2008年12月24日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

スキマ時間でアイディアを熟成させる : 手帳の使い方


皆様、Merry Christmas!


と、一応言っておいて、いつも通りに戻ります (笑)


こんにちは。水口です。
今日は「考える時間を作る」話です。


■ スキマ時間でアイディアを熟成させる

というのは、今週公開になった「wisdom」(NECさんのサイト)での、
私の連載記事の話です。

(その記事はこちら↓です)
「考える時間を作り出す」手帳術 : 忙しいビジネスパーソンのための手帳術
〜タイムコンシャスなビジネス習慣づくり〜 | Wisdom



この連載シリーズ(2つめになります)では、「手帳を活用する」ことを軸に書いて
います。そして、今回は「考える時間を作り出す」ことに焦点を当てています。

簡単に言うと・・・

  仕事が忙しい中では、「落ち着いて考える時間が無い」と嘆いたり、
  「時間ができたら落ち着いて考えよう」と思いながら、なかなかそんな
  時間ができなかったり・・・、といったことは多いものです。

  それならば、「時間ができたら考える」のではなく、「スキマ時間の積み
  重ね」で考えを熟成させていく方法を使ってみてはいかがですか?

という内容になっています。


この手法、忙しい方ほど特におすすめですし、アウトプットに力を入れていきたい
人にも、特におすすめです。


■ アイディアの熟成には「メモ」が必須

具体的なやり方の解説は、上記の記事に書きましたので、ここではその背景
的な話をしたいと思います。

この「スキマ時間でアイディアを熟成させる」ことは、私にとって、とても重要な
方法になっています。実際、この方法無しには、種々の原稿や講演の依頼、
本を書くことを進めていくのは困難だと感じています。
(このブログも書けなくなるかもしれません)

そして、この方法のために必須なのが「メモ」の存在です。メモがあるからこそ、
スキマ時間にもアイディアを少しずつ前進させていけるわけです。

メモ無しでは、前回考えたことを思い出すだけでも大変ですし、そんなことを
していては、スキマ時間はあっという間に無くなってしまいます。


「メモ」は、理屈の上ではアナログ(手書き)とデジタル(パソコン)のどちらでも
構わないはずですが・・・、私の場合、アイディアの初期段階ほど、手書きで
行う方がうまくいくと感じています。だから、手帳も活用するわけです。
(もちろん、手帳には「すぐに見られる」というメリットもあります)

※  まとめ段階に入ってくると、パソコンを使うことが多くなってきます。
    (そのプリントアウトを持ち歩き、手書きで書き足していくことも多いです)

※※ 手帳以外にもA4サイズの方眼レポート用紙や白紙(とクリアファイル)
    も使用しています。これも手放せません。


■ 「考える仕事」も一種のタスクと考える

また、「手帳の活用」という面では、こういった「考えること」も、一種のタスクと
して、手帳(時間管理)の中に組み込んでいくことを行っています。

アイディア出しを行ったあと、次に考えるのを忘れないように、翌日以降の
どこかにタスクとして記入しておくわけです。メモを使えば、1回あたりの考える
時間は短くても済みますから、あまり負担になりません。

この方法を使うことによって、「アイディアを出すこと」「考えをまとめていくこと」
「アウトプットにつなげること」が、とてもやりやすくなってきます。

もちろん、「じっくり考える時間」はあった方がいいですし、そういう時間を作る
ように意識もしていますが、それだけではどうしても足りなくなってしまうので、
スキマ時間も活用しているわけです。(ですから、電車などの移動中にも考え
ます)



今回紹介した方法は、ちょっと大げさに言うと・・・
これをやるかどうかで「人生が変わる」という感じです。
(私は本当にそう感じています)

仕事の中で「考える時間」が足りなくて困っている方や、
自分の「アウトプット志向」を高めていきたい方など、
応用してみて頂けると幸いです。

(こちらの記事↓です)
「考える時間を作り出す」手帳術 : 忙しいビジネスパーソンのための手帳術
〜タイムコンシャスなビジネス習慣づくり〜 | Wisdom






今日の記事作成時間は38分でした。

では、また明日!
  

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2008年11月14日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

大きい手帳を使っている=時間管理をしっかりやっている人 のイメージ?


