2008年01月11日
2008年こそ、時間管理を身につける！
こんにちは。水口です。
「2008年こそ、時間管理を身につけたい！」
「今年は、自分の時間管理をグレードアップしたい」
今日は、そんな人におすすめの情報です。
※とにかく早く時間管理を身につけたい！ という方は、
先にこちら↓を見てみてください。
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■ 時間管理の３要素×２段階
時間管理のスキルやテクニック、考え方には、いろいろなものがあります。
ですから、いろいろありすぎて混乱してしまう人もいるかもしれませんし、
考え方・知識を身につけても、なかなか実行が伴なわないという人も、
いると思います。
このへんが、時間管理の悩ましいところです。
では、時間管理の技術や考え方を確実に身につけるには、どうすればいいか？
というのが、私が昨年ずっと考えてきたことです。
その１つの結論は、
・要素別に分けて、それぞれをきっちり身につける
というものです。
その枠組みもいろいろ考えられるのですが、モレ・ダブりなく、きっちり
身につけるためには、次の枠組みで考えるのが、最も効果的だという
結論に達しました。
それは、
・短期的なスケジュール管理
（いわゆる時間管理の部分）
・長期的なスケジュール管理
（と「段取り」の技術）
・時間効率を高める
（時間のムダ削減・先延ばしグセを改善する・仕事のスピードアップ・
等々・・・いろいろあります）
これらは独立した要素として考えることができます。
（もちろん、それぞれが連携することで相乗効果を発揮します）
また、これらはそれぞれ必要なものです。
たとえば、時間管理（短期スケジュール）の部分がうまくできていないのに、
時間効率を高めることばかりトライすると、ストレスがたまりがちになります。
時間管理（短期スケジュール）がバッチリできていても、長期的な展望を
持たなければ、目標を達成することができない場合もあります。
また、それぞれの要素の中には、
・基礎的な部分
（習慣づけること・ツールの選び方や使い方）
・応用編（上級編）の部分
（より戦略的に、時間を活用するための考え方・組織全体の効率化）
という部分があります。
たとえば、昨年出た本のなかでは、
『レバレッジ時間術』
『無理なく続けられる年収10倍アップ時間投資法』
といった本は、上級編的な内容が多く含まれています。
（いわゆる「できる人」が書く時間本はそういうタイプが多いです）
そういう知識は、それはそれで有用なのですが、それよりも先に、
自分なりの時間管理を習慣づけることを、優先すべきです。
メルマガにも書きましたが、
「安定したパフォーマンスを得るためには、基礎が大切」 なんです。
「基礎」というと、内容的につまらないんじゃないかと思う人も
多いと思いますが、いくら「上級編」の知識を頭に詰め込んでも、
習慣として行動が身についていなければ、時間管理の効果は、
10分の１も発揮できません。
（時間管理は知識より実践を優先すべきなんです）
というわけで、この「基礎編」と「上級編」は、分けてしまったほうが、
かえって、ノウハウの習得（本当の意味で身につくこと）が早いと
いうのが、検討した上での結論です。
そこで、現在はこんな枠組みで考えています。
・短期的なスケジュール管理（いわゆる時間管理の部分）
・長期的なスケジュール管理（と「段取り」の技術）
・時間効率を高める（時間のムダ削減・先延ばし改善・スピードアップ等）
×
・基礎編（習慣づけること・ツールの選び方や使い方）
・応用編（上級編・いろいろ含みます）
この６パターン（３×２）です。
今年は、メルマガ等でも、この６つのパターンを使用していきます。
このなかでも、やはり大事なのは基礎の基礎。
時間管理の基礎の部分です。
これについては、今度セミナーを行うことになりました。
↓こちらに案内をアップしました。
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今年のセミナーでは、昨年のセミナーに比べて、
テキスト・付属品等をかなりグレードアップしました。
昨年受講して頂いた方、すみません・・・というわけで、
2007年のセミナー受講者の方は、今回のセミナー受講料を
大幅割引させて頂いておりますので、ご覧になってみてください。
時間管理を「身につける」ためには、かなりおすすめ、弊社の
「決定版」的セミナーです。
というわけで、最後はＰＲになってしまいましたが・・・
本気でおすすめなので、参加できる方は、ぜひ。
６パターンに分けているのは、「順番に身につける」という目的だけではなく、
自分の弱点を見つけ、改善するための枠組みにも使うためでもあります。
たとえば、私の場合、「長期」の部分が、自分の意識から抜けがちなので、
気をつけるようにしています。
