2008年10月03日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

手帳ユーザーのために : 長期と短期のスケジュールの使い分け (その2)


こんにちは。水口です。
今日も昨日に続いて、短期スケジュールと長期スケジュールの使い分けです。


■ 月ごとのカレンダーの使い方

弊社で行っている手帳制作サービスでは、昨日紹介した長期スケジュール
以外に、月ごとのカレンダーのページが付いているバージョンもあります。

↓こういうものです。

月カレ見本

これは手帳のユーザーさんからのご要望を元に制作したものです。

構成は、

・ 月のカレンダー (右下)

・ 月ごとの目標設定や、毎月の定期業務のために使える欄 (左下)

・ 毎日のチェックリストとして使える欄 (上段)

としてあります。


さて、先日、手帳のユーザーさんから、この月カレンダーをもっと活用する
ためには、どう使うのがいいだろうか? という主旨のご質問を頂きました。

これには、いくつかやり方があるかと思います。


□ 手が空いたときに見る

たとえば、長期のスケジュールと同様に、毎日の(週間の)スケジュールの
ページと合わせて見る時間を持つようにするのも一つの方法です。
(「隙あらば見る」作戦?)


□ 毎朝、毎夕見る

また、チェックリスト欄に記録している項目がある場合には、そのチェックの
ために、始業時と終業時には確実にチェックした方がいいと思います。

ちなみに、チェックリストは、

・ 毎日(あるいは曜日を決めて)行いたいことのチェックに使う
・ 何かの実行記録を取る

などの使い道があります。たとえば私の場合、ブログのアップなどは、
チェックリスト的に(週間の方ですが)タスク欄に入れてありますし、
他には、毎日のおおよその歩行時間も記録しています。

※ 歩く時間は、一応、目安として1日合計30分以上取りたいと思って
   いるのですが、「絶対に30分以上歩く」という目標というわけではなく、
   もう少しルーズな「記録」としてつけています。
   記録を取るだけでも、「明日はもう少し歩こうかな」なんて思ってしまう
   のが不思議なところです。


□ 月ごとに日を決めて、見る・書く

また、月ごとの目標設定や、結果の確認(反省会的なもの)を行いたい
場合には、初めからそれを何日にやるか決めてしまい、週間のシートの方
にも日付を決めたタスクとして書いてしまうのがおすすめです。
(つい忘れてしまいがちになるものなので、忘れないようにということです)

たとえば、月の終わりに

・ 今月の結果確認
・ 来月の目標設定

を行う場合、月シートにそれを書いておくと、先月に書いた目標を見ながら、
今月の結果を書くことができて便利です。


□ 月ごとの方針策定用に使う

たとえば、営業職などの場合、同じ商品を同じ商圏で扱うにしても、
アプローチの仕方は色々あります。

そして、「今月は、こういうことをやってみよう」と思いつくものがたくさんあると、
「あれもこれも」と欲張りになってしまい、結局どれも中途半端になってしまう・・
なんてこともあります。

そんなときに、何を優先すべきかはっきりさせるためには、
「今月は○○と△△をやる。その代わり□□はやらない」
と決めるのが有効な場合があります。

しかし、何かを「やらない」と決めるのも、なかなか未練が残るものです。そこで
迷わないようにするためには、

「今月は□□はやらない。これは来月考えよう」としてみるのがおすすめです。
そして、今月やらないことは、来月のシートに書いておくと、また来月に忘れず
に検討できます。

月ごとに「PDCAサイクル」を回すイメージですが、今月試せないP(Plan)は、
来月にやってみる。それを忘れないように、来月の月シートに書いておく。
ということです。



■ アポイントメント情報の扱いはルールを持つ

注意点としては、アポイントメント情報をどう扱うかは、昨日の話と同様に
自分のルールを決めておいた方がいいと思います。

アポイントメント情報を、月のカレンダーや、週間のスケジュールなど、あっちに
かいたり、こっちに書いたりするのはミスの元になります。ですから、どれを
基準にするかは決めておいた方がいいと思います。
(このへんは、当たり前といえば当たり前のことですが、「ついうっかり」を
 防ぐためには、徹底することも必要です)


というわけで、毎週のスケジュールと、長期(月ごと、半年ごと)のスケジュール
を上手に使って頂けますと幸いです。




今日の記事作成時間は36分でした。
では、また明日!
  

