タスクの実行時間（時刻）は、どう決めればいい？ という話

こんにちは。水口です。

今日は、時間管理のなかのポイント、
タスクの取り扱い方についての話です。


■　「タスク」の取り扱いが時間管理のキモ？

先日、「紙の手帳をおすすめする３つの理由」の続きという記事を書きました。

そのなかで、

　タスクの実行時間をアラームで通知するのは、
　あまりおすすめできない

という意味のことを書きました。
この周辺の話に関連して、ご質問を頂きました。

「タスクの実行時間を、どう決めるか」　というポイントです。


■　「タスクの実行時間」　をどう決めるか？　という話

時間管理の手法はいろいろありますが、
その違いは、タスクをどう計画・管理するか？
というポイントにあるといっても差し支えないと思います。


そして、このブログや本で紹介している時間管理の手法は、

・タスクは、最初の段階で「実行日」まで決めてしまう
・どのタスクからやるかは、当日に決めていい

というポイントがあります。


そして、当日のタスクの実行時間は、どうやって決めていくか？

という点には、少し自由度を持たせてあります。
いくつか、やり方があるからです。

名前をつけるとすると・・・

□　とにかく片付ける型
　　　とにかく、１つずつタスクを片付けていく、というやり方です。

□　目標時間設定型
　　　タスクを１つ選び、「このタスクは○分（○時間）で片付ける」という
　　　目標を立てて取り組むやり方です。
　　　（手帳のその時間帯に、そのタスクを書き込んでから行動すると、
　　　　その時間内に終わらせようという意識が働きやすくなります）

□　全体スケジュール構築型
　　　最初に、「○時〜□時はこのタスク」と、１日の時間割をきっちり
　　　立ててしまうやり方です。


私のおすすめは、２番目の「目標時間設定型」です。

基本は、１つずつ、目標時間を決めて、やっていく。
特に、組織の中で仕事をする場合には、このタイプをおすすめします。

また、細かいタスク（数分で終わるとか）には、１番目の「とにかく片付ける型」を
併用すればいいと思います。

付加的なテクニックとしては・・・

　　１つのタスクに没頭して、時間が過ぎないように、
　　「これが終わったら次はこれ」と、「２番目のタスク」を
　　考えておくのもいいです。

　　また、「午後イチはこれをしよう」などの、自分なりの
　　仕事のパターンと組み合わせてやっていくのもいいです。
　　たとえば、１４時〜１５時頃は頭より体を使う（眠くならないように）など。


・・・このへんの話は、最終的には、自分のやりやすいパターンを
　　探してみてくださいということになってきますかね。


３番目の「全体スケジュール構築型」は、当日に入ってくる仕事や
相談などの外乱要素があると、スケジュールがずれ込んできます。
そして、それがストレスになることもあります。そういう意味で、
外乱要素が多い人には、あまりおすすめできません。

　　逆に、そういった当日の外乱要素が少ない仕事をしている人の
　　場合は、「全体スケジュール構築型」でも構わないと思います。
　　フリーランスのクリエイター系・職人系の仕事は、特にこの
　　「全体スケジュール構築型」が向いているのではないでしょうか。


【豆知識】
　２番目の「目標時間設定型」の場合、タイマーを使うと、
　自分の作業時間がわかりやすくなります。
　その感覚をつかんでおくと、次回にも活きてきます。

　使うのは、キッチンタイマーとかでも構いませんが、
　カウントダウンだけでなく、カウントアップができる
　（経過時間が表示できる）タイマーがおすすめです。
　
　過去のタイマー紹介記事はこちらです。
　タイマーいろいろ　その１
　タイマーいろいろ　その２
　タイマーいろいろ　その３


■　タスクを終わらせることについて

いずれにしても、当日に予定したタスクは、当日に終わらせることを
目標にします。

実行しきれない場合は、

・　仕事の能率が上がらなかった
・　もともとの見込み（必要な時間）が大きくずれていた
・　その日に突発的な仕事が入ってきた

などの原因があるはずですから、原因に応じて
対処していってください。

　（↑と、簡単に書いてしまいましたが、ここを語りだすと
　　　長くなるので、今日はパスさせてください）



うーん。参考になりましたかね・・・？
また、機会があればもう少し具体的な話もできればいいかなあ、
とも思うのですが。

---

今日書いた、
―――――――――――――――――――――――――
時間管理の手法はいろいろありますが、
その違いは、タスクをどう計画・管理するか？
というポイントにあるといっても差し支えないと思います。
―――――――――――――――――――――――――
というフレーズ、これをもう少し整理しておきたいなあ、と思い、
書き始めたら、えらく長くなってしまいました（汗）

・・・長くなりすぎたので、今日の記事からはカットしました。
また、あらためて紹介します。

というのも含めて、
今日の記事作成時間は１０４分でした。（長い！）

では、また明日！
  

「 ＫＫＪ 2.0 」を書いていて思ったこと

こんばんは。水口＠時間管理術研究所です。

昨日で、「ＫＫＪ 2.0」（カンタン！効果的な！時間管理術　実践編）
は、完結しましたが・・・

これを書いていて思ったことがいくつかあるので、
今日はその話をします。


今回、書いていて、自分でちょっと疑問に思ったのが、

　「カンタンな時間管理」の割には、説明が難しくないか？

ということでした。


特に、２章の記憶の話や、３章の仕組みの話は、
ＫＫＪを使うためには、直接必要の無い話かもしれません。

メカニズム的な解説ですからね。


でも自分の中では、この解説は外せない、という思いが強かったので、
こういう形にしました。


なぜ、この部分が必要だったのか？
その理由を説明しておきます。


このＫＫＪという手法は、

　手軽にできて、効果が高い時間管理ができないか？

というところからスタートしています。


そしてこの手法は、他の時間管理法（体系立ったもの）には
無い特徴を持っています。


それは、「計画」や「レビュー」といったステップが
必要ない、というところです。


　　例えば、他の時間管理術を見ると・・・

　　ＴＱ―心の安らぎを発見する時間管理の探究という本や、
　　それをベースにした「フランクリンプランナー」という手帳では、
　　計画を立てることや、価値観的なものが重要視されています。