そんなふうにも使えますので、この枠組みのことも、どうぞお見知りおきを。
今日の記事作成時間は３５分でした。
では、また明日！
2007年06月01日
「行動指針」と「ツール・テクニック」と「○○○」
こんにちは。水口です。
今日は、まっとうに（？）「時間管理」の話です。
■ 「行動指針」と「ツール・テクニック」と「○○○」
最近、時間管理系の本が相変わらず多いですね。
「時間の使い方」に対する関心が高まるのはいいことだと思います。
ただ、そういう本を見ていると、情報が二極化しているような
気がすることがあります。
二極化というのは、
「行動指針」と、「ツール・テクニックの紹介」です。
■ 時間管理の「行動指針」
「行動指針」というのは、時間管理に関する「考え方」の話です。
例えば、
「緊急なものに追われるばかりでなく、重要なものに取り組みなさい」
とか、
「時間が無い無いと言わず、すぐ行動に移せば時間は結構作れるもの」
とか言われるのは、一種の「行動指針」です。
こういう「行動指針」的なものは、これはこれで自分の考え方を
変えたりするために有効なものです。
時間の使い方は、それまでの習慣や先入観に影響されますから、
別の考え方を知ることで、自分の行動が変わる場合もあります。
ただ、「行動指針」だけでは、どうしても行き詰ります。
（昔の私がそうでした）
具体的な「時間管理のやり方」を変えないと、
壁は突破できないのです。
また、行動指針はその人の仕事（の中の立場）や、性格などの
主観が現れますから、正反対のものもあります。
例えば、
「名刺の数が増えるだけで、結局役に立たない異業種交流会に
行くのは時間のロス」
と言う人もいますし、
「仕事は人とのつながりでやってくるものだから、他の仕事はカットしても、
人と会う機会だけは絶対に削ってはいけない」
と言う人もいます。
これらは正反対のことを言っています。
どちらが正解というわけではありません。
どちらも正解に成り得ますし、不正解にも成り得ます。
昨日は前者の考え方、今日は後者の考え方、と人の意見に左右されていては、
結局同じところをグルグル回っているだけになってしまうかもしれません。
というわけで「行動指針」は、きっかけをつかむために有効なことも
多いのですが、これ「だけ」ではダメなのです。
■ ツールやテクニックの紹介
一方、「ツールやテクニックの紹介」も、今とても人気があります。
「ライフハック」系の記事は、色んなところで見かけます。
色んなツールを試してみたり、工夫してみたりすることは、
とてもいいことだと思います。私も結構好きです。
ただ、あれを使い、これを使いとツールを増やしても、
なかなかうまく継続できないことが多いものです。
特に時間管理は、できるだけシンプルに情報を集約させることが
とても重要です。
その理由を簡単に言いますと、
「○○をやろう」という、「計画」は、自分の財布からの出費予定です。
私たちの時間の財布はひとつ、使える時間は１日２４時間です。
あちこちで、出費予定を管理していては、
結局予算が足りるのか、足りないのかというところが見えないのです。
（複数のツールの情報を頭の中でまとめるのは結構負荷の高い作業です）
※ それ以外にも理由はあるのですが、それはまた後日詳しく・・・
そういう意味で、単独のツールやテクニックだけではなく、
自分の時間管理（やタスク管理）のシステム全体で
考えることも必要です。
■ 「行動指針」と「ツール・テクニック」の間にあるもの
結局、「行動指針」のような抽象論だけでもダメだし、
個々の「ツール・テクニック」だけを見ていてもうまくいきません。
どうやって時間管理するか、トータルで考える必要があります。
自分の時間管理（やタスク管理）全体が、今どういう「仕組み」で
動いていて、「仕組み」をどう改善するか考えるべきなのです。
「行動指針」と「ツール・テクニック」の間にある
『仕組み』が重要ということです。
「仕組み」は基本的に
□ ツール （の組み合わせ）
□ 習慣 （どういう習慣を、どうやって定着させるか）
□ 環境 （仕事環境とツールの組み合わせ方、コミュニケーションなど）
の三要素からなると、私は考えています。
この要素を「抜けや漏れがない」「楽に実行できる」「定着しやすい」という観点で
見直し、改善していけば時間管理は思ったほど面倒なものではありません。
■ 行動指針と仕組みは分けて考える
というわけで、最近あまりしていなかった「仕組み」の話を
このブログでもまた少し紹介しようかと思っています。
特に、「行動指針」と、「仕組み（ツールも含む）」を、分けて解説した方が、
分かりやすいかと思いますので、そういうスタイルでいこうかと考えています。
仕組み全体の考え方は、あまり紹介されている例がないので、
皆さんの参考になると思います。
というわけで、明日から（←多分）始めます。
仕組みの話は、↓こちらもご参考に？
