2006年11月12日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

手帳の使い方 − 手帳に書くべき情報は「3+1」


こんにちは。 水口です。

日曜日は、いつもとは別ネタにしようと心がけているのですが・・・、
今日はそれに挫折して (笑)、手帳関連の話です。


本日発行の私のメールマガジンで、

 手帳に書くべき情報は 「3+1」

という内容のものを発行しました。

この話、手帳をお使いの方には参考になる情報だと思いますので、
ブログの方では、画像付きで紹介しておきます。

 
■ 手帳に書くべき情報は 3+1種類

私が制作した手帳の、週間スケジュールを書くページは、
「週間FTTシート」 と名付けています。

 この「FTT」とは、

 ・Flow (流れ)
 ・Task (タスク)
 ・Time (時間)

 の頭文字を取ったものです。

 この3種類とメモ欄の組み合わせが、手帳に書いておくべき要素です。

 F(流れ)・T(タスク)・T(時間) + M(メモ) です。

 FTT(+M)で「3+1種類」というわけです。


詳しくはメルマガの方で説明したので省きまして・・・。
ここでは全体の流れについて解説しておきます。

(↓ メルマガのバックナンバーは、来週の発行まではこちらで見られます)
http://blog.mag2.com/m/log/0000190033



例えば、私の手帳レフィル(PROFET Type101)では、
このようなレイアウトになっています。

レフィルのレイアウト
FTT+Mの例2

機能別に分けると、こういうブロックになります
FTT+Mの例1
(クリックすると大きな画像が出ます。)


■ Flow(流れ)は、「情報」 の欄

この上段にある「Flow」 の欄は、タスクに落とし込む前の「段取り」や「流れ」を
書くつもりで、当初作成しました。

数日間の流れを、先に書いておけば(PERT図っぽい感じです)、
日付別のタスクに分解しやすいのです。


しかし、それ以外にも色々な使い方があることが、その後分かりました。

ここに自分の出張先(地名)を書いている方もおられますし、
担当するプロジェクトの実施期間を、マーカーで色分けして
記入している方もおられます。

また、これは以前からよく書いていますが、自分が関連する「人」の
情報を書いておくと、助かることが多いです。

これらを称して「3つのP (Project ・ Place ・ Person)」とも呼んでいます。


ただ、手帳の使い方として大事なポイントは、

・自分の「やること」 = 「タスク」  ・  「アポイント」

と、

・それ以外の情報 (上述の「3つのP」 など)

は、それぞれ分けて書いておくと、
後で見るときに直感的に理解しやすいということです。


「やること」 と 「情報」 は、分けて書く

のがポイントです。


■ そして、Task(タスク) → Time(時間) の欄へ

Flowの欄の下にあるのが、タスクの欄で、その下がアポイントの欄です。

これはブログにも書籍にも書いていることですが、

・アポイント (時間が決まっている「やること」 = 時間指定タスク ) は、
 時間の欄に直行します(時間の欄に直接書きます)。


・タスク (時間が決まっていない「やること」 = 時間流動的タスク ) は、
 いったんタスクの欄を経由してから、時間の欄に行くイメージです。

 「この仕事は水曜日の10時から12時の間にやろう」 なんて
 細かく決められないですから、日付別に仮置きするための欄です。
 (こうしておくと、予定の変更に柔軟に対処できます。)


上の写真を見て頂けると分かると思いますが、このレフィルでは
Flow→Task→Time の流れが、上から下への流れになっています。


■ Memo(メモ)の欄

メモ欄は、補足するための情報(連絡先やプロジェクト関連情報)や
記録の用途に使います。

これもFlowの欄と同じく、「やること」 ではない、「情報」 です。


Flowとの違いは、

Flow : タスクを考えたり書いたりするときに必要な情報
       (アポイント・タスクの実行前情報)


Memo: タスクやアポイントのために参照する情報(連絡先や関連情報)
      と、スケジュールを消化した結果として生ずる記録
       (アポイント・タスクの参照情報・実行後情報)

という切り分けを基本に考えるのが良いと思います。



手帳を使っていて、「どうも使いにくい・・・」 とお感じのときは、
この3+1種類 (FTT+M) をごちゃまぜに書いていないか? 
という目で見てみると良いと思います。

参考にしてみてください。


「3+1種類」 を参考にしてみようかな、と読んで頂けた方は、
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・・・ しつこいようですが (汗
サービス残業に関するアンケート、募集しております。

怪しいアンケートではありません・・・(笑
未回答の方は、ぜひご回答ください。


この記事の作成、ここまでで44分でした。

  

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Posted by 水口和彦 at 22:05Comments(0)TrackBack(0)
2006年11月06日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

手帳の使い方 − 仕事とプライベートのバランスはどうやって取る?


