2008年02月18日
手帳における「直感的なインターフェース」の例
こんにちは。水口です。
今日は、手帳の話です。
■ 「直感的で素早い操作性」
先週、「マインドピース」というソフトウェアを紹介したときに、
「直感的で素早い操作性」がメリットだと書きました。
（この記事↓です）
直感的でサクサク使える、マインドマップ（的な）ソフトウェア
どんなものでも、「直感的で」「素早い」操作性があるに越したことない
ですが、この２つを両立させるのは、意外に難しいものです。
たとえば、古い話ですが、私が昔使っていたMS-DOS時代の一太郎
（ワープロソフト）は、メニューからのコマンドを呼び出しを、キーボード
で行っていて、「直感的」とは言えませんでした。
その後、（まだWin95が出る前）Ｍａｃを使ったときに、マウスとＧＵＩ
という、直感的で分かりやすいインターフェースに感動したものです。
しかし・・・、どちらの方が、操作が速かったかというと、一太郎のほう
です（もちろん、機能も少なかったのですが）。
「分かりやすさ」や「使いやすさ」、あるいは「取っ付きやすさ」を追求
したグラフィカルなインターフェースは、操作スピードの面では、
デメリットもあるわけです。
「直感的にわかりやすいこと」と「素早い操作性」を両立するというのは、
難しい課題なんですね。
【余談】
私はまだ使ったことがないのですが、新しく出た「ｉＰｏｄ Ｔｏｕｃｈ」は、
魅力的なインターフェース（タッチパネル）を備えた商品ではあるもの
の・・・操作スピードの点では従来のｉＰｏｄに劣るように見えます。
だから、音楽を聴くためのデバイスとして・・・どうなんでしょうね。
（少なくとも私の好みではないです。モバイル端末と見れば別ですが）
【余談おわり】
■ 手帳のインターフェース
話は変わって、
手帳にも「直感的な分かりやすさ」はあると思います。
たとえば、「どれだけの時間がアポイントメントに占有されているか？」
ということを直感的につかめるのは、やはりバーティカルタイプの手帳
です（時間軸が縦に並んでいるタイプです）。
↓これもバーティカルタイプです。
（クリックすると拡大）
実は、この手帳は、もう１つの「直感的にする」工夫がされています。
ちなみにこれは、私の会社で行っている手帳（レフィル）制作サービスの
利用例です。このオーダー、実は私の友人によるものですが、その友人
による、面白いアイディアを組み込んでいます。
それがこれ↓です。
赤枠で囲った部分を、通常の日付別の欄とは別に設けています。
並んでいる四角をよく見ると、日付の境界線上にも四角があります。
（日付をまたいでいます）
これはどういう意味があるかというと・・・
それぞれ、「移動手段」と「宿泊」の手配完了を表す狙いだそうです。
各日付の左よりにあるのが、「朝移動」の場合の移動手段の手配。
右よりにあるのが「夜移動」の場合の移動手段の手配。
日付をまたいでいるのが、「宿泊」の手配を表します。
ちなみにこの友人、東京−大阪間の出張が多いです。ですから、
移動や宿泊の手配が済んでいるかどうか、一目で分かるように、
こういう欄を考えたそうです。
※ これは「手配できているかどうか」という状況を「見える化」する
ものなので、通常の「タスク」とは意味合いが違います。それで、
以前は余白に書いていたのですが、今回はそれをあらかじめ
手帳の中に入れ込んでしまおう、というわけです。
これ、分かりやすくていいですよね。
私も以前、同じルートの出張（栃木県−兵庫県）が多かった時期が
あるのですが、そんなふうに同じルートの出張が多いと、移動や
宿泊の手配が済んでるかどうか、記憶が不確かになってきます。
（行き先が違う場合なら、案外忘れないものなのですが）
もちろん、手配することを忘れないためには「手配する」というタスク
も書くことが大事なのですが、それは出張の前段階での話です。
出張日近辺を見れば、手配状況がわかるのであれば、安心でき
ますね。
こういう手帳のデザインも、一種のインターフェースだと思います。
「直感的に分かりやすく」（もちろん、操作も速く）するために、こんな
ちょっとした工夫をしてみるのもいいですね。
「日付をまたぐチェック欄」があると便利だというのは、私は気づいて
なかったポイントで、私も参考になった事例です。
ちなみに、こういった特殊オーダーは・・・手間がかかることもあり、
追加料金になってしまいます。
（この試作品も特殊品の例です↓）
新作？ 試作品のＡ５手帳レフィルです
（仕事とプライベートの色分けをした例です↓）
手帳の使い方 − 仕事とプライベートのバランスはどうやって取る？
※ この色分けは、上の特殊品よりも作業工数が少ないので、
安くなっています。（もちろん、標準品はさらに安いです）
（標準品でも２８８００×２通りの選択肢がありますが・・（汗） ）
この手帳のオーダー（セミオーダー）制の作り方は、私自身が以前に
「こんなサービスがあったらいいな・・・」と、思っていたものを、形に
してみたものです。
（詳しくは↓こちら）
PROFETシリーズ手帳レフィル
今日の記事作成時間は４０分でした。
では、また明日！
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2007年12月07日
新作？ 試作品のＡ５手帳レフィルです
こんにちは。水口です。
今日は、手帳の話題です。
■ 手帳と時間管理
まずは、ちょっと手帳と時間管理について、おさらいを。
「時間管理」といえば、手帳。と限っているわけではありませんが
（パソコンもありますから）、手帳を使っている人が多いのは事実です。
取っつきやすいから。どこでも使えるから。という理由もあるでしょうし、
パソコンを使いながらでも、同時に見やすいという理由もあります。
（後者の理由は、意外に重要なポイントです）
ついでに、少し古いですが、アンケート調査の結果を紹介しておきます。
Japan.internet.com デイリーリサーチ -
スケジュール管理はやっぱり「手帳」が一番!?
