2012年02月25日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

ソーシャルメディアで効率化できるか?:メールを効率化するために(その2)


こんにちは。水口です。
先週、メールに関する記事を書きましたが、またメールの話を。


最近メールがやり玉にあげられることが増えた気がします。

たとえば、『脱電子メールの4年間:IBM社員のワークスタイル』と
いった記事もありました。
電子メールに費やす時間の多さに耐えかねて、メールを使わず
ソーシャルメディアでやり取りするようになった人の例です。

IT系の記事だけではなく、一般誌、たとえば今週出ていた「AERA」
でも『メール奴隷から解放されよう』という記事が載っていました。
CCメールを止める、迷惑メール対策、メール以外の手段を使うなど、
メールを減らしていこうという話です。


ムダなメールを減らすことは私も賛成ですし、心がけています。
しかし、ただメールをやり玉にあげるのは感心しません・・・。
(使い方の問題じゃないの?と思う例もあるからです)
その反面、メールはそろそろ「曲がり角」に来ている気もします。


■ メールよりもソーシャルメディアの方が便利だと感じる理由

『メールでやり取りするよりも、Facebookでやり取りした方が効率的だ』と
いう意見を、最近ちょくちょく耳にします。その感覚は分かる気もします。

しかし、『だから、メールはもう時代遅れだ』と結論づけるのは、ちょっと
早計な感じがします。そう感じる要因は、いろいろあるからです。


メールよりもFacebookの方がいいと感じる要因として、私が気づいた
ものは、次の3点です。

 □ やり取りする相手の数やメッセージの量
 □ 「迷惑メッセージ(迷惑メール)」の量
 □ インターフェースの違い


■ やり取りする相手の数やメッセージの量 について

たとえば、毎日100通近いメールを受信する人がいたとします。
(今はそれほど珍しくない話です)

そのメールの相手は、社内のいろいろな部署の人たち、取引のある会社
の人たち、売り込みのメール、いわゆる迷惑メールなど、さまざまです。

そんな、メールがあふれそうな状況に対し、Facebookでは状況が違う。
友達登録している人は限られているし、売り込みのメッセージを送って
くる人もあまりいない。どちらかというと、よく知った間柄のやり取りが
中心になっている。

・・・と、こういう人がいた場合、facebookを使ったやり取りの方が快適に
感じるでしょう。効率が上がった気もするかもしれません。

しかし、これはそのメディアがまだ新しく、そちらでやり取りするメッセージ
量が少ないから、そう感じるだけかもしれません。もし、Facebookでの
やり取りが増えてくると、また息苦しさを感じる・・・なんてことになるかも
しれません。


つまり、こういうことです。

Facebookなどのソーシャルメディアに限らず、新しいメディアを使い始めて
しばらくは、メッセージ量が少なくて快適だと感じたり、効率が上がったと
感じることはあるものです。

しかし、それはメディアの特性によるものとは限らないわけです。ですから
簡単に「メールなんて古いね」と否定するのは馬鹿げています。

※ 誤解のないように・・・
  別にメールを持ち上げて、Facebookにケチをつける意図はありません。
  新しいものを「快適だ」「効率いい」と持ち上げる際には、それが、その
  メディアの特性によるものなのか、それともただ新しいから(アドレス・
  アカウントを知ってる人がまだ少ないから)なのかを見極める必要が
  あるんじゃないか?という話です。


■ 「迷惑メッセージ(迷惑メール)」の量 について

とはいえ、私も「メールに問題がない」とは思ってはいません。

たとえば、メールで困ることの1つが「迷惑メール」です。

いわゆる「迷惑メール」は(業者がアドレスを握っている)多数の相手へ
送るメール。これはフィルタリングである程度防ぐことができます。

ただ、これで困るのは、必要なメールまでフィルタリングされてしまうこと。
実際、私が送ったメールが相手のフィルターではじかれてしまった例も
過去にありました。

こういった迷惑メールへの対策においてやっかいなのが、電子メールでは
送信アドレスを偽装できてしまうことです。思い出しても腹が立つのは、
人の会社のドメインを使って(偽装して)送られる迷惑メールもあること。
実際に、弊社でも過去に被害に遭ってます、フィルタリングではじかれた
のも、おそらくそれと関係しています。

私の話は置いておいて・・・。


アドレスを偽装できる電子メールに対し、Facebookではアカウントは偽装
できません。アカウントを複数登録することはできるでしょうけど、メール
のように、その筋の業者がやりたい放題することは難しいでしょう。