　　また、通称「ＧＴＤ」と呼ばれている、
　　「仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法」
　　の方法は、「レビュー」することを重要視しています。

　　※ＧＴＤは「時間管理」についてはほとんど触れていないので、
　　　「仕事術」と言った方がいいかもしれませんが・・・。


ＫＫＪは、「計画もレビューもやらずに、時間管理をやる！」という、
大胆な？狙いの時間管理手法なんです。

「時間管理術の７つの嘘を暴く」という記事で書いたことの
答えがこれなんです。


そして、「計画もレビューもやらない」ということを可能にしているのが、


　・思いついた「やること」を、すぐに書きやすい仕組み

　・自分の持ち時間が見えやすい仕組み

であり、

　・「やること」は思いついたときに、すぐ書く

　・手帳を時々見て、自分の持ち時間をつかむこと

　・「やるか、やらないか」の判断を素早くすること

　・その場でやれることは、その場でやってしまうこと

などの習慣なんです。



この仕組みを使えば、何かを手帳に書いたり、手帳を見たりするだけで、
「計画」や「レビュー」の役割を果たすようになっているわけです。


そして、このＫＫＪの仕組みは、先ほどの習慣とセットで使うことで、
その効果を発揮します。


でも、

「とにかく『やること』は、すぐに書きなさい！」　って、
頭ごなしに言われても、困りますよね・・・。

特に、自分の習慣を変えることは、たとえそれが一部であっても、
心理的に抵抗を感じて当然です。


それで、この習慣が効果的な理由が納得できるように、
メカニズムや仕組みの話をしたんです。


読んでいて、

　「なんか、直接ノウハウと関係ない説明が、長いんじゃない？」

と思った方もいるかもしれませんね。


それには、こういう理由があったんです。

ここを知っておいた方が、より、ＫＫＪを活用できると思います。

「なんか、ピンとこなかったなあ・・」という方も、
また時間があるときにでも、目を通してみてください。

（　↓　これが、目次っす。）
ＫＫＪ ２．０ （カンタン！効果的な！時間管理術　実践編）


終わったと言いながら？ 今日はＫＫＪの話をしてしまいましたが・・・、

「そうか、そんな意味があったんだ・・・」と思っていただいた方は！

　ぜひ ↓ ワンクリックお願いします！
　


さて、次回からは・・・

単発で書きたいことが、いくつか、たまってるので、
それを書いてみたいと思ってます！

引き続き、よろしくお願いします！

  

【ＫＫＪ 2.0 】 自律型タイムマネジメントを目指そう

こんばんは。水口＠時間管理術研究所です。

「 ＫＫＪ 2.0 」　（カンタン！効果的な！時間管理術　実践編）

いよいよラストです！


この第３章では、私のバックグラウンドである、エンジニアとしての視点で
見た、「時間管理」について、主に考えています。


そして、今回のタイトルは、

「自律型タイムマネジメントを目指そう」というものです。


「自律」という言葉（「自立」ではなく、「自律」です）には、
あんまりピンとこないなあ、という人も多いかもしれません。

excite 辞書　大辞林 第二版 によれば、

　
じりつ 【自律】

(1)他からの支配や助力を受けず、自分の行動を自分の立てた規律に従って
　 正しく規制すること。

となっています。（　(2)は略します。）


いきなり、こんな言葉を出すと、


　「規律に従って、自分の行動を規制する」という時間管理のことか？


と思う方もいるかもしれませんが、そういう意味ではありません。
（むしろ、私はそういう時間管理は、あまり好きではないんです・・・）


　（余談です・・・）
　　このブログの他の記事も、読んでいただくと分かると思いますが・・・

　　私は「自分を律すること」自体には、あまり価値を感じていません。
　　時間管理にそういう考え方を持ち込むと、挫折しやすいからです。

　　どんなに素晴らしい考え方でも、挫折してしまっては意味がありません。
　　厳しく自分を律することをしなくても、自分の置かれている状況を
　　正しく判断できれば、人は行動を起こすもの、と私は確信しています。

　　そのための使いやすいツールや考え方を追求しているんです。



　（さらに、余談です・・・）
　　最近、組織マネジメント論の中で、「自律型組織」という言葉が
　　よく使われるようになりました。

　　「目標管理」や「成果主義」とセットで使われることも多いです。

　　社員一人一人が、自分で目標を設定して、それに向かって継続して
　　努力していく、という意味で「自律」といっているわけです。

　　こちらは、先ほどの辞書の意味に近いですね・・・。

　　確かに「自律型組織」ができれば素晴らしいのですが、一歩間違うと
　　単なる管理者の手抜き？になりかねないので、要注意ですよね。



すんまへん・・・。話がそれました！


私の考えている、「自律型」というのは、「自律神経」のようなものです。

「自らバランスを取る仕組みがある」という意味です。


　　生理学では「恒常性（ホメオスタシス）」と言われる性質です。

　　ＩＢＭが言っている、「オートノミック・コンピューティング」
　　（自己構成・自己修復・自己最適化・自己防御） というのも、
　　これに近いイメージです。


「自律神経型タイムマネジメント」とか「恒常性のあるタイムマネジメント」
では、あまりにも分かりにくいので、「自律型タイムマネジメント」として
みました。

あと、漢字ばっかりになるのもなんなので・・・、
今回は「時間管理」ではなく「タイムマネジメント」なんです。



さあ、前置きが長かったんですが・・・

モノを作る工場に、この自律神経のような「恒常性」を持たせるための、
強力な仕組みがあります（日本が発祥のものです）。


それが「かんばん」です。


「かんばん」はＪＩＴ（ジャスト・イン・タイム）生産の要となるものです。

　　※（豆知識）
　　　「かんばん方式」は「カンバン」と、カタカナ表記されていることが
　　　多いのですが、元祖のトヨタ自動車では、ひらがな表記が正式です。
　　　ここでは、敬意を表して？ ひらがな表記にしています。
　　　（トヨタ自動車さんには、大変お世話になりましたので・・・(^_^;)　）