ITmediaニュース：スケジュール管理は結局「手帳」に
なぜ、手帳がいいのか？ はいろいろ理由がありますが（先週も書きましたね）、
基本的に、ペンで書くのに抵抗がある（パソコン内で処理したい）わけでは
ないのなら、手帳をおすすめします。
■ 手帳のいろいろ
スケジュール管理、時間管理に用いる手帳として、
最も一般的なのは、「綴じ手帳」と呼ばれる、
普通の手帳です（製本されているやつです）。
綴じ手帳は、以前はポケットサイズが主流でしたが、
最近はＢ６サイズのものも結構増えてきましたね。
そして、綴じ手帳ほど多くはありませんが、
根強い人気なのが、いわゆる「システム手帳」。
バインダー式の手帳です。
システム手帳は、’８０年代に一度ブームになったことがあります。
その後、一時は、すたれてしまうかと思われた時期もあったのですが、
この数年で、見事に復活してきています。
システム手帳で、最もポピュラーなのは、「バイブルサイズ」と呼ばれる、
ちょっと縦長の版形のものです。（横９５mm×縦１７１mmです）。
これは、私も以前に使用していたことがあります。
（そのときはデイリータイプのレフィルでした）
そのデイリータイプのレフィルを、何とか使いこなそうと
七転八倒の試行錯誤をしたのですが・・・、
（↑やや大げさ。ウソではないけど・・・）
結局、手帳を変えた方が、うまくいきました。
そのときに、使い始めたのが、やや「マイナー路線」をゆく、
Ａ５サイズのシステム手帳です。
それ以来、Ａ５サイズを使っております。
■ 弊社オリジナルの手帳
なんだか「私の手帳の歴史」を語り始めてしまっていますが・・・。
この際なので、説明しておきましょう。
Ａ５サイズのシステム手帳は、いきなり、自作から入りました。
いろいろレフィルを購入したのですが、どうもしっくりこなくて、
作ったほうが早いかと気づいたわけです。
最初は、Ｅｘｃｅｌ＋インクジェットプリンタで作りました。
自作されたことのある人は、お気づきかもしれませんが、
インクジェット用の用紙は、水性ボールペンとは結構
相性が良く、使い勝手はなかなかでした。
Ｇｏｏｄ：水性ボールペンで書いたときの吸い込みがいい
Ｂａｄ ：手触り感がいまひとつ
で、フォーマットをいろいろ試行錯誤しながら、使いやすい形を
探していったわけです。
そして、一応、形は落ち着いたのですが、そうなると、
だんだん欲が出てくるもので・・・、
もっと細かいところに凝りたくなってきました。
で、結局レーザープリンターを使い始めました。
（Ｅｘｃｅｌもやめて、罫線を細かく設定できるようにしました）
このへんは、ノウハウ的な話になるのですが、レーザーで手帳を作る場合、
私がポイントと考えているのは、「テカリ」の無さです。
最近のレーザーは、どれも解像度はいいですが、
テカってしまうタイプは、手帳にしたときに見映えが劣ります。
（いかにも「レーザープリンタで作りました」という感じです）
それで、テカリの無いプリンターを探したりしたわけです。
テカらないタイプのレーザーだと、通常の印刷と
ほぼ見分けがつかないです。見た目も落ち着いて見えます。
さらに、紙にも凝り始めました・・・。
やや厚手の紙のほうがいいとか、
表面がツルツルしすぎない紙がいいとか、
（ツルツルの紙は、水性ボールペンのインク乾きが遅い）
バインダーに綴じるための穴は、少し小さめの方がいいとか、
（そのほうが、綴じたあと、ずれなくい＝書きやすい ので）
あんまり真っ白すぎる紙じゃないほうがいいとか、
（そのほうが、目に優しいです）
そんな用紙を５０００枚単位で作ったりして・・・自分用に。
もう・・・ワガママ放題 （笑）
まだ、独立する前の話です。
ご存知の方も多いと思いますが、
昨年から、セミオーダータイプの手帳レフィルを、
弊社では制作しているのですが、それはこの
個人的ワガママ仕様（？）が原型になっています。
（それに、いくつか改良を加えたものです）
現在の製品はこんな感じです
（罫の幅や、色などは選べますので、これは標準的なタイプです）
もともと私が使っていたのと同じ、見開き２週間タイプ
現在使っているのと同じ、見開き１週間タイプ
（クリックすると、大きい画像が出ます）
見開き２週間と、１週間、どちらがいいとは、一概には言えません。
スケジュールの見通しの良さは、２週間タイプに分があります。
（さらに、「ＦｌｏｐＦｌｏｗ」と呼んでいる２つ折の用紙にすると、
スケジュールを切れ目なく見ることができます）
ただ、２週間タイプは、Ａ５サイズとはいえ、記入面が狭くなりますし、
普通のメモ用の欄がほぼ無いので、他の用紙で補助する必要が
出てくる場合もあります。
■ 最近の試作品
と、ここまでが前置きです（長いなあ・・・）
今日、紹介したかったのは↓これ。
最近試作して、いま使っているものです。
（クリックすると、もうひとつ大きい画像になります）
※データから起こした画像ファイルなので、穴は開いていませんが、
これがシステム手帳に綴じたときの見開きの状態です。
タスクの欄は、通常タイプの２段構成と違い、５段構成にしてあります。
こうすると、カテゴリー別に、タスクを分けて書くことができるかと思い、
試しに作ってみました。
当然のことながら、一段ごとに書けるタスクが減ってしまうので、
そこはやや不便なのですが、仕事のカテゴリー別に、どんな
仕事をしているか（あるいは、空白のカテゴリーがあるとか）が、
分かりやすくて、これはこれでいい感じです。
これを標準品として、設定するかどうかを、現在考えています。
まだ、もう少し、使い勝手を改善できそうな気がするんですよね・・・。