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今日の記事作成時間は４６分でした。
では、また明日！
2006年12月22日
はじめての時間管理 ― 解説
こんにちは。水口です。
昨日で「はじめての時間管理」、第１回〜４回が終わりました。
今日はこれについて少し解説をしたいと思います。
今回紹介した方法は、私が推奨する時間管理の方法を、
簡単に実行できるようにまとめたものです。
この方法は、よく言われる時間管理とは、違う部分がありますので、
なぜ今回紹介した方法がいいのか、解説しておきます。
■ よくある時間管理の方法と、その問題点 ■
例えば、他の時間管理の方法では、
■ 毎朝、計画を立ててから、実行するという方法
■ 「やること」を一度に書き出して、それを整理して、実行する方法
（例えば、１週間単位で更新していく方法）
などがありますが、私は、これらの方法はあまりおすすめしていません。
この２つの方法は、大変手間がかかるのです。
これらの方法はいずれも、自分が「やろうと思ったこと」と書き出したり、
整理したりするための時間が必要です。
それが負担になって、なかなか継続できない方が多いのです。
また、思い出したその時に書けば済むことを、わざわざ溜めておいて、
一度にまとめて書き出したり、計画したりするのは、効率の良い方法では
ないと私は考えています。
そして、もう１つ問題があります。
「やること」が決まっているのに、「いつやれるか」が分からない状態は、
ストレスの元になります。
これらの方法は、この状態が長く続くので、そのうちに嫌になってしまうのです。
■ 「時間管理」に対するイメージについて ■
これらの方法をはじめとして、「時間管理」には、一般的に、
■ 「計画を立てて（やることを決めて）」
■ 「計画通りに実行すること」
というイメージが当たり前になっています。
「計画を立てて（やることを決めて）」 → 「実行する」 というくり返しです。
そのくり返しが、１日単位だったり、１週間単位だったりするわけです。
しかし私は、「計画」と「実行」は、同時進行した方が、ストレスなく
時間管理できると感じています。
（だから、「いつでも見たり書いたりする」ことを重要視しています。）
今回紹介した方法は、「計画を立てる」というよりは、
「整理しながら実行する」と言った方がいいかもしれません。
実はこの「整理しながら実行する」という同時進行が、
無理なく時間管理をやるための秘訣なのです。
時間管理の本来の目的は、「計画通りに行動すること」ではありません。
「何」を「いつ」やるか、「自分なりの判断をすること」が一番の目的です。
そう考えると、時間管理に対するイメージが変わってくるのではないでしょうか。
■ 今回紹介しなかったこと ■
今回の方法では、長めのスケジュール（数ヶ月〜１年）を
どう整理するかという部分には触れていません。
長いスケジュールを整理したり、それと連携していく方法は、たくさんあります。
そして、その人の事情（仕事の長さなど）によって、最適な方法は違います。
ですから、今回は説明を省いていますが、ポイントを１つ紹介しておきます。
年間スケジュール・月間スケジュールといったものは、何種類も使うよりも、
できるだけ、１つ（あるいは２つくらい）に絞ってください。
最初は張り切っていろいろ使いたくなることもありますし、使ってみても
いいのですが、最終的には絞り込んだ方がうまくいきます。
（この辺は、また別の機会に説明できれば、と思います。）
今回、解説しておこうと思ったことは以上です。
このやり方は、見た目にはインパクトは無いかもしれませんが、
実は非常にパワフルな方法です。
やってみようと思う方は、まず２週間続けてみてください。
その後、自分に起こった変化について考えてみてください。
（そうすれば、やめられなくなると思いますよ。）
では、やってみようと思った方は、こちらのクリックを！
（やるかどうかとは、決して関係ありませんが・・・（笑） ）
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では、また明日！
2006年12月21日
はじめての時間管理 ― 第４回
こんにちは。水口です。
「はじめての時間管理」、第４回です。
この企画は、できるだけ簡単に、時間管理のツボを押さえた方法を
紹介しようというものです。実際にやってみると必ず効果が表れますよ。
第１回はこちら 第２回はこちら 第３回はこちらです
実際にやることの説明は今回で終わりです。
（明日、解説を加える予定です。）
では、明日から実行しますか？ 来年から実行しますか？
第４回をお届けします。
はじめての時間管理 第４回
■ 行動に移す ■
私たちが「やろうと思うこと」には２つの種類があります。
■ アポイント （人との約束） ： 時間が決まっている 「約束」