こんにちは。 水口です。

手帳関連でもう1つ、言っていなかったことがありました・・・。
今日は、仕事とプライベートの切り分けについての話をしようと思います。


■ プライベートの時間は仕事に侵食されやすいという話

時間管理に関する相談の中には、

「仕事とプライベートのバランスがうまく取れなくて・・・」

という話が少なからずあります。

ついつい仕事の時間が長くなってしまい、プライベートの時間が
削られてしまうというものです。


通常、仕事時間の長さを決めているのは、
「どこまで残業するか?」 という判断です。
(始業時間が同じなら、ということです。)

職場にいる時の自分が、この判断をしているわけですから、
よほど大事な用事があるか、よほど意志が強くない限り、
仕事優先の判断になりがちです。


■ プライベートの時間を確保しようと思うならば・・・

プライベートの時間をしっかり確保しようとするためには、
仕事を何時に終えるのか、事前に目標時間を決めておかないと、
なかなかうまくいきません。

そして、その目標を見えるようにしておくことが重要です。
(見えるようにしておかないと、ついつい・・・となりがちです。)


そのために、手帳に事前に線を引いておくのは有効です。

目標退社時間にラインを引いておいて、1週間トータルで見て
そのライン内に収まるように意識するわけです。


私はこれを「協定ライン」 と呼んでいます。

「仕事モード」 の自分と、「プライベートモード」 の自分が、
協定を結んだラインという意味です。

あらかじめその線を引いておかないと、ついつい仕事モードが
優先になってしまいます。それでラインを決めて対策するということです。


■ ラインの代わりに、エリアを色分けする

また、ラインの代わりに、手帳を色分けするのも有効です。

例えば、こんな感じです。
エリアカラーリング見本
(クリックすると、拡大図が出ます。)


この例では、「仕事以外の時間」 を黄色くしてあります。

  ※実際の手帳では、もっと薄い色なのですが、分かりやすいように、
   この画像では黄色を濃くしています。


こうやってみると、「仕事モード」 の時間は、意外に少ないと感じると思います。
(昼休みもちゃんと省いてありますので、本当の時間が分かります。)

こんなちょっとしたことだけでも、時間内に収めようという意識は
だいぶ変わってきます。



実はこれ、今回から追加した、PROFET手帳リフィルの新しいサービスです。

もちろん、どの部分に色をつけるかは、それぞれの人によって違います。
ですから、自分で決めてオーダーして頂くようにしています。
(その分、コスト的には高くなってしまいますが・・・)


他の手帳を使っている方も、ちょっと参考にしてみてください。


PROFETシリーズに興味のある方は、こちらにインプットして頂ければ、
資料と見本が届きますので、ぜひ、どうぞ!





「協定ライン」 の話を、なるほど・・・。と読んで頂けた方は、

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今回は、ここまでで35分です。

  
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Posted by 水口和彦 at 23:39Comments(0)TrackBack(0)
2006年11月05日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

手帳の使い方 − 週の予定にブレイクダウンするカレンダー


こんにちは。 水口です。

手帳関連の話が続いているのですが・・・、
今日は手帳のカレンダーの話をしようと思います。

一昨日は、定期的なタスク(毎日・毎月のタスク)をフォローするための
月間カレンダータイプのリフィルの話をしました。

今日は、別の「カレンダー」の話です。


■ カレンダーは何のために使う?

手帳には、よく年間のカレンダーがついています。
(今年の分と、来年の分がついているものが多いでしょうか。)

そんな年間のカレンダーは、何ヶ月も先の日程について、
確認する時は便利なこともあります。

「3月の第2水曜日って何日?」 といったことが、すぐに確認できます。


しかし・・・、それ以外にはあまり使っていないというのが、
実態ではないでしょうか。ちょっともったいないですね。

このカレンダーが長期の計画を立てるために
使えるといいのですが・・・。


■ 私たちの「やること」 を整理してみると・・・

私たちの「やること」 には、いろいろなタイミングのものがあります。

  ※ この「やること」 は、仕事もプライベートも含めたものです。


ほとんどの場合、もっとも時間を多く使っているのが、「不定期なやること」 です。
これには11/2に紹介したリフィルのような形式がフィットします。

また、時間的にはそれほどでもないけど、意外と件数が多いのが、
毎日や、毎月○日と決まった、定期的なタスクです。
これには一昨日のリフィルのように、定期タスクをひとまとめにすると便利です。

