2005年12月04日
ＫＫＪ−10 やってみて分かったこと
こんばんは。ミナクチです。今回は長いです。
今回は、この方法で時間管理を始めて、私が気がついたことに
ついて述べてみたいと思います。
以前にも、少し書いたことがありますが、
私は、時間管理がうまくいかなくて、苦しんでいた時期がありました。
・仕事に追われて残業続き。
・仕事のことが気になって、気が休まらないことが多い。
・やろうと思った勉強も、時間が取れなくてなかなか進まない。
そんなことが多かったのです。
そして、こういう状況を改善しようと思って、
ある手帳を使ってみたのですが・・・、
どうしてもうまくいかなかったのです。
どのように、うまくいかなかったかと言うと、
手帳を使ってもうまくいかない・・・３つの症状
症状その１：本気でやろうと思っていたはずなのに、続かない
最初はやる気を持って始めたはずなのに、
気がつくと、手帳を見なくなっている。
症状その２：飛び込み仕事で計画がくずれると、ストレスが溜まる
せっかく計画したのに、突発の仕事が発生して、
すべてがくずれてしまう。
そのたびに、やることを次の日に書き移す。
すごく無駄なことをしているような気がする。
こんなことなら、わざわざ計画の時間を取らなければ
良かった・・・と思ってしまう。
症状その３：やることに追われている感じが無くならない
毎日やることをリストアップするのだが、
すべてをクリアできない日が多い。
できなかった・・・と自分を責めることが、かえって増えた。
こんな３つの症状があったのです。
そして、今回紹介しているＫＫＪのベースになっているやり方に
切り替えてからは、これらの症状が無くなっていったのです。
ＫＫＪは、時間管理のための重要な要素を残したまま、
できるだけシンプルする、という発想で生まれた方法です。
はじめは、次の４つのポイントだけを考えて構成しました。
・「やること」を取りこぼさないこと
・見てすぐ分かるように、それを１枚のシートに集約すること
・自分の持ち時間がすぐに分かること
・１日単位ではなく、１週間の中で調整しやすいこと
※前回述べた２つのルールは、この方法をやりながら、
分かってきたことです。
はじめは、ここに上げた４つのポイントだけを
考えていたのです。
そして、この方法は、私が考えていた以上に、
うまくいったのです。
なぜ、ＫＫＪのやり方は効果的なのでしょうか？
はじめは私も分からなかったのですが、やり続けてきて、だんだん
分かってきました。ＫＫＪは、上で述べた３つの症状に対して、
このような効果があったのです。
症状その１：本気でやろうと思っていたはずなのに、続かない
最初はやる気を持って始めたはずなのに、
気がつくと、手帳を見なくなっている。
この症状には、いくつかの原因があります。
以前に私が使っていた手帳は、１日ごとにページが分かれている
タイプのものでした。
そして、その手帳では、毎日計画のための時間を取って、
計画を立てることが推奨されていたのです。
確かに、その日にやることを事前にイメージしておくことは
効果的な面もあります。
しかし、忙しい仕事の中では、この作業が結構ストレスになるのです。
それはなぜか？
その理由は、そのやり方では、計画を立てるまで、
その日の仕事が見えないからなのです。
つまり、計画を立てるまでは、その日の仕事がこなせるかどうか、
自信が持てないのです。
ということは、仕事を終えて、次の日の朝、計画を始めるまでの間、
不安な状態が続くわけです。これでは、安心して仕事のことを
忘れる時間が持てるはずがありません。
次の日に計画を立てるときに、「こなせそうにない・・・」と
なったら・・・と考えると、本当に悪夢のようです。
この方法でも、なんとかこなしていけば、仕事の効率は上がるでしょう。
しかし、このようなやり方では続かないのも無理ありません。
では、どうすればいいのでしょうか？
私は、仕事の計画は、前日の仕事が終わるまでに立てておくべきだと
考えています。
そして、１週間分の仕事全体が見渡せるようになっていれば、
さらに良いわけです。
そういう面で、ＫＫＪのシートはとても効果的だったのです。
ＫＫＪでは、１つのシートに１週間分の「やること」を記入して
しまいます。そうすれば、それがこなせるかどうかは、かなりの
自信を持って判断することができます。
明日、明後日の仕事の状況がどうか、常に分かっている状態です。
毎朝計画の時間を取らなくても、常に明日、明後日の計画は
ほぼできているのです。
ですから、特別に計画の時間を取らなくても良いのです。
・特別に計画の時間を取らなくても良い。
・細かな計画を立てなくても、仕事がこなせそうか、ヤバそうかは、
分かるようになっている。
こういう理由で、ＫＫＪシートに変えてからは、
時間管理が続かない、という問題がなくなりました。
症状その２：飛び込み仕事で計画がくずれると、ストレスが溜まる
せっかく計画したのに、突発の仕事が発生して、
すべてがくずれてしまう。
そのたびに、やることを次の日に書き移す。
すごく無駄なことをしているような気がする。
こんなことなら、わざわざ計画の時間を取らなければ
良かった・・・と思ってしまう。
突発の仕事が多い場合は、毎朝緻密な計画を立てることは、
ムダになってしまうことが多いです。以前の私がそうでした。
これについても、症状１と同様に、ＫＫＪは効果的です。
・１日単位で考えるのをやめて、１週間単位で見る。
・仕事を前後の日に移して、やりくりする。
これが簡単にできるのが、その理由です。
私は、声を大にして言いたいのですが・・・、
突発の仕事が入りやすい人は、１日単位でページが分かれている手帳は、
絶対にやめた方がいいです。
納期的に支障の無い仕事を、別の日にずらそうとするたびに、
別のページに書き移さないといけないのです。
しかも・・・
見開き１ページの手帳だと、その日のページ（左側）を見て、
次の日のページ（やはり左側）に書かないといけないのです。
やってみると分かりますが、これはとても書きにくいのです。
この作業をするたびに、何だか情けない気分になってしまいます。
それはともかく・・・
突発的な仕事に対しては、ＫＫＪは非常に強いのです。
さらに、前回の２つのルールを守ることで、素早く対応策を
講じることができるようになります。
症状その３：やることに追われている感じが無くならない
毎日やることをリストアップするのだが、
すべてをクリアできない日が多い。
できなかった・・・と自分を責めることが、かえって増えた。
すべてをクリアできない、という問題は、仕事が忙しい人なら、
誰にでも起こる可能性があります。
問題は、それに対する対処の仕方なのです。
私の場合、１日単位の手帳を使っていたときは、こんな感じでした。
ある日は、「今日は、うまく予定がこなせた。よっしゃ！」
またある日は、「今日はダメだった・・・」
こんな感じで、毎日勝ったり負けたりする気分を味わっていました。
で、負けた場合は、自分のがんばりが足りなかったのかと、自分を
責めるわけです。
そうやって自分を奮起させるという方法がいいと言う人もいるかも
しれません。しかし、私はこれは根本的に間違っていると思います。
「やること」がこなせない状況というのは、あなたの仕事に対する
警告ランプのようなものです。
仕事がこなせない、という状況は、
・仕事のやり方を改善する必要がある
・人に任せることを考える必要がある
・重要でない仕事は切ってしまう必要がある
ということを表す、サインなのかもしれないのです。
何か対策を取らないと、自分が苦しいだけでは済まずに、
誰かに大きな迷惑をかけることに発展するかもしれないのです。
それを、「明日はがんばろう！」でやり過ごしてはいけないのです。
不思議なもので、１日単位で仕事が「できたか」「できてないか」と
見ているうちは、これに気がつかないのですが、１週間単位で見ると、
「これは何かしないとヤバい」ということに気がつくのです。
私は、ＫＫＪを始めてから、こういう感性が高まったことを
感じました。
細かく使用時間分析をしているわけではないのですが、
「この状況はヤバい、何か手を打とう」 とか、
「この仕事に、この時間はかけすぎ。もっと速くできる方法はないか？」
などと、自然に考えるようになってきたのです。
トヨタ式の仕事術では、「ムリ・ムラ・ムダを排除せよ」と
よく言われますが、本当にそれの必要性が実感できます。
そんな中で、絞り出して考えついた方法がいくつかあるのですが、
それはまた別の機会に述べます。
１日単位の手帳を使っているときは、こういう考えになりませんでした。
全体を俯瞰して見ることの効果なのでしょう。
今回は、私がＫＫＪを始めて気がついたことについて述べてみました。
読んでみて気がついた方もいるかもしれませんが、
この方法は、
・部下に時間管理を実践させる
・部下の仕事力・改善力を上げる
という効果もあります。
これについても、今後紹介していきたいと思います。
まだまだ言い足りないこともあるのですが、
今回のＫＫＪ紹介記事は、これで一区切りとします。
（注：ブログが終わるわけではありません・・・）
ＫＫＪのさらに詳しい内容は、別途レポート化を予定しています。
（どうしても早く知りたいという方は、メールでご連絡ください）
今回は、この方法で時間管理を始めて、私が気がついたことに
ついて述べてみたいと思います。
以前にも、少し書いたことがありますが、
私は、時間管理がうまくいかなくて、苦しんでいた時期がありました。
・仕事に追われて残業続き。
・仕事のことが気になって、気が休まらないことが多い。
・やろうと思った勉強も、時間が取れなくてなかなか進まない。
そんなことが多かったのです。
そして、こういう状況を改善しようと思って、
ある手帳を使ってみたのですが・・・、
どうしてもうまくいかなかったのです。
どのように、うまくいかなかったかと言うと、
手帳を使ってもうまくいかない・・・３つの症状
症状その１：本気でやろうと思っていたはずなのに、続かない
最初はやる気を持って始めたはずなのに、
気がつくと、手帳を見なくなっている。
症状その２：飛び込み仕事で計画がくずれると、ストレスが溜まる
せっかく計画したのに、突発の仕事が発生して、
すべてがくずれてしまう。
そのたびに、やることを次の日に書き移す。
すごく無駄なことをしているような気がする。
こんなことなら、わざわざ計画の時間を取らなければ
良かった・・・と思ってしまう。
症状その３：やることに追われている感じが無くならない
毎日やることをリストアップするのだが、
すべてをクリアできない日が多い。
できなかった・・・と自分を責めることが、かえって増えた。
こんな３つの症状があったのです。
そして、今回紹介しているＫＫＪのベースになっているやり方に
切り替えてからは、これらの症状が無くなっていったのです。
ＫＫＪは、時間管理のための重要な要素を残したまま、
できるだけシンプルする、という発想で生まれた方法です。
はじめは、次の４つのポイントだけを考えて構成しました。
・「やること」を取りこぼさないこと
・見てすぐ分かるように、それを１枚のシートに集約すること
・自分の持ち時間がすぐに分かること
・１日単位ではなく、１週間の中で調整しやすいこと
※前回述べた２つのルールは、この方法をやりながら、
分かってきたことです。