ちなみに、このレフィルは、私が試用する目的で作ったものなので、
固定タスクの文字を追加したり、日々チェックリストを入れたり（右下）、
保留タスクの欄を設けたり（右上）と、カスタマイズしてあります。
毎日、あるいは、毎週やることが決まっているタスクは、
あらかじめ印刷してしまうと、後が楽です。
手帳リフィル自作派の人の参考になれば、ということで、
紹介してみました。
自分で作るのは無理・・・。でもこういうの欲しい。という方は、
ご相談ください・・・。いや、いきなり相談されるのも説明が
大変なので、まずは資料のご請求を。
↓こちらのページに簡単な説明があります。
PROFETシリーズ手帳レフィル
もう資料申込みする、という方は、↓こちらから。
今日の記事作成時間は７０分でした。
（前置きが長かったか・・・（汗） ）
では、また明日！
2007年03月11日
システム手帳 −A5サイズとバイブルサイズ−
緊急告知 （３／１９に時間管理セミナーを実施します）
セミナーの詳細はこちら（pdfファイルです） お申込みはこちらから
こんにちは。水口です。
今日は手帳、システム手帳の話です。
■ システム手帳のサイズについて
システム手帳（バインダー式の手帳）には、色々な規格があります。
その中で現在主流なのは、次の３種類です。
名称 リフィル寸法（縦） 同 （横）
―――――――――――――――――――――
A5サイズ 210mm × 148mm
バイブルサイズ 171mm × 95mm
ミニ6穴サイズ 126mm × 80mm
―――――――――――――――――――――
（一部メーカーにはバイブルサイズの幅を80mmにしたものもあります）
システム手帳では、リングで綴じる穴の部分は書けないですから、
実質的には幅はさらに１０mmほど狭くなります。
ですから、バイブルサイズとＡ５サイズでは、実質的な横幅
（実際に書ける横幅）には大きな差があります。
■ Ａ５とバイブルの使い勝手について
ということで、アポイントだけではなく、タスクもちゃんと書く時間管理を
やろうと思った場合、バイブルサイズはちょっと使いにくさがあります。
時間管理のために必要な３つの情報、
Ｆlow （流れ） ：仕事の流れ、全体の日程、その他の情報などを書く
Ｔask （タスク） ：時間が決まっていない仕事を書く
Ｔime （時間） ：時間が決まっている仕事（アポイント）を書く
何に時間を使ったかの記録を取る
これらを書くのは無理かなあ・・・という気もしていたのですが・・・、
実際にレイアウトしてみました。
というのは、Ａ５サイズはバインダー込みだと結構大きいので、
「持ち歩くにはちょっと・・・」 という方が多いんです。
実際、「バイブルサイズのリフィルを出してほしい」 というご要望を
頂くことがあるんです。
ということで、現物がこちら↓ （クリックで拡大します）
Ａ５サイズと大きさを比べると、こんな感じになります。
写真のものは「D.Green」 という色ですが・・・ 写真ではあまり分かりませんね （汗
Ａ５サイズの PROFET Type１０１ （見開き１週間タイプ） では、
左ページに月〜金曜、 右ページに土日とメモ欄のレイアウトですが、
バイブルサイズ（仮称PROFET Type１００１）では、
左ページに月〜木曜、 右に金土日と小さめのメモ欄 としました。
Ａ５と比べると、確かに欄は狭くなっていますから、
小さい字で書かなくてはいけないのですが・・・、
なんとか実用上問題ない程度の大きさにはできたと思います。
（小さい字を書くのが苦手な人には向いていないかもしれませんが）
ということで・・・近日中にこちらのご要望にもお応えできるようになります。
バイブルサイズがいい！という方は、もうしばらくお待ちください。
もちろん、以前に紹介したように、色も選べます。
※ ちなみに、ミニ６穴サイズは今のところ制作予定はありません。
（さすがに小さすぎる・・・という感じです）
手帳関係では、もう１つ進めている話がありますので、
・・・今週あたり公開しようと思います。
最近、このランキングの上位に変動が大きいような・・・
応援ありがとうございます。
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今日の記事作成時間は４０分でした。
では、また明日！
2006年11月12日
手帳の使い方 − 手帳に書くべき情報は「３＋１」
こんにちは。 水口です。
日曜日は、いつもとは別ネタにしようと心がけているのですが・・・、
今日はそれに挫折して （笑）、手帳関連の話です。
本日発行の私のメールマガジンで、
手帳に書くべき情報は 「３＋１」
という内容のものを発行しました。
この話、手帳をお使いの方には参考になる情報だと思いますので、
ブログの方では、画像付きで紹介しておきます。
■ 手帳に書くべき情報は ３＋１種類
私が制作した手帳の、週間スケジュールを書くページは、
「週間ＦＴＴシート」 と名付けています。
この「ＦＴＴ」とは、
・Ｆｌｏｗ （流れ）
・Ｔａｓｋ （タスク）
・Ｔｉｍｅ （時間）
の頭文字を取ったものです。
この３種類とメモ欄の組み合わせが、手帳に書いておくべき要素です。
Ｆ（流れ）・Ｔ（タスク）・Ｔ（時間） ＋ Ｍ（メモ） です。
ＦＴＴ（＋Ｍ）で「３＋１種類」というわけです。
詳しくはメルマガの方で説明したので省きまして・・・。
ここでは全体の流れについて解説しておきます。
（↓ メルマガのバックナンバーは、来週の発行まではこちらで見られます）