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2008年10月02日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

手帳ユーザーのために : 長期と短期のスケジュールの使い分け (その1)


こんにちは。水口です。
今日は、短期スケジュールと長期スケジュールの使い分けの話です。


■ 長期スケジュールの使い方

今年の前半に出したこの本の中で、長期スケジュールを活用することの
重要性について触れています。

amazon


特に、長期スケジュール(プロジェクトの地図)を、1分間だけでいいので、
毎日見ることを強く推奨しています。

その「プロジェクトの地図」とは、長期的なスケジュールの中で、各プロジェクトで
その週に何をやるべきか、あるいはその週にどんなイベントなどがあるかを、
「週ごとに」まとめたものです。


弊社が作っている手帳レフィルでは「連続カレンダー」と呼んでいるものが、
それに相当します。

私は↓こんなふうに使っています。

連カレ使い方

バインダー式の手帳(システム手帳)ですが、開いているのが「今週の」ページ。
左側にあるのが半年分のカレンダー兼スケジュールになっています。そこには、
週ごとの仕事・イベントを記入できる欄があります。(このシートは2つ折りに
なっていて、開くと、さらに左側にも記入欄があります)


これが写真の中で、この長期スケジュールがバインダーから外されているのは、
今は実際にこのようにバインダーに綴じずに(はさんで)、使っているからです。

今週のページのところにはさんでおくと、いちいちページをめくらなくても
長期スケジュールを見ることができますし、あまり意識していなくても、自然
に見るようになる。そんな効果を狙ったものです。

もちろん、落とさないよう注意が必要なので、外で手帳を開くことが多い人
にはあまりおすすめしませんが、デスクの上で使う分には意外に良い方法
だと感じております。


※ これとは違うやり方で、長期スケジュールを別の(薄い)手帳で
   持ち運ぶという方法を使っていたこともあります(手帳の2冊使い)
   これも、両方同時に見やすくておすすめな方法だったのですが、
   現在は、もっとシンプルに上記の方法をとっています。


■ 長期スケジュールと短期スケジュールの使い分けには
   自分なりのルールを持とう

ちなみに私の今の仕事の場合、長期的なプロジェクトの進行とともに、
講演や研修などの日程を管理しなくてはいけないわけです。講演や研修
の日程が決まるのは1〜2ヶ月前が多いのですが、3〜4ヶ月先や、もっと
先の日程もあります。

これがちょっとややこしいので、自分なりのルールを決めています。
講演や研修の予定は・・・、

□ まず長期スケジュールの方に書く
   ・ 本決まりの日程は日付に○をつけて
   ・ 仮押さえの日程は点線で○をつけて  という感じです

   ・ 内容も記入欄に簡単に書いておきます

□ その内容を短期スケジュールに書く
   ・ それらの予定は気づいたとき(1ヶ月くらい前が多い)に、週の
     スケジュールに記入する

   ・ 詳しい時間・場所等の詳細情報は、メール(のコピー)を、パソコンの
     中に保管してあるので、それを参照します。

  ※このときに元のメールを探さなくて済むように、情報は各プロジェクトの
    フォルダに移してあります(メールをテキストファイルにコピーしただけの
    簡単なものですが、こうしておくと便利です)


という感じにしています。もちろん、決まった日程は、週のスケジュールに
すぐ書くのが望ましいのですが、今の私の環境だと、何ヶ月も先の場合が
あるので、その週のページをまだはさんでいないことがあります。
ですから、「まず長期スケジュールに書く」というパターンにしたわけです。


ただし、誰でもこの方法が良いわけではありません。たとえば、同じ私でも
前の仕事をしていたときには、アポイント系の情報は週のスケジュールに
直接書くのが、確実な方法でした(何ヶ月も先のアポイントメントはあまり
入らないので)。

こういう「ツールの使い分け」的な部分は、自分なりのルール・パターンを
作ることが重要ですね。さらに「月間スケジュール」も含めた使い分けは
ちょっとややこしくなってしまいます。

・・・この話は、また、明日にでも。



今日の記事作成時間は38分でした。
では、また明日!
  