はじめは、ここに上げた４つのポイントだけを
考えていたのです。
そして、この方法は、私が考えていた以上に、
うまくいったのです。
なぜ、ＫＫＪのやり方は効果的なのでしょうか？
はじめは私も分からなかったのですが、やり続けてきて、だんだん
分かってきました。ＫＫＪは、上で述べた３つの症状に対して、
このような効果があったのです。
症状その１：本気でやろうと思っていたはずなのに、続かない
最初はやる気を持って始めたはずなのに、
気がつくと、手帳を見なくなっている。
この症状には、いくつかの原因があります。
以前に私が使っていた手帳は、１日ごとにページが分かれている
タイプのものでした。
そして、その手帳では、毎日計画のための時間を取って、
計画を立てることが推奨されていたのです。
確かに、その日にやることを事前にイメージしておくことは
効果的な面もあります。
しかし、忙しい仕事の中では、この作業が結構ストレスになるのです。
それはなぜか？
その理由は、そのやり方では、計画を立てるまで、
その日の仕事が見えないからなのです。
つまり、計画を立てるまでは、その日の仕事がこなせるかどうか、
自信が持てないのです。
ということは、仕事を終えて、次の日の朝、計画を始めるまでの間、
不安な状態が続くわけです。これでは、安心して仕事のことを
忘れる時間が持てるはずがありません。
次の日に計画を立てるときに、「こなせそうにない・・・」と
なったら・・・と考えると、本当に悪夢のようです。
この方法でも、なんとかこなしていけば、仕事の効率は上がるでしょう。
しかし、このようなやり方では続かないのも無理ありません。
では、どうすればいいのでしょうか？
私は、仕事の計画は、前日の仕事が終わるまでに立てておくべきだと
考えています。
そして、１週間分の仕事全体が見渡せるようになっていれば、
さらに良いわけです。
そういう面で、ＫＫＪのシートはとても効果的だったのです。
ＫＫＪでは、１つのシートに１週間分の「やること」を記入して
しまいます。そうすれば、それがこなせるかどうかは、かなりの
自信を持って判断することができます。
明日、明後日の仕事の状況がどうか、常に分かっている状態です。
毎朝計画の時間を取らなくても、常に明日、明後日の計画は
ほぼできているのです。
ですから、特別に計画の時間を取らなくても良いのです。
・特別に計画の時間を取らなくても良い。
・細かな計画を立てなくても、仕事がこなせそうか、ヤバそうかは、
分かるようになっている。
こういう理由で、ＫＫＪシートに変えてからは、
時間管理が続かない、という問題がなくなりました。
症状その２：飛び込み仕事で計画がくずれると、ストレスが溜まる
せっかく計画したのに、突発の仕事が発生して、
すべてがくずれてしまう。
そのたびに、やることを次の日に書き移す。
すごく無駄なことをしているような気がする。
こんなことなら、わざわざ計画の時間を取らなければ
良かった・・・と思ってしまう。
突発の仕事が多い場合は、毎朝緻密な計画を立てることは、
ムダになってしまうことが多いです。以前の私がそうでした。
これについても、症状１と同様に、ＫＫＪは効果的です。
・１日単位で考えるのをやめて、１週間単位で見る。
・仕事を前後の日に移して、やりくりする。
これが簡単にできるのが、その理由です。
私は、声を大にして言いたいのですが・・・、
突発の仕事が入りやすい人は、１日単位でページが分かれている手帳は、
絶対にやめた方がいいです。
納期的に支障の無い仕事を、別の日にずらそうとするたびに、
別のページに書き移さないといけないのです。
しかも・・・
見開き１ページの手帳だと、その日のページ（左側）を見て、
次の日のページ（やはり左側）に書かないといけないのです。
やってみると分かりますが、これはとても書きにくいのです。
この作業をするたびに、何だか情けない気分になってしまいます。
それはともかく・・・
突発的な仕事に対しては、ＫＫＪは非常に強いのです。
さらに、前回の２つのルールを守ることで、素早く対応策を
講じることができるようになります。
症状その３：やることに追われている感じが無くならない
毎日やることをリストアップするのだが、
すべてをクリアできない日が多い。
できなかった・・・と自分を責めることが、かえって増えた。
すべてをクリアできない、という問題は、仕事が忙しい人なら、
誰にでも起こる可能性があります。
問題は、それに対する対処の仕方なのです。
私の場合、１日単位の手帳を使っていたときは、こんな感じでした。
ある日は、「今日は、うまく予定がこなせた。よっしゃ！」
またある日は、「今日はダメだった・・・」
こんな感じで、毎日勝ったり負けたりする気分を味わっていました。
で、負けた場合は、自分のがんばりが足りなかったのかと、自分を
責めるわけです。
そうやって自分を奮起させるという方法がいいと言う人もいるかも
しれません。しかし、私はこれは根本的に間違っていると思います。
「やること」がこなせない状況というのは、あなたの仕事に対する
警告ランプのようなものです。
仕事がこなせない、という状況は、
・仕事のやり方を改善する必要がある
・人に任せることを考える必要がある
・重要でない仕事は切ってしまう必要がある
ということを表す、サインなのかもしれないのです。
何か対策を取らないと、自分が苦しいだけでは済まずに、
誰かに大きな迷惑をかけることに発展するかもしれないのです。
それを、「明日はがんばろう！」でやり過ごしてはいけないのです。
不思議なもので、１日単位で仕事が「できたか」「できてないか」と
見ているうちは、これに気がつかないのですが、１週間単位で見ると、
「これは何かしないとヤバい」ということに気がつくのです。
私は、ＫＫＪを始めてから、こういう感性が高まったことを
感じました。
細かく使用時間分析をしているわけではないのですが、
「この状況はヤバい、何か手を打とう」 とか、
「この仕事に、この時間はかけすぎ。もっと速くできる方法はないか？」
などと、自然に考えるようになってきたのです。
トヨタ式の仕事術では、「ムリ・ムラ・ムダを排除せよ」と
よく言われますが、本当にそれの必要性が実感できます。
そんな中で、絞り出して考えついた方法がいくつかあるのですが、
それはまた別の機会に述べます。
１日単位の手帳を使っているときは、こういう考えになりませんでした。
全体を俯瞰して見ることの効果なのでしょう。
今回は、私がＫＫＪを始めて気がついたことについて述べてみました。
読んでみて気がついた方もいるかもしれませんが、
この方法は、
・部下に時間管理を実践させる
・部下の仕事力・改善力を上げる
という効果もあります。
これについても、今後紹介していきたいと思います。
まだまだ言い足りないこともあるのですが、
今回のＫＫＪ紹介記事は、これで一区切りとします。
（注：ブログが終わるわけではありません・・・）
ＫＫＪのさらに詳しい内容は、別途レポート化を予定しています。
（どうしても早く知りたいという方は、メールでご連絡ください）
2005年12月02日
ＫＫＪ−9 時間管理のための重要なルール
こんばんは。ミナクチです。
名前はちょっと変ですが、とっても役に立つ、ＫＫＪ、
Ｋ（簡単！） Ｋ（効果的な！） Ｊ（時間管理術）
のシリーズも終盤に近づいてきました。
今回は、このやり方のメリットについて、もう少し説明するつもり
だったのですが、その前に、ＫＫＪでの大事なルールについて、
お話しておきます。
ＫＫＪで時間管理をする場合には、重要なルールがあるのです。
今回は２つのルールを説明します。
以前に載せた、手帳の写真を見て、こう思った方はいないでしょうか？
「あれ、書いてることが少ないんじゃない？・・・」
そうです。手帳に書いている項目はあまり多くありません。
というより、できるだけ項目を増やさない、というのが１つのポイント
なのです。
どういうことか？説明していきましょう。
ＫＫＪに限らず、手帳を使った時間管理を始めたときに、
誰もが疑問に思うことがあります。
「あれ、こんなに空白があっていいんだろうか？」
手帳に空白があるのは、時間がうまく使えていないからではないか？
という疑問を持ってしまうのです。
そう思ったために、空白を埋めるように「やること」を書いていくと、
どうなるでしょうか？
確かに、すべての時間を有効に使っているような気がするかもしれません。
しかし、これは大きな誤解なのです。
日々の「やること」は、一定な、変化しないものではありません。
突発の事態も起こりますし、やるつもりだったことが、やらなくても
よくなったりすることも起こります。
そういった状況の変化に応じて、柔軟に、効果的に時間を使うためには、
スケジュールは融通がきくようになっていた方が良いのです。
また、ガチガチに固めたスケジュールに満足しているときほど、
無駄な仕事をしてしまっているのです。
スケジュールを埋めること、が目的になってしまっている状態です。
こういう状態にあるときは、例えば、
９：００〜９：３０ メールのチェック
なんて、手帳に書いてしまいがちです・・・。
これは非常に仕事の効率を落とします。これは本当です。
手帳は「やること」を管理するためのものであって、
「時間割」ではないのです。
私が推奨するのは、まず、その状況で重要だと思うことを、
いつやるかを決めて、やっていくことです。
メールのチェックや、回覧書類に目を通すことなどの、
ルーチンワーク的なものを、わざわざ時間を決めてやる必要は
ないのです。
そういうことは、空白にしてある時間の中で、手が空いたときに
片付けていくべきです。
まとまった時間は、まず「大きな仕事」「手がかかる仕事」に
使うべきなのです。
現在の私は、こういったルーチンワーク的な仕事のことは、
手帳には一切書きません。
そして、このやり方に変えてからの方が、仕事がずっとうまく
進むようになったのです。
これは、とても大事なルールです。
ルーチンワークは手帳に書かずに、半端な時間で片付ける。
これを意識してみてください。
そして、手帳に書く項目を増やさないためのルールが
もう１つあります。
それは、その場でできるものは、その場で処理してしまう、
というものです。
くどいようですが、手帳に書く項目は、少ないほどいいのです。
その方が、仕事の流れが分かりますし、本当に大事な仕事のことを
考えることができます。
逆に、手帳に書いた「やること」が増えれば増えるほど、
きゅうくつに感じますし、ストレスが溜まります。
自分の仕事の全体像がつかみきれなくなるのが、その原因なのです。
私は、ある考え方を取り始めてから、このことが分かりました。
「細かなことは、できるだけ手帳に書かないで済むようにしよう」
と、考えるようにしたのです。
そうすると、驚くほど仕事がうまく回ったのです。
手帳に書かないで済ませるためには、その場で処理してしまわないと
いけませんから、自然とそうするようになる、という効果があるのです。
処理できるものは、その場で処理してしまう。
この単純なルールを守るために、ＫＫＪのやり方はとても
相性が良かったのです。
そして・・・
仕事が溜まらないから、ストレスが溜まらない。
少数の重要な「やること」は、手帳にしっかり書かれていて、
いつやればいいかが見えている。
だから焦ることもない。
そして、目の前の仕事に集中できるようになり、