こんにちは。水口です。

昨日の「システム手帳」の話に関連して、
今日は手帳に関する体験談です。


■ 大きい手帳を使っている=時間管理をしっかりやっている人 のイメージ?

昨日紹介したコラムには、私がA5サイズとして初めて買ったシステム手帳を
(を持っている私)の写真が載っています。

写真をご覧頂いた方はお分かりだと思いますが、この手帳はA5サイズで、しかも
バインダー式なので一般的な手帳のイメージよりは、だいぶ大きい物です。


この手帳に変えたとき(前の会社の頃)は、仕事の話をする相手から、「手帳
への視線」を感じることがありました。

※ ちなみに、その前は、バイブルサイズのシステム手帳を使っていました。
   (このときは現在の用紙ではなく、某社の用紙を使用していました。それと
   厚みはあまり変わらないのですが、やはり大きさ(面積)が大きい分、
   インパクトはあったようです。

「視線を感じる」といっても、今どき「システム手帳を使うことが格好いい」と
思う人は少ないでしょうから、どちらかというと「威圧感」に近いもののような
気がします。

実際、仕事(特に頼まれごと)の交渉時には、この手帳を見ながら交渉した
方が、交渉しやすいと感じることはよくありました。


そこで感じたのは、大きい手帳(見た目高そうな手帳?)を使っている人は、
それだけで、「時間管理をしっかりやっている人」というイメージを持たれる
ことです。(「気合いが入っている」ように見えるのでしょうか・・・?)

そのおかげで、仕事上の交渉(頼まれごとを断らなければいけない場合
など)がやりやすくなるという効果もあると感じました。

(「時間管理をしっかりやっている人」が無理というなら、本当に無理なん
 だろう・・・ と納得してくれているような感じです)。

考えてみれば、人は外見のイメージに左右されやすいことも多いものです。
そういう意味では、手帳の外観も意外に大事なものなのかもしれません。


これは「外見」でだます?ようで変な感じですが、仕事が忙しすぎたり、頼ま
れごとが多すぎたり・・・と切実な人は特に、こうしたイメージから入る効果を
利用してみるのも一つの手だと思います。



■ もちろん、形だけでもダメ

とはいえ、もちろん実態が伴わなければ効果はなくなってしまいますから、

  「引き受けたことはやる」
  「やれないことは引き受けない」

ことは、できるだけ続けていかなければいけません(本当に形だけだとダメ)。
(これは、実際に時間管理ができていれば、かなりできるはずです)



■ 大きい手帳はとっつきにくい?

逆の効果として困るのが、大きい手帳を見て、「引いて」しまう人もいる
ことです。

「こんな大きい手帳を使うほど書くことはない」
「そんなに細かく計画を立てなければいけないのだろうか・・・」

という印象を持つ方もおられるようです。


しかし、実際のところ、そうでもありません。たとえば、A5サイズ(見開きで
A4サイズ)を1週間で使う場合、1日あたりのスペースは決して大きくは
ありません。

また、計画は一気に書き出すものではなく、その都度書き足していけばいい
ですから、決して面倒なことはありません。そこはご安心ください。



・・・ということは、念のために言っておきたかったことでした。

もちろん、「A5版じゃなければダメ」というわけではありませんが・・・
来年は今年よりも少し大きな手帳を使ってみてはいかがでしょうか。




今日の記事作成時間は50分でした。

では、また明日!
  
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2008年11月13日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

「システム手帳はスマートに」のススメ


こんにちは。水口です。
今日は、手帳の話です。


■ 根強い人気? スマートに持ち歩く「システム手帳」

「asahi.com」に執筆しているコラムの第2回↓が公開になりました。

asahi.com(朝日新聞社):根強い人気? スマートに持ち歩く「システム手帳」
- ショッピングコラム「となりのビジネス達人」


前回、バーティカルタイプの「綴じ手帳(普通の手帳)」を紹介したのに続き、
今回はシステム手帳を紹介しています。


「システム手帳」というのはバインダー式になっている手帳のことです。同じ
規格であれば、違うメーカーの製品を組み合わせることも可能で、上手に
使えばなかなか便利なものです。私も使用しています。

私の場合、元々は「システム手帳よりも綴じ手帳が手間がかからなくていい」
と思っていたのですが、自分で設計した用紙を使いたいのでやむなく(?)
システム手帳に手を出したわけです。実際、そう手間はかかりませんが。