http://blog.mag2.com/m/log/0000190033
例えば、私の手帳レフィル（ＰＲＯＦＥＴ Ｔｙｐｅ１０１）では、
このようなレイアウトになっています。
レフィルのレイアウト
機能別に分けると、こういうブロックになります
（クリックすると大きな画像が出ます。）
■ Ｆｌｏｗ（流れ）は、「情報」 の欄
この上段にある「Ｆｌｏｗ」 の欄は、タスクに落とし込む前の「段取り」や「流れ」を
書くつもりで、当初作成しました。
数日間の流れを、先に書いておけば（PERT図っぽい感じです）、
日付別のタスクに分解しやすいのです。
しかし、それ以外にも色々な使い方があることが、その後分かりました。
ここに自分の出張先（地名）を書いている方もおられますし、
担当するプロジェクトの実施期間を、マーカーで色分けして
記入している方もおられます。
また、これは以前からよく書いていますが、自分が関連する「人」の
情報を書いておくと、助かることが多いです。
これらを称して「３つのＰ （Ｐｒｏｊｅｃｔ ・ Ｐｌａｃｅ ・ Ｐｅｒｓｏｎ）」とも呼んでいます。
ただ、手帳の使い方として大事なポイントは、
・自分の「やること」 ＝ 「タスク」 ・ 「アポイント」
と、
・それ以外の情報 （上述の「３つのＰ」 など）
は、それぞれ分けて書いておくと、
後で見るときに直感的に理解しやすいということです。
「やること」 と 「情報」 は、分けて書く
のがポイントです。
■ そして、Ｔａｓｋ（タスク） → Ｔｉｍｅ（時間） の欄へ
Ｆｌｏｗの欄の下にあるのが、タスクの欄で、その下がアポイントの欄です。
これはブログにも書籍にも書いていることですが、
・アポイント （時間が決まっている「やること」 ＝ 時間指定タスク ） は、
時間の欄に直行します（時間の欄に直接書きます）。
・タスク （時間が決まっていない「やること」 ＝ 時間流動的タスク ） は、
いったんタスクの欄を経由してから、時間の欄に行くイメージです。
「この仕事は水曜日の１０時から１２時の間にやろう」 なんて
細かく決められないですから、日付別に仮置きするための欄です。
（こうしておくと、予定の変更に柔軟に対処できます。）
上の写真を見て頂けると分かると思いますが、このレフィルでは
Ｆｌｏｗ→Ｔａｓｋ→Ｔｉｍｅ の流れが、上から下への流れになっています。
■ Ｍｅｍｏ（メモ）の欄
メモ欄は、補足するための情報（連絡先やプロジェクト関連情報）や
記録の用途に使います。
これもＦｌｏｗの欄と同じく、「やること」 ではない、「情報」 です。
Ｆｌｏｗとの違いは、
Ｆｌｏｗ ： タスクを考えたり書いたりするときに必要な情報
（アポイント・タスクの実行前情報）
Ｍｅｍｏ： タスクやアポイントのために参照する情報（連絡先や関連情報）
と、スケジュールを消化した結果として生ずる記録
（アポイント・タスクの参照情報・実行後情報）
という切り分けを基本に考えるのが良いと思います。
手帳を使っていて、「どうも使いにくい・・・」 とお感じのときは、
この３＋１種類 （ＦＴＴ＋Ｍ） をごちゃまぜに書いていないか？
という目で見てみると良いと思います。
参考にしてみてください。
「３＋１種類」 を参考にしてみようかな、と読んで頂けた方は、
ぜひ ↓ ワンクリックをお願い致します。
・・・ しつこいようですが （汗
サービス残業に関するアンケート、募集しております。
怪しいアンケートではありません・・・（笑
未回答の方は、ぜひご回答ください。
この記事の作成、ここまでで４４分でした。
2006年11月06日
手帳の使い方 − 仕事とプライベートのバランスはどうやって取る？
こんにちは。 水口です。
手帳関連でもう１つ、言っていなかったことがありました・・・。
今日は、仕事とプライベートの切り分けについての話をしようと思います。
■ プライベートの時間は仕事に侵食されやすいという話
時間管理に関する相談の中には、
「仕事とプライベートのバランスがうまく取れなくて・・・」
という話が少なからずあります。
ついつい仕事の時間が長くなってしまい、プライベートの時間が
削られてしまうというものです。
通常、仕事時間の長さを決めているのは、
「どこまで残業するか？」 という判断です。
（始業時間が同じなら、ということです。）
職場にいる時の自分が、この判断をしているわけですから、
よほど大事な用事があるか、よほど意志が強くない限り、
仕事優先の判断になりがちです。
■ プライベートの時間を確保しようと思うならば・・・
プライベートの時間をしっかり確保しようとするためには、
仕事を何時に終えるのか、事前に目標時間を決めておかないと、
なかなかうまくいきません。
そして、その目標を見えるようにしておくことが重要です。
（見えるようにしておかないと、ついつい・・・となりがちです。）
そのために、手帳に事前に線を引いておくのは有効です。
目標退社時間にラインを引いておいて、１週間トータルで見て
そのライン内に収まるように意識するわけです。
私はこれを「協定ライン」 と呼んでいます。
「仕事モード」 の自分と、「プライベートモード」 の自分が、
協定を結んだラインという意味です。
あらかじめその線を引いておかないと、ついつい仕事モードが
優先になってしまいます。それでラインを決めて対策するということです。
■ ラインの代わりに、エリアを色分けする
また、ラインの代わりに、手帳を色分けするのも有効です。
例えば、こんな感じです。
（クリックすると、拡大図が出ます。）
この例では、「仕事以外の時間」 を黄色くしてあります。