細かな仕事はさっさと片付いてしまう。
そんな好循環になったのです。
仕事がどんどん片付くのに、忙しいとか、焦らされているという
感じがしないのです。
その場で、できるものは、その場で処理してしまう。
この単純なルールが、とても重要だったのです。
今回は、ＫＫＪを実践する上で、重要なルールについて述べてみました。
ルーチンワークは手帳に書かずに、半端な時間で片付ける。
その場で、できるものは、その場で処理してしまう。
実は、この２つのルールは、どんな時間管理にも応用できるものです。
あなたも、明日から試してみてはいかがでしょうか。
「参考になったよ！」と思っていただいた方は、
ぜひ ↓ １クリックをお願いします。
次回は、ＫＫＪをやることのメリットについて、
もう少し述べてみますね。
名前はちょっと変ですが、とっても役に立つ、ＫＫＪ、
Ｋ（簡単！） Ｋ（効果的な！） Ｊ（時間管理術）
のシリーズも終盤に近づいてきました。
今回は、このやり方のメリットについて、もう少し説明するつもり
だったのですが、その前に、ＫＫＪでの大事なルールについて、
お話しておきます。
ＫＫＪで時間管理をする場合には、重要なルールがあるのです。
今回は２つのルールを説明します。
以前に載せた、手帳の写真を見て、こう思った方はいないでしょうか？
「あれ、書いてることが少ないんじゃない？・・・」
そうです。手帳に書いている項目はあまり多くありません。
というより、できるだけ項目を増やさない、というのが１つのポイント
なのです。
どういうことか？説明していきましょう。
ＫＫＪに限らず、手帳を使った時間管理を始めたときに、
誰もが疑問に思うことがあります。
「あれ、こんなに空白があっていいんだろうか？」
手帳に空白があるのは、時間がうまく使えていないからではないか？
という疑問を持ってしまうのです。
そう思ったために、空白を埋めるように「やること」を書いていくと、
どうなるでしょうか？
確かに、すべての時間を有効に使っているような気がするかもしれません。
しかし、これは大きな誤解なのです。
日々の「やること」は、一定な、変化しないものではありません。
突発の事態も起こりますし、やるつもりだったことが、やらなくても
よくなったりすることも起こります。
そういった状況の変化に応じて、柔軟に、効果的に時間を使うためには、
スケジュールは融通がきくようになっていた方が良いのです。
また、ガチガチに固めたスケジュールに満足しているときほど、
無駄な仕事をしてしまっているのです。
スケジュールを埋めること、が目的になってしまっている状態です。
こういう状態にあるときは、例えば、
９：００〜９：３０ メールのチェック
なんて、手帳に書いてしまいがちです・・・。
これは非常に仕事の効率を落とします。これは本当です。
手帳は「やること」を管理するためのものであって、
「時間割」ではないのです。
私が推奨するのは、まず、その状況で重要だと思うことを、
いつやるかを決めて、やっていくことです。
メールのチェックや、回覧書類に目を通すことなどの、
ルーチンワーク的なものを、わざわざ時間を決めてやる必要は
ないのです。
そういうことは、空白にしてある時間の中で、手が空いたときに
片付けていくべきです。
まとまった時間は、まず「大きな仕事」「手がかかる仕事」に
使うべきなのです。
現在の私は、こういったルーチンワーク的な仕事のことは、
手帳には一切書きません。
そして、このやり方に変えてからの方が、仕事がずっとうまく
進むようになったのです。
これは、とても大事なルールです。
ルーチンワークは手帳に書かずに、半端な時間で片付ける。
これを意識してみてください。
そして、手帳に書く項目を増やさないためのルールが
もう１つあります。
それは、その場でできるものは、その場で処理してしまう、
というものです。
くどいようですが、手帳に書く項目は、少ないほどいいのです。
その方が、仕事の流れが分かりますし、本当に大事な仕事のことを
考えることができます。
逆に、手帳に書いた「やること」が増えれば増えるほど、
きゅうくつに感じますし、ストレスが溜まります。
自分の仕事の全体像がつかみきれなくなるのが、その原因なのです。
私は、ある考え方を取り始めてから、このことが分かりました。
「細かなことは、できるだけ手帳に書かないで済むようにしよう」
と、考えるようにしたのです。
そうすると、驚くほど仕事がうまく回ったのです。
手帳に書かないで済ませるためには、その場で処理してしまわないと
いけませんから、自然とそうするようになる、という効果があるのです。
処理できるものは、その場で処理してしまう。
この単純なルールを守るために、ＫＫＪのやり方はとても
相性が良かったのです。
そして・・・
仕事が溜まらないから、ストレスが溜まらない。
少数の重要な「やること」は、手帳にしっかり書かれていて、
いつやればいいかが見えている。
だから焦ることもない。
そして、目の前の仕事に集中できるようになり、
細かな仕事はさっさと片付いてしまう。
そんな好循環になったのです。
仕事がどんどん片付くのに、忙しいとか、焦らされているという
感じがしないのです。
その場で、できるものは、その場で処理してしまう。
この単純なルールが、とても重要だったのです。
今回は、ＫＫＪを実践する上で、重要なルールについて述べてみました。
ルーチンワークは手帳に書かずに、半端な時間で片付ける。
その場で、できるものは、その場で処理してしまう。
実は、この２つのルールは、どんな時間管理にも応用できるものです。
あなたも、明日から試してみてはいかがでしょうか。
「参考になったよ！」と思っていただいた方は、
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次回は、ＫＫＪをやることのメリットについて、
もう少し述べてみますね。
2005年11月30日
ＫＫＪ−8 ＫＫＪのメリットは？
こんばんは。ミナクチです。
昨日はＫＫＪ的な手帳の書き方と、私が実際に使っている
手帳のフォーマットについて紹介しました。
今日は、このやり方のメリットについて説明します。
この方法のいちばんのメリットは、「やること」が一箇所に
まとめられているという点にあります。
すべてを一箇所にまとめているため、スケジュールと
ＴｏＤｏリストを、頭の中で再構成する必要がないのです。
このため、素早く計画を立てられるというメリットがあります。
計画を立てるためにわざわざ時間を取るのではなく、手帳に
何かを書き込んだり、ちょっと手帳を見たりするたびに、
本当にやれそうかどうかが、すぐに分かるわけです。
もちろん、正確に時間を見積もったりするならば、それなりの
手間と時間はかかります。
しかし、この書き方で書いていると、直感的に判断しても
失敗することは、ほとんどありません。
それぞれの「やること」の内容がある程度イメージできれば、
時間的に余裕があるかどうかの見積もりは、かなり正確に
できるのです。
実は、私たちは、どのくらい時間が必要かを見積もる能力を
持っているのです。
時間の見積もりに失敗してしまうのは、私たちの能力不足と
いうよりは、
・「やること」が一箇所にまとまっていない
・自分の持ち時間の全体が見えていない
ということが主な原因なのです。
この書き方で手帳に書いてみると、そのことがよく分かります。
これが、例えば、ＴｏＤｏリストとスケジュールを
切り離してしまった場合、どうなるでしょうか？
ＴｏＤｏリストの項目を「いつやるか」決めるために、
頭の中で、スケジュールと合わせて考えないといけないのです。
これは、スケジュールや「やること」を確認するときに、
余分なステップが１つ増えることになります。
ですから、計画を立てるのに、余分な時間がかかるわけです。
また、単独のＴｏＤｏリストを使う場合と比較すると、
こんなメリットもあります。
ＴｏＤｏリストを使ったことがある方は、経験したことがあると
思いますが、リストの中には、なかなかクリアできない項目が
必ず出てきます。
まじめに書けば書くほど、そうなります。
ＴｏＤｏリストの中に、ヘドロのように溜まっていくのです・・。
「やるべきこと」「やりたいこと」「やっておいたほうがよいこと」
は、それこそ山のようにあるのが普通だと思います。
しかしそれらは、時間の経過とともに、重要でなくなってきたり、
もっと重要なことが出てきたりするものです。
ＴｏＤｏリストは、溜めておくためにあるのではなく、どんどん
やっていくためにあると考えるべきだと、私は考えます。
ですから私は、「いつまでにやりたい」という意識の薄い「やること」
は無視しても構わないと考えています。
「やること」はすべて、この日にはやっておきたい、という意識を持って、
スケジュールの中に組み込んでいくべきだと思います。
そして、さらに別のメリットとして、この方法では全体が見えやすく、
自分の持ち時間の中で、「やること」がクリアできるかどうか、
予測を立てやすい、ということがあります。
予測する、というのは、とても重要なことです。
ここが見えていないと、いろいろな問題が起こります。
例えば、
・頼まれごとを、やすうけ合いしてしまって、後で負担になってしまう。
頼まれごとを断れなくて困ってしまうのは、実は、自分の
「やること」の総量が見えていないところに原因があると思います。
何となくやれそうかな、と思ってしまって、後で後悔するわけです。
自分の「やること」の全体が見通せていないと、やれないものを
やれると思ってしまうのです。
・「やること」が全然片付かない日がある。
全体が見えていないと、特定の日に「やること」が集中してしまう
ことがあっても、なかなか気がつきません。
全体が見えていると、「やること」を他の日に分散させることも
できるのです。
こんな感じです。
このような問題が起こらないようにするには、
・「やること」を集めること
・持ち時間がカタマリで見えること
が、とても重要です。
ですから私は、スケジュールは最低でも１週間単位で見た方が
良いと考えています。
ですから、見開きで１日というタイプの手帳は、いろいろ書けて
良いようにも思えるのですが、私はおすすめしていません。
さて、ＫＫＪのメリットについて、
ざっと説明してみましたが、どう感じたでしょうか？
「ほほう、もしかしてこれはいいかも！」と思っていただいた方は、
ぜひ ↓ １クリックをお願いします。
次回は、今回述べた以外のことで、この方法をやってみて良かったと、
私が感じたことについて述べてみたいと思います。
昨日はＫＫＪ的な手帳の書き方と、私が実際に使っている
手帳のフォーマットについて紹介しました。
今日は、このやり方のメリットについて説明します。
この方法のいちばんのメリットは、「やること」が一箇所に
まとめられているという点にあります。
すべてを一箇所にまとめているため、スケジュールと
ＴｏＤｏリストを、頭の中で再構成する必要がないのです。
このため、素早く計画を立てられるというメリットがあります。
計画を立てるためにわざわざ時間を取るのではなく、手帳に
何かを書き込んだり、ちょっと手帳を見たりするたびに、
本当にやれそうかどうかが、すぐに分かるわけです。
もちろん、正確に時間を見積もったりするならば、それなりの
手間と時間はかかります。
