2005年11月26日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

KKJ−5 「書くこと」 --- 本当に書かないとダメなの?

ミナクチです。

 K(カンタン!) K(効果的な!) J(時間管理術)

の続きをどんどんいきましょう。


前回、このKKJでやることは基本的に2つだけ、
「書くこと」と「見ること」だけです。

ということを述べました。

今回からは、「書くこと」について、説明していきます。


時間管理のやり方は、いろいろな人が、いろいろな方法を
紹介していますが、外さない方がよい、基本原則があります。


その中でも、私が最も重要と考える原則は、
「やるべきこと」を管理するすることです。


そして、その第一歩は、「やるべきこと」を一箇所にまとめる、
というところから始まります。

これはとても単純なことですが、なかなかできないことなのです。


考えてみてください。あなたが「やるべきこと」「やりたいこと」は
どこにメモされているでしょうか?

  手帳、卓上カレンダー、メモ用紙、書類に書き込んだもの、
  あちこちに貼られたポストイット、電子メールソフトの中、
  そして、頭の中にも・・・。

そんな状況になっていないでしょうか?



まずは、これを一箇所にまとめましょう。
私は、これを手帳でやることを推奨しています。


  いくつかの例外(後で説明します)は除いて、
  「やること」を一箇所にまとめること。


これが極めて重要です。


手帳にすべてを書き移すのは手間がかかって大変、というイメージを
持つ方もいるかもしれません。
しかし、実際やってみると、そうでもないのです。

考えてみてください。ポストイットに書くのも、手帳に書くのも、
手間は変わりませんよね。書く場所が違うだけです。

そして、一箇所にまとめてみると、バラバラに書いていたときよりも、
頭が整理されることに気がつくと思います。

「やること」がどれだけあるか、全体が見えるようにしておくこと、
これがとても重要です。

もし、バラバラに書いていると・・・

 忘れていた予定を書いたメモが後から出てきて、
 予定がすべて崩れてしまう。

なんてことが頻繁に起こります。

仕事をしている中では、避けられない突発事態というのもありますが、
自分で突発事態を作るのは、とても無駄なことです。



また、頭の中で憶えておくから大丈夫!という考え方も、よくありません。
(実際こういう方も多いと思います。私の経験では。)

頭で記憶しているだけでも、おそらくほとんどの方は、
大事な予定を忘れてしまうことなど、ほとんどないでしょう。

ちゃんと記憶できてるから、いいじゃないか!
と言いたくなるかもしれません。

しかし、このやり方は、2つの問題があります。

 1つは、逆に、その大事な予定を忘れることができないために、
 いつまでもそれに気を取られてしまっていることです。

 そのため、他の仕事に気が回らなくなっているのです。

 大事な予定に気がいっている本人は、気がつかないかもしれません。
 しかし、本来使える時間が使えないのは、とても損をしています。

 書いて整理していくことで、大事な予定の前にも、他の仕事を
 処理する余裕が結構あることに気がつくものです。

 (こういった、ちょっとした時間のやりくりが無理なく自然に
  できるようになるのが、時間管理のメリットの1つなのです。)


 もう1つの問題は、逆のパターンです。

 大事な仕事は完全に忘れることはないにせよ、余裕が無いギリギリの
 タイミングで思い出すことが多いのです。

 私はこれを、「デッドライン・リマインドの法則」と呼んでいます。

 あなたも、「あー、もうちょっと早くから準備しておけば・・・」
 という後悔をした経験があるのではないでしょうか。

 これは、「デッドライン・リマインドの法則」に、はまっています。

 書いて整理しておくだけで、いつ準備を始めればいいか分かるのに、
 書かないために、自分からバタバタの種をまいているようなものです。


このように、頭で憶えておくから大丈夫!という考え方は、
いろいろ危険な要素があるのです。


「書くこと」「一箇所にまとめること」が重要ということが、
なんとなく分かってきたでしょうか?