そういえば、ちょうど今ぐらいの時期は、来年分と合わせた2冊を持ち歩か
なくてもいいというメリットがあります。これはありがたいですね。


上記のコラムでも少し書いていますが、この「システム手帳」、1980年代に
急速に普及しました(ちょっとしたブームのような感じでした)。

しかし、その後人気がなくなり、一時「すたれた感」があったのですが・・・、
現在も生き延びていますし、文具屋さんなどでの取り扱いもまた増えてきて
いるように感じます。私としてはありがたいことです。


■ 「システム手帳はスマートに」のススメ

さて、このシステム手帳ですが、以前のブームのときは、

  色んな情報を持ち歩ける、すごい手帳

といった扱いを受けていました。それを象徴するのが、たくさんのタブ(見出し
が出っ張っていてすぐ開けるようにするやつ)をセットして、「必要な情報がすぐ
取り出せる」という使い方をするのが格好いいような風潮がありました。


しかし、現在はそういうイメージはあまり無いのではないでしょうか。
情報をストックするにはパソコンの方が便利ですし、「ストックする情報」自体
少なくなっています(必要なら検索すればいいですから)。

実際、私は手帳に住所録をはさんでいませんし、電話番号も書いていません。
(パソコンと携帯電話があればこと足ります)

ちょっと必要な情報(持ち歩きたい情報)があれば、プリントアウトをはさんで
持ち歩くことがありますが、それもパソコンの中の情報がメインです。


使っているのは、シンプルに毎週のスケジュール(もちろんタスクも記入できる
もの)と、長期スケジュール、あとはメモ関係が何種類かと、ごく一部の資料
だけです。昔と比べると、ずいぶんイメージが違います。

それもあって、コラムでは「システム手帳をスマートに」することをおすすめして
います。具体的にはリング径が小さい薄型のバインダーを使うということです。

薄いバインダーを使うと、昔のシステム手帳の野暮ったいイメージとは違う、
「現代版システム手帳」という感じに仕上がります。これがおすすめです。


※ と言いながら、私は最初に買った厚いバインダーをいまだに使っていたり
   しますが・・、もし、いま始めるなら間違いなく薄いバインダーを選びます。

   薄めのバインダーを使っていたこともあるのですが、どうも、最初に買った
   バインダーに愛着があって手放せないんです・・・。私の場合、これを見ると
   サラリーマン時代のことを思い出せる気がするのも手放せない理由です。

   現在は企業向けに研修や講演をしているので、自分のサラリーマン時代を
   忘れないように(他人事にならないように)気にかけているわけです。
   気分の問題かもしれませんが・・・気分も大事ということで (笑)


私の話は置いておいて、スッキリした薄型のシステム手帳はなかなかおすすめ
です。メーカーによって違いますが、A5サイズならリング径15ミリや16ミリの
ものが最小サイズになります。(こだわる人はこだわる「KRAUSE」製の金具
の物もちゃんとあります)


■ 保管用バインダーはあった方が良い

システム手帳購入時に軽視してしまいがちですが・・・、保管用のバインダーは
同時に購入してしまうのがおすすめです。

「外した用紙がたまってきてから買えばいい」と思ってしまいがちですが(私も
そうでした)、外した用紙の保管は意外に面倒なものです。最初から保管用
バインダーを用意しておけば、外したものをその都度移していけばいいだけ
なので、手間がかかりません。


上記コラムの下の方で紹介しているバインダー(ユナイテッドビーズ製)は、
私も実際に(色違いですが)使用しています。
(同じく紹介した6穴パンチも使用しています。なかなか良いですよ)

帆布が貼ってあるタイプのバインダーで、ちょっとごついですし、金具も高級
品ではないので毎日持ち歩くには向いていないかもしれませんが、保管用
にはなかなかしゃれていると思います。

各メーカーから保管用のプラスチックバインダー(リング径の大きなもの)も
出ていますが、デザインはもうひとつですし、やや自立しにくいのが難です。
個人的には(やや高くて1500円くらいですが)上記のバインダーの方が
いいと思います。


というわけで、お時間があるときにでも見てやってください↓

asahi.com(朝日新聞社):根強い人気? スマートに持ち歩く「システム手帳」
- ショッピングコラム「となりのビジネス達人」





今日の記事作成時間は50分でした。

では、また明日!
  