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2008年02月18日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

手帳における「直感的なインターフェース」の例


こんにちは。水口です。
今日は、手帳の話です。


■ 「直感的で素早い操作性」

先週、「マインドピース」というソフトウェアを紹介したときに、
「直感的で素早い操作性」がメリットだと書きました。

(この記事↓です)
直感的でサクサク使える、マインドマップ(的な)ソフトウェア


どんなものでも、「直感的で」「素早い」操作性があるに越したことない
ですが、この2つを両立させるのは、意外に難しいものです。

たとえば、古い話ですが、私が昔使っていたMS-DOS時代の一太郎
(ワープロソフト)は、メニューからのコマンドを呼び出しを、キーボード
で行っていて、「直感的」とは言えませんでした。

その後、(まだWin95が出る前)Macを使ったときに、マウスとGUI
という、直感的で分かりやすいインターフェースに感動したものです。

しかし・・・、どちらの方が、操作が速かったかというと、一太郎のほう
です(もちろん、機能も少なかったのですが)。

「分かりやすさ」や「使いやすさ」、あるいは「取っ付きやすさ」を追求
したグラフィカルなインターフェースは、操作スピードの面では、
デメリットもあるわけです。

「直感的にわかりやすいこと」と「素早い操作性」を両立するというのは、
難しい課題なんですね。

 【余談】
 私はまだ使ったことがないのですが、新しく出た「iPod Touch」は、
 魅力的なインターフェース(タッチパネル)を備えた商品ではあるもの
 の・・・操作スピードの点では従来のiPodに劣るように見えます。
 だから、音楽を聴くためのデバイスとして・・・どうなんでしょうね。
 (少なくとも私の好みではないです。モバイル端末と見れば別ですが)
 【余談おわり】


■ 手帳のインターフェース

話は変わって、
手帳にも「直感的な分かりやすさ」はあると思います。

たとえば、「どれだけの時間がアポイントメントに占有されているか?」
ということを直感的につかめるのは、やはりバーティカルタイプの手帳
です(時間軸が縦に並んでいるタイプです)。

↓これもバーティカルタイプです。
オーダー手帳の例1
(クリックすると拡大)


実は、この手帳は、もう1つの「直感的にする」工夫がされています。

ちなみにこれは、私の会社で行っている手帳(レフィル)制作サービスの
利用例です。このオーダー、実は私の友人によるものですが、その友人
による、面白いアイディアを組み込んでいます。

それがこれ↓です。

出張手配記入欄

赤枠で囲った部分を、通常の日付別の欄とは別に設けています。
並んでいる四角をよく見ると、日付の境界線上にも四角があります。
(日付をまたいでいます)

これはどういう意味があるかというと・・・

それぞれ、「移動手段」と「宿泊」の手配完了を表す狙いだそうです。

各日付の左よりにあるのが、「朝移動」の場合の移動手段の手配。
右よりにあるのが「夜移動」の場合の移動手段の手配。
日付をまたいでいるのが、「宿泊」の手配を表します。

ちなみにこの友人、東京−大阪間の出張が多いです。ですから、
移動や宿泊の手配が済んでいるかどうか、一目で分かるように、
こういう欄を考えたそうです。

※ これは「手配できているかどうか」という状況を「見える化」する
   ものなので、通常の「タスク」とは意味合いが違います。それで、
   以前は余白に書いていたのですが、今回はそれをあらかじめ
   手帳の中に入れ込んでしまおう、というわけです。


これ、分かりやすくていいですよね。

私も以前、同じルートの出張(栃木県−兵庫県)が多かった時期が
あるのですが、そんなふうに同じルートの出張が多いと、移動や
宿泊の手配が済んでるかどうか、記憶が不確かになってきます。
(行き先が違う場合なら、案外忘れないものなのですが)