■ タスク （自分との約束）： 時間が自由な 「約束」
第２回、第３回では、アポイント（人との約束）、タスク（自分との約束）の
書き方について説明してきました。
しかし、自分との約束を書いても、それが行動に結びつかなければ
意味がありません。うまく行動に移すことが必要なのです。
そのためには、次のポイントが重要です。
■ 「やること」が自然に目に入るようにする
「やろうと思ったこと」をうまく片付けられるか、片付けられないかは、
特に「やろうと思ったこと」を忘れてしまうかどうかで差がつきます。
例えば、朝一番に自分の「やること」を考えても、
仕事をしているうちに、いくつかは忘れてしまいます。
（他のことを考えると必ず忘れてしまうものです。）
忘れたことは当然実行できません。今まではこうなってから、
「なぜやらなかったんだろう」と後悔していたのです。
これを「自然に思い出せる」よう工夫すれば、行動が改善されます。
そのためには、「やることが自然に目に入る」ようにするのが、
手軽で、しかも最も効果的です。
デスクに座っているときは、必ず手元にシートを置いておく。
手帳やノートを使う場合は、常にページを開いて置いておく。
これを、できるだけ実行してください （大事なポイントです）。
■ 「やれたこと」にチェックを入れる
行動に移すことが出来たタスクは、チェックボックスにチェックを入れて
「終わった」ことを確認してください。
こうすると、まだ終わっていないことが一目で分かります。
また、このちょっとした達成感には、また次の「やること」を片付けよう
という意識を高める効果もあります。
■ 「今日やること」に集中する
「今日やること」に集中することも重要です。
このように日付別に分けて書いていくと、「今日やらなければいけないこと」
は意外に多くないものです。
それなのに、今までは明日やることも、来週やることもいっしょに考えてしまい、
気が重くなっていたのではないでしょうか。
明日やれること（明日の日付に書いたこと）は、今日考えなくてもいいと
割り切りましょう。そうすると今日やるべきことに集中できます。
もちろん、「今日やること」がすっかり片付いたら、明日の日付に
書いたことを、今日のうちにやってしまっても構いません。
■ 「翌日の自分」と相談する
アポイントは時間通りに、タスクはその日付のうちにやるのが基本です。
しかし、タスクが思うように進まなかったり、他の仕事が飛び込んできたりして、
その日のうちに片付けられないこともあるかもしれません。
そういったタスクを翌日に先送りするかどうかの判断は、とても重要ですが、
判断に迷ってしまうこともあります。
もし、判断に迷った場合は、翌日のタスクやアポイントを見てみてください。
今日のタスクを先送りしても、明日にちゃんとやれそうであれば、
先送りしても構いません。
しかし、明日はもっと厳しくなりそうなのであれば、先送りしないで
片付けるようにするべきです。
翌日のタスクやアポイントを見て、「翌日の自分」と相談して決めてください。
■ タスクを分解する
もし、なかなか片付かないタスクがある場合には、そのタスクに
何らかの問題がある場合があります。
慣れていないタスクで勝手が分からなかったり、難しいタスクであったり、
気が重いタスクであったりするわけです。
こういったタスクはできるだけ細かく分解してしまいましょう。
第３回に「企画書を作る」という仕事を個別のタスクに分解する例を
紹介しましたが、自分が「やりにくい」と思うタスクについては、
もっと細かく分解していくと、進めやすくなります。
細かいタスクに分けていけば、少しずつ確実に片付けることができますし、
進んでいることが実感できます。
こうすると、気が楽になりますし、結果的に早く片付くのです。
■ まとめ ■
最後に、このコースで行うことをまとめておきます。
実際にやることは、それほど多くありません。
■ シートを用意する
アポイント（人との約束）・タスク（自分との約束）・その他のメモ（流れ）
が書けるシートを用意する。
このシートは、１つだけでもいいですし、仕事用とプライベート用を
分けて作っても構いません。
※ 仕事とプライベートの時間の区切りがあまりはっきりしない方は、
必ず１つにまとめるようにしてください。
■ シートの置き場所を作る
職場では、出社したらまずシートを手元に置く。
家では、朝起きたら必ず目に入るところにシートを置いておく。
いつでも「目に入る」ことが重要です。
また、移動するときはできるだけ持ち歩くようにしてください。
シートが「自然に目に入る」ように自分なりの工夫を凝らしてください。
■ 新しく「やろうと思うこと」ができたら、すぐにシートに書く
時間の決まったアポイント（人との約束）は、下の段に書きます。
時間が決まっていないタスク（自分との約束）は中段に書きます。