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2008年11月06日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

手帳の使い方: 「計画」と「記録」の使い分け


こんにちは。水口です。
今日は手帳についてのご質問に関連した話です。


■ 「計画」と「記録」の使い分け

手帳のユーザーの方から、ご質問を頂きました。

頂いたご質問の1つは、

  その日の結果についての記録をどう残すか?

という主旨のものです。


というのは、私が使っている手帳(弊社で製作している手帳)は、基本的に
「計画」を立てることと、時間の実績を記録することに使うようになっています
ので、もっと「記録」を残したい場合にどうするか?という話です。


ちなみに手帳は↓こんな感じのものです。(これは私が使っているもの)

手帳


見開きが1週間のタイプで、左側に月曜〜金曜の計画を記入する欄、
右側に土曜・日曜とメモ欄を設けてあります。

いわゆる「タスク(時間が決まっていない作業)」を書くための欄(日付別の
タスクリスト)を大きく取っているのが特徴で、その分、メモ欄は少なめに
なっています。

ですから、たとえばその日にあった打ち合わせの結果や、その他の記録、
(その日の反省や振り返り、その日に思いついたアイディア等)を書く欄は
あまりありません。



これは、手帳を「計画を立てる」ことと、「時間の記録を取る」ことを中心に
使用するためにこうなっているわけです。

  「計画するための手帳」

というわけです。


一般的に、手帳にはもう1つの用途があります。それが、

  「記録するための手帳」

です。

「記録するための手帳」として、よく話題になるのが「ほぼ日手帳」です。

「ほぼ日手帳」は時間の目盛りも一応あるのですが、ほぼ全面自由に使える
ようになっていて、「日記」や「ノート」「アイディア帳」的な使い方をする方が
多いようです。実際、スケジュール管理用とは別に、記録用の手帳としてこれを
持ち歩く、「2冊使い」をする人もいます。


■ 「計画」と「記録」は両立しない?

先の私の手帳にもメモ欄は設けていますし、ある程度の「記録」は取れますが、
どうしても不足してしまうことが多いです。それならば・・・ということで、私は
記録は別にすることが多いです。(一部、上記のページにも書いていますが)

そうやってみて感じるのですが・・・、「計画」と「(日記的な)記録」は、分けて
しまった方が、使い勝手は良いように感じます。

(1冊で両方を完全に満足する手帳は無いし、これからも出てこないと
 感じています。強いてあげれば、バインダー式の手帳で「スケジュール」と
 「メモ」の用紙をうまく組み合わせて使うというやり方でしょうか。)


■ 「記録」として書いているもの

私も「記録」として書くものは色々ありますが、参考に、その使い分けを
どうしているか、具体的にいうと・・・、


・ 直接業務に関わるメモ(電話応対の記録など)
  → 上記の手帳にはさんでいる別のメモ用のリフィル(用紙)に書く

・ 打ち合わせの記録
  → A4の用紙に書く
     これは手帳とは別に、プロジェクト別のファイルに入れます
     スキャンしてPCベースの保管にする場合もあります

・ 自分のアイディアや考えたこと、反省点等、日記的な記録
  → いろいろ試していますが、最近は、これ専用の薄いバインダーを
     持ち歩いているので、そこに記録しています
     「ネタ帳」兼「日記」という感じです

・ 決まった項目についての日々の記録
  → 私は健康管理について、大したことはしていませんが、「歩く」こと
     くらいは意識的にやろうと思っています。そこで、日々の「歩行時間」
     を上記手帳の右下(右のメモ欄の最下段)に記録しています。
     (チェックリスト的な意味もあります)

  → 「ブログを書く」ことをタスク欄に入れていますので、それが「ブログ
     に今週何を書いたか」の記録にもなっています。
     (本格的に振り返るためにはメールソフト付属のRSSリーダーを見ます)


こんな感じです。


「記録」は人によって、取る内容や量に差がありますから、自分のスタイルを
見つけて頂けると良いかと思います。私も完全に固定したわけではなく、
まだまだ色々試しています。


「記録」について、1つ大事だと思う考え方がありますので、
それはまた明日にでも・・・。



今日の記事作成時間は48分でした。

では、また明日!
  