とは言っても、ＪＩＴやかんばんのことを知らない方も多いでしょう。

ここ（↓）に解説がありますが・・・、ちょっと、ピンと来ないかも・・・
http://www.toyota.co.jp/jp/vision/production_system/just.html


　　すごく単純に言うと、本屋さんで本を買ったときに
　　レジで抜かれる注文票のようなものです。

　　あれを集計すると、減った本が分かります。
　　それを発注すれば、また元の在庫状況に戻るわけです。


かんばん方式では、２種類のかんばんを使うのですが・・・、

そのかんばんを、決まった置き場に置くという作業をくり返すだけで、
在庫が減った品物が、自動的に作られる仕組みになっています。



作業者一人一人は、在庫状況などは意識せず、かんばんを指定の
場所に置くだけです。

それを工場全体で見ると、リードタイムと適正在庫量を両立させる
システムとして機能しているのです。


在庫が減れば、自動的にモノが作られ、しかも作りすぎることがない。
「司令塔」が無いのに、そう機能するわけです。


これは、生産システムとして、極めてよく出来ています。

システム自体に、自律神経系のような「恒常性」があるんです。



さて、時間管理の中でも、こんな恒常性があるといいですよね。

自動でスケジュール調整してくれるシステムがあるといいのかも
しれませんが、それはまだありません。

（あったらあったでイヤかもしれませんけどね・・・）



私が考える「自律」「恒常性」というのは、

　「時間管理」という意識を強く持たなくても、ちょっとした習慣を
　守っていれば、うまく時間管理ができてしまう。

というイメージなんです。


そして、ＫＫＪの仕組みは、それに近いと思います。

（意識して計画を立てなくても、この仕組みを使えば、知らず知らずに
　計画できている、というところがそれです。）


そのための習慣というのが、書籍 「超カンタン！時間管理術」の中でも
書いた（86ページ）、


　３つの原則

　・「やること」は、思いついたときに、その場で、すぐ書く

　・時間流動的タスクは、二段階で時間を決める

　・時間管理ツールは頻繁に見る


　３つの習慣

　・「やること」は少ないほど良いと考える

　・仕事が発生したら、すぐに行動する

　・「いつまでに」よりも、「いつから」を考える


なんです。

ブログの中でも、同様のことは書いてきましたが、この部分は本の方が
まとまっているので、お持ちの方は、もう一度見てみてください。




ＫＫＪ 2.0 、長くなりましたが、今回で区切りとします。

　　まだ書き足りないこともあるのですが・・・、
　　また別の機会にお届けすることにします。


間に他の記事が入ったりして、１ヶ月以上かかってしまいましたが、
いかがだったでしょうか？


「ＫＫＪの仕組み、分かってきたよ」　と思っていただいた方は、

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・・・決して、このブログの最終回というわけではありません。

まだまだ続きます！


  

【ＫＫＪ 2.0 】 「管理」 と 「△△」 は違うもの！

こんばんは。水口＠時間管理術研究所です。

「 ＫＫＪ 2.0 」　（カンタン！効果的な！時間管理術　実践編）

第18回です！


この第３章は、「時間管理について、違う視点から見てみよう」
という狙いで書いています。

そして今回は、「管理」について考えてみたいと思います。


「時間管理」という言葉が、日本語でいつから言われ始めたのかは
定かではないのですが、おそらく「タイム・マネジメント」という
言葉を翻訳したのが語源だと思います。



マネジメントという言葉は、いろいろな意味があります。

「経営する」「活用する」「やりくりする」といった意味があります。



一方、「管理」という言葉も、いろんなニュアンスがあります。

しかし、一番強いイメージは、

「コントロールする」「統制する」「規制する」といったイメージでは
ないでしょうか。


でも、時間そのものをコントロールするのは不可能ですよね。

それで私は、時間「管理」という言葉に、何かピンとこないものを
感じていたんです。


でも、ちょっと違う解釈もあるのかなと思い始めています。

今日は、その話をします。




例えば、「品質管理」というときの「管理」は、
「コントロールする」という意味が強いと思いませんか？

私もそう思っていました。


でも、実際にモノを作っている工場の中で、仕事をしていく中で、
品質は簡単にコントロールできるものではないことも思い知りました。

決まった材料、決まった設備、決まった条件でモノを作っているつもりでも、
毎日まったく同じものが出来てくるわけではありません。

１個１個、１日１日、少しずつ違うものが出来ているんです。

　（・・・当たり前と言えば、当たり前ですけどね。）



ですから、品質管理のために出来ることは、決めたことを守って作るという
以外に、製品に異常な変化の兆しがないか、監視することも含まれます。

これは「見える化（視える化）」の１つの要素でもあります。

　（余談ですが・・・「見える化」、最近また少し話題になってますね。）



監視のためには、「管理図」というグラフの一種を使ったりします。
ここで重要なことは・・・


　異常の兆しがあったときに、適切に対処できる体制になっていることです。

　兆しに対してアクションが無いのであれば、ただ監視してるだけです。
　それは「管理」とは言えないのです。



そして・・・「時間管理」もそうです。

　計画を立てて、後はそれをやるのみ・・・というのでは、
　計画をやれているかどうか、「監視」しているだけです。

　自分で計画を立てて、自分で監視しているわけです。


私はそれよりも、異常の兆しを見つけたら、すぐにアクションを
起こせるような時間管理を目指したいと考えています。

　　一度計画を立ててしまったら、あとは自分を監視するのみ、
　　というのでは、つまらないですしね・・。



「時間管理」とは、「自分監視」ではありません。

「自分を活用するために、自分が苦しくなる前に、
　アクションを起こすための仕組み　　　　　　　　　」

だと私は考えています。


というわけで、今日のタイトルは、
「管理」と「監視」は違うもの！　という意味でした。


　ＫＫＪの中では、

　　自分の持ち時間が分かりやすいように、「時間指定タスク」と
　　「時間流動的タスク」を１枚のシート上に書くこと。

　　などが、「管理」するための仕組みです。

　　　ヤバくなる前に、「ヤバいな」と気づいて、アクションを起こす
　　　（「防御力」を使う） ということです。




「管理と監視・・・なるほどねー。」　と思っていただいた方は、

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　　今回、説明できませんでしたが、「管理図」とは、
　　特性値の推移を見るための、折れ線グラフの一種です。