もちろん、手配することを忘れないためには「手配する」というタスク
も書くことが大事なのですが、それは出張の前段階での話です。
出張日近辺を見れば、手配状況がわかるのであれば、安心でき
ますね。


こういう手帳のデザインも、一種のインターフェースだと思います。
「直感的に分かりやすく」(もちろん、操作も速く)するために、こんな
ちょっとした工夫をしてみるのもいいですね。

「日付をまたぐチェック欄」があると便利だというのは、私は気づいて
なかったポイントで、私も参考になった事例です。



ちなみに、こういった特殊オーダーは・・・手間がかかることもあり、
追加料金になってしまいます。

(この試作品も特殊品の例です↓)
新作? 試作品のA5手帳レフィルです

(仕事とプライベートの色分けをした例です↓)
手帳の使い方 − 仕事とプライベートのバランスはどうやって取る?
 ※ この色分けは、上の特殊品よりも作業工数が少ないので、
    安くなっています。(もちろん、標準品はさらに安いです)
    (標準品でも28800×2通りの選択肢がありますが・・(汗) )


この手帳のオーダー(セミオーダー)制の作り方は、私自身が以前に
「こんなサービスがあったらいいな・・・」と、思っていたものを、形に
してみたものです。 
(詳しくは↓こちら)
PROFETシリーズ手帳レフィル


今日の記事作成時間は40分でした。
では、また明日!



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2007年12月07日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

新作? 試作品のA5手帳レフィルです


こんにちは。水口です。
今日は、手帳の話題です。


■ 手帳と時間管理

まずは、ちょっと手帳と時間管理について、おさらいを。


「時間管理」といえば、手帳。と限っているわけではありませんが
(パソコンもありますから)、手帳を使っている人が多いのは事実です。

取っつきやすいから。どこでも使えるから。という理由もあるでしょうし、
パソコンを使いながらでも、同時に見やすいという理由もあります。
(後者の理由は、意外に重要なポイントです)


ついでに、少し古いですが、アンケート調査の結果を紹介しておきます。

Japan.internet.com デイリーリサーチ -
スケジュール管理はやっぱり「手帳」が一番!?


ITmediaニュース:スケジュール管理は結局「手帳」に


なぜ、手帳がいいのか? はいろいろ理由がありますが(先週も書きましたね)、
基本的に、ペンで書くのに抵抗がある(パソコン内で処理したい)わけでは
ないのなら、手帳をおすすめします。


■ 手帳のいろいろ

スケジュール管理、時間管理に用いる手帳として、
最も一般的なのは、「綴じ手帳」と呼ばれる、
普通の手帳です(製本されているやつです)。

綴じ手帳は、以前はポケットサイズが主流でしたが、
最近はB6サイズのものも結構増えてきましたね。


そして、綴じ手帳ほど多くはありませんが、
根強い人気なのが、いわゆる「システム手帳」。
バインダー式の手帳です。

システム手帳は、’80年代に一度ブームになったことがあります。
その後、一時は、すたれてしまうかと思われた時期もあったのですが、
この数年で、見事に復活してきています。


システム手帳で、最もポピュラーなのは、「バイブルサイズ」と呼ばれる、
ちょっと縦長の版形のものです。(横95mm×縦171mmです)。

これは、私も以前に使用していたことがあります。
(そのときはデイリータイプのレフィルでした)

そのデイリータイプのレフィルを、何とか使いこなそうと
七転八倒の試行錯誤をしたのですが・・・、
 (↑やや大げさ。ウソではないけど・・・)