しかし、書くことが重要といっても、書き方は重要です。
何を、どう書くか、そのやり方しだいで、時間管理が楽しくもなり、
つらくもなるのです・・・。


ということで、次回は何を書くか?
について説明していきますね。


KKJ−6 「書くこと」 --- 何を書けばいいのか?KKJ(簡単で効果的な時間管理術) 目次資格・スキルアップランキング


  

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2005年11月22日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

KKJ−4 ゴールの姿をイメージする

名前はちょっと変ですが、とっても役に立つ、KKJ、

 K(カンタン!) K(効果的な!) J(時間管理術)

の続きです。


今回は、具体的なやり方を説明する前に、

 時間管理を実践した結果、どうなるのか?

という、ゴールの状態をイメージしてみたいと思います。


この記事で紹介していく、KKJのやり方は、
私が会社勤めをしながら生み出した方法です。

私が、色々な時間管理法にトライして、そのやり方を改善
していく中で、できたものです。


この方法は、多くの忙しい方に受け入れられると
考えているのですが、その中に、いくつかのポイントが
あります。まず、そのポイントについて説明していきます。


このKKJのポイントとして、私が考えているのは、
以下の3つです。

・人に頼らず、自分の力でやれること

  忙しい中で、誰も頼ることができない。
  そんな状況に適しています。

  秘書がいる、なんていう方は対象としていません。
  (そんな人はこの記事は読まないかもしれませんが・・)


・突発的な事態への対応力があること

  突発的に発生した仕事に対する対応力があること。
  私はそれを重視しています。

  ですから、確実に、計画的に仕事ができる状況に
  ある人よりも、突発の仕事でバタバタしがちな方に
  向いています。


・「やること」が多い状況で使えること

  数少ない目標や「やるべきこと」に集中できる、
  恵まれた環境にいる人には、適していないかもしれません。

  その代わり、たくさんの仕事を何とかこなさないといけない、
  そんな状況にいる人に適しています。


私の考えるポイントは、あなたの今の状況と近いでしょうか?
もし、そうであれば、きっとお役に立てると思います。



そして、この方法を使うことによって、私が感じたメリットは、
以下の4つがありました。


・仕事中に、時間に追われるストレスが大幅に軽減する

  仕事に追われるのではなく、自分でコントロールしている感じに
  近いです。

  私の場合、時間に追われるストレスは、ほとんどなくなりました。
  なぜか、出勤前の気の重さが激減します。


・休みの日は、安心して仕事のことが忘れられるようになる。

  「やること」が整理されるので、仕事を忘れようと意識しなくても、
  忘れるべきときには、自然と忘れられるようになります。


・仕事力が高まる

  「やること」が整理される結果として、目の前の仕事への集中力が
  上がります。

  その結果、肩の力が抜けた感じでありながら、
  前よりも仕事が進むようになります。

  これにはずいぶん助かりました。


・約束が守れる

  自分の持ち時間がつかめているので、仕事が約束通りにできない、
  といった事態が起こることがなくなります。

  できない約束はしなくなる、といった方がいいかもしれません。



これから目指すゴールの姿がイメージできたでしょうか?

最初にイメージを持っておいた方が、これからの説明が
頭に入りやすくなると思い、今回この記事を書いています。


  では、このようなゴールに達するために、何をやれば良いのか?


ということをこれから説明していくわけですが、
私のやり方では、基本的に2つのことしかやりません。


  「書くこと」と、「見ること」です。極めて単純です。


といっても、当然その書き方に工夫があるわけです。


では次回から、そのやり方を説明していきたいと思います。


KKJ−5 「書くこと」 --- 本当に書かないとダメなの?KKJ(簡単で効果的な時間管理術) 目次資格・スキルアップランキング


  
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2005年11月20日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

