2012年07月23日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

メールの失敗を防ぐには?


こんにちは。水口です。

こんな記事がありました。

「誤送信メール」キャンセル法 | web R25

『』内は引用です)
 
『取引先に送る書類をメールに添付して、「送信」ボタンをクリック。
一仕事終わった、と思ったら、添付するファイルを間違えていたこと
に気づいて、大慌てで訂正のメールを発射! …なんて経験がある人、
多いのでは?  (中略)

電子メールは、データ送信の仕組み上、一度「送信」してしまったら
基本的にキャンセルできない。だが、条件によっては誤送信メールを
取り消すことも不可能ではないのだ。』

                            (上記サイトより引用)

添付ファイルを間違える(あるいは添付するのを忘れる)といった
失敗は、メールにつきものの失敗という感じがしますね。

上記記事では、誤送信メールを取り消す方法として、

・ 「Microsoft Exchange」のメールアドレスを使用しているケースで、
  「Outlook」を使っているなら、キャンセルできる可能性が高い

・ 「Gmail」を使っている場合で、『送信取り消し』の追加機能を有効に
 しておくと、キャンセルできる(「送信」してから30秒以内)

といった方法が紹介されています。
(詳しく知りたい方は上記サイトをご参照ください)


ただ、なかなか汎用性のある方法ってないものですね。また、メールを
受ける側にしても、未読メールはいいとして、開封したメールが知らない
間に取り消されたりしても、なんだか気持ち悪いですし・・・。

誤送信を取り消すことを考えるよりも、誤送信を防ぐことを考える方が
結局現実的だという気がします。


■ 「失敗メール」を防ぐには?

メールの失敗に関して、受ける側の立場としては・・・

昔に比べて、メールの失敗(失敗メールを受け取ること)は、減ったように
感じます(メールが普及し始めた頃はもっとひどかったです)。

「添付し忘れ」メールは、今でもときどき受け取りますが、アドレス間違い
などのメールは、ほとんど見かけなくなったように思います。

そういう意味で、あまり深刻にとらえてはいないのですが・・・、
軽微なミスがあるところには、重大なミスが発生する可能性も隠れている
わけで・・・、気をつけるに越したことはないでしょうね。


送る側の立場としては・・・

私自身は、最近は失敗メールを送信することは、ほぼ無くなりました。
(以前はもちろん?何度か失敗したことあります)

なんで失敗しなくなったのかな?と考えてみると・・・

・ 環境が変わったことが影響している?
  (昔と違って社外メールが多いので、緊張感がある)

といった要因も考えられるのですが、他の要因として、

・ メールの手順を意識して決めている
  (アドレス確認とファイル添付が先。その後に本文と決めている)

これが効果あるような気がしています。

昔よくあったのが「あとで添付しよう」と思って、メール本文を書き始め、
本文が書き上がったら、本文はチェックするけど、添付を忘れる・・・
というミスでした。いくら「あとで添付しよう」と思っていても、本文を
書いているうちに、ついつい忘れてしまうんですよね・・・。

それで、今は上記のように、必ず添付したあとに本文を書き始めるよう
にしています。毎回違う手順でやるのではなく、作業の順番を固定して
しまった方がミスは確実に減りますね。

手順を(自分なりのパターンで)固定することが大事なので、順番そのもの
は自由に決めても構いません。ただ、本文が書き上がると、早く送信して
しまいたくなる心理がありますから・・・、

―――――――――――――――――――
  アドレス確認、ファイル添付
     ↓ 
  その後で本文を書く
     ↓ 
  (念のためアドレス再確認)
     ↓ 
  メール送信
―――――――――――――――――――

という流れがいいんじゃないかと思います。

そのおかげで、現在では「あわてて訂正メール」みたいな事態になること
はなくなりました。

単純なことですが、ご参考になれば。



今日の記事作成時間は26分でした。
では、また次回!

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Posted by 水口和彦 at 13:00│Comments(1)TrackBack(0)

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ExcelMailAddinはExcelで一斉送信できる一方、Outlookのメニューに誤送信防止機能も追加しております。
Posted by OUTLOOK誤送信防止 at 2015年06月09日 13:46
 

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