　　これは品質管理の古典？である、「ＱＣ７つ道具」と
　　言われているものの１つです。この７つ道具には・・・、

　　「パレート図」 （80:20の法則の「パレート」です） や、
　　「特性要因図」 （ちょっとマインドマップ風？） などの
　　面白いツールもあります。

　　製造業以外の方はあまり知らないのかな・・・？

　　知らなくても何の不自由もないと思いますが・・・
　　もし機会があれば、どんなものか見てみてください。



ＫＫＪ 2.0 、次回で最終回です！

（注：このブログの最終回というわけではありません・・・）



  

【ＫＫＪ 2.0 】 「やること」 ＝ 「在庫」 と考える

こんばんは。水口＠時間管理術研究所です。

「 ＫＫＪ 2.0 」　（カンタン！効果的な！時間管理術　実践編）

第17回です！


今回は、私たちが日頃行っている時間管理について、
今までと違う視点で見てみます。

では、早速いきます！



私たちは日々いろいろな「やること」をやりながら、
仕事や生活を送っています。

それは、「時間管理」を意識する、しないにかかわらず、
２つの工程によるシステムで処理しています。それは、

　「何をやろうか」と判断する、「計画」のステップと、

　実際にそれをやる、「実行」のステップです。


　※「特に時間管理なんて、してないよ」という人でも、
　　頭の中で計画のステップを行っているのです。

図にすると、こんな感じです。


「前工程」というのは、その仕事を頼んでくる人などを含めた、自分の周り
の状況すべてになります。

図では１つしか書いていませんが、実際にはたくさんあるわけです。
「あれをやってみたい」という、自分の思いつきなども含めたものです。


そして、図の「工程Ｙ」が、それを「いつやるか」と計画するステップです。
「工程Ｚ」が、実際にその「やること」をやっていくステップです。



では、時間管理がうまくいかなくて、ごちゃごちゃした気分のときは、
どんなふうに表せるのかというと、こんな感じです。


これは、

　「やること」がたくさんあるけど、それをいつやれるか見当がつかない。

という状態ですね。

これは「計画する」工程Ｙの前に、「やること」がたまっている状態です。


　工場では、こんな工程間の在庫のことを「仕掛在庫」と呼びます。


「やることはたくさんあるのに、何から手をつけていいか分からない」
という状態は、

・計画ステップ（工程Ｙ）の前に在庫（仕掛在庫）がたまっている

　＝「やること」がたくさんあるが、どれからやるか決められない


・計画ステップ（工程Ｙ）がうまく働いていないので、工程Ｚの前に
　流れる品物が、途切れてしまうことがある

　＝１つの仕事が終わったときに、次に何をすることが思いつかない
　　（実際は「やること」がたくさんあるにもかかわらず・・・）


という状態です。


こうなってしまうと、

・在庫が増えることによる管理コストが高くなる

　＝「やること」に追われるストレスが高くなる


・リードタイム（受注から出荷までの期間）が長くなる

　＝頼まれたことがなかなか終わらない


となってしまいます。

時間管理でこれが起こるのは・・・

　　「時間管理なんていらないよ」と普段言っている人に、
　　たくさんの仕事が降ってきて、テンパっている状態。

　　気はあせるのに、次に何をすべきか分からなくて、
　　余分な仕事をしてしまうこともある。

という場合が多いですね。


本当は、やらなきゃいけないことが、たくさんあるはずなのに・・・

「次、何やればいいかな・・・」と迷ってしまったり、
別に急いでない仕事をついついやってしまったり、

というのは、この状態ですね。経験ありませんか？
今思えば、私はよくありましたね（笑


こうならないためには、計画を立てて「やること」の在庫を
持っておかなくてはいけません。


こういう状態ですね。

ＫＫＪでは、時間流動的タスク欄に入れてある「やること」が
これに相当します。


例えば、出席予定の会議が中止になって、時間が空いたときなどでも、
ここを見れば、やるべきことがすぐに分かるわけです。


ＫＫＪでは、計画ステップ（工程Ｙ）は、意識して行うことはありません。
タスクを、このフォーマットに入れていくだけで、それができるわけです。

そして、「時間流動的タスク」が、調整役を果たしているので、
「次になにやろうか・・・」という迷いや、手持ちぶさたで余分な仕事を
してしまうことが無くなるのです。


これは、一種の「バッファ」として働いているわけです。

実行ステップが手待ち状態にならないように、時間的に融通がきく
「やること」を利用しているわけです。


　（余談です）
　　ＴＯＣ（制約条件の理論）をご存知の方がいれば・・・
　　ＤＢＲ（ドラム・バッファ・ロープ）の「バッファ」と
　　考えていただければＯＫです。
　　（実行ステップが「制約プロセス」です。）