KKJ−3 時間管理を「する」ことによるデメリットを考える

KKJ、どんどんいきましょう。

前回は、時間管理を「しない」ことによるデメリットについて
考えてみましたので、今回は、

 時間管理を「する」ことによるデメリット

について、考えてみましょう。


時間管理をすることにデメリットってあるの?
と思った方もいるかもしれません。


でも、考えてみてください。


  手間がかかる。面倒くさい。

というのも、デメリットですよね。


確かに、時間管理を売りにした手帳には、書くことが
やたらと多いものもあり、面倒なイメージがあるかもしれません。

また、パソコンを使ったスケジュール管理ソフトも
まだまだ使い勝手がよくないと思います。

  後で入力するから、とりあえず紙にメモって・・・
  なんてやっていたら、二度手間になってしまいますしね。


しかし、例えば、手帳を使って必要最小限のことだけを書く、
というやり方を取れば、実際それほど面倒なものではありません。

メモ用紙や、ポストイットに書くのをやめて、
手帳に書けばいいわけですから。手間としてはそう変わりません。




実は、時間管理を「する」ことによる、本当のデメリットは、
別のところにあるのです。


それは、たくさんの「やらなければいけないこと」を書き出したもの、

それを見ること自体がストレスになってしまう、という点にあるのです。



 例えば、ToDoリストとか備忘録と呼ばれるものがありますよね。


 これは、「やらなければいけないこと」を忘れないために
 書き出しておくものですが・・・、

 書き出しているうちに、それを見てるだけで嫌になってしまった、
 なんて経験はないでしょうか?

 書いているうちに、

 「あれもやらないと・・・」、「そういえばこれも・・・」と色々な
 案件が出てきて、思っていた以上に項目が多くなってしまいます。。



 そして、やっとToDoリストができたかと思っても、
 それを、完全に更新していける人はほとんどいない。

 というのが、私が、仕事で一緒だった人たちを観察して、
 たどり着いた結論です。


 そういう私も、単に案件を並べただけのToDoリストは
 好きではありません。
 
 特に、あまり重要でない案件(やらなくてもいいような案件)
 が、リストの下の方にいつまでも残っていたりして、
 そういうのは、見るたびに嫌な感じがしますね。

 ToDoリストについては、このシリーズの後半で書きますので、
 とりあえず、このくらいにしておきますが・・・。



私が言いたいのは、

手帳や、ToDoリストにたくさんの案件があることが、
逆にストレスになる場合がある、ということなのです。

ひどい時は、「手帳を見たくない」と思ってしまうこともあります。
「手帳恐怖症」という感じです。


この「恐怖症」までいかなくても、手帳で自分の「やること」を
管理するのは、なんだかうっとおしい感じがする、っていうのは
感じたことがある方も多いのではないでしょうか。


そもそもは、時間に追われてバタバタするストレスを解消したかった、
はずなのに、別のストレスを感じてしまうことになるのです。


これが時間管理を「する」ことによるデメリットです。



実は、時間管理をやろうと思っても続かなかったりするのは、
単に面倒くさい、というのが理由ではなく、このストレスの方が
本当の理由だったりするのです。


時間管理を始める前に、このことを知っておいた方が、
いいと思い、この話を最初にすることにしました。


時間管理を「しない」のも、「する」のも、
それぞれデメリットがある、というわけです。


「で、結局どうすればいいの?」という声が聞こえてきそうですが・・・

その答えは簡単です。


  時間管理を「する」ことによるメリット
 (=時間管理を「しない」ことによるデメリット)

が実感できて、


  時間管理を「する」ことによるデメリット

が最小限になっている、


そんな時間管理の方法を使えばいいのです。


そして、その方法とは・・・

・・・次回に続きます。



ここまで読んでみて、とりあえず「なるほど」と、
思えるところがあった方は、

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Posted by 水口和彦 at 21:49Comments(2)TrackBack(0)
2005年11月19日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

KKJ−2 時間管理を「しない」ことによるデメリットを考える

はい、KKJの続きです。今回はまず、

 時間管理を「しない」ことによるデメリット

について、考えてみましょう。


これについては、多くの著者が述べています。

 ちゃんと計画を立てないと、目の前のことに追われて、
 本当に重要なことに使う時間が無くなってしまう。

とか、

 時間をムダ使いして、あとで後悔してしまう。

とか、

 自分がやりたいと思って決めた目標が達成できない。

などです。


これらはすべて、その通りなのです。
そして、時間管理をやることで、これらはすべて解決するのです!



  さあ、時間管理をやる気になりましたか・・・?



その気になったでしょうか?