※実際の手帳では、もっと薄い色なのですが、分かりやすいように、
この画像では黄色を濃くしています。
こうやってみると、「仕事モード」 の時間は、意外に少ないと感じると思います。
（昼休みもちゃんと省いてありますので、本当の時間が分かります。）
こんなちょっとしたことだけでも、時間内に収めようという意識は
だいぶ変わってきます。
実はこれ、今回から追加した、ＰＲＯＦＥＴ手帳リフィルの新しいサービスです。
もちろん、どの部分に色をつけるかは、それぞれの人によって違います。
ですから、自分で決めてオーダーして頂くようにしています。
（その分、コスト的には高くなってしまいますが・・・）
他の手帳を使っている方も、ちょっと参考にしてみてください。
ＰＲＯＦＥＴシリーズに興味のある方は、こちらにインプットして頂ければ、
資料と見本が届きますので、ぜひ、どうぞ！
「協定ライン」 の話を、なるほど・・・。と読んで頂けた方は、
ぜひ ↓ ワンクリックをお願い致します。
今回は、ここまでで３５分です。
2006年11月05日
手帳の使い方 − 週の予定にブレイクダウンするカレンダー
こんにちは。 水口です。
手帳関連の話が続いているのですが・・・、
今日は手帳のカレンダーの話をしようと思います。
一昨日は、定期的なタスク（毎日・毎月のタスク）をフォローするための
月間カレンダータイプのリフィルの話をしました。
今日は、別の「カレンダー」の話です。
■ カレンダーは何のために使う？
手帳には、よく年間のカレンダーがついています。
（今年の分と、来年の分がついているものが多いでしょうか。）
そんな年間のカレンダーは、何ヶ月も先の日程について、
確認する時は便利なこともあります。
「３月の第２水曜日って何日？」 といったことが、すぐに確認できます。
しかし・・・、それ以外にはあまり使っていないというのが、
実態ではないでしょうか。ちょっともったいないですね。
このカレンダーが長期の計画を立てるために
使えるといいのですが・・・。
■ 私たちの「やること」 を整理してみると・・・
私たちの「やること」 には、いろいろなタイミングのものがあります。
※ この「やること」 は、仕事もプライベートも含めたものです。
ほとんどの場合、もっとも時間を多く使っているのが、「不定期なやること」 です。
これには１１／２に紹介したリフィルのような形式がフィットします。
また、時間的にはそれほどでもないけど、意外と件数が多いのが、
毎日や、毎月○日と決まった、定期的なタスクです。
これには一昨日のリフィルのように、定期タスクをひとまとめにすると便利です。
そして、「ついで」 や「まとめ」 で処理すればいいタスクもあります。
（例えば、買い置き品をそろそろ補充しておこうか、といったタスクです）
こういうタスクは、週のリフィルとは別に、昨日紹介したようなリストに
しておくと、不要な時にジャマにもならず、便利に使えます。
そして・・・これらの分類に載りにくい「やること」 もあります。
例えば、何ヶ月もかかるプロジェクトなどがそうです。
「プロジェクト」 というと、自分には関係ないと思う方もいるかもしれませんが、
そんなことはないと思います。
例えば、
・何かの試験を目指して勉強する
・専門知識を身につけるために勉強する
・独立開業するための準備をする
というのは、いずれもプロジェクトの要素が非常に強いものです。
さて、何ヶ月（あるいは１年以上）もかかるプロジェクトの場合、
多くの人は、月間カレンダーのページを使ってフォローしようとします。
しかし、これは意外に使い勝手が悪かったりします。
月ごとに分断されてしまうので、全体の流れが見えないわけです。
■ 勉強などの「プロジェクト」 をフォローするために年間カレンダーを使う
そんな問題を解消するために、システム手帳のリフィルの中には、
書き込めるタイプの年間カレンダーが用意されているものもあります。
その多くは、左右方向に月 ・ 上下方向に日付 という配置です。
これだと、確かに年間の流れを書き込むこともできます。
しかし・・・、
・複数のプロジェクトが並行したときに書きにくい
・週のページとは区切りが違うので使いにくい面がある
という問題もあります。
■ 「年間カレンダー」 は「週のページ」 と連携してこそ価値がある
「週のページとは区切りが違うと使いにくい」 というのは、こういうことです。
・長期のプロジェクトは、「不定期なタスク」 の集合体です。
・ですから、長期計画を立てたら、それを個別のタスクに分解しないと
実行できません。
・それを書くのは、週のページなので、週のページと連携を取りやすく
なっている方が使いやすい。
・むしろ、個別の日付はなくても構わないので、週ごとの予定が書けるように
なっている方が、便利に使えることが多い。
■ 連続カレンダーの紹介
と、言うことで・・・・
私が使っているカレンダーはこんなタイプです。
（これが半年分です）
これはPROFETシリーズ（A5システム手帳リフィル）に標準添付されています。
実はこれ、前にトランプ暦と一緒に紹介した、
連続カレンダーと基本的には同じです。
（というか、手帳用に作った方が先でした。）
（週のNo. の付け方などは、↑こちらを見ると分かります。）
このカレンダーは、月どうしがくっついているので、ちょっと違和感を
感じるかもしれません。
しかし、１年を通しての週の構成は、通常のカレンダーよりも、
こちらの連続カレンダーの方が分かりやすいんです。
このシートを使えば、
・プロジェクトの期限まで何週間あるか分かりやすい
・１週間ごとに何をしなければいけないか、メモしていくと、