しかし、この書き方で書いていると、直感的に判断しても
失敗することは、ほとんどありません。
それぞれの「やること」の内容がある程度イメージできれば、
時間的に余裕があるかどうかの見積もりは、かなり正確に
できるのです。
実は、私たちは、どのくらい時間が必要かを見積もる能力を
持っているのです。
時間の見積もりに失敗してしまうのは、私たちの能力不足と
いうよりは、
・「やること」が一箇所にまとまっていない
・自分の持ち時間の全体が見えていない
ということが主な原因なのです。
この書き方で手帳に書いてみると、そのことがよく分かります。
これが、例えば、ＴｏＤｏリストとスケジュールを
切り離してしまった場合、どうなるでしょうか？
ＴｏＤｏリストの項目を「いつやるか」決めるために、
頭の中で、スケジュールと合わせて考えないといけないのです。
これは、スケジュールや「やること」を確認するときに、
余分なステップが１つ増えることになります。
ですから、計画を立てるのに、余分な時間がかかるわけです。
また、単独のＴｏＤｏリストを使う場合と比較すると、
こんなメリットもあります。
ＴｏＤｏリストを使ったことがある方は、経験したことがあると
思いますが、リストの中には、なかなかクリアできない項目が
必ず出てきます。
まじめに書けば書くほど、そうなります。
ＴｏＤｏリストの中に、ヘドロのように溜まっていくのです・・。
「やるべきこと」「やりたいこと」「やっておいたほうがよいこと」
は、それこそ山のようにあるのが普通だと思います。
しかしそれらは、時間の経過とともに、重要でなくなってきたり、
もっと重要なことが出てきたりするものです。
ＴｏＤｏリストは、溜めておくためにあるのではなく、どんどん
やっていくためにあると考えるべきだと、私は考えます。
ですから私は、「いつまでにやりたい」という意識の薄い「やること」
は無視しても構わないと考えています。
「やること」はすべて、この日にはやっておきたい、という意識を持って、
スケジュールの中に組み込んでいくべきだと思います。
そして、さらに別のメリットとして、この方法では全体が見えやすく、
自分の持ち時間の中で、「やること」がクリアできるかどうか、
予測を立てやすい、ということがあります。
予測する、というのは、とても重要なことです。
ここが見えていないと、いろいろな問題が起こります。
例えば、
・頼まれごとを、やすうけ合いしてしまって、後で負担になってしまう。
頼まれごとを断れなくて困ってしまうのは、実は、自分の
「やること」の総量が見えていないところに原因があると思います。
何となくやれそうかな、と思ってしまって、後で後悔するわけです。
自分の「やること」の全体が見通せていないと、やれないものを
やれると思ってしまうのです。
・「やること」が全然片付かない日がある。
全体が見えていないと、特定の日に「やること」が集中してしまう
ことがあっても、なかなか気がつきません。
全体が見えていると、「やること」を他の日に分散させることも
できるのです。
こんな感じです。
このような問題が起こらないようにするには、
・「やること」を集めること
・持ち時間がカタマリで見えること
が、とても重要です。
ですから私は、スケジュールは最低でも１週間単位で見た方が
良いと考えています。
ですから、見開きで１日というタイプの手帳は、いろいろ書けて
良いようにも思えるのですが、私はおすすめしていません。
さて、ＫＫＪのメリットについて、
ざっと説明してみましたが、どう感じたでしょうか？
「ほほう、もしかしてこれはいいかも！」と思っていただいた方は、
ぜひ ↓ １クリックをお願いします。
次回は、今回述べた以外のことで、この方法をやってみて良かったと、
私が感じたことについて述べてみたいと思います。
2005年11月29日
ＫＫＪ−7 手帳の書き方公開！
ＫＫＪ（簡単で、効果的な時間管理術）の続きです。
前回までに「書くこと」の重要性について述べてきました。
「時間指定タスク」「時間流動的タスク」をどう書くのか？
そして、その両方の要素をあわせ持っている、
「期日指定タスク」「期間指定タスク」をどう書くのか？
について、今回は実例を示します。
通常、手帳をスケジュール帳として使う場合、
「時間指定タスク」しか書かないことが多いです。
しかし、そこに「時間流動的タスク」も含めた、すべての
「やること」を書くようにすると、どれだけの「やること」が
あるのかが一望できて、非常に効果的です。
このポイントを踏まえて、手帳を書いてみた例を示します。
このやり方では、書くことが多くなるので、
大きめの手帳を使うのがおすすめです。
ここでは例として、QUO VADIS社のTrinoteという手帳に記入しています。
（Ａ５より大きく、Ｂ５より小さいサイズのものです。）
もちろん、この手帳でなくても構いませんが、一週間の予定が見渡せて、
書き込むスペースが充分にあるものをおすすめします。
「期間指定タスク」・・・数日間に渡って続く「やること」
「時間指定タスク」・・・時間が決まっている「やること」
「時間流動的タスク」・・だいたいこの日にやっておきたいこと
「期日指定タスク」・・・時間は自由だが、日付は決まっていること
この書き方を使うと、これらすべてを書き込むことができる、
というのが、分かっていただけるでしょうか。
実は上の写真は、私が現在制作協力している、
日立システムアンドサービス様ホームページコンテンツ用に
撮影した写真です（コメントは今回変えています）。
これは、市販の手帳を使った例として、書いてみたものです。
今回は、私が普段使っている手帳の写真も載せておきます。
（Ａ５サイズのバインダーに入れて使っています。）
実際に記入したものは、見苦しくて？お見せできないので、
新しく印刷したものの写真を撮りました。
線が赤いのは、単に私の趣味なのですが、
同じ仕様を使っている友人にも、なかなか好評です。
手帳の枠は、黒よりも色のついたものの方が、自分が書き込んだ部分が
目立つのでいいみたいです。
※（追記 2006/7/22）
この手帳レフィルは、もともと自分用だったのですが、
同じタイプの手帳レフィルを作るサービスを開始しました。
「自分仕様で作る手帳レフィル」という感じです。
興味のある方は、 ↓ こちらを見てみてください。
http://www.bizark.co.jp/techo/index.html
（※↓下記の「色付け」はありませんが・・・）
（追記 終わり）
写真では、少し分かりにくいかもしれませんが、
基本的に仕事には使わない時間帯には、薄く色を付けてあります。
これには、仕事に使える時間が、あとどれだけ残っているか
つかみやすくなるという効果があります。
私の手帳を見て、どう感じたでしょうか？
意外と単純！と思った方もいるかもしれませんね。
しかし、これは単純ですが、効果の高いやり方なのです。
次回は、このやり方で手帳を書いていくことで、
どんなメリットが得られるか？について述べていきます。
その前に・・・この手帳を見て
「なんだか気になる！」と思っていただいた方は、
ぜひ ↓ １クリックをお願いします。
2005年11月27日
ＫＫＪ−6 「書くこと」 --- 何を書けばいいのか？
今日は、簡単で、効果的な時間管理術のための、
「書くこと」の続きです。
時間管理のために書く「こと」には、
大きく分類すると、２つに分けることができます。
１つは、時間にきっちり関連付けられた「やること」
もう１つは、時間と関連づいていない「やること」
この２つです。
前者は、
時間が決まったアポイントや、会議の予定など、
時間が決まっているものです。
私はこれを、「時間指定タスク」と呼んでいます。
やる時間が決まっている「やること」です。
後者は、
明確に納期が決まっていない「やること」です。
例えば、そろそろ仕事用のファイルキャビネットを整理したい、
でも、別に急ぐわけではない。といったことです。
こちらは、「時間流動的タスク」と呼んでいます。
そして、これら以外にも、
「期日指定タスク」・・・やれる日が決まっているもの（時間は自由）
「期間指定タスク」・・・納期までの間なら、いつやっても良いもの
（前倒しして早めに片付けても良いもの）
と分類できる仕事もあります。
これらには「時間指定タスク」と「時間流動的タスク」の両方の
要素があるわけです。
話を分かりやすくするために、ここでは「時間指定タスク」と
「時間流動的タスク」の２つに絞って考えてみます。
この両方をうまくやりくりできれば、仕事の段取り力が
高くなる、というのは、納得していただけると思います。
そう、この両方を把握しておくことは、とても重要なのです。
しかし、これはある問題があって、とても難しいことなのです。
どんな問題かと言うと・・・説明しますね。
通常、「時間指定タスク」にあたるものは、スケジュール帳などに
書くことになります。
そして、「時間流動的タスク」にあたるものは、ＴｏＤｏリストや、
備忘録といった、リストにすることが多いと思います。
ところが、このＴｏＤｏリストがくせ者なのです。
ＴｏＤｏリストは、「やること」をリスト化したものです。
これを使えば、「やること」をやったかどうかをチェックできるから
良さそうなものです。
しかし、実際はなかなかうまく機能させることは難しいのです。
それは、なぜか？
通常、ＴｏＤｏリストには、「やること」をリストアップして、
それをいつまでにやりたいか、という期日を書いたりします。
「それをやったかどうか？」のチェックをするだけなら、
これでいいのですが、実際にいつやるかを決めるためには、
この形式では使いにくいのです。
日々のスケジュールの中に、ＴｏＤｏが反映されていない。
つまり、時間指定型のスケジュール管理とリンクしていない。
これが問題なのです。
もう少し説明しましょう。
この方法では、スケジュール帳とＴｏＤｏリストを
毎日、見比べないといけないわけです。
一方は、時間や、日付にそって書かれているスケジュール。
もう一方は、「やること」をずらっと書いたリスト。
これを毎日見比べて、いつ、どれをやれそうか？という
見込みを立てていく必要があるのです。
一方は時間や日付を軸にしたスケジュール、
一方は時間と関係なく「やること」を並べたリスト。
この両方を並べてみて、何を、いつやるか、
瞬間的に答えを出すのはとても難しいのです。
これをパパっとやれる人は、段取りの達人かもしれません。
そして私を含めた普通の人は、この作業に時間がかかって
しまうわけです。
ＴｏＤｏリストの項目について、それをいつやるか決めたり、
終わった項目を消したり、他に優先すべきことがないかを
チェックしたり・・・といった作業が必要なのです。
一日の計画を立てるために、時間を取って考える必要があるのです。
もちろん、時間を取って計画を立てるのは良いことなのですが、
この作業はもっと簡単にできると、私は考えています。
簡単にできることを、難しいやり方をすることはないのです。
では、どうやってやるのか？ 答えは単純です。
別々に書いてあるのが、混乱のもとになっているのなら、
それを合わせて１つにしてしまえばいいのです。
そもそも、「時間指定タスク」と「時間流動的タスク」の
間には、「期日指定タスク」「期間指定タスク」があるのです。
また、「時間流動的タスク」も、大体いつ頃までには、