　※ＴＯＣをご存知でなくても、今回の話を理解するのに
　　問題はありませんので、知らない方は気にしないでください・・。



さて、次のケースを考えてみます。

計画を立てる部分さえ、きちんとやれば、それでいいのでしょうか？


時間管理は、計画をきちんと立てれば、基本的にスムーズに回ります。

しかし、「やること」が多すぎる場合には、こうなってしまいます。



今度は、実行ステップ（工程Ｚ）の前に、仕掛在庫がたまっているのです。

「計画をちゃんと立てているのに、やることが多すぎてこなしきれない」
「その上、飛び込みの仕事が入ってくるので、計画を立て直してばかり」

という状態ですね。


個人の時間管理としては、この状態は一見、問題無さそうに見えます。

「やること」が多いのは仕方がないこと。その中で、計画を立てて
やりくりしているんだから、それ以上やりようがない、と思えます。


しかし、この状態は生産性の面で、こんな問題があります。

・在庫が増えることによる管理コストが高くなる

　＝計画をやりくりするのに、手間がかかる。
　　「やること」がなかなか減らなくてストレスがたまる


・リードタイム（受注から出荷までの期間）が長くなる

　＝頼まれたことがなかなか終わらない。


これは最初の例よりは、ずいぶんマシです。

しかし、時間管理に手間ばかりかかってしまいますし、仕事にスピードが
ありませんから、自分も周りもストレスがたまります。


こうならないためには、どうすればいいのでしょうか？

その対策が、以前に述べた、「防御力」なのです。　

「防御力」の中で述べた、「仕事の量を素早く判断すること」というのは、

実行ステップ（工程Ｚ）の前の在庫量が増えすぎないように、
計画ステップ（工程Ｙ）に来た品物の一部を、別工程に回しましょう。

（「別工程に回す」＝「他の人に頼む」・「断る」ということです。）

ということなんです。


私は、仕事を「他の人に頼む」・「断る」ということを、
「フィルターをかける」と解釈しています。

そして、そのフィルターは、計画ステップ（工程Ｙ）の前で
かけた方がいいのです。

　　その方が、在庫の管理コストの面でも、リードタイムの面でも
　　有利ですし、納期トラブルが起こる可能性もずっと低くなります。


「他の人に頼む」にしても、「断る」にしても、すぐに判断した方がいい。
というのは、そういうことだったんです。


　（余談ですが・・）
　　これもＴＯＣ（制約条件の理論）的に言うと、

　　制約プロセス以外のプロセス（＝　計画ステップ）を
　　制約プロセス（＝　実行ステップ）に従属させる
　　
　　ということになります（「ドラム」ですね）。



このように、自分が持っている「やること」を「在庫」と考えてみると、
ちょっと違った視点でものが見えてきます。

「在庫を抱えすぎてないだろうか？」という目で、自分の仕事を
見てみると、気付かなかった問題点に気がつくかもしれませんよ。





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今回は「在庫」の話でしたが、

次回は「品質」の話です！


  

【ＫＫＪ 2.0 】 ＫＫＪをエンジニア的視点で見ると？

こんばんは。水口＠時間管理術研究所です。

「 ＫＫＪ 2.0 」　（カンタン！効果的な！時間管理術　実践編）

第３章に入ります（第16回です）！


この章は、今までとは、ちょっと違う視点で、
時間管理について考えてみます。


それがどういう視点なのか？　という話をするために、
ちょっと、昔の話をさせてください。


私は、現在の会社を作る前は、某企業でエンジニアとして
仕事をしていました。

エンジニアといっても、いろいろありますが、私が勤めていたのは、
自動車部品を作っている部門でした（コテコテの？製造業ですね）。


そういう仕事をしている中で、時間管理のやり方や、考え方で、
うまくいかなくて、いろいろ悩んだりもして・・・、

そうやって、試行錯誤しながら作ってきた手法が、
今回紹介している、ＫＫＪのベースになっています。



そして、この方法を作っていく中で、

・従来の時間管理手法は、効率が悪い部分が多いのではないか？

・「仕組み」として改善しなければいけないのではないか？

ということを感じるようになったのです。
最初は気づかなかったのですが・・・

今回は、そういう話です。



例えば製造現場で、生産効率や品質レベルを上げようとする場合、
「仕組み」を改善するというのは、製造業では当たり前の発想です。

うまくいかない場合に、作業者個人を責めるのではなく、
「仕組み」「やり方」を改善することが必要です。

　　※もちろん、一人一人のがんばりも大事ですが・・・。
　　　それに甘えていては、管理者としてはＮＧです。


「人」を責めても、問題は解決しない。
「仕組み」や「やり方」を改善していく。

そういう姿勢が必要なんです。



ところが・・・、


時間管理がうまくいかなかったときの、自分はどうだったかというと・・・

　「また挫折した・・・」　とか、

　「俺ってダメだあ・・・」　とか、

そんなふうに考えていたんです。


　　こういう、セルフマネジメント的な部分でうまくいかないと、
　　人間性が否定されたように、感じてしまうんですよね・・・。

　　ここ、共感してくれる人がいると、とてもうれしいです (^_^)



同じやり方をしてうまくいかないのならば、やり方を改善して、
問題を解決するのがエンジニアです。

それなのに・・・、自分自身のこととなると、
そういう発想が出てこなかったんです。


　　実は、当時の私だけではなかったんですけどね・・・。

　　その後、手に入る本はすべて確認してみましたが、時間管理について、
　　「『仕組み』を改善して、効率良く時間管理しよう」という発想を
　　している人は、見つかりませんでした・・・。



その後、自分でやり方を変えて試していく中で、やり方を少し変えるだけで、
とても楽に時間管理ができることに気がつきました。

仕組みの重要さに気づいてきたんですね。


そんな感じで、ＫＫＪができてきたわけです。

そして、このＫＫＪをあらためて見てみると、ここには、
私のバックグラウンドが色濃く反映されていました。

エンジニア的な発想が、込められているのです。


　　前回紹介した「金魚すくい理論」などの心理学・認知科学的な部分は、
　　意識して学んだものです。

　　一方、エンジニア的な発想は、無意識に込められていたようです。
　　（自分でもなかなか気がつきませんでした・・・。）


そして、気がついたんです。

エンジニア的な解釈で説明すると、ＫＫＪの「キモ」的な要素が、
うまく説明できるんです。

もちろん、この話はエンジニア以外の方でも役立つ話です。



ＫＫＪは一種の「仕組み」ですから、その「仕組み」を理解することで、
より上手に使いこなすことができるはずです。


次回から、そういう話をしようと思います。




「へぇー、そんな過去があったんだあ・・」
と思っていただいた方も、そうでない方も、

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「ＫＫＪ 2.0」は、当初の予定から１回増やすことにしました。
あと３回の予定です！