そして、「ついで」 や「まとめ」 で処理すればいいタスクもあります。
(例えば、買い置き品をそろそろ補充しておこうか、といったタスクです)

こういうタスクは、週のリフィルとは別に、昨日紹介したようなリストに
しておくと、不要な時にジャマにもならず、便利に使えます。


そして・・・これらの分類に載りにくい「やること」 もあります。
例えば、何ヶ月もかかるプロジェクトなどがそうです。

「プロジェクト」 というと、自分には関係ないと思う方もいるかもしれませんが、
そんなことはないと思います。

例えば、
 ・何かの試験を目指して勉強する 
 ・専門知識を身につけるために勉強する
 ・独立開業するための準備をする
というのは、いずれもプロジェクトの要素が非常に強いものです。

さて、何ヶ月(あるいは1年以上)もかかるプロジェクトの場合、
多くの人は、月間カレンダーのページを使ってフォローしようとします。

しかし、これは意外に使い勝手が悪かったりします。
月ごとに分断されてしまうので、全体の流れが見えないわけです。


■ 勉強などの「プロジェクト」 をフォローするために年間カレンダーを使う

そんな問題を解消するために、システム手帳のリフィルの中には、
書き込めるタイプの年間カレンダーが用意されているものもあります。

その多くは、左右方向に月 ・ 上下方向に日付 という配置です。
これだと、確かに年間の流れを書き込むこともできます。

しかし・・・、
・複数のプロジェクトが並行したときに書きにくい
・週のページとは区切りが違うので使いにくい面がある
という問題もあります。


■ 「年間カレンダー」 は「週のページ」 と連携してこそ価値がある

「週のページとは区切りが違うと使いにくい」 というのは、こういうことです。

・長期のプロジェクトは、「不定期なタスク」 の集合体です。

・ですから、長期計画を立てたら、それを個別のタスクに分解しないと
 実行できません。

・それを書くのは、週のページなので、週のページと連携を取りやすく
 なっている方が使いやすい。

・むしろ、個別の日付はなくても構わないので、週ごとの予定が書けるように
 なっている方が、便利に使えることが多い。


■ 連続カレンダーの紹介

と、言うことで・・・・

私が使っているカレンダーはこんなタイプです。
(これが半年分です)

連続カレンダー

これはPROFETシリーズ(A5システム手帳リフィル)に標準添付されています。

  実はこれ、前にトランプ暦と一緒に紹介した、
  連続カレンダーと基本的には同じです。
  (というか、手帳用に作った方が先でした。)

  (週のNo. の付け方などは、↑こちらを見ると分かります。)


このカレンダーは、月どうしがくっついているので、ちょっと違和感を
感じるかもしれません。

しかし、1年を通しての週の構成は、通常のカレンダーよりも、
こちらの連続カレンダーの方が分かりやすいんです。


このシートを使えば、

・プロジェクトの期限まで何週間あるか分かりやすい

・1週間ごとに何をしなければいけないか、メモしていくと、
 簡単に長期スケジュールが立てられる

というメリットがあります。


長期スケジュールと、日々使う週間スケジュールは、
区切りを決めて、連携させる方がスムーズに使いこなせます。

そのためには、このように「週」 の単位で区切ったカレンダーは、
使い勝手がいいのです。


普通のカレンダーでも、週ごとの番号を付けて、別に計画表を作るという
方法で、長期計画の管理がやりやすくなりますので、参考にしてみてください。
(番号と項目だけの、本当に単純な表で構いません)



さて、また紹介してしまった(笑)、 PROFETシリーズリフィルですが、
興味がある方は、こちらにインプットして頂ければ、資料と見本が届きますので、
ぜひ、どうぞ!