ですから迷惑メール(メッセージ)に関しては、Facebookなどのソーシャル
メディアの方が、(いまも今後も)優れています。


ただ、メールでもFacebookでも、「迷惑メール」とは言えないけれど、
ちょっと面倒な「売り込み」のメール(メッセージ)はありますよね。

たとえば、一度名刺交換しただけで、よくおぼえていない相手から
定期的にメッセージが送られてきたりするのは(しかも長期間に渡り)、
ちょっと微妙な感じがします。

簡単に登録解除できればいいのですが、本人に直接メールして
解除するしか方法がない場合もあったりします。本人アドレス宛に
「送らないで」と言うのは、ちょっと躊躇してしまいます。

Facebookの場合も、(ウォールではなく)メッセージで、同じような
売り込み(的なもの)が送られてくると、ちょっと面倒ですよね。
メールよりは対応に自由度がありますから、まだいいですかね。


・・・というわけで、ソーシャルメディアも「(広い意味での)迷惑メッセージ」
から逃れられるわけではありません(今後ますます増えるでしょう)。
でも、メールに比べれば(将来的にも)迷惑を受けることは少ないはずです。


■ インターフェースの違い

個人的に、Facebookのメッセージをやり取りして感じるのは、
メールとはインターフェースがかなり違うところです。

ある特定の人から受けたメッセージを返信するときには、それ以前に
やり取りした過去のメッセージがやり取りした順番で表示されます。
(送信したものも受信したものも)この表示はかなり分かりやすいです。


メールの場合、「受信メール」を送信者別に分けることはできますし、
「送信メール」もできます。しかし、特定の相手との「受信」「送信」両方
のメールを時系列で表示する機能はありません。

※ もしかしたら、探せばそういうソフトもあるのかもしれませんが、
  MicrosoftやMozillaなど、メジャーどころは旧態依然の画面です・・・。

ですから、もし、過去のやり取りをチェックしたい場合は、受信トレイや
送信トレイを行ったり来たりするか、引用返信されているなら、下の方を
(「>」が何個もならんでる部分を)見る人が多いのではないでしょうか。
これは不便ですよね。

私はその作業が嫌で(非効率だとも思うし)、必要な情報は、案件別に
テキストファイルにまとめてしまいます。その方が必要な情報をすぐ取り
出せますし、見落としの心配もないなど、メリットが多いと感じています。
一般的な方法ではありませんが、慣れればかなり便利ですよ。

話は戻って・・・ そんな(一般的には)特殊なやり方をするならともかく、
普通に過去のメールを参照するには、現状のスタイルはとても不便です。


ただ、これは「メール」そのものの問題というよりは・・・
本当は「メールソフト」の問題なんですよね。

そもそも、メールソフトの画面構成や操作性って、私が初めてメールを
使った頃(20年近く前)から、基本的に変わっていないように思えます。
(確かMac版のEudora(当時はフリーソフトだった)を使ってました)

操作性や表示方法をガラッと変えた、使いやすいメールソフトが出て
くれば、「メール」という手段も再評価されるような気がするのですが。


この項目に関しては、「メール」という手段がダメというよりは、
(厳しくいえば)旧態依然のインターフェースで良しとしてきた
メールソフトの方を揶揄すべきではないですかね?
(斬新なものが出てくる期待も込めて)



・・・というわけで、一応この3つの要因↓について考えてみました。
 (他にも要因はあるかもしれませんが、いま思いつく範囲で)

 □ やり取りする相手の数やメッセージの量
 □ 「迷惑メッセージ(迷惑メール)」の量
 □ インターフェースの違い


「メールよりもソーシャルメディアの方が使いやすい」と
思える状況は多々あると思いますが・・・

一番目については「勘違い」であることも多そう。

二番目についてはメールの仕組み自体に問題もあるし、
確かに、ソーシャルメディアの方がメリットが多い

三番目についてはメールの使い勝手の悪さが目立ちますが、
「メール」そのものよりも「メールソフト」の問題といえるのでは?

というのが私の考えのまとめです。


「メールはもう過去のものだ」という意見があるのも分かりますし、
私も「もしかしたら本当にそうかも?」と思う部分もあります。
ただ、いろいろな要因をごちゃ混ぜにして、簡単に結論づけるの
は嫌いなので、ちょっと考えてみました。




まったく個人的な意見としては、動作のレスポンスはできるだけ
速い方がいいので、通常の(ローカルの)メールが好きです。
ソーシャルメディアのメッセージも、Webメールも、どちらかというと
苦手です。特に、見たり送ったりする件数が多いときは億劫に
感じてしまいますね・・・。それで、(旧態依然の)メールの欠点を
補う「使いこなし方」を、あれこれ工夫してるわけです。
(その成果?の多くは「情報整理」の本に書いてあります)

今日の記事作成時間は98分でした。長いっ!(汗)
では、また次回!

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Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(0)TrackBack(0)

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