やっておきたいという、ゆるい時間的制約があるのが普通です。
つまり、これらの「やること」の間には、
「ここからが時間流動的タスク」と、明確に示す
線を引くことができないのです。
それならば、なおさら１つにまとめてしまった方が良い、
ということになりますね。
しかし、このことについて考慮された手帳は、残念ながら
まだありません。
次回は、この手帳の書き方について、私のオリジナルの
手帳を使った方法と、市販の手帳を工夫して使う方法の
２つのやり方を紹介します。
「書くこと」の続きです。
時間管理のために書く「こと」には、
大きく分類すると、２つに分けることができます。
１つは、時間にきっちり関連付けられた「やること」
もう１つは、時間と関連づいていない「やること」
この２つです。
前者は、
時間が決まったアポイントや、会議の予定など、
時間が決まっているものです。
私はこれを、「時間指定タスク」と呼んでいます。
やる時間が決まっている「やること」です。
後者は、
明確に納期が決まっていない「やること」です。
例えば、そろそろ仕事用のファイルキャビネットを整理したい、
でも、別に急ぐわけではない。といったことです。
こちらは、「時間流動的タスク」と呼んでいます。
そして、これら以外にも、
「期日指定タスク」・・・やれる日が決まっているもの（時間は自由）
「期間指定タスク」・・・納期までの間なら、いつやっても良いもの
（前倒しして早めに片付けても良いもの）
と分類できる仕事もあります。
これらには「時間指定タスク」と「時間流動的タスク」の両方の
要素があるわけです。
話を分かりやすくするために、ここでは「時間指定タスク」と
「時間流動的タスク」の２つに絞って考えてみます。
この両方をうまくやりくりできれば、仕事の段取り力が
高くなる、というのは、納得していただけると思います。
そう、この両方を把握しておくことは、とても重要なのです。
しかし、これはある問題があって、とても難しいことなのです。
どんな問題かと言うと・・・説明しますね。
通常、「時間指定タスク」にあたるものは、スケジュール帳などに
書くことになります。
そして、「時間流動的タスク」にあたるものは、ＴｏＤｏリストや、
備忘録といった、リストにすることが多いと思います。
ところが、このＴｏＤｏリストがくせ者なのです。
ＴｏＤｏリストは、「やること」をリスト化したものです。
これを使えば、「やること」をやったかどうかをチェックできるから
良さそうなものです。
しかし、実際はなかなかうまく機能させることは難しいのです。
それは、なぜか？
通常、ＴｏＤｏリストには、「やること」をリストアップして、
それをいつまでにやりたいか、という期日を書いたりします。
「それをやったかどうか？」のチェックをするだけなら、
これでいいのですが、実際にいつやるかを決めるためには、
この形式では使いにくいのです。
日々のスケジュールの中に、ＴｏＤｏが反映されていない。
つまり、時間指定型のスケジュール管理とリンクしていない。
これが問題なのです。
もう少し説明しましょう。
この方法では、スケジュール帳とＴｏＤｏリストを
毎日、見比べないといけないわけです。
一方は、時間や、日付にそって書かれているスケジュール。
もう一方は、「やること」をずらっと書いたリスト。
これを毎日見比べて、いつ、どれをやれそうか？という
見込みを立てていく必要があるのです。
一方は時間や日付を軸にしたスケジュール、
一方は時間と関係なく「やること」を並べたリスト。
この両方を並べてみて、何を、いつやるか、
瞬間的に答えを出すのはとても難しいのです。
これをパパっとやれる人は、段取りの達人かもしれません。
そして私を含めた普通の人は、この作業に時間がかかって
しまうわけです。
ＴｏＤｏリストの項目について、それをいつやるか決めたり、
終わった項目を消したり、他に優先すべきことがないかを
チェックしたり・・・といった作業が必要なのです。
一日の計画を立てるために、時間を取って考える必要があるのです。
もちろん、時間を取って計画を立てるのは良いことなのですが、
この作業はもっと簡単にできると、私は考えています。
簡単にできることを、難しいやり方をすることはないのです。
では、どうやってやるのか？ 答えは単純です。
別々に書いてあるのが、混乱のもとになっているのなら、
それを合わせて１つにしてしまえばいいのです。
そもそも、「時間指定タスク」と「時間流動的タスク」の
間には、「期日指定タスク」「期間指定タスク」があるのです。
また、「時間流動的タスク」も、大体いつ頃までには、
やっておきたいという、ゆるい時間的制約があるのが普通です。
つまり、これらの「やること」の間には、
「ここからが時間流動的タスク」と、明確に示す
線を引くことができないのです。
それならば、なおさら１つにまとめてしまった方が良い、
ということになりますね。
しかし、このことについて考慮された手帳は、残念ながら
まだありません。
次回は、この手帳の書き方について、私のオリジナルの
手帳を使った方法と、市販の手帳を工夫して使う方法の
２つのやり方を紹介します。
2005年11月26日
ＫＫＪ−5 「書くこと」 --- 本当に書かないとダメなの？
ミナクチです。
Ｋ（カンタン！） Ｋ（効果的な！） Ｊ（時間管理術）
の続きをどんどんいきましょう。
前回、このＫＫＪでやることは基本的に２つだけ、
「書くこと」と「見ること」だけです。
ということを述べました。
今回からは、「書くこと」について、説明していきます。
時間管理のやり方は、いろいろな人が、いろいろな方法を
紹介していますが、外さない方がよい、基本原則があります。
その中でも、私が最も重要と考える原則は、
「やるべきこと」を管理するすることです。
そして、その第一歩は、「やるべきこと」を一箇所にまとめる、
というところから始まります。
これはとても単純なことですが、なかなかできないことなのです。
考えてみてください。あなたが「やるべきこと」「やりたいこと」は
どこにメモされているでしょうか？
手帳、卓上カレンダー、メモ用紙、書類に書き込んだもの、
あちこちに貼られたポストイット、電子メールソフトの中、
そして、頭の中にも・・・。
そんな状況になっていないでしょうか？
まずは、これを一箇所にまとめましょう。
私は、これを手帳でやることを推奨しています。
いくつかの例外（後で説明します）は除いて、
「やること」を一箇所にまとめること。
これが極めて重要です。
手帳にすべてを書き移すのは手間がかかって大変、というイメージを
持つ方もいるかもしれません。
しかし、実際やってみると、そうでもないのです。
考えてみてください。ポストイットに書くのも、手帳に書くのも、
手間は変わりませんよね。書く場所が違うだけです。
そして、一箇所にまとめてみると、バラバラに書いていたときよりも、
頭が整理されることに気がつくと思います。
「やること」がどれだけあるか、全体が見えるようにしておくこと、
これがとても重要です。
もし、バラバラに書いていると・・・
忘れていた予定を書いたメモが後から出てきて、
予定がすべて崩れてしまう。
なんてことが頻繁に起こります。
仕事をしている中では、避けられない突発事態というのもありますが、
自分で突発事態を作るのは、とても無駄なことです。
また、頭の中で憶えておくから大丈夫！という考え方も、よくありません。
（実際こういう方も多いと思います。私の経験では。）
頭で記憶しているだけでも、おそらくほとんどの方は、
大事な予定を忘れてしまうことなど、ほとんどないでしょう。
ちゃんと記憶できてるから、いいじゃないか！
と言いたくなるかもしれません。
しかし、このやり方は、２つの問題があります。
１つは、逆に、その大事な予定を忘れることができないために、
いつまでもそれに気を取られてしまっていることです。
そのため、他の仕事に気が回らなくなっているのです。
大事な予定に気がいっている本人は、気がつかないかもしれません。
しかし、本来使える時間が使えないのは、とても損をしています。
書いて整理していくことで、大事な予定の前にも、他の仕事を
処理する余裕が結構あることに気がつくものです。
（こういった、ちょっとした時間のやりくりが無理なく自然に
できるようになるのが、時間管理のメリットの１つなのです。）
もう１つの問題は、逆のパターンです。
大事な仕事は完全に忘れることはないにせよ、余裕が無いギリギリの
タイミングで思い出すことが多いのです。
私はこれを、「デッドライン・リマインドの法則」と呼んでいます。
あなたも、「あー、もうちょっと早くから準備しておけば・・・」
という後悔をした経験があるのではないでしょうか。
これは、「デッドライン・リマインドの法則」に、はまっています。
書いて整理しておくだけで、いつ準備を始めればいいか分かるのに、
書かないために、自分からバタバタの種をまいているようなものです。
このように、頭で憶えておくから大丈夫！という考え方は、
いろいろ危険な要素があるのです。
「書くこと」「一箇所にまとめること」が重要ということが、
なんとなく分かってきたでしょうか？
しかし、書くことが重要といっても、書き方は重要です。
何を、どう書くか、そのやり方しだいで、時間管理が楽しくもなり、
つらくもなるのです・・・。
ということで、次回は何を書くか？
について説明していきますね。
Ｋ（カンタン！） Ｋ（効果的な！） Ｊ（時間管理術）
の続きをどんどんいきましょう。
前回、このＫＫＪでやることは基本的に２つだけ、
「書くこと」と「見ること」だけです。
ということを述べました。
今回からは、「書くこと」について、説明していきます。
時間管理のやり方は、いろいろな人が、いろいろな方法を
紹介していますが、外さない方がよい、基本原則があります。
その中でも、私が最も重要と考える原則は、
「やるべきこと」を管理するすることです。
そして、その第一歩は、「やるべきこと」を一箇所にまとめる、
というところから始まります。
これはとても単純なことですが、なかなかできないことなのです。
考えてみてください。あなたが「やるべきこと」「やりたいこと」は
どこにメモされているでしょうか？
手帳、卓上カレンダー、メモ用紙、書類に書き込んだもの、
あちこちに貼られたポストイット、電子メールソフトの中、
そして、頭の中にも・・・。
そんな状況になっていないでしょうか？
まずは、これを一箇所にまとめましょう。
私は、これを手帳でやることを推奨しています。
いくつかの例外（後で説明します）は除いて、
「やること」を一箇所にまとめること。
これが極めて重要です。
手帳にすべてを書き移すのは手間がかかって大変、というイメージを
持つ方もいるかもしれません。
しかし、実際やってみると、そうでもないのです。
考えてみてください。ポストイットに書くのも、手帳に書くのも、
手間は変わりませんよね。書く場所が違うだけです。
そして、一箇所にまとめてみると、バラバラに書いていたときよりも、
頭が整理されることに気がつくと思います。
「やること」がどれだけあるか、全体が見えるようにしておくこと、
これがとても重要です。
もし、バラバラに書いていると・・・
忘れていた予定を書いたメモが後から出てきて、
予定がすべて崩れてしまう。
なんてことが頻繁に起こります。