簡単に長期スケジュールが立てられる
というメリットがあります。
長期スケジュールと、日々使う週間スケジュールは、
区切りを決めて、連携させる方がスムーズに使いこなせます。
そのためには、このように「週」 の単位で区切ったカレンダーは、
使い勝手がいいのです。
普通のカレンダーでも、週ごとの番号を付けて、別に計画表を作るという
方法で、長期計画の管理がやりやすくなりますので、参考にしてみてください。
（番号と項目だけの、本当に単純な表で構いません）
さて、また紹介してしまった（笑）、 ＰＲＯＦＥＴシリーズリフィルですが、
興味がある方は、こちらにインプットして頂ければ、資料と見本が届きますので、
ぜひ、どうぞ！
「長期スケジュールは週で区切る」 という所を、なるほど・・・。と
読んで頂けた方は、ぜひ ↓ ワンクリックをお願い致します。
今回は、ここまでで５６分です。
日付が変わるギリギリでした（汗）
2006年11月04日
手帳の使い方 − ちょっと変わったToDoリストの使い方
こんにちは。 水口です。
手帳関連の話が続いております。
昨日は、定期的なタスク（特に毎日のものと毎月のもの）は、
別管理にした方が、便利な場合があるという話でした。
今日は、ちょっと違う「タスク」 の話です。
■ まず、「ＴｏＤｏリストは使うな！」 という話から
私は、「日々のタスクを管理するためには、ToDoリストは使うな！」
ということを言い続けています。
それには色々理由がありますが、一番の理由は、
ToDoリストはタスクのチェック（やったかどうかの確認）には使えても、
「いつ、やれそうか」 が見えないことにあります。
自分の意志で、いつやるか決めにくいので、
タスクに振り回されている感 （やらされ感） が強くなるのです。
しかし、例外もあります。その１つが、昨日の定期タスクです。
そして、もう１つが「ついで」 タスクです。
■ 例外的にリストが有効な 「ついでタスク」
「ついでタスク」 というのは、急がないけど、
何かのついでに処理したいというタスクです。
典型的なのは、買い物です。
例えば・・・、
「ホチキスの針が残り少ないなあ。でも、まだしばらくは持つか・・・。」
という状況では、他の事務用品を買いに行く（または発注する）ときに、
ついでに買えばいいや。という感じですよね。
しかし、こういうのに限って？ 肝心の時に忘れていたりしますから、（笑）
困ります。
こういう「ついで」の買い物などの、急がないタスク（まとめ処理したいタスク）は、
リストにしておくと、使い勝手が良いものです。
手帳リフィルを使っていただいている方と、そんな話になったときに、
ちょっとひらめきまして、こんなものを作ってみました。
■ 「ひらめき」 の結果・・・こんなリフィルができました。
これも、A5システム手帳（またはA5ルーズリーフ）のリフィルです。
項目や行き先別に、小さなリストを書けるようになっています。
（１枚に４つのリストです。）
これだけでは、特に紹介するほどのものではないのですが、
実はこれ、こうなります。
↓
このリフィルは、切り離しできるように、ミシン目が入っています。
（紙も通常より厚手の紙にしてあります。）
切り離すと、名刺よりも一回り大きいカード状になります。
■ 使い方のイメージと実際の使い勝手
使い方のイメージとしては、
「今度○○に行ったとき、あれを買っておこう」
と思いついたことを、書き止めておきます。
この時に、後でごちゃごちゃしないように、
行き先別に分けて、リストにしておくと便利です。
その後、その○○に行くことになったときに、このリストを見れば
買い物の内容を思い出せます。
そして、
・切り離してポケットに入れていけば、手帳を出さなくても買い物ができる
（財布の中に入れてしまえば、忘れることもない！）
あるいは、
・これを切り離したものを人に渡せば、
書き写すことなく、買い物をお願いできる。
といったメリットがあるわけです。
同じようなことを、大きめのポストイットを使ってやっていたことも
あったのですが・・・、
ポストイットだと、はがして持ち歩いたり、人に渡したりするのに、
具合があまり良くなかったんです。それが解消できました。
ミシン目の部分は軽い力でも、切れやすいように、
特に切れやすいタイプにしてあるのが、ちょっとしたこだわりです。
（まあ、ささいなことですが、こだわってしまうんです・・・（笑） ）
ただ、１つ難点がありまして・・・
このシートは、右側から使うことになるわけですが、
左側のリストが先に登場することになった場合に、ちょっと困ります。
１枚だけならまだしも、２枚とも出て行ってしまったら、
右側も切り離すしかなくなってしまいます・・・（笑）
そんな問題もありますが、実際にはそういうことはあまり起こりません。
（何枚かシートを併用すると、さらに安全です。）
結論としては、使ってみるといい感じでした。
私も、買い物リストとして使用しています。
このリフィル、現在は、昨日、一昨日紹介した
ＰＲＯＦＥＴシリーズのオプション項目として設定しています。
「アイディア商品」 的リフィルですが、なかなか良かったので紹介してみました。
通常の手帳の場合は、やはり大きめのポストイットを使うのが
いいのではないかと思います。参考にしてみてください。
ちなみに、このオプションリフィルは９００円（３０枚入り）です。
（単品だと別途送料がかかってしまいます・・・。）
ＰＲＯＦＥＴシリーズのリフィルにご興味を持った方は、
こちらにインプットして頂ければ、資料と見本を送らせて頂きます。