  

【ＫＫＪ 2.0 】 金魚は一網打尽にできません！

こんばんは。水口＠時間管理術研究所です。

「 ＫＫＪ 2.0 」　（カンタン！効果的な！時間管理術　実践編）

第15回！　早速行きます！


今回は、「ＫＫＪは記憶の管理」という話の続きです。


時間管理のためには、

　時間を取って計画を立てる・・・よりも、

　「やること」を思いついたときにすぐ書く

　方が効果的、という話です。


今日は、その理由についての話です。

この理由について考えるために、私たちの記憶のメカニズムに
ついて説明させてください。


私たちの記憶を大きく分けると、長期記憶と短期記憶に分けることが
できます。

短期記憶の中でも、実際に作業したり、考えたりするときに使う部分は、
「作動記憶」と呼ばれていますので、

「長期記憶」と
「作動記憶」の

２つの記憶を考えることにします。


この２つの記憶は、例えると、

　作動記憶：パソコンのＲＡＭ（メモリ）
　長期記憶：パソコンのハードディスク

または、

　作動記憶：机　　　（小さめの机を想像してください）
　長期記憶：引き出し（とてもたくさんの引き出しを想像してください）

と言うことができます。そして、これらの記憶には、
ちょっとクセがあるのです。


私たちは、過去の事も含めて、たくさんのことを記憶しています。
（長期記憶の方です。）

しかし、その長期記憶は、

　・自由に取り出すことはできない

　　　パソコンのように全体を検索することはできない。

　　　どの引き出しに何が入っているかが、はっきり分からない。


　・しかし、思いがけずに思い出すことがある

　　　関連が付けられたことは、無意識に連想して思い出す。

　　　例えば、ある音楽を聞いただけで、過去に聞いたときの状況
　　　（映像、匂いなど・・）を思い出すことってありませんか？


という特徴があります。


また、作動記憶の方は、

　・別のことを思い出したら、最初のことは忘れてしまう

　　　何かをやろうと思って立ち上がったのに、別のことを思い出したり、
　　　話しかけられたりして、最初やろうと思ったことを忘れてしまった。
　　　という経験、ありますよね。

という特徴を持っています。


この記憶のメカニズムを図にしたのが、これです。


これは、「金魚すくい」に例えることができるんです。


長期記憶の中には、たくさんの「やること」があります。

　　これは、大きな水槽にたくさんの金魚が泳いでいる状態
　　と考えてみます。


また、私たちが仕事の段取りなどを考えるときは、どんな「やること」が
あったか、作動記憶の中に思い出しているわけです。

　　これを、金魚をすくった状態と考えてみましょう。


この、金魚すくいの網は小さいので、たくさんの金魚を同時にすくうことは
できません。

別の金魚もすくっているうちに、最初の金魚はこぼれ落ちてしまうのです。


そして、例えば・・・


　「明日やること」を全部思い出す

　「この１週間でやろうと思っていること」を全部思い出す

　「近いうちにやろうと思っていること」を全部思い出す


という作業は、とても大変です。これは、

　大きな水槽に無数の金魚が泳いでいる中から、「黒いデメキン」
　だけを集めてくる

ようなものです。・・・大変そうですよね。


長期記憶の中にあるものは、「明日やる」というような「属性」で
さっと検索をかけることはできないのです。

ですから「やること」を書き出す作業をまとめてやろうとするのは、
とても効率の悪い作業になってしまいます。


やっている本人は、一所懸命思い出そうとしていますから気づきませんが、
「あと何があったかなあ・・・」なんて作業をくり返していると・・・、
あっという間に、５分や10分は過ぎてしまいます。