仕事をしている中では、避けられない突発事態というのもありますが、
自分で突発事態を作るのは、とても無駄なことです。
また、頭の中で憶えておくから大丈夫！という考え方も、よくありません。
（実際こういう方も多いと思います。私の経験では。）
頭で記憶しているだけでも、おそらくほとんどの方は、
大事な予定を忘れてしまうことなど、ほとんどないでしょう。
ちゃんと記憶できてるから、いいじゃないか！
と言いたくなるかもしれません。
しかし、このやり方は、２つの問題があります。
１つは、逆に、その大事な予定を忘れることができないために、
いつまでもそれに気を取られてしまっていることです。
そのため、他の仕事に気が回らなくなっているのです。
大事な予定に気がいっている本人は、気がつかないかもしれません。
しかし、本来使える時間が使えないのは、とても損をしています。
書いて整理していくことで、大事な予定の前にも、他の仕事を
処理する余裕が結構あることに気がつくものです。
（こういった、ちょっとした時間のやりくりが無理なく自然に
できるようになるのが、時間管理のメリットの１つなのです。）
もう１つの問題は、逆のパターンです。
大事な仕事は完全に忘れることはないにせよ、余裕が無いギリギリの
タイミングで思い出すことが多いのです。
私はこれを、「デッドライン・リマインドの法則」と呼んでいます。
あなたも、「あー、もうちょっと早くから準備しておけば・・・」
という後悔をした経験があるのではないでしょうか。
これは、「デッドライン・リマインドの法則」に、はまっています。
書いて整理しておくだけで、いつ準備を始めればいいか分かるのに、
書かないために、自分からバタバタの種をまいているようなものです。
このように、頭で憶えておくから大丈夫！という考え方は、
いろいろ危険な要素があるのです。
「書くこと」「一箇所にまとめること」が重要ということが、
なんとなく分かってきたでしょうか？
しかし、書くことが重要といっても、書き方は重要です。
何を、どう書くか、そのやり方しだいで、時間管理が楽しくもなり、
つらくもなるのです・・・。
ということで、次回は何を書くか？
について説明していきますね。
2005年11月22日
ＫＫＪ−4 ゴールの姿をイメージする
名前はちょっと変ですが、とっても役に立つ、ＫＫＪ、
Ｋ（カンタン！） Ｋ（効果的な！） Ｊ（時間管理術）
の続きです。
今回は、具体的なやり方を説明する前に、
時間管理を実践した結果、どうなるのか？
という、ゴールの状態をイメージしてみたいと思います。
この記事で紹介していく、ＫＫＪのやり方は、
私が会社勤めをしながら生み出した方法です。
私が、色々な時間管理法にトライして、そのやり方を改善
していく中で、できたものです。
この方法は、多くの忙しい方に受け入れられると
考えているのですが、その中に、いくつかのポイントが
あります。まず、そのポイントについて説明していきます。
このＫＫＪのポイントとして、私が考えているのは、
以下の３つです。
・人に頼らず、自分の力でやれること
忙しい中で、誰も頼ることができない。
そんな状況に適しています。
秘書がいる、なんていう方は対象としていません。
（そんな人はこの記事は読まないかもしれませんが・・）
・突発的な事態への対応力があること
突発的に発生した仕事に対する対応力があること。
私はそれを重視しています。
ですから、確実に、計画的に仕事ができる状況に
ある人よりも、突発の仕事でバタバタしがちな方に
向いています。
・「やること」が多い状況で使えること
数少ない目標や「やるべきこと」に集中できる、
恵まれた環境にいる人には、適していないかもしれません。
その代わり、たくさんの仕事を何とかこなさないといけない、
そんな状況にいる人に適しています。
私の考えるポイントは、あなたの今の状況と近いでしょうか？
もし、そうであれば、きっとお役に立てると思います。
そして、この方法を使うことによって、私が感じたメリットは、
以下の４つがありました。
・仕事中に、時間に追われるストレスが大幅に軽減する
仕事に追われるのではなく、自分でコントロールしている感じに
近いです。
私の場合、時間に追われるストレスは、ほとんどなくなりました。
なぜか、出勤前の気の重さが激減します。
・休みの日は、安心して仕事のことが忘れられるようになる。
「やること」が整理されるので、仕事を忘れようと意識しなくても、
忘れるべきときには、自然と忘れられるようになります。
・仕事力が高まる
「やること」が整理される結果として、目の前の仕事への集中力が
上がります。
その結果、肩の力が抜けた感じでありながら、
前よりも仕事が進むようになります。
これにはずいぶん助かりました。
・約束が守れる
自分の持ち時間がつかめているので、仕事が約束通りにできない、
といった事態が起こることがなくなります。
できない約束はしなくなる、といった方がいいかもしれません。
これから目指すゴールの姿がイメージできたでしょうか？
最初にイメージを持っておいた方が、これからの説明が
頭に入りやすくなると思い、今回この記事を書いています。
では、このようなゴールに達するために、何をやれば良いのか？
ということをこれから説明していくわけですが、
私のやり方では、基本的に２つのことしかやりません。
「書くこと」と、「見ること」です。極めて単純です。
といっても、当然その書き方に工夫があるわけです。
では次回から、そのやり方を説明していきたいと思います。
Ｋ（カンタン！） Ｋ（効果的な！） Ｊ（時間管理術）
の続きです。
今回は、具体的なやり方を説明する前に、
時間管理を実践した結果、どうなるのか？
という、ゴールの状態をイメージしてみたいと思います。
この記事で紹介していく、ＫＫＪのやり方は、
私が会社勤めをしながら生み出した方法です。
私が、色々な時間管理法にトライして、そのやり方を改善
していく中で、できたものです。
この方法は、多くの忙しい方に受け入れられると
考えているのですが、その中に、いくつかのポイントが
あります。まず、そのポイントについて説明していきます。
このＫＫＪのポイントとして、私が考えているのは、
以下の３つです。
・人に頼らず、自分の力でやれること
忙しい中で、誰も頼ることができない。
そんな状況に適しています。
秘書がいる、なんていう方は対象としていません。
（そんな人はこの記事は読まないかもしれませんが・・）
・突発的な事態への対応力があること
突発的に発生した仕事に対する対応力があること。
私はそれを重視しています。
ですから、確実に、計画的に仕事ができる状況に
ある人よりも、突発の仕事でバタバタしがちな方に
向いています。
・「やること」が多い状況で使えること
数少ない目標や「やるべきこと」に集中できる、
恵まれた環境にいる人には、適していないかもしれません。
その代わり、たくさんの仕事を何とかこなさないといけない、
そんな状況にいる人に適しています。
私の考えるポイントは、あなたの今の状況と近いでしょうか？
もし、そうであれば、きっとお役に立てると思います。
そして、この方法を使うことによって、私が感じたメリットは、
以下の４つがありました。
・仕事中に、時間に追われるストレスが大幅に軽減する
仕事に追われるのではなく、自分でコントロールしている感じに
近いです。
私の場合、時間に追われるストレスは、ほとんどなくなりました。
なぜか、出勤前の気の重さが激減します。
・休みの日は、安心して仕事のことが忘れられるようになる。
「やること」が整理されるので、仕事を忘れようと意識しなくても、
忘れるべきときには、自然と忘れられるようになります。
・仕事力が高まる
「やること」が整理される結果として、目の前の仕事への集中力が
上がります。
その結果、肩の力が抜けた感じでありながら、
前よりも仕事が進むようになります。
これにはずいぶん助かりました。
・約束が守れる
自分の持ち時間がつかめているので、仕事が約束通りにできない、
といった事態が起こることがなくなります。
できない約束はしなくなる、といった方がいいかもしれません。
これから目指すゴールの姿がイメージできたでしょうか？
最初にイメージを持っておいた方が、これからの説明が
頭に入りやすくなると思い、今回この記事を書いています。
では、このようなゴールに達するために、何をやれば良いのか？
ということをこれから説明していくわけですが、
私のやり方では、基本的に２つのことしかやりません。
「書くこと」と、「見ること」です。極めて単純です。
といっても、当然その書き方に工夫があるわけです。
では次回から、そのやり方を説明していきたいと思います。
2005年11月20日
ＫＫＪ−3 時間管理を「する」ことによるデメリットを考える
ＫＫＪ、どんどんいきましょう。
前回は、時間管理を「しない」ことによるデメリットについて
考えてみましたので、今回は、
時間管理を「する」ことによるデメリット
について、考えてみましょう。
時間管理をすることにデメリットってあるの？
と思った方もいるかもしれません。
でも、考えてみてください。
手間がかかる。面倒くさい。
というのも、デメリットですよね。
確かに、時間管理を売りにした手帳には、書くことが
やたらと多いものもあり、面倒なイメージがあるかもしれません。
また、パソコンを使ったスケジュール管理ソフトも
まだまだ使い勝手がよくないと思います。
後で入力するから、とりあえず紙にメモって・・・
なんてやっていたら、二度手間になってしまいますしね。
しかし、例えば、手帳を使って必要最小限のことだけを書く、
というやり方を取れば、実際それほど面倒なものではありません。
メモ用紙や、ポストイットに書くのをやめて、
手帳に書けばいいわけですから。手間としてはそう変わりません。
実は、時間管理を「する」ことによる、本当のデメリットは、
別のところにあるのです。
それは、たくさんの「やらなければいけないこと」を書き出したもの、
それを見ること自体がストレスになってしまう、という点にあるのです。
例えば、ＴｏＤｏリストとか備忘録と呼ばれるものがありますよね。
これは、「やらなければいけないこと」を忘れないために
書き出しておくものですが・・・、
書き出しているうちに、それを見てるだけで嫌になってしまった、
なんて経験はないでしょうか？
書いているうちに、
「あれもやらないと・・・」、「そういえばこれも・・・」と色々な
案件が出てきて、思っていた以上に項目が多くなってしまいます。。
そして、やっとＴｏＤｏリストができたかと思っても、
それを、完全に更新していける人はほとんどいない。
というのが、私が、仕事で一緒だった人たちを観察して、
たどり着いた結論です。
そういう私も、単に案件を並べただけのＴｏＤｏリストは
好きではありません。
特に、あまり重要でない案件（やらなくてもいいような案件）
が、リストの下の方にいつまでも残っていたりして、
そういうのは、見るたびに嫌な感じがしますね。
ＴｏＤｏリストについては、このシリーズの後半で書きますので、
とりあえず、このくらいにしておきますが・・・。
私が言いたいのは、
手帳や、ＴｏＤｏリストにたくさんの案件があることが、
逆にストレスになる場合がある、ということなのです。
ひどい時は、「手帳を見たくない」と思ってしまうこともあります。