ならないですか? そうかもしれませんね・・。


実は、こういう理由で時間管理を始めても、
なかなか続くものではないのです。

なぜなら、上に書いた理由はすべて、
時間管理を継続していって、はじめて実感できることなのです。

ですから、時間管理をやろうかな、っていう人の目の前に
ぶらさげるニンジンとしては、あまり適していないのです。


本当に、「やってみようかな」と思うためには、
もっと突っ込んで考えてみる必要がありますね。


では、ちょっと聞いてください。

実は、時間管理を「しない」ことによるデメリットには、
もっと恐ろしいものがあるのです。



私は、今までに一緒に仕事をした人について、
その人の仕事のやり方を、いろいろ観察してきました。

その結果、共通するある問題点に気がついたのです。


実は、

時間管理をうまくできていない人は、

スケジュールを忘れることができないストレスを抱えているのです。


ここ、重要ですよ。

スケジュールを忘れてしまうのが、問題なのではなくて、
忘れることができないのが、問題なのです。


どういうことかというと・・・、

自分のスケジュールや、「やらなければいけないこと」を
忘れないようにするのは、大きなストレスになります。

なぜなら・・・、

 特に仕事で「やらなければいけないこと」というのは、
 それ自体が、プレッシャーの素になります。

 もちろん、仕事には、いい意味でのプレッシャーもあるのですが、
 プレッシャーはプレッシャーです。

 24時間それを忘れられないのでは、確実にストレスになります。


しかし、あるコツを使って、うまく時間管理をすることができれば、
「やらなければいけないこと」のすべては、自分の頭から出してしまう
ことができます。

これをうまくできれば、今まで一所懸命憶えていたことが、
バカバカしくなるほど、ストレスなく過ごせるのです。

「安心して忘れられる」という感覚です。

例えば、職場を離れた途端に、仕事のことを忘れることが
できるのです。これはすごい快感です。


  逆に、問題なのは、中途半端な時間管理です。

  「やらなければいけないこと」を強く意識しながら、
  頭の中は整理されない状態がキープされるのです。

  これは、もう最悪です・・・。


このように、時間管理をうまくやれれば、

「やらなければいけないこと」を忘れて、その場その場で、
集中したり、楽しんだりできるわけです。

これができないのは、大きな損をしていると思いませんか?