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2008年10月03日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

手帳ユーザーのために : 長期と短期のスケジュールの使い分け (その2)


こんにちは。水口です。
今日も昨日に続いて、短期スケジュールと長期スケジュールの使い分けです。


■ 月ごとのカレンダーの使い方

弊社で行っている手帳制作サービスでは、昨日紹介した長期スケジュール
以外に、月ごとのカレンダーのページが付いているバージョンもあります。

↓こういうものです。

月カレ見本

これは手帳のユーザーさんからのご要望を元に制作したものです。

構成は、

・ 月のカレンダー (右下)

・ 月ごとの目標設定や、毎月の定期業務のために使える欄 (左下)

・ 毎日のチェックリストとして使える欄 (上段)

としてあります。


さて、先日、手帳のユーザーさんから、この月カレンダーをもっと活用する
ためには、どう使うのがいいだろうか? という主旨のご質問を頂きました。

これには、いくつかやり方があるかと思います。


□ 手が空いたときに見る

たとえば、長期のスケジュールと同様に、毎日の(週間の)スケジュールの
ページと合わせて見る時間を持つようにするのも一つの方法です。
(「隙あらば見る」作戦?)


□ 毎朝、毎夕見る

また、チェックリスト欄に記録している項目がある場合には、そのチェックの
ために、始業時と終業時には確実にチェックした方がいいと思います。

ちなみに、チェックリストは、

・ 毎日(あるいは曜日を決めて)行いたいことのチェックに使う
・ 何かの実行記録を取る

などの使い道があります。たとえば私の場合、ブログのアップなどは、
チェックリスト的に(週間の方ですが)タスク欄に入れてありますし、
他には、毎日のおおよその歩行時間も記録しています。

※ 歩く時間は、一応、目安として1日合計30分以上取りたいと思って
   いるのですが、「絶対に30分以上歩く」という目標というわけではなく、
   もう少しルーズな「記録」としてつけています。
   記録を取るだけでも、「明日はもう少し歩こうかな」なんて思ってしまう
   のが不思議なところです。


□ 月ごとに日を決めて、見る・書く

また、月ごとの目標設定や、結果の確認(反省会的なもの)を行いたい
場合には、初めからそれを何日にやるか決めてしまい、週間のシートの方
にも日付を決めたタスクとして書いてしまうのがおすすめです。
(つい忘れてしまいがちになるものなので、忘れないようにということです)

たとえば、月の終わりに

・ 今月の結果確認
・ 来月の目標設定

を行う場合、月シートにそれを書いておくと、先月に書いた目標を見ながら、
今月の結果を書くことができて便利です。


□ 月ごとの方針策定用に使う

たとえば、営業職などの場合、同じ商品を同じ商圏で扱うにしても、
アプローチの仕方は色々あります。

そして、「今月は、こういうことをやってみよう」と思いつくものがたくさんあると、
「あれもこれも」と欲張りになってしまい、結局どれも中途半端になってしまう・・
なんてこともあります。

そんなときに、何を優先すべきかはっきりさせるためには、
「今月は○○と△△をやる。その代わり□□はやらない」
と決めるのが有効な場合があります。

しかし、何かを「やらない」と決めるのも、なかなか未練が残るものです。そこで
迷わないようにするためには、

「今月は□□はやらない。これは来月考えよう」としてみるのがおすすめです。
そして、今月やらないことは、来月のシートに書いておくと、また来月に忘れず
に検討できます。

月ごとに「PDCAサイクル」を回すイメージですが、今月試せないP(Plan)は、
来月にやってみる。それを忘れないように、来月の月シートに書いておく。
ということです。



■ アポイントメント情報の扱いはルールを持つ

注意点としては、アポイントメント情報をどう扱うかは、昨日の話と同様に
自分のルールを決めておいた方がいいと思います。

アポイントメント情報を、月のカレンダーや、週間のスケジュールなど、あっちに
かいたり、こっちに書いたりするのはミスの元になります。ですから、どれを
基準にするかは決めておいた方がいいと思います。
(このへんは、当たり前といえば当たり前のことですが、「ついうっかり」を
 防ぐためには、徹底することも必要です)


というわけで、毎週のスケジュールと、長期(月ごと、半年ごと)のスケジュール
を上手に使って頂けますと幸いです。




今日の記事作成時間は36分でした。
では、また明日!
  
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Posted by 水口和彦 at 23:55Comments(3)TrackBack(0)

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