「手帳恐怖症」という感じです。
この「恐怖症」までいかなくても、手帳で自分の「やること」を
管理するのは、なんだかうっとおしい感じがする、っていうのは
感じたことがある方も多いのではないでしょうか。
そもそもは、時間に追われてバタバタするストレスを解消したかった、
はずなのに、別のストレスを感じてしまうことになるのです。
これが時間管理を「する」ことによるデメリットです。
実は、時間管理をやろうと思っても続かなかったりするのは、
単に面倒くさい、というのが理由ではなく、このストレスの方が
本当の理由だったりするのです。
時間管理を始める前に、このことを知っておいた方が、
いいと思い、この話を最初にすることにしました。
時間管理を「しない」のも、「する」のも、
それぞれデメリットがある、というわけです。
「で、結局どうすればいいの？」という声が聞こえてきそうですが・・・
その答えは簡単です。
時間管理を「する」ことによるメリット
（＝時間管理を「しない」ことによるデメリット）
が実感できて、
時間管理を「する」ことによるデメリット
が最小限になっている、
そんな時間管理の方法を使えばいいのです。
そして、その方法とは・・・
・・・次回に続きます。
ここまで読んでみて、とりあえず「なるほど」と、
思えるところがあった方は、
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前回は、時間管理を「しない」ことによるデメリットについて
考えてみましたので、今回は、
時間管理を「する」ことによるデメリット
について、考えてみましょう。
時間管理をすることにデメリットってあるの？
と思った方もいるかもしれません。
でも、考えてみてください。
手間がかかる。面倒くさい。
というのも、デメリットですよね。
確かに、時間管理を売りにした手帳には、書くことが
やたらと多いものもあり、面倒なイメージがあるかもしれません。
また、パソコンを使ったスケジュール管理ソフトも
まだまだ使い勝手がよくないと思います。
後で入力するから、とりあえず紙にメモって・・・
なんてやっていたら、二度手間になってしまいますしね。
しかし、例えば、手帳を使って必要最小限のことだけを書く、
というやり方を取れば、実際それほど面倒なものではありません。
メモ用紙や、ポストイットに書くのをやめて、
手帳に書けばいいわけですから。手間としてはそう変わりません。
実は、時間管理を「する」ことによる、本当のデメリットは、
別のところにあるのです。
それは、たくさんの「やらなければいけないこと」を書き出したもの、
それを見ること自体がストレスになってしまう、という点にあるのです。
例えば、ＴｏＤｏリストとか備忘録と呼ばれるものがありますよね。
これは、「やらなければいけないこと」を忘れないために
書き出しておくものですが・・・、
書き出しているうちに、それを見てるだけで嫌になってしまった、
なんて経験はないでしょうか？
書いているうちに、
「あれもやらないと・・・」、「そういえばこれも・・・」と色々な
案件が出てきて、思っていた以上に項目が多くなってしまいます。。
そして、やっとＴｏＤｏリストができたかと思っても、
それを、完全に更新していける人はほとんどいない。
というのが、私が、仕事で一緒だった人たちを観察して、
たどり着いた結論です。
そういう私も、単に案件を並べただけのＴｏＤｏリストは
好きではありません。
特に、あまり重要でない案件（やらなくてもいいような案件）
が、リストの下の方にいつまでも残っていたりして、
そういうのは、見るたびに嫌な感じがしますね。
ＴｏＤｏリストについては、このシリーズの後半で書きますので、
とりあえず、このくらいにしておきますが・・・。
私が言いたいのは、
手帳や、ＴｏＤｏリストにたくさんの案件があることが、
逆にストレスになる場合がある、ということなのです。
ひどい時は、「手帳を見たくない」と思ってしまうこともあります。
「手帳恐怖症」という感じです。
この「恐怖症」までいかなくても、手帳で自分の「やること」を
管理するのは、なんだかうっとおしい感じがする、っていうのは
感じたことがある方も多いのではないでしょうか。
そもそもは、時間に追われてバタバタするストレスを解消したかった、
はずなのに、別のストレスを感じてしまうことになるのです。
これが時間管理を「する」ことによるデメリットです。
実は、時間管理をやろうと思っても続かなかったりするのは、
単に面倒くさい、というのが理由ではなく、このストレスの方が
本当の理由だったりするのです。
時間管理を始める前に、このことを知っておいた方が、
いいと思い、この話を最初にすることにしました。
時間管理を「しない」のも、「する」のも、
それぞれデメリットがある、というわけです。
「で、結局どうすればいいの？」という声が聞こえてきそうですが・・・
その答えは簡単です。
時間管理を「する」ことによるメリット
（＝時間管理を「しない」ことによるデメリット）
が実感できて、
時間管理を「する」ことによるデメリット
が最小限になっている、
そんな時間管理の方法を使えばいいのです。
そして、その方法とは・・・
・・・次回に続きます。
ここまで読んでみて、とりあえず「なるほど」と、
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2005年11月19日
ＫＫＪ−2 時間管理を「しない」ことによるデメリットを考える
はい、ＫＫＪの続きです。今回はまず、
時間管理を「しない」ことによるデメリット
について、考えてみましょう。
これについては、多くの著者が述べています。
ちゃんと計画を立てないと、目の前のことに追われて、
本当に重要なことに使う時間が無くなってしまう。
とか、
時間をムダ使いして、あとで後悔してしまう。
とか、
自分がやりたいと思って決めた目標が達成できない。
などです。
これらはすべて、その通りなのです。
そして、時間管理をやることで、これらはすべて解決するのです！
さあ、時間管理をやる気になりましたか・・・？
その気になったでしょうか？
ならないですか？ そうかもしれませんね・・。
実は、こういう理由で時間管理を始めても、
なかなか続くものではないのです。
なぜなら、上に書いた理由はすべて、
時間管理を継続していって、はじめて実感できることなのです。
ですから、時間管理をやろうかな、っていう人の目の前に
ぶらさげるニンジンとしては、あまり適していないのです。
本当に、「やってみようかな」と思うためには、
もっと突っ込んで考えてみる必要がありますね。
では、ちょっと聞いてください。
実は、時間管理を「しない」ことによるデメリットには、
もっと恐ろしいものがあるのです。
私は、今までに一緒に仕事をした人について、
その人の仕事のやり方を、いろいろ観察してきました。
その結果、共通するある問題点に気がついたのです。
実は、
時間管理をうまくできていない人は、
スケジュールを忘れることができないストレスを抱えているのです。
ここ、重要ですよ。
スケジュールを忘れてしまうのが、問題なのではなくて、
忘れることができないのが、問題なのです。
どういうことかというと・・・、
自分のスケジュールや、「やらなければいけないこと」を
忘れないようにするのは、大きなストレスになります。
なぜなら・・・、
特に仕事で「やらなければいけないこと」というのは、
それ自体が、プレッシャーの素になります。
もちろん、仕事には、いい意味でのプレッシャーもあるのですが、
プレッシャーはプレッシャーです。
24時間それを忘れられないのでは、確実にストレスになります。
しかし、あるコツを使って、うまく時間管理をすることができれば、
「やらなければいけないこと」のすべては、自分の頭から出してしまう
ことができます。
これをうまくできれば、今まで一所懸命憶えていたことが、
バカバカしくなるほど、ストレスなく過ごせるのです。
「安心して忘れられる」という感覚です。
例えば、職場を離れた途端に、仕事のことを忘れることが
できるのです。これはすごい快感です。
逆に、問題なのは、中途半端な時間管理です。
「やらなければいけないこと」を強く意識しながら、
頭の中は整理されない状態がキープされるのです。
これは、もう最悪です・・・。
このように、時間管理をうまくやれれば、
「やらなければいけないこと」を忘れて、その場その場で、
集中したり、楽しんだりできるわけです。
これができないのは、大きな損をしていると思いませんか？
時間管理、する気になってきました？
さらに、もう少し考えてみましょう。
このことに関連して、もう１つ言えることがあります。
時間管理がうまくできれば、あなたの能力がもっと活かせるのです。
人間の脳の九十何パーセントかは使われていない、とか、
潜在意識を活用すれば、目標が達成できる、とか、
そういうたぐいの話ではありません。
人の脳の中の「短期記憶」と呼ばれる部分の容量は、あまり大きくない、
というのは、実験的にも確かめられています。
この「短期記憶」はパソコンのメモリー（ハードディスクではない）に
例えることもできますが、ここでは、もっと分かりやすく、机に例えて
考えてみます。
人の短期記憶は、仕事机のようなものです。
あなたの経験に照らして考えてみてください。
ある仕事をしているとき、あなたの頭の中にある机の上には、
その仕事に関連する書類が広げられている、と考えてください。
その書類は、普段は長期記憶（ハードディスクのようなもの）
として、蓄えられています。
ここでは、引き出しと考えてみましょう。
引き出しから書類を出して、机の上に広げている状態、それが、
あなたがその仕事のことを考えている状態です。
そして、その時に、他の仕事が急に割り込んできたとします。
電話によって、別の仕事が割り込んできたような状態です。
このときには、別の書類がいきなり机の上に広げられるのです。
そして、最初に広げていた書類は・・・気がつくと、
机の横に落ちてしまっているのです。
電話が終わって、元の仕事に戻ろうとしたときには、
書類を拾って、それを広げなおして、元の配置に戻す作業から
始めないといけないのです。
これが、よく言われる、仕事を中断することで効率が下がる、
という現象ですね。
この頭の中の机と、時間管理はどう関係あるのでしょうか？
考えてみましょう。
私たちは、学生の時や、仕事を始めたときに、大事なスケジュールを
忘れてしまって、後悔した経験が１つ以上ある人がほとんどです。
そういう経験から、大事なスケジュールは忘れてはいけない！という
教訓を頭に刻み込んでいます。
そのため、さっきのあなたの机（あなたの短期記憶）の上には、
大事なスケジュールのことが、常に乗っているのです。
大事なスケジュールを忘れてしまうのは、一種の恐怖ですから、
机の上から降ろすことができないのです。
しかし、それを机から降ろさない限り、あなたの机のスペースは、
狭くて窮屈で、使いにくいままなのです。
これが、私の言う、能力が活かせていない、という状態です。
ちなみに、パソコンに例えると、重たい常駐ソフトが
常に立ち上がっている状態と考えられます。
パソコンの動作が不安定になったり、遅くなったり
するわけです。
もちろん、人によって、仕事の能力や、頭の回転の速さには、