「長期スケジュールは週で区切る」 という所を、なるほど・・・。と
読んで頂けた方は、ぜひ ↓ ワンクリックをお願い致します。
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今回は、ここまでで56分です。
日付が変わるギリギリでした(汗)

  
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Posted by 水口和彦 at 23:51Comments(0)TrackBack(0)
2006年11月04日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

手帳の使い方 − ちょっと変わったToDoリストの使い方


こんにちは。 水口です。

手帳関連の話が続いております。
昨日は、定期的なタスク(特に毎日のものと毎月のもの)は、
別管理にした方が、便利な場合があるという話でした。

今日は、ちょっと違う「タスク」 の話です。


■ まず、「ToDoリストは使うな!」 という話から

私は、「日々のタスクを管理するためには、ToDoリストは使うな!」
ということを言い続けています。

それには色々理由がありますが、一番の理由は、
ToDoリストはタスクのチェック(やったかどうかの確認)には使えても、
「いつ、やれそうか」 が見えないことにあります。

自分の意志で、いつやるか決めにくいので、
タスクに振り回されている感 (やらされ感) が強くなるのです。


しかし、例外もあります。その1つが、昨日の定期タスクです。

そして、もう1つが「ついで」 タスクです。


■ 例外的にリストが有効な 「ついでタスク」

「ついでタスク」 というのは、急がないけど、
何かのついでに処理したいというタスクです。

典型的なのは、買い物です。

  例えば・・・、
  「ホチキスの針が残り少ないなあ。でも、まだしばらくは持つか・・・。」 

  という状況では、他の事務用品を買いに行く(または発注する)ときに、
  ついでに買えばいいや。という感じですよね。

  しかし、こういうのに限って? 肝心の時に忘れていたりしますから、(笑)
  困ります。


こういう「ついで」の買い物などの、急がないタスク(まとめ処理したいタスク)は、
リストにしておくと、使い勝手が良いものです。

手帳リフィルを使っていただいている方と、そんな話になったときに、
ちょっとひらめきまして、こんなものを作ってみました。


■ 「ひらめき」 の結果・・・こんなリフィルができました。

これも、A5システム手帳(またはA5ルーズリーフ)のリフィルです。

 タスクカードシート


項目や行き先別に、小さなリストを書けるようになっています。
(1枚に4つのリストです。)

これだけでは、特に紹介するほどのものではないのですが、
実はこれ、こうなります。
       ↓

 タスクカードシート切り離し後

このリフィルは、切り離しできるように、ミシン目が入っています。
(紙も通常より厚手の紙にしてあります。)

切り離すと、名刺よりも一回り大きいカード状になります。


■ 使い方のイメージと実際の使い勝手

使い方のイメージとしては、

「今度○○に行ったとき、あれを買っておこう」

と思いついたことを、書き止めておきます。

この時に、後でごちゃごちゃしないように、
行き先別に分けて、リストにしておくと便利です。

その後、その○○に行くことになったときに、このリストを見れば
買い物の内容を思い出せます。

そして、

・切り離してポケットに入れていけば、手帳を出さなくても買い物ができる
 (財布の中に入れてしまえば、忘れることもない!)

 あるいは、

・これを切り離したものを人に渡せば、
 書き写すことなく、買い物をお願いできる。

といったメリットがあるわけです。

  同じようなことを、大きめのポストイットを使ってやっていたことも
  あったのですが・・・、

  ポストイットだと、はがして持ち歩いたり、人に渡したりするのに、
  具合があまり良くなかったんです。それが解消できました。


ミシン目の部分は軽い力でも、切れやすいように、
特に切れやすいタイプにしてあるのが、ちょっとしたこだわりです。
(まあ、ささいなことですが、こだわってしまうんです・・・(笑) )


ただ、1つ難点がありまして・・・
このシートは、右側から使うことになるわけですが、
左側のリストが先に登場することになった場合に、ちょっと困ります。

1枚だけならまだしも、2枚とも出て行ってしまったら、
右側も切り離すしかなくなってしまいます・・・(笑)

そんな問題もありますが、実際にはそういうことはあまり起こりません。
(何枚かシートを併用すると、さらに安全です。)


結論としては、使ってみるといい感じでした。
私も、買い物リストとして使用しています。


このリフィル、現在は、昨日一昨日紹介した
PROFETシリーズのオプション項目として設定しています。


「アイディア商品」 的リフィルですが、なかなか良かったので紹介してみました。

通常の手帳の場合は、やはり大きめのポストイットを使うのが
いいのではないかと思います。参考にしてみてください。


ちなみに、このオプションリフィルは900円(30枚入り)です。
(単品だと別途送料がかかってしまいます・・・。)

PROFETシリーズのリフィルにご興味を持った方は、
こちらにインプットして頂ければ、資料と見本を送らせて頂きます。
(すみません・・・今回のカードシートの見本は、入っていません。)