他の仕事の入り具合を見て、「やる」日付を決めて書いてください。
（その場ですぐに片付けてしまう仕事は書かなくても構いません。）
タスクやアポイントに分解できていない「予定」や「仕事」や、
周りの人の予定は、上段にメモしておいてください。
■ シートを見て、やることを実行する
シートを見てやることを実行し、一仕事を終えたら、またシートを見てください。
「やれたこと」にはチェックを入れていってください。
いつでも今日の「やること」に集中していきましょう。
「やること」を先送りするかどうかは、今日の欄だけでなく、
翌日の欄を見て判断してください。
もし、なかなか実行できないタスクがある場合は、そのタスクを
もっと細かいタスクに分解してみてください。
実際にやることは、これだけです。
自分が「やろうと思ったこと」を書く、「やろうと思ったこと」を見る。
これをやるだけでも大きな効果があることが実感できると思います。
ぜひ、お試しください。
第４回終了です。
ここまでに紹介してきたやり方は、時間管理のポイントを、
出来るだけ簡単にやれるように凝縮したものです。
「目に入るところにシートを置いておく」
「すぐにシートに書く」
という何でもなさそうなところが、実は重要なポイントです。
ぜひ、実践してみてください。
明日は、今回紹介した方法について解説をします。
この方法は「すぐにシートに書く」がポイントですが、
こちらも「すぐにクリックする」といいことあるかも？・・・（笑）
↓
（このブログのランキングが分かるサイトです。今日は何位でしょうか？）
では、また明日！
第５回（解説）はこちらです
2006年12月20日
はじめての時間管理 ― 第３回
こんにちは。水口です。
「はじめての時間管理」、第３回です。
この企画は、できるだけ簡単に、時間管理のツボを押さえた方法を
紹介しようというものです。実際にやってみると必ず効果が表れますよ。
第１回はこちらです 第２回はこちらです
時間管理に悩むご友人にも紹介してあげるのもよし、
ライバルには秘密で自分だけ身につけるのもよし、です。
では、第３回をお届けします。
はじめての時間管理 第３回
■ 予定から「約束」へ ■
私たちが「やろうと思うこと」には２つの種類があります（前回説明しましたね）。
■ アポイント （人との約束） ： 時間が決まっている 「約束」
■ タスク （自分との約束）： 時間が自由な 「約束」
の２つでした。
この２種類の「約束」を一ヶ所のシート（手帳でもノートでも構いません）に書いて、
それをいつでも見られるようにすることが、無理のない時間管理のポイントです。
前回（第２回）に、アポイント（人との約束）やタスク（自分との約束）の
書き方を説明しましたが、これを実例で見てみましょう。
まず、「大阪に出張する」という仕事の場合です。
「大阪に出張する」というのは「予定」であり、具体的な約束になっていません。
これを、
■ アポイント （人との約束） ： 時間が決まっている「約束」
■ タスク （自分との約束）： 時間が自由な「約束」
に分けて書くと、こうなります。
上段に 「大阪出張」という大まかな予定
中段に 時間が決まっていないこと （切符の手配、精算など）
下段に 時間が決まっていること （移動の予定、会議の予定）
を書いています。
「出張」という１つの予定は、これらの「約束」で成り立っています。
「出張に行く前の準備は？」
「会議に合わせると、移動の予定はどうなるかな？」
「帰ってきてからやることがあったかな？」
ということを考えながら、ひとつひとつの「約束」を書き込んでいけば、
このように書くことは決して難しくありません。
※ 青色の矢印が指している「行動開始時間」の意味は、
前回の説明を見てください。
■ 仕事から「約束」へ ■
次に、「企画書を書く」という仕事の場合です。
「企画書を書く」という「仕事」も、あまり具体的ではありません。
これを、
■ タスク （自分との約束）： 時間が自由な「約束」
に分けていきます（この例では「アポイント」はありません）。
上段に 「○○企画書」を作る、大まかな日程 と 上司の予定
中段に 「やること」をひとつずつ
書いています。
（この図では、途中まで進行して、チェックが入った状態を表しています。）
まず、全体の日程や上司の予定を書き、その日程に間に合うように、
具体的な仕事（タスク）を日付別に書いています。
このように、「企画書」という１つの仕事は、これらのタスクで成り立っています。
これを一度に書くのは難しいかもしれません。
しかし、
「必要な資料は何？」
「その資料は誰が持ってる？」
「いつ本文を書けば間に合う？」
「そのための下準備はいつまでにやればいい？」
と考えながら、ひとつずつ書き込んでいけば、それほど難しくないはずです。
書きながら考えるのがポイントです。
シートには、このように「予定」や「仕事」を記入していきますが、