差があるでしょう。
しかし、どんな人でも、
「スケジュール」や「やらなければいけないこと」
を頭から出すだけで、確実に仕事の能力が上がります。
机が広く使えることの効果です。
イメージできたでしょうか？
実は、「時間管理」をうまくやることは、時間を無駄にしないだけでは
なく、自分の能力のすべてを、目の前のことに投入できる、という効果が
あるのです。
ちょっとしたコツを使って時間管理するだけで、「デキる人」に
一歩どころか、三歩ぐらい近づけるのです。
時間管理、少しはする気になってきたでしょうか？
しかし、これだけでは、まだ不足です。
もう１つの視点からも見てみましょう。
私たちが時間管理を「する」ことについて、どう感じているか？
それについても考える必要があります。
次回はそこを考えてみましょう。
時間管理を「しない」ことによるデメリット
について、考えてみましょう。
これについては、多くの著者が述べています。
ちゃんと計画を立てないと、目の前のことに追われて、
本当に重要なことに使う時間が無くなってしまう。
とか、
時間をムダ使いして、あとで後悔してしまう。
とか、
自分がやりたいと思って決めた目標が達成できない。
などです。
これらはすべて、その通りなのです。
そして、時間管理をやることで、これらはすべて解決するのです！
さあ、時間管理をやる気になりましたか・・・？
その気になったでしょうか？
ならないですか？ そうかもしれませんね・・。
実は、こういう理由で時間管理を始めても、
なかなか続くものではないのです。
なぜなら、上に書いた理由はすべて、
時間管理を継続していって、はじめて実感できることなのです。
ですから、時間管理をやろうかな、っていう人の目の前に
ぶらさげるニンジンとしては、あまり適していないのです。
本当に、「やってみようかな」と思うためには、
もっと突っ込んで考えてみる必要がありますね。
では、ちょっと聞いてください。
実は、時間管理を「しない」ことによるデメリットには、
もっと恐ろしいものがあるのです。
私は、今までに一緒に仕事をした人について、
その人の仕事のやり方を、いろいろ観察してきました。
その結果、共通するある問題点に気がついたのです。
実は、
時間管理をうまくできていない人は、
スケジュールを忘れることができないストレスを抱えているのです。
ここ、重要ですよ。
スケジュールを忘れてしまうのが、問題なのではなくて、
忘れることができないのが、問題なのです。
どういうことかというと・・・、
自分のスケジュールや、「やらなければいけないこと」を
忘れないようにするのは、大きなストレスになります。
なぜなら・・・、
特に仕事で「やらなければいけないこと」というのは、
それ自体が、プレッシャーの素になります。
もちろん、仕事には、いい意味でのプレッシャーもあるのですが、
プレッシャーはプレッシャーです。
24時間それを忘れられないのでは、確実にストレスになります。
しかし、あるコツを使って、うまく時間管理をすることができれば、
「やらなければいけないこと」のすべては、自分の頭から出してしまう
ことができます。
これをうまくできれば、今まで一所懸命憶えていたことが、
バカバカしくなるほど、ストレスなく過ごせるのです。
「安心して忘れられる」という感覚です。
例えば、職場を離れた途端に、仕事のことを忘れることが
できるのです。これはすごい快感です。
逆に、問題なのは、中途半端な時間管理です。
「やらなければいけないこと」を強く意識しながら、
頭の中は整理されない状態がキープされるのです。
これは、もう最悪です・・・。
このように、時間管理をうまくやれれば、
「やらなければいけないこと」を忘れて、その場その場で、
集中したり、楽しんだりできるわけです。
これができないのは、大きな損をしていると思いませんか？
時間管理、する気になってきました？
さらに、もう少し考えてみましょう。
このことに関連して、もう１つ言えることがあります。
時間管理がうまくできれば、あなたの能力がもっと活かせるのです。
人間の脳の九十何パーセントかは使われていない、とか、
潜在意識を活用すれば、目標が達成できる、とか、
そういうたぐいの話ではありません。
人の脳の中の「短期記憶」と呼ばれる部分の容量は、あまり大きくない、
というのは、実験的にも確かめられています。
この「短期記憶」はパソコンのメモリー（ハードディスクではない）に
例えることもできますが、ここでは、もっと分かりやすく、机に例えて
考えてみます。
人の短期記憶は、仕事机のようなものです。
あなたの経験に照らして考えてみてください。
ある仕事をしているとき、あなたの頭の中にある机の上には、
その仕事に関連する書類が広げられている、と考えてください。
その書類は、普段は長期記憶（ハードディスクのようなもの）
として、蓄えられています。
ここでは、引き出しと考えてみましょう。
引き出しから書類を出して、机の上に広げている状態、それが、
あなたがその仕事のことを考えている状態です。
そして、その時に、他の仕事が急に割り込んできたとします。
電話によって、別の仕事が割り込んできたような状態です。
このときには、別の書類がいきなり机の上に広げられるのです。
そして、最初に広げていた書類は・・・気がつくと、
机の横に落ちてしまっているのです。
電話が終わって、元の仕事に戻ろうとしたときには、
書類を拾って、それを広げなおして、元の配置に戻す作業から
始めないといけないのです。
これが、よく言われる、仕事を中断することで効率が下がる、
という現象ですね。
この頭の中の机と、時間管理はどう関係あるのでしょうか？
考えてみましょう。
私たちは、学生の時や、仕事を始めたときに、大事なスケジュールを
忘れてしまって、後悔した経験が１つ以上ある人がほとんどです。
そういう経験から、大事なスケジュールは忘れてはいけない！という
教訓を頭に刻み込んでいます。
そのため、さっきのあなたの机（あなたの短期記憶）の上には、
大事なスケジュールのことが、常に乗っているのです。
大事なスケジュールを忘れてしまうのは、一種の恐怖ですから、
机の上から降ろすことができないのです。
しかし、それを机から降ろさない限り、あなたの机のスペースは、
狭くて窮屈で、使いにくいままなのです。
これが、私の言う、能力が活かせていない、という状態です。
ちなみに、パソコンに例えると、重たい常駐ソフトが
常に立ち上がっている状態と考えられます。
パソコンの動作が不安定になったり、遅くなったり
するわけです。
もちろん、人によって、仕事の能力や、頭の回転の速さには、
差があるでしょう。
しかし、どんな人でも、
「スケジュール」や「やらなければいけないこと」
を頭から出すだけで、確実に仕事の能力が上がります。
机が広く使えることの効果です。
イメージできたでしょうか？
実は、「時間管理」をうまくやることは、時間を無駄にしないだけでは
なく、自分の能力のすべてを、目の前のことに投入できる、という効果が
あるのです。
ちょっとしたコツを使って時間管理するだけで、「デキる人」に
一歩どころか、三歩ぐらい近づけるのです。
時間管理、少しはする気になってきたでしょうか？
しかし、これだけでは、まだ不足です。
もう１つの視点からも見てみましょう。
私たちが時間管理を「する」ことについて、どう感じているか？
それについても考える必要があります。
次回はそこを考えてみましょう。
2005年11月18日
ＫＫＪ−1 時間管理を「する」「しない」デメリットを考えよう！
さて、ＫＫＪの第１回を始めますね。
このシリーズでは、時間管理について、少し掘り下げて
考えてみたいと思います。
いきなりですが、
時間管理って、なんだか優等生的なイメージがありませんか？
かた苦しい感じ、といってもいいかもしれません。
他にも、
めんどくさそう、ってイメージもあるでしょう。
確かにやった方がいいのかもしれない。
でも、何だか自由がなくなりそうでいやだ。
そんなふうに思うこともあるでしょう。
他にはありませんか？
セコい？ カッコ悪い？
そう思う人もいるかもしれませんね。
今、上げたようなイメージがまったく無い、という方は
少ないと思います。
そうです。時間管理って、実はかなりネガティブな
イメージがあるのです。
そして、こういうイメージが、時間管理をやろうとしたときに、
自分の心にブレーキをかけてしまう原因になるのです。
「時間管理バンザイ！」タイプの著者は、こんなこと言いませんけど、
これって、とても重要なことだと思います。
まずは、自分の中のこういうイメージを、
もう一度見つめなおしてみる必要があるのです。
そして、こういったネガティブなイメージの反面で、
時間管理ができていないことによる問題点を解決したい、
というニーズもあるでしょう。
実は、私たちはこの両面で揺れているのです。
ここに決着をつける必要があるのです。
そこで、ＫＫＪでは、
時間管理を「しない」ことによるデメリット と、
時間管理を「する」 ことによるデメリット について、
考えてみるというのを、最初の重要なポイントとしています。
これらについて、ちゃんと納得できていなければ、
結局、続かない、といった結果になりやすいのです。
ということで、
時間管理を「しない」ことによるデメリット
について、考えてみましょう。
と思ったのですが、長くなるので次回に続きます・・・。
このシリーズでは、時間管理について、少し掘り下げて
考えてみたいと思います。
いきなりですが、
時間管理って、なんだか優等生的なイメージがありませんか？
かた苦しい感じ、といってもいいかもしれません。
他にも、
めんどくさそう、ってイメージもあるでしょう。
確かにやった方がいいのかもしれない。
でも、何だか自由がなくなりそうでいやだ。
そんなふうに思うこともあるでしょう。
他にはありませんか？
セコい？ カッコ悪い？
そう思う人もいるかもしれませんね。
今、上げたようなイメージがまったく無い、という方は
少ないと思います。
そうです。時間管理って、実はかなりネガティブな
イメージがあるのです。
そして、こういうイメージが、時間管理をやろうとしたときに、
自分の心にブレーキをかけてしまう原因になるのです。
「時間管理バンザイ！」タイプの著者は、こんなこと言いませんけど、
これって、とても重要なことだと思います。
まずは、自分の中のこういうイメージを、
もう一度見つめなおしてみる必要があるのです。
そして、こういったネガティブなイメージの反面で、
時間管理ができていないことによる問題点を解決したい、
というニーズもあるでしょう。
実は、私たちはこの両面で揺れているのです。
ここに決着をつける必要があるのです。
そこで、ＫＫＪでは、
時間管理を「しない」ことによるデメリット と、
時間管理を「する」 ことによるデメリット について、
考えてみるというのを、最初の重要なポイントとしています。
これらについて、ちゃんと納得できていなければ、
結局、続かない、といった結果になりやすいのです。
ということで、
時間管理を「しない」ことによるデメリット
について、考えてみましょう。
と思ったのですが、長くなるので次回に続きます・・・。
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