唱されますし、
私もそういうのを見つけたら(本やWebなど)、できるだけ
目を通すようにしています。

ただ、最近感じているのは、個別のノウハウをうんぬんして
も仕方ないのかなあ・・・ということです。

メールの効率的な処理方法を考えるためには、

 □ どういうタイミングで読むか
 □ どういうタイミングで返信するか
 □ 返信を忘れないようにするためにどうするか
 □ メールの二度読み、三度読み(←効率悪化の要因)を
    いかに少なくするか
 □ 処理後のメールをどう整理するか(あるいはしないか)

といったことを総合的に考え、自分なりのサイクルを作って
いかないと、うまく効率化できないように感じています。
(自分なりのルールを作るということです)

※ もちろん、そのサイクルは効率的に行える(手間が
  かからず確実な)ものであることが重要です

そういう意味で、個々のノウハウをうんぬんしても、あんまり
意味がないんじゃないかなあ・・・と思うわけです。


■ ノウハウの背後にある「考え方」の方が重要かも?

たとえば、上記の記事では「即返信は避ける」というノウハウ
が紹介されています(※これは私のコメントではありません)。
これは、短いやり取りをくり返していると、かえって非効率だと
いう経験から編み出された方法だそうです。

確かに、短いやり取りをくり返していると、メールに追われて
他の仕事に集中できない状況が生まれてしまったりします。
それよりも電話した方がずっと速いかもしれません。

また、上司がクイックレスポンスしてくれるのに甘えて、自分で
考えずに「とりあえず」メールする部下が増えるという懸念も
あるかもしれません。

そんな状況を避けるために、あえてクイックレスポンスを避ける
というのは、考え方としてありだと思います。


ただ、私個人の考え方としては、そのメールを読んでしまったの
であれば、わざと返信を遅らせることはないと考えます。あとで
またそのメールを確認して(つまり二度読みして)返信するのも
効率が悪いですし、返信を忘れるリスクもあるからです。

また、メールのやり取りを少なくするためには、レスポンスだけで
なく、メールの内容も重要です。
――――――――――――――――――――――――――――――
 たとえば、アポイントメントを決めるときに・・・

     (受信メール)              (送信メール)
 「○○の件で打ち合わせを・・・」    「では、来週やりましょうか」
 「いつご都合がよろしいですか?」   「月火が出張なので、そこ以外で」
 「水曜日の○時でどうでしょう?」   「じゃあ、その時間で」
 「了解です。よろしくお願いします」   「こちらこそよろしくお願いします」

・・・とやり取りしていると、1つのアポイントメントを決めるのに、
メールを3往復も4往復もする必要があります。

これは工夫すれば2往復程度に減らせます。
(最初の返信で日時を3つほど提示して選んでもらうと早い)
――――――――――――――――――――――――――――――

そんな感じで、私の場合は「あえて即返信しない」という手段は
取っていません。(メールの往復を少なくする工夫はしていますが)

もうちょっと具体的に言うと・・・

集中したいタスクの実行中にはメールは見ないようにしているので、
結果的に「即返信しない」ことが多いのです。でも、メールの処理を
している最中に入ってきたメールには即レスすることがあります。

本質的なこととして本当に重要なのは、「メールと他の作業の区切りを
つけること」ではないですかね。私の場合、それを重要視しています。

その結果「即返信しない」ことが多いわけですが、別に「即返信しない」
ことにこだわってるわけではありません。私の場合。


一方、もし「部下が上司を頼りすぎないように」という意味合いがあって
「即返信しない」やり方を取るのであれば、それはそれで意味がありますし、
否定するつもりはありません。

そんなふうに、表面上のノウハウよりも、その背後にある意味、考え方を
とらえて自分なりに応用する(あるいは応用しない)ことが大事なんじゃ
ないかなという気がします。

背景を考えずに「ノウハウの切り貼り」をしていると、結果として効率が
あまり上がらない・・・ということになってしまいますので。



「人のノウハウの切り貼り」ではなく「自分の状況に応じて」考えること。
「表面上のノウハウ」ではなく「全体のサイクルとして」考えること。
メールに限らず、効率化には、この2点が大事だと思います。

以前、「ライフハック」的なものが流行ったときには、個別のノウハウの
羅列にとどまっていた感じがあって(それはそれでお手軽でいいけど)、
そのせいか、みんな疲れちゃった(飽きちゃった?)ところがあるように
感じています(私自身も含めて)。

いまはむしろ、お手軽なノウハウよりも、全体をしっかりじっくり考える
ことが必要なんじゃないですかね。Web上にはそういう情報が少ない
ですが、だからといって避けて通るわけにもいかず、いつかはちゃんと
考えないといけない問題のような気がします。

かくいう私も、ブログ上ではメールの話を時間をかけて取り上げる
気力もなく・・・(汗)、結局、本で書きました。
(情報整理に関する本の執筆依頼があって、それに乗っかった形です)

いろんなやり方をかじってみたけど、どうもうまくいっていないという人は
参考にしてみるといいかもしれません。私なりの効率化を徹底したメール
術を紹介しています。

(この本↓です)
――――――――――――――――――――――――――――
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メールについては、最近もうひとつ思うところがあるのですが、
それはまた次の記事で。



今日の記事作成時間は40分でした。

では、また次回!

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Posted by 水口和彦 at 23:00│Comments(0)TrackBack(0)

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