もっと簡単な予定や仕事は、単独のタスクやアポイントとして
直接記入していって構いません。
■ シートの例 ■
このように書き込むためのシートは、何でも構いません。
ノートに線を引いて使用してもいいですし、手帳を工夫して使っても構いません。
先ほど紹介したように、「予定」や「仕事」をアポイントとタスクに分解する
ためには、１週間分が１枚（または見開き）になっているものが便利です。
ここでは、プリントアウトして使えるシート（ｐｄｆファイル）を紹介しておきます。
Ａ４横にプリントアウトすれば、時間管理用のシートとして使用できます。
これを何枚かプリントアウトして、手元に置いてください。
（今週分だけでなく、来週以降の分も一緒に持つようにしてください。）
シート その１ （30分枠タイプ ： ノーマルタイプ）
シート その２ （１時間枠タイプ ： 上段が大きめタイプ）
※ 注意事項
このｐｄｆファイルは、無断で他の方へ配布することを禁じさせて頂きます。
また、ｐｄｆファイルへ直接リンクを貼ることはご遠慮願います。
説明をお読みになった上でご使用頂きたいので、ご紹介される場合は、
このページ（または第１回のページ）へリンクして頂けますようお願いします。
今回は、仕事の中での時間管理を例として説明していますが、
このシートは、もちろんプライベート用にも使えます。
買い物の予定、習い事の予定などを整理するためにも
使用してみてください。
第３回はここまでです。
今回で記入の仕方がイメージできたでしょうか。
実際は、もっといろいろなアポイントやタスクが出てくると思いますが、
基本はこれと同じです。
タスクやアポイントが詰まり過ぎないように、バランスを見ながら
記入してくださいね。
ちなみに、今回紹介したシートは、私がＥｘｃｅｌ で作成したものです。
ご好評を頂いている手帳レフィルシリーズとほぼ同じレイアウトですが、
手帳の方は（Excelではないので）、もっと凝ったデザインになっています。
では、このシリーズは明日で一段落です。
行動への移し方と、まとめを説明します。
その後（明後日かな？）、少し解説を加える予定です。
では、明日で第４回ですが、
こちらのクリックは１回で構いません →
というネタは昨日も使いましたね・・・（笑）
（このブログのランキングが分かるサイトへのリンク↑です。意外に？上位ですよ）
では、また明日！
第４回はこちらです
2006年12月19日
はじめての時間管理 ― 第２回
こんにちは。水口です。
「はじめての時間管理」、第２回です。
この企画は、できるだけ簡単に、時間管理のツボを押さえた方法を
紹介しようというものです。実際にやってみると必ず効果が表れます。
第１回はこちらです
ぜひ、時間管理に悩むご友人にも紹介してあげてください。
では、第２回をお届けします。
はじめての時間管理 第２回
■ 書くための「仕組み」 ■
私たちが「やろうと思うこと」には、２つの種類があります。
■ アポイント ・・・ 「人との約束」
時間が決まっている「やること」
■ タスク ・・・ 「自分との約束」
時間が決まっていない「やること」
の２つです。
例えば、仕事の中では次のような例があります。
■ アポイントの例・・・ 会議や打ち合わせなどの時間が決まった予定
（人との約束） 電車の時間など、時間が決まった予定
その他、人と一緒に行動する予定
■ タスクの例 ・・・ その他の、時間が決まっていない仕事
（自分との約束） 期限はないけど、自分がやりたいと思っていること
しかし、手帳を使っている人でも、そのほとんどはアポイント（人との約束）
しか書いていません。ですから、タスク（自分との約束）が守れなかったり、
期限まぎわになって、あわてたりしてしまうのです。
この両方を１つのシートに書くようにしてみましょう。
書き方のポイントは、右の図のように、１枚のシートに、その週の「約束」を
すべて書くことです。
ここでは「シート」と呼んでいますが、
書くものは、次のように何でも構い
ません。
■ 紙を使う
紙を用意して、図のように区切っておく。
（Ａ４サイズ横向きの大きさなど）
次回、区切りを作った用紙を紹介しますが、
細かく書くのが苦手な場合は、簡単な枠を
引いただけでも構いません。
■ 手帳を使う
タスク（自分との約束）やメモが書けるように、
空きスペースが広いものがおすすめです。
■ ノートを使う
手頃な大きさのノートを図のように区切って
使います。
「やろうと思ったこと」や「人と約束したこと」は、決まったら、必ず「すぐに」
書いてください。書かなければ、人は必ず忘れてしまうものなのです。
忘れないためには、「書こう」と意識することよりも、
「書けるようにしておくこと」が、簡単で有効な方法です。
そのためには、シートが常に「手元にある」ことが重要です。
（※ ここがとても重要なポイントです。）