（すみません・・・今回のカードシートの見本は、入っていません。）
では、『ついでタスク』 ・・・なるほど。と読んで頂けた方は、
ぜひ ↓ ワンクリックをお願い致します。
今回は、途中で写真を取り直したりしたので、（汗
ここまでで５８分でした。
2006年11月03日
手帳の使い方 − 定期的なタスクのフォローは意外と面倒なもの。
こんにちは。 水口です。
今日も、手帳関連の話です。
最近、私の悩みを解消できたリフィルの話です。
まずは、ちょっと時間管理の基本を復習しておきます。
■ 時間管理で重要なこと ： 一ヶ所に集約させる
手帳に限らず、時間管理を行う場合は、自分のタスク（やること）を
確認するために見る場所は、少ないほど良いです。
チェックしなければいけない場所が多ければ多いほど、
判断に迷いが生じてストレスの原因となりますし、
見落としなどのミスの原因にもなります。
時間管理では、できるだけ一ヶ所に集約させる方が、
楽で、確実に管理できるのです。
昨日紹介した手帳リフィルは、まさにその考え方をリフィルにしたものです。
週単位で、自分のやるべきことを、一ヶ所に集約させて、
混乱やストレスを防ぎつつ、自分のための判断材料を揃えておく。
そんな使い方のためのものです。
しかし・・・、 中には週のページとは別に書く方が便利なものもあります。
■ 例外 その１ ・・・「日課」 的なタスクやチェック
例えば、毎日やる日課的なことをチェックするのに、
週のページに書くのは、ちょっと面倒だったりします。
例えば、自分が日課にしようとしていること（毎日○ｋｍ歩く、とか） や、
自分が信条としていることが守れたかどうかのチェックなどです。
後者の例としては、「笑顔で人に接する」 とか、「部下を怒鳴らない」 など、
自分の習慣について、毎日○×チェックをするといった感じの使い方です。
（これは、「タスク」 ではなく、「チェック」 ですが。）
こういう日課的なものは、チェック欄を別に設けた方が、
便利なことがあります。
■ 例外 その２ ・・・「月ごと」 のタスク
また、どうしても週とリンクさせにくいものに、月ごとのタスクがあります。
「毎月○日までに□□をやる」 というものです。
もちろん、これは週のページに書いてもできます。
ただ、毎月やることが決まっているのであれば、別に表を作って
管理した方が、楽な場合もあります。
月ごとに項目を並べておけば、「今月の○○は終わったっけ？」 とか、
「あと何が残ってたっけ？」 というのが一目で分かります。
■ で、どうするか・・・？ 定期タスク専用リフィルを作りました。
こういう定期的なタスクやチェックは、それぞれ別個に管理してもいいのですが、
管理するものはむやみに増やさないのが、ストレス無く時間管理をやるコツです。
日課の表、月次タスクの表・・・、と増やしていくのは良くありません。
そこで、それをまとめたものを作ったのです。
試用してみたら、かなり使い勝手が良いので、
今回PROFETレフィルに追加したんです。
拡大画像（クリックすると出ます） の方を見ると、大体使い方が
イメージできるのではないかと思います。
・日課的なもののチェック
・月ごとの定期タスクや定期イベントのチェックと結果の記録
・月ごとの計画や考察などを書ける欄
・月間のカレンダー
を１つにまとめたような感じのものです。
（A5サイズの大きさを活かしてレイアウトしました）
これで、手帳の日常的に見るページを、
・定期的なタスク（毎日・月次）専用のページ
・不定期なタスクを含む、週間のタスクのページ
の２つに絞り込みつつ、効率よく「やること」 を集約できるようになりました。
これは、ありそうだけど・・・今まで無かったリフィルだと思いますし、
使ってみた感じがすごくいいので、他のタイプの手帳をお使いの方も、
タスクのまとめ方の参考にしてみてください。
A5システム手帳や、A5ルーズリーフを使っている方、使ってみようかという方は、
こちらにインプットして頂ければ、資料と見本が届きます。
・・・決して怪しいサイトではありません （笑）
手帳については、いろいろ小ネタ的なものもありますので、
またちょっとずつ紹介していきたいと思っております。
「ふむふむ・・・」 と読んで頂けた方は、
ぜひ ↓ ワンクリックをお願い致します。
今回は、意外と長く？ この記事の作成に、
ここまでで４４分でした。
2006年11月02日
A5システム手帳 − ＰＲＯＦＥＴ手帳リフィルって？
こんにちは！ 水口です。
今日のお昼に予告しましたが、今日は手帳の話です。
メールマガジンをお読みの方は、もうご存知かもしれませんが、
私の会社では手帳リフィルを作り始めています。
こういう ↓ タイプのA5サイズのシステム手帳リフィルです。
（A5システム手帳用と、A5ルーズリーフ用があります）
これは、見開きで１週間のタイプです。
これ以外に、見開きで２週間（１ページ１週間）のタイプもあります。
（書籍「超カンタン！時間管理術」 で紹介したのが、その原型です。）
そもそも、私が時間管理について色々試行錯誤を始めたのは・・・、
（当時読んだ）本に書いてあるようにやってみたら、うまくいかなかったり、
買ってみた手帳はどうしても使い難かったり・・・ということが続いたためでした。
それで、なかばヤケクソ気味に（下品な言葉ですみません・・・）、
「それなら自分で手帳を作ってみよう」 と思ったのが始まりでした。
この手帳の特徴は、
・１週間（または２週間）が見渡せる
・３段のブロックで構成されている
・折り返しの用紙を使っている （詳しくは後で説明します）
というところにあります。