一方、「やること」は思い出したときに、「すぐ書く」ことを徹底すると、
１つ１つの「やること」を思い出す時間はゼロです。

１日分の「やること」を書く時間を合計しても、２〜３分といった感じです。

　※ただし、どこに書いていいか迷わない形式が必要です。

　　何日の何時にやろうか・・・と考え出すと、時間がかかりますよね。
　　（だから、大まかに日付を決めるＫＫＪのスタイルが有効なんです。）


「すぐ書く」ことの有効性が、分かっていただけたでしょうか？

図にすると、こんな感じです。


作動記憶に入ってきた金魚はすかさず、手帳という入れものに
移しておく、というイメージです。


そして、金魚が作動記憶という網の中に入りやすいのは、
仕事をしている最中です。

ですから、仕事中に思いついた「やること」は、思いついたその時に
書き止めておくのが、一番効果的なのです。

水槽に逃げてしまったら、また探すのが大変ですからね。



しかし、こう思う方もいるかもしれません。

『作業をしているときに、思いついた「やること」を「すぐ書く」のは、
　作業の中断になるから、効率が悪くなるのではないか？　』


こういう疑問を持つのは、もっともなことです。


仕事に集中しているときに中断が入ると、仕事の効率は落ちます。

せっかく集中しているのに、電話がかかってきて・・・という状況に
イライラしてしまった、という経験を持っている方も多いでしょう。

しかし、思いついた「やること」を書くのは、この電話のような
中断とは違います。


電話や人による中断で、仕事の効率が大きく落ちてしまうのは、
その中断の内容が、そのときにやっていた仕事と全然違う内容の
ことだからなんです。

　「仕事Ａ」というプロジェクトのことについて考えていたのに、
　「仕事Ｂ」というプロジェクトのことを質問された場合・・・

　それに答えようとするときに、作動記憶に「仕事Ｂ」のことが
　たくさん入ってきます。

　そのせいで、「仕事Ａ」関連のことが、ボロボロとこぼれ落ちて
　しまうわけです。



自分で思い出したことで中断するのは、これとはまったく違います。

　「仕事Ａ」をやっているときに思い出すのは、ほとんどが「仕事Ａ」関連
　の「やること」です。

　それを手帳に書く作業は、頭の中は「仕事Ａ」から離れていないので、
　作動記憶からのこぼれ落ちは、少ないのです。

　ですから、中断による効率の悪化は、非常に少ないのです。

　それでいて、「思い出す時間ゼロ」ですから、とってもお得なんです。
　これ、「やらなきゃ損！」って気がしてきませんか・・・？



記憶のメカニズムから見た解説は、こんな感じです。

ＫＫＪの「すぐ書く」ルールが、なぜ効果的なのか？　ということが、
納得できたのではないでしょうか。


　「やること」は思い出したとき、思いついたときにすぐ書く


というのを言いかえると、


　たまたま金魚が網に入ってきたときに、入れものに移しておくと、
　後で大変な思いをして探さなくて済む

ということなんです。

（そのとき、さっと入れられる「入れもの」が、ＫＫＪなんです。）



今回は、記憶のメカニズムについての話をしてみました。
（本の中に、この話は書けなかったので、ぜひ覚えておいてください。）


「お、金魚すくいの意味が分かった！」と思っていただいた方は、

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さて、第２章はこれで終わりです。

次の章では、違う観点から時間管理のメカニズムについて、
検証してみたいと思います。

これは、私の職歴とも関係した話ですね・・・


  

【ＫＫＪ 2.0 】 ○○の管理は金魚すくい！？

こんばんは。水口＠時間管理術研究所です。

「 ＫＫＪ 2.0 」　（カンタン！効果的な！時間管理術　実践編）

第２章の２回目（第14回）です！


前回は「ＫＫＪは記憶の管理」という話をしましたが、
今日はその続きです。


「ＫＫＪは記憶の管理」　・・・この「記憶の管理」というのは、


・「やること」を書き出すこと
　　（「やること」を頭の中から出すこと）

・書き出したものを整理すること
　　（見てすぐに状況が分かるようにしておくこと）

という意味です。


元々は記憶で管理していた「やること」を、
書き出したり、見て確認したりするわけです。

こうすれば、頭もスッキリしますし、「ついうっかり」も無くなります。
また、頭の中で段取りを考えるよりも、ストレス無く整理できます。



そして、ＫＫＪでの「やること」の書き方は、「記憶の管理」が
やりやすいように、こういう特徴があります。


　・「時間指定タスク」だけでなく、「時間流動的タスク」も必ず書く

　　　　頭を悩ませるものは、すべて紙の上に出してしまう


　・「やること」を書く時点で、日付別に分けて書く

　　　　リストアップしただけでは、後で見るのが嫌になってしまう。
　　　　書き出す時点で、日付別に割り振ってしまった方が効率的。


　・それを１枚のシートに書くため、見てすぐ分かるようになっていること
　　　　時間がどれだけ空いているか、すぐに分かるようにしておく。
　　　　（見て安心できるためでもあり、防御のためでもある。）