ですから、デスクに座っているときは、必ずこれを広げて置いてください。
手帳やノートを使う場合も、常にページを開いて置いておくことが重要です。
■ アポイント（人との約束）の書き方 ■
書く内容を、下から順番に紹介していきましょう。
一番下の欄には、アポイント（人との約束）を記入します。
これは時間が決まっているので、開始時間と終了時間が分かるように記入します。
アポイント（人との約束）の書き方にはコツがあります。それは、約束の時間
だけでなく、自分が「動き始める時間」を書いておくことです。
例えば、１１時に始まる会議の予定があるのなら、会議室に移動するための時間
を考えて、自分が席を立つ１０：５５という時間を書いておきます。
１４時にお客さんのところに訪問するのであれば、
・電車での移動時間
・駅までの移動時間
を考慮して、自分が「席を立つ時間」を記入します。
１３時３０分の電車に乗るとして、
席を立ってから駅までの時間が
余裕を見て１５分とすれば、
行動開始時間は１３時１５分です。
この時間も記入しておきます。
こうしておけば、時間を確認するたびに頭の中で逆算しなくてすみますし、
時間を読み間違えてあわてることもありません。
■ タスク（自分との約束）の書き方 ■
中段には、タスク（自分との約束）を記入します。これは、終わったかどうか
分かるように、チェックするボックスと一緒に記入しましょう。
例えば、「○○の資料を作る」とか、「△△さんに電話する」という
「自分との約束」があるとします。
これを図のように、タスクの欄に
記入します。
これを「どの日付に書くか？」がポイントになります。
このタスクという「約束」には期限があります。しかし、期限に間に合えば、
時間的にはいつやっても構わない仕事です。
こういう仕事は、どうしても期限ギリギリになってから、あわててやり始めることが
多いものです（人は簡単に忘れるものでしたよね）。
タスク（自分との約束）とは、こういう仕事を「いつやるのか」
自分と約束することです。
例えば、仕事の期限が水曜日だったとして、水曜日にやるとは限りません。
火曜日や水曜日に他のアポイントやタスクが多いのであれば、月曜日に
やる方がうまくいきますよね。
他の「約束」も見ながら、「いつならやれるか」という目で見て、
「やると決めた日」に記入しておくのです。
日付を決めるときは、その「約束」だけではなく、他の「約束」も見ながら
決めることが大事です。
「やろうと思ったこと」を一枚のシートにまとめているのは、前後の日を含めて、
一度に見られるようにするためなのです。
■ メモの書き方 ■
このシートの上段には、メモを書きます。
ここで言うメモとは、自分の仕事に関係のある情報のことです。
「自分の周りの人の予定」も、必要な情報です。
例えば、上司の承認が必要な書類を提出する場合、上司が水曜日に
不在なら、火曜日のうちに済ませなくてはいけません。
このような周りの人の予定は、あらかじめメモしておくと便利です。
（プライベートの場合は、家族の予定などを書くのも便利です。）
ただし、こういった情報は自分の「約束」とは違いますから、
「約束」とは分けて、上の段に書くようにします。
また、この欄には自分の仕事に関連することは、何を書いても構いません。
例えば、「大阪出張」という予定があったとします。この「出張の予定」は、
まだ「約束」になっていませんから、まず、メモの欄に書きます。
その後に
・切符の手配 （タスク）
・宿泊の手配 （タスク）
・移動の予定 （アポイント）
・会議の予定 （アポイント）
・出張費の精算手続き （タスク）
・出張報告を出す （タスク）
といった「約束」に分解し、タスクとアポイントの欄に記入してください。
また、「企画書を書く」という、大きな仕事があったとします。
これも、まずメモの欄に書きます。
その後に
・資料を集める （タスク）
・フォーマットを用意する （タスク）
・本文を書く （タスク）
・上司の承認をもらう （タスク）
などの「約束」に分解し、それぞれの欄に記入します。
第２回はここまでです。
明日は記入の仕方をもう少し詳しく紹介しますね。
※ 以前からこのブログを読んでいただいている方へ
今回「メモ」と読んでいる欄は、以前紹介した
「流れ（Ｆｌｏｗ）」の欄のことです。
明日は、第３回ですが、
こちらのクリックは１回で構いません（笑） →
（このブログのランキングが分かります。さて何位かな？）
では、また明日！
第３回はこちらです
2006年12月18日
はじめての時間管理 ― 第１回
こんにちは。水口です。
「はじめての時間管理」、今回が第１回です。
といっても、いきなりなので説明しておきますと・・・
本日発売の「ｓａｌｉｄａ」（関西版の方です）に掲載された、
「魅惑の短期変身プログラム」
で紹介頂いた記事の、元になったプログラムです。
この方法は、時間管理のツボを押さえてありますから、