結局、手帳を変えた方が、うまくいきました。

そのときに、使い始めたのが、やや「マイナー路線」をゆく、
A5サイズのシステム手帳です。
それ以来、A5サイズを使っております。


■ 弊社オリジナルの手帳

なんだか「私の手帳の歴史」を語り始めてしまっていますが・・・。
この際なので、説明しておきましょう。


A5サイズのシステム手帳は、いきなり、自作から入りました。

いろいろレフィルを購入したのですが、どうもしっくりこなくて、
作ったほうが早いかと気づいたわけです。

最初は、Excel+インクジェットプリンタで作りました。

自作されたことのある人は、お気づきかもしれませんが、
インクジェット用の用紙は、水性ボールペンとは結構
相性が良く、使い勝手はなかなかでした。

 Good:水性ボールペンで書いたときの吸い込みがいい
 Bad :手触り感がいまひとつ


で、フォーマットをいろいろ試行錯誤しながら、使いやすい形を
探していったわけです。


そして、一応、形は落ち着いたのですが、そうなると、
だんだん欲が出てくるもので・・・、

もっと細かいところに凝りたくなってきました。
で、結局レーザープリンターを使い始めました。
(Excelもやめて、罫線を細かく設定できるようにしました)


このへんは、ノウハウ的な話になるのですが、レーザーで手帳を作る場合、
私がポイントと考えているのは、「テカリ」の無さです。

最近のレーザーは、どれも解像度はいいですが、
テカってしまうタイプは、手帳にしたときに見映えが劣ります。
(いかにも「レーザープリンタで作りました」という感じです)

それで、テカリの無いプリンターを探したりしたわけです。
テカらないタイプのレーザーだと、通常の印刷と
ほぼ見分けがつかないです。見た目も落ち着いて見えます。


さらに、紙にも凝り始めました・・・。

やや厚手の紙のほうがいいとか、

表面がツルツルしすぎない紙がいいとか、
(ツルツルの紙は、水性ボールペンのインク乾きが遅い)

バインダーに綴じるための穴は、少し小さめの方がいいとか、
(そのほうが、綴じたあと、ずれなくい=書きやすい ので)

あんまり真っ白すぎる紙じゃないほうがいいとか、
(そのほうが、目に優しいです)


そんな用紙を5000枚単位で作ったりして・・・自分用に。
もう・・・ワガママ放題 (笑)

まだ、独立する前の話です。


ご存知の方も多いと思いますが、
昨年から、セミオーダータイプの手帳レフィルを、
弊社では制作しているのですが、それはこの
個人的ワガママ仕様(?)が原型になっています。
(それに、いくつか改良を加えたものです)

現在の製品はこんな感じです
(罫の幅や、色などは選べますので、これは標準的なタイプです)

もともと私が使っていたのと同じ、見開き2週間タイプ

PROFET Type201


現在使っているのと同じ、見開き1週間タイプ

PROFET Type101


(クリックすると、大きい画像が出ます)

  見開き2週間と、1週間、どちらがいいとは、一概には言えません。
  スケジュールの見通しの良さは、2週間タイプに分があります。
  (さらに、「FlopFlow」と呼んでいる2つ折の用紙にすると、
   スケジュールを切れ目なく見ることができます)

  ただ、2週間タイプは、A5サイズとはいえ、記入面が狭くなりますし、
  普通のメモ用の欄がほぼ無いので、他の用紙で補助する必要が
  出てくる場合もあります。


■ 最近の試作品

と、ここまでが前置きです(長いなあ・・・)

今日、紹介したかったのは↓これ。
最近試作して、いま使っているものです。

手帳試作品
(クリックすると、もうひとつ大きい画像になります)

 ※データから起こした画像ファイルなので、穴は開いていませんが、
  これがシステム手帳に綴じたときの見開きの状態です。


タスクの欄は、通常タイプの2段構成と違い、5段構成にしてあります。
こうすると、カテゴリー別に、タスクを分けて書くことができるかと思い、
試しに作ってみました。

当然のことながら、一段ごとに書けるタスクが減ってしまうので、
そこはやや不便なのですが、仕事のカテゴリー別に、どんな
仕事をしているか(あるいは、空白のカテゴリーがあるとか)が、
分かりやすくて、これはこれでいい感じです。



これを標準品として、設定するかどうかを、現在考えています。
まだ、もう少し、使い勝手を改善できそうな気がするんですよね・・・。

ちなみに、このレフィルは、私が試用する目的で作ったものなので、
固定タスクの文字を追加したり、日々チェックリストを入れたり(右下)、
保留タスクの欄を設けたり(右上)と、カスタマイズしてあります。