  時間管理、する気になってきました?
  さらに、もう少し考えてみましょう。


このことに関連して、もう1つ言えることがあります。

時間管理がうまくできれば、あなたの能力がもっと活かせるのです。

  人間の脳の九十何パーセントかは使われていない、とか、
  潜在意識を活用すれば、目標が達成できる、とか、
  そういうたぐいの話ではありません。


人の脳の中の「短期記憶」と呼ばれる部分の容量は、あまり大きくない、
というのは、実験的にも確かめられています。

この「短期記憶」はパソコンのメモリー(ハードディスクではない)に
例えることもできますが、ここでは、もっと分かりやすく、机に例えて
考えてみます。

人の短期記憶は、仕事机のようなものです。

あなたの経験に照らして考えてみてください。


 ある仕事をしているとき、あなたの頭の中にある机の上には、
 その仕事に関連する書類が広げられている、と考えてください。

 その書類は、普段は長期記憶(ハードディスクのようなもの)
 として、蓄えられています。

 ここでは、引き出しと考えてみましょう。

 引き出しから書類を出して、机の上に広げている状態、それが、
 あなたがその仕事のことを考えている状態です。


 そして、その時に、他の仕事が急に割り込んできたとします。
 電話によって、別の仕事が割り込んできたような状態です。

 このときには、別の書類がいきなり机の上に広げられるのです。

 そして、最初に広げていた書類は・・・気がつくと、
 机の横に落ちてしまっているのです。

 電話が終わって、元の仕事に戻ろうとしたときには、
 書類を拾って、それを広げなおして、元の配置に戻す作業から
 始めないといけないのです。

 これが、よく言われる、仕事を中断することで効率が下がる、
 という現象ですね。


この頭の中の机と、時間管理はどう関係あるのでしょうか?
考えてみましょう。


 私たちは、学生の時や、仕事を始めたときに、大事なスケジュールを
 忘れてしまって、後悔した経験が1つ以上ある人がほとんどです。

 そういう経験から、大事なスケジュールは忘れてはいけない!という
 教訓を頭に刻み込んでいます。

 そのため、さっきのあなたの机(あなたの短期記憶)の上には、
 大事なスケジュールのことが、常に乗っているのです。

 大事なスケジュールを忘れてしまうのは、一種の恐怖ですから、
 机の上から降ろすことができないのです。


 しかし、それを机から降ろさない限り、あなたの机のスペースは、
 狭くて窮屈で、使いにくいままなのです。

 これが、私の言う、能力が活かせていない、という状態です。

   ちなみに、パソコンに例えると、重たい常駐ソフトが
   常に立ち上がっている状態と考えられます。

   パソコンの動作が不安定になったり、遅くなったり
   するわけです。


 もちろん、人によって、仕事の能力や、頭の回転の速さには、
 差があるでしょう。

 しかし、どんな人でも、
「スケジュール」や「やらなければいけないこと」
 を頭から出すだけで、確実に仕事の能力が上がります。

 机が広く使えることの効果です。


イメージできたでしょうか?

実は、「時間管理」をうまくやることは、時間を無駄にしないだけでは
なく、自分の能力のすべてを、目の前のことに投入できる、という効果が
あるのです。

ちょっとしたコツを使って時間管理するだけで、「デキる人」に
一歩どころか、三歩ぐらい近づけるのです。



時間管理、少しはする気になってきたでしょうか?


しかし、これだけでは、まだ不足です。
もう1つの視点からも見てみましょう。


私たちが時間管理を「する」ことについて、どう感じているか?

それについても考える必要があります。
次回はそこを考えてみましょう。


KKJ−3 時間管理を「する」ことによるデメリットを考えるKKJ(簡単で効果的な時間管理術) 目次資格・スキルアップランキング


  
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Posted by 水口和彦 at 10:45Comments(3)TrackBack(0)
2005年11月18日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

KKJ−1 時間管理を「する」「しない」デメリットを考えよう!

さて、KKJの第1回を始めますね。


このシリーズでは、時間管理について、少し掘り下げて
考えてみたいと思います。


いきなりですが、

 時間管理って、なんだか優等生的なイメージがありませんか?

 かた苦しい感じ、といってもいいかもしれません。


他にも、

 めんどくさそう、ってイメージもあるでしょう。

 確かにやった方がいいのかもしれない。
 でも、何だか自由がなくなりそうでいやだ。

そんなふうに思うこともあるでしょう。


他にはありませんか?

 セコい? カッコ悪い?

そう思う人もいるかもしれませんね。


今、上げたようなイメージがまったく無い、という方は
少ないと思います。

そうです。時間管理って、実はかなりネガティブな
イメージがあるのです。


そして、こういうイメージが、時間管理をやろうとしたときに、
自分の心にブレーキをかけてしまう原因になるのです。


「時間管理バンザイ!」タイプの著者は、こんなこと言いませんけど、
これって、とても重要なことだと思います。


まずは、自分の中のこういうイメージを、
もう一度見つめなおしてみる必要があるのです。


そして、こういったネガティブなイメージの反面で、
時間管理ができていないことによる問題点を解決したい、
というニーズもあるでしょう。

実は、私たちはこの両面で揺れているのです。
ここに決着をつける必要があるのです。


そこで、KKJでは、

 時間管理を「しない」ことによるデメリット と、
 時間管理を「する」 ことによるデメリット について、

考えてみるというのを、最初の重要なポイントとしています。

これらについて、ちゃんと納得できていなければ、
結局、続かない、といった結果になりやすいのです。



ということで、

 時間管理を「しない」ことによるデメリット

について、考えてみましょう。

と思ったのですが、長くなるので次回に続きます・・・。


KKJ−2 時間管理を「しない」ことによるデメリットを考えるKKJ(簡単で効果的な時間管理術) 目次資格・スキルアップランキング


  
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Posted by 水口和彦 at 23:02Comments(0)TrackBack(0)

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