実際にやってみると必ず効果が表れます。
それでいて、簡単に実行できるように、
できるだけシンプルにした方法です。
ぜひ、時間管理に悩むご友人にも紹介してあげてください。
では、第１回をお届けします。
はじめての時間管理 第１回
■ このプログラムの目的 ■
本プログラムは、「時間管理は意外に簡単」と実感していただけるように、
すぐに始めることができる簡単な方法を紹介いたします。
■ このプログラムによって解決したい問題 ■
時間管理について、次のように感じている方は、たくさんおられます。
■ 忙しくて自分の時間が持てない
■ やるべきことを先送りしてしまうことが多い
■ 何もしないうちに一日が終わってしまうことがある
■ 計画性がない
実は、こういった悩みは、自分の性格の問題ではありません。
性格よりも、ちょっとした行動習慣の違いによるものなのです。
例えば、「時分は計画性がない」と感じる方は多いのですが、「計画性」とは、
生まれつきのものではありません。ちょっとした習慣の違いなのです。
逆に、ちょっとした行動パターンや、道具の使い方を工夫すれば、計画的な
行動を引き出せるようになります。
■ 問題の真の原因を探る ■
この問題に対して、時間管理の本などを見ると、このような答が返ってきます。
■ 忙しくて自分の時間が持てない → ■ 時間は作ろうと思えば作れるものです
■ やるべきことを先送りしてしまう → ■ 期限を決めて実行しましょう
■ 何もしないうちに一日が終わる → ■ その日にやることを決めておきましょう
確かに、これらの答は理屈には合っています。しかし、これらはあくまでも
時間管理がうまくなった人の考え方です。ほとんどの人は、分かっていても
実行できないことが多いのです。
時間管理が上手だったり、計画的に行動できる人は、これらの考え方以前に、
行動や思考の習慣が違うことが多いのです。
実は、先ほどの問題の原因は、次のような習慣の問題なのです。
■ 「やろうと思ったこと」を忘れてしまう
■ 「やり始める」タイミングがずれている
■ 「あれもこれも」やりたいと思い、行動を１つに絞れない
■ 「やれる」と思ったのに、実際は時間が足りなくなる
■ 人と「約束したこと」は守れるのに、自分で決めたことが守れない
これを改善するための方法を紹介していきましょう。
■ 自分の記憶をサポートする ■
「やろうと思ったことができない」と感じている場合、「できない」ことに意識が
向きます。ですから、自分の「行動力」を高めるべきだと思ってしまいがちです。
しかし、人間は本来「何もしない」ことが苦手な生きものなんです。
「やろうと思ったこと」ができないのは、行動力が無いからではありません。
「何をやりたいか」忘れてしまうことが原因なんです。
例えば、「○○を取りにいこう」と思って席を立ったのに、途中で何のため
だったか忘れてしまうことってありますよね。
これは、途中で他のことを考えたり、人に話しかけられたりしたために、
最初にやろうと思っていたことを忘れてしまっているのです。
それと同じように、「今日はこれをやろう」「明日はこれをやろう」と計画していた
ことも、「他のことを考える」という行動を始めると、すぐに忘れてしまいます。
そして、「やろうと思っていたこと」を後で思い出して、後悔してしまうのです。
計画的に行動するために、最も大事なことは、
人間は「やろうと思ったこと」をすぐに忘れてしまうものだと知ることです。
計画的に行動できる人は、頭のつくりが違うわけではなく、「忘れない仕組み」や
「思い出す仕組み」をうまく使っているのです。
こういった「仕組み」を頭の中に持っている人もいますが、それはなかなかマネを
するのは難しいので、頭の外に、その仕組みを作ってみましょう。
■ 「仕組み」を作る ■
やろうと思ったことを「忘れない仕組み」「思い出す仕組み」として、最も有効
なのは、それを「書くこと」と「見ること」です。
やろうと思ったことを手帳に書いて、その通りに行動すればいい。と本にもよく
書かれています。
しかし、そういう本を読んでも、ほとんどの人が実行しないことがあります。
それは、「すぐに書く」ことと、「何度でも見る」ことです。
これを実行するだけで、大きく行動が変わります。
ポイントは、その書き方と見方です。
今回はここまでです。続きは明日ということで・・・。
時間管理をすでにやっている方も、「ふんふん」とうなづいて頂ける
内容になっていると思いますので、続きも読んでみてくださいね。
では、続きの前に、
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お待ちください（このブログのランキングが分かります）。
では、また明日！
第２回はこちらです
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