では、『ついでタスク』 ・・・なるほど。と読んで頂けた方は、
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今回は、途中で写真を取り直したりしたので、(汗
ここまでで58分でした。

  
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Posted by 水口和彦 at 23:44Comments(0)TrackBack(0)
2006年11月03日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

手帳の使い方 − 定期的なタスクのフォローは意外と面倒なもの。


こんにちは。 水口です。

今日も、手帳関連の話です。
最近、私の悩みを解消できたリフィルの話です。


まずは、ちょっと時間管理の基本を復習しておきます。


■ 時間管理で重要なこと : 一ヶ所に集約させる

手帳に限らず、時間管理を行う場合は、自分のタスク(やること)を
確認するために見る場所は、少ないほど良いです。

チェックしなければいけない場所が多ければ多いほど、
判断に迷いが生じてストレスの原因となりますし、
見落としなどのミスの原因にもなります。


時間管理では、できるだけ一ヶ所に集約させる方が、
楽で、確実に管理できるのです。

昨日紹介した手帳リフィルは、まさにその考え方をリフィルにしたものです。

週単位で、自分のやるべきことを、一ヶ所に集約させて、
混乱やストレスを防ぎつつ、自分のための判断材料を揃えておく。

そんな使い方のためのものです。

しかし・・・、 中には週のページとは別に書く方が便利なものもあります。


■ 例外 その1 ・・・「日課」 的なタスクやチェック

例えば、毎日やる日課的なことをチェックするのに、
週のページに書くのは、ちょっと面倒だったりします。

例えば、自分が日課にしようとしていること(毎日○km歩く、とか) や、
自分が信条としていることが守れたかどうかのチェックなどです。

後者の例としては、「笑顔で人に接する」 とか、「部下を怒鳴らない」 など、
自分の習慣について、毎日○×チェックをするといった感じの使い方です。
(これは、「タスク」 ではなく、「チェック」 ですが。)


こういう日課的なものは、チェック欄を別に設けた方が、
便利なことがあります。



■ 例外 その2 ・・・「月ごと」 のタスク

また、どうしても週とリンクさせにくいものに、月ごとのタスクがあります。
「毎月○日までに□□をやる」 というものです。

もちろん、これは週のページに書いてもできます。

ただ、毎月やることが決まっているのであれば、別に表を作って
管理した方が、楽な場合もあります。

月ごとに項目を並べておけば、「今月の○○は終わったっけ?」 とか、
「あと何が残ってたっけ?」 というのが一目で分かります。



■ で、どうするか・・・? 定期タスク専用リフィルを作りました。

こういう定期的なタスクやチェックは、それぞれ別個に管理してもいいのですが、
管理するものはむやみに増やさないのが、ストレス無く時間管理をやるコツです。

日課の表、月次タスクの表・・・、と増やしていくのは良くありません。


そこで、それをまとめたものを作ったのです。

試用してみたら、かなり使い勝手が良いので、
今回PROFETレフィルに追加したんです。

マンスリーシートの例

拡大画像(クリックすると出ます) の方を見ると、大体使い方が
イメージできるのではないかと思います。

・日課的なもののチェック
・月ごとの定期タスクや定期イベントのチェックと結果の記録
・月ごとの計画や考察などを書ける欄
・月間のカレンダー

を1つにまとめたような感じのものです。
(A5サイズの大きさを活かしてレイアウトしました)


これで、手帳の日常的に見るページを、

 ・定期的なタスク(毎日・月次)専用のページ

 ・不定期なタスクを含む、週間のタスクのページ

の2つに絞り込みつつ、効率よく「やること」 を集約できるようになりました。


これは、ありそうだけど・・・今まで無かったリフィルだと思いますし、
使ってみた感じがすごくいいので、他のタイプの手帳をお使いの方も、
タスクのまとめ方の参考にしてみてください。

 
  A5システム手帳や、A5ルーズリーフを使っている方、使ってみようかという方は、
  こちらにインプットして頂ければ、資料と見本が届きます。
  ・・・決して怪しいサイトではありません (笑)


手帳については、いろいろ小ネタ的なものもありますので、
またちょっとずつ紹介していきたいと思っております。

「ふむふむ・・・」 と読んで頂けた方は、
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今回は、意外と長く? この記事の作成に、
ここまでで44分でした。

  
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Posted by 水口和彦 at 23:50Comments(3)TrackBack(1)

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