毎日、あるいは、毎週やることが決まっているタスクは、
あらかじめ印刷してしまうと、後が楽です。

手帳リフィル自作派の人の参考になれば、ということで、
紹介してみました。


自分で作るのは無理・・・。でもこういうの欲しい。という方は、
ご相談ください・・・。いや、いきなり相談されるのも説明が
大変なので、まずは資料のご請求を。

↓こちらのページに簡単な説明があります。
PROFETシリーズ手帳レフィル

もう資料申込みする、という方は、↓こちらから。





今日の記事作成時間は70分でした。
(前置きが長かったか・・・(汗) )

では、また明日!
  
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2007年03月11日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

システム手帳 −A5サイズとバイブルサイズ−


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こんにちは。水口です。
今日は手帳、システム手帳の話です。


■ システム手帳のサイズについて

システム手帳(バインダー式の手帳)には、色々な規格があります。

その中で現在主流なのは、次の3種類です。

    名称    リフィル寸法(縦)  同 (横)
―――――――――――――――――――――
  A5サイズ        210mm × 148mm
  バイブルサイズ     171mm × 95mm
  ミニ6穴サイズ     126mm × 80mm
―――――――――――――――――――――
(一部メーカーにはバイブルサイズの幅を80mmにしたものもあります)


システム手帳では、リングで綴じる穴の部分は書けないですから、
実質的には幅はさらに10mmほど狭くなります。

ですから、バイブルサイズとA5サイズでは、実質的な横幅
(実際に書ける横幅)には大きな差があります。


■ A5とバイブルの使い勝手について

ということで、アポイントだけではなく、タスクもちゃんと書く時間管理を
やろうと思った場合、バイブルサイズはちょっと使いにくさがあります。

時間管理のために必要な3つの情報、

 Flow (流れ)  :仕事の流れ、全体の日程、その他の情報などを書く

 Task (タスク) :時間が決まっていない仕事を書く

 Time (時間)  :時間が決まっている仕事(アポイント)を書く
             何に時間を使ったかの記録を取る

これらを書くのは無理かなあ・・・という気もしていたのですが・・・、
実際にレイアウトしてみました。

  というのは、A5サイズはバインダー込みだと結構大きいので、
  「持ち歩くにはちょっと・・・」 という方が多いんです。

  実際、「バイブルサイズのリフィルを出してほしい」 というご要望を
  頂くことがあるんです。

ということで、現物がこちら↓ (クリックで拡大します)
バイブルサイズ

A5サイズと大きさを比べると、こんな感じになります。
A5とバイブル比較
写真のものは「D.Green」 という色ですが・・・ 写真ではあまり分かりませんね (汗


A5サイズの PROFET Type101 (見開き1週間タイプ) では、
左ページに月〜金曜、 右ページに土日とメモ欄のレイアウトですが、

バイブルサイズ(仮称PROFET Type1001)では、
左ページに月〜木曜、 右に金土日と小さめのメモ欄 としました。


A5と比べると、確かに欄は狭くなっていますから、
小さい字で書かなくてはいけないのですが・・・、

なんとか実用上問題ない程度の大きさにはできたと思います。
(小さい字を書くのが苦手な人には向いていないかもしれませんが)


ということで・・・近日中にこちらのご要望にもお応えできるようになります。
バイブルサイズがいい!という方は、もうしばらくお待ちください。

もちろん、以前に紹介したように、色も選べます。

  ※ ちなみに、ミニ6穴サイズは今のところ制作予定はありません。
     (さすがに小さすぎる・・・という感じです)





手帳関係では、もう1つ進めている話がありますので、
・・・今週あたり公開しようと思います。


   最近、このランキングの上位に変動が大きいような・・・
   応援ありがとうございます。
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今日の記事作成時間は40分でした。
では、また明日!


  
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Posted by 水口和彦 at 23:17Comments(2)TrackBack(0)

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