　　　　次に何をやるべきか、すぐに判断できる。



これらの特徴が、「記憶の管理」のために役に立つわけですが・・・
もう一つ、非常に重要なポイントがあります。

前にも言いましたが、

　　「やること」は思い出したとき、思いついたときにすぐ書く

というのが、重要なのです。


これは、これまでの時間管理の定説である、

　　時間を取って計画を立てることが必要

という考え方とは、ある意味では正反対の考え方かもしれません。


しかし、私はこう考えます。

　時間を取って、１日の計画を立てなければいけなかったのは、
　使い勝手の悪い、時間管理ツールを使っていたからなんです！

　使いやすい時間管理ツールを使えば、計画を立てるために、
　わざわざ時間を取る必要はありません！


そして、もう１つ大事なことがあります。

　仕事の計画を一度に立てようとするのは、記憶のメカニズムから考えると、
　非常に効率の悪い作業なんです。

　逆に、「思いついたときにすぐ書く」のは、仕事を中断するので、
　仕事の効率を落とすと思われがちですが、実際はそんなことはありません。

　まとめて計画を考える方が、はるかに効率が悪いことをしているのです。



・・・といっても、もうひとつ、ピンときませんよね。


次回は、そのメカニズムについてお話します。

そのキーワードになるのが、「金魚すくい」なんです。



では、次回まで、少々お待ちを・・・


「金魚すくいって何やねん？　はよ続きやれよー・・・」
と思っていただいた方も、

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【ＫＫＪ 2.0 】 ＫＫＪは○○の管理！

こんばんは。水口です。

「 ＫＫＪ 2.0 」　（カンタン！効果的な！時間管理術　実践編）

の続きをいきます！　第13回です。


今回から、第２章になります。


時間管理は、仕組みについて知ることで、
より活用できるようになります。

前回までに紹介してきたＫＫＪでの時間管理について、
なぜ、この方法がいいのか？ポイントはどこなのか？

というところを、考えていきましょう。



さて、今回のタイトルは、『ＫＫＪは○○の管理』です。

この○○は何だと思います？


時間管理について述べている人の中には、、

　時間管理とはスケジュールの管理ではなく、
　自分が「やること」を管理すること。

といった意味のことを言っている人がたくさんいます。また、

　「行動」を管理すること。

という言い方をする人もいますが、
これは本質的には同じことです。

　　※視点を、計画の段階に置くか、
　　　実行の段階に置くかの違いです。




　時間管理は「やること」を管理すること。


確かに、私もそうだと思います。

ＫＫＪでも、「やること」をどうやって整理していくのか？
というところが一番のポイントになっています。


しかし・・・、ちょっと考えてみてください。

　　時間管理 ＝ 「やること」の管理

であれば、


　「やること」を、正しい順番でやる、やり残しがないようにやる

というのが、目的になります。
本当に、これだけでいいのでしょうか？



私は、これだけでは不足していると思います。

この見方だけでは、「やることを忘れてはいけない」という
自分へのプレッシャーや、ストレスを高めることになりかねません。


ＫＫＪ 2.0 は、第３回でも述べたように、この方法は、

・人の思考パターンを補う

ことを重視した方法です。


　効果的なツールを、効果的な使い方をすることで、
　自分をサポートする。

　そして、ストレス無く、自分の能力を活かす。


そういう時間管理を目指しているのです。


では、自分の何をサポートするのか？


　それは、「記憶」なんです。


時間管理 ＝ 記憶の管理と、発想を切り替えることで、
見えてくるものがあるんです。

例えば、時間管理がうまくできていないときには、

・「やること」を忘れてしまうことによる、トラブルやストレス

・「やること」を忘れられないことによる、プレッシャーやストレス

の両方が発生します。


「やることの管理」を実行すると、忘れてしまう問題は改善されますが、
忘れられない問題の方は、なかなか改善できません。

そして、ストレスがたまって、やるのがイヤになってしまう。
という結果になりやすいのです。



そして、そうならないためには、
「記憶の管理」という見方が必要なんです。


さて、次回からは、「記憶の管理」のためには、何に気をつけるべきか？
というところを考えてみたいと思います。





「記憶の管理ね。・・・分かるような気がする」
と、思っていただいた方は、

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【ＫＫＪ 2.0 】 時間活用のカギは？

おはようございます！水口＠時間管理術研究所です。
（今日は、朝の投稿です。）

連休ボケ、してませんか？
遊びも仕事も楽しくやるための、ＫＫＪの続きです！

「 ＫＫＪ 2.0 」（カンタン！効果的な！時間管理術　実践編）
第12回です。


今回は、

　　時間活用のカギは？

というタイトルです。

時間活用・・・というのは、同じ時間をできるだけ効率的に使うには、
どうすればいいか？　ということです。


時間管理をやって、うまく計画を立てることができたとしても・・・、
それだけでは、時間が有効に使えるとは限りません。


そのカギは・・・「集中力」です。


例えば、同じ１時間を使っても、うまく集中できた時と、そうでない時では、
仕事の進み方が全然違うという経験、ありませんか？。

集中力を高めるということは、自分の能力を100パーセント使うことです。


　　では、その集中力を高めるには、どうすればいいでしょうか？


そう言われても・・・、難しいですよね。

そのときの体調や、その仕事をやろうとする意志の強さ、
危機感を感じているかどうか、など、いろいろな要素があります。

そして、実際にこれらのすべてをコントロールすることは不可能です。



しかし、コントロールできる部分もあるんです。それは、

　「集中をジャマする要因を作らない」

ということなんです。


集中のジャマをする要因にも、いろいろあります。

周りの人や、電話による作業の中断などもそうです。
これは、外的な要因です。

しかし、それよりも深刻かもしれないのが、
内的な要因なんです。


例えば、本の中でも書いた、「あれもこれも症候群」というのは、
１つの仕事をしているときに、別の仕事のことが気になって、
集中できない状態のことを言っています。

こんな状態になってしまうのは、いくつかの原因があります。

例えば、

・別の仕事を思い出したせいで、それを「忘れちゃいけない」という
　プレッシャーを感じてしまう。

・別の仕事のことが頭に浮かぶと、それを「やれるだろうか」という不安
　のために、その仕事のことが気になってしまう。

といった原因です。


私の経験では、自分が忙しいときほど、こういう不安を感じがちです。
これでは、ますます「あれもこれも」になってしまいます。

・・・これは、結構つらいです（涙



そして、これに対する対抗策が、ＫＫＪなんです。


・「やること」は、思い出したときにすぐ書く
　（「忘れちゃいけない」というプレッシャーを排除する）

　　そのために・・・、

　　時間が決まっていない「時間流動的タスク」を
　　書きやすい仕組みになっている。


・「やれるかどうか」の見込みが立てやすい
　（「やれるだろうか」という不安を排除する）

　　そのために・・・、

　　「時間指定タスク」「時間流動的タスク」を、同じシート上で管理する。
　　１週間単位のシートを使うことで、持ち時間が一望できる。


ということなんです。



私が考える、「集中力を高めるための時間管理」とは、


・「やること」を、やるべきタイミングで思い出せること

・「やること」は、やるべきタイミングまでは忘れていても大丈夫、
　という安心感があること


という条件を満たした、時間管理なのです。

そして、それを簡単にやるのがＫＫＪというわけです。



ここで、１つ大事なことを言っておきます。

集中力を高めるための条件は、ストレスを減らすための条件と
重なっている部分が多いのです。ですから・・・


　時間管理ができていないと、ストレスも大きく、
　集中もできないのは、当然です。

　注意しなければいけないのは、時間管理をやることで、
　ストレスを感じることになっていないか？ということです。

　もし、時間管理をすること自体にストレスを感じているようで
　あれば、同時に集中力も低下している可能性が高いのです。


　時間を活用するためには、時間管理をした方がいいというのは、
　一見正しいことのように思えますが・・・、

　ストレスの多い時間管理では、集中力のジャマになることもある。
　ということを、覚えておいてください。



　つまり、自分にとっての

　ストレスが少ない時間管理 ＝ 集中力を高めてくれる時間管理

　である可能性が高い、ということです。



　時間管理について、いろいろ試してみたりする場合は、

　　時間管理のせいで、ストレスが増えていないか？

　ということに、注意してみるといいと思います。



「ストレス・・・そういえば、そうかも。」　と思っていただいた方は、

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ＫＫＪ 2.0　第１章はこれで終わりです！

次は、第２章です！