このコアになるアイディアは、割と初期の頃から出来ていました。
なぜ、こう思いついたのかは、よく覚えていません。
エンジニアの仕事を通して、生産手法や管理手法を
学んでいたのが良かったのかもしれません。
そして、このフォーマットにしてから、時間管理がうまくいき始め、
ますます時間管理の面白さにのめりこんでいった、というわけです。
今、改めて見ると、このフォーマットでうまくいった理由は分かります。
・自分の行動を決めるための要素（アポイント・タスク・流れ）が、
１つにまとまっているから、これ１つだけ見ればいい。
・１週間分が見渡せるので、全体が見渡せる（鳥瞰できる）。
また、いやでも明日のスケジュールが目に入る・・・（笑
・翌週に転記するとか、定期的な予定を書き写すなどの、
面倒な作業が楽にできるようになった （なぜかは後で紹介します）。
といったところが、大きな理由です。
また、これは私のワガママかもしれませんが・・・、市販の手帳で、
手帳の罫線が妙に太かったり、色が濃かったりするものは苦手でしたね。
自分の書いた文字が、目立たなくなるのがダメみたいです。
そんなこともあって手帳リフィルを自作してみたのですが、その当時は
これを他の人にも使って頂くことになったり、ましてや買って頂くなんて、
考えてもみませんでした。不思議なものです。
自作リフィルを使ううちに、「他にも困っている人がいるかもなあ・・・」
と思ったのが、手帳リフィルを作るために会社を起こすきっかけになったんです。
（今は、書いたり、しゃべったりの仕事もしていますが、手帳リフィルが一番の
目的なんです。）
そんな、思い入れの入った手帳なのですが、気が付けば・・・
このブログでは、あまり紹介していないので、（汗
今日は少し詳しく紹介してみます。
この手帳リフィルは「ＰＲＯＦＥＴシリーズ」 といいます（商標登録出願中）。
「PROFET」 というのは造語です。
Personal Reminder and Organaizer for Functional and Effective
Timemanagement
の略です（長いなあ・・・）。
「Profit」 と「Prophet」 を合わせた造語にもなっていて、結構気に入っています。
このＰＲＯＦＥＴシリーズは、先日仕様の見直しをしたところです。
（現在、第２世代ということですね。）
自分の仕様に合わせて、項目を選択するという、ちょっと珍しいリフィルです。
（パソコンで言うなら「ＢＴＯ」 という感じです。）
例えば、色は８色から選べます。
こんな感じです。
グレー グリーン
ブルー レッド
ここまでが、第１世代にもあった色です。
この中では、ダントツでグリーンが人気がありました（その次がグレーです）。
これは、印刷データから画像ファイルに変換したものなのですが、
極細の線などは、画像では少しぼけてしまっています・・・。
また、色も現物とは違って出てしまいます。
実際の色を見たい方は見本を送りますので、ご請求ください。
（請求方法は後ほど紹介します。）
今回、追加したのが次の４色です。
ダークブラウン ダークグリーン
ダークブルー ダークレッド（えんじ）
他にも何色か、試してみた色があったのですが、
（オレンジとか、ライトブラウンとか、パープルなどなど・・・）
なかなか手帳リフィルにしっくりこないため、今回は
ラインナップには追加できませんでした。
・・・ついでに紹介しておきましょう。
タスクの欄や、時間の枠の太さや、始まる時間は選択できるようになっています。
例えば、この２つはだいぶイメージが違うと思います（使い勝手も違います）。
１４ｈタイプ×罫線太タイプです。
１８ｈタイプ×罫線細タイプです。
また、こんなのも出来ました。
メモ部分が方眼風のドット柄になっています（なかなか便利です）。
こういった、セミオーダーメイドのようなリフィルの販売方法が可能に
なったのは、プリント技術が進歩したことも一因となっています。
このリフィルは、レーザープリンタを使用して作るのですが、（昔のように、）
いかにもレーザープリンタっぽい画質しか得られなかったら、
とてもこれを売ろうとは思いませんでした。
現在は（製品を選べば）、テカリが無く、高精細なプリントができるように
なってきましたので、通常の印刷と比べても遜色ありません。
現物を見せて、プリンタで出力したものと気付いた人はまだいないのが、
ひそかに自慢だったりします・・・（笑
通常の手帳リフィルは２色刷りのものも多いですから、それらと比べると、
フルカラーのメリットもありますね。
また、上記のリフィルは、目立たないところで、色や線の太さを使い分けています。
（この辺は手帳作りの面白いところです。）
今回、さらに手帳を作りこみたい方向けに、時間の欄に色を付けるコースや、
フルオーダーのコースにもチャレンジすることにしました。
現在、ご希望の方には印刷見本と資料を送っていますので、興味のある方は、
こちらからからご請求ください（無料です）。
今回は長かったです・・・。
ここまで読んで頂いたついでに・・・というわけではありませんが、
↓ワンクリック頂けるとうれしいです。
まだ紹介しきれていない機能やリフィルがあるのですが、
ひとまず、資料の一部を紹介しておきます。
最初の方で書いた、転記を楽にやるためのアイディアです。
今回は、ついでにこれも紹介・・・と思っているうちに長くなってしまいました。
他の作業と並行してやっていたのですが、98分でした！
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