2006年12月20日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

はじめての時間管理 ― 第3回


こんにちは。水口です。

「はじめての時間管理」、第3回です。

この企画は、できるだけ簡単に、時間管理のツボを押さえた方法を
紹介しようというものです。実際にやってみると必ず効果が表れますよ。

  第1回はこちらです  第2回はこちらです


時間管理に悩むご友人にも紹介してあげるのもよし、
ライバルには秘密で自分だけ身につけるのもよし、です。

では、第3回をお届けします。


はじめての時間管理  第3回


  予定から「約束」へ  


私たちが「やろうと思うこと」には2つの種類があります(前回説明しましたね)。

 アポイント (人との約束)  : 時間が決まっている 「約束」
 タスク    (自分との約束): 時間が自由な 「約束」

の2つでした。

この2種類の「約束」を一ヶ所のシート(手帳でもノートでも構いません)に書いて、
それをいつでも見られるようにすることが、無理のない時間管理のポイントです。


前回(第2回)に、アポイント(人との約束)やタスク(自分との約束)の
書き方を説明しましたが、これを実例で見てみましょう。

まず、「大阪に出張する」という仕事の場合です。

「大阪に出張する」というのは「予定」であり、具体的な約束になっていません。

これを、
 アポイント (人との約束)  : 時間が決まっている「約束」
 タスク    (自分との約束): 時間が自由な「約束」
に分けて書くと、こうなります。

記入例1

上段に 「大阪出張」という大まかな予定
中段に 時間が決まっていないこと (切符の手配、精算など)
下段に 時間が決まっていること (移動の予定、会議の予定)
を書いています。

「出張」という1つの予定は、これらの「約束」で成り立っています。

「出張に行く前の準備は?」
「会議に合わせると、移動の予定はどうなるかな?」
「帰ってきてからやることがあったかな?」

ということを考えながら、ひとつひとつの「約束」を書き込んでいけば、
このように書くことは決して難しくありません。

※ 青色の矢印が指している「行動開始時間」の意味は、
前回の説明を見てください。



  仕事から「約束」へ  


次に、「企画書を書く」という仕事の場合です。

「企画書を書く」という「仕事」も、あまり具体的ではありません。

これを、
 タスク    (自分との約束): 時間が自由な「約束」
に分けていきます(この例では「アポイント」はありません)。

記入例2

上段に 「○○企画書」を作る、大まかな日程 と 上司の予定 
中段に 「やること」をひとつずつ
書いています。

(この図では、途中まで進行して、チェックが入った状態を表しています。)

まず、全体の日程や上司の予定を書き、その日程に間に合うように、
具体的な仕事(タスク)を日付別に書いています。


このように、「企画書」という1つの仕事は、これらのタスクで成り立っています。
これを一度に書くのは難しいかもしれません。

しかし、
「必要な資料は何?」
「その資料は誰が持ってる?」
「いつ本文を書けば間に合う?」
「そのための下準備はいつまでにやればいい?」

と考えながら、ひとつずつ書き込んでいけば、それほど難しくないはずです。
書きながら考えるのがポイントです。



シートには、このように「予定」や「仕事」を記入していきますが、
もっと簡単な予定や仕事は、単独のタスクやアポイントとして
直接記入していって構いません。



  シートの例  


このように書き込むためのシートは、何でも構いません。
ノートに線を引いて使用してもいいですし、手帳を工夫して使っても構いません。

先ほど紹介したように、「予定」や「仕事」をアポイントとタスクに分解する
ためには、1週間分が1枚(または見開き)になっているものが便利です。


ここでは、プリントアウトして使えるシート(pdfファイル)を紹介しておきます。

A4横にプリントアウトすれば、時間管理用のシートとして使用できます。
これを何枚かプリントアウトして、手元に置いてください。
(今週分だけでなく、来週以降の分も一緒に持つようにしてください。)

シート その1 (30分枠タイプ : ノーマルタイプ)
KKJ-Sheet-L1

シート その2 (1時間枠タイプ : 上段が大きめタイプ)
KKJ-Sheet-L2

※ 注意事項
   このpdfファイルは、無断で他の方へ配布することを禁じさせて頂きます。
   また、pdfファイルへ直接リンクを貼ることはご遠慮願います。

   説明をお読みになった上でご使用頂きたいので、ご紹介される場合は、
   このページ(または第1回のページ)へリンクして頂けますようお願いします。



今回は、仕事の中での時間管理を例として説明していますが、
このシートは、もちろんプライベート用にも使えます。

買い物の予定、習い事の予定などを整理するためにも
使用してみてください。





第3回はここまでです。
今回で記入の仕方がイメージできたでしょうか。

実際は、もっといろいろなアポイントやタスクが出てくると思いますが、
基本はこれと同じです。

タスクやアポイントが詰まり過ぎないように、バランスを見ながら
記入してくださいね。


ちなみに、今回紹介したシートは、私がExcel で作成したものです。
ご好評を頂いている手帳レフィルシリーズとほぼ同じレイアウトですが、
手帳の方は(Excelではないので)、もっと凝ったデザインになっています。


では、このシリーズは明日で一段落です。
行動への移し方と、まとめを説明します。

その後(明後日かな?)、少し解説を加える予定です。


では、明日で第4回ですが、
こちらのクリックは1回で構いません  →  人気ブログランキング(オレンジ)
というネタは昨日も使いましたね・・・(笑)

(このブログのランキングが分かるサイトへのリンク↑です。意外に?上位ですよ)


では、また明日!

  第4回はこちらです

  

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Posted by 水口和彦 at 23:55Comments(0)TrackBack(0)
2006年12月19日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

はじめての時間管理 ― 第2回


こんにちは。水口です。

「はじめての時間管理」、第2回です。

この企画は、できるだけ簡単に、時間管理のツボを押さえた方法を
紹介しようというものです。実際にやってみると必ず効果が表れます。

  第1回はこちらです


ぜひ、時間管理に悩むご友人にも紹介してあげてください。
では、第2回をお届けします。


はじめての時間管理  第2回


  書くための「仕組み」  


私たちが「やろうと思うこと」には、2つの種類があります。

 アポイント ・・・ 「人との約束」
             時間が決まっている「やること」

 タスク    ・・・ 「自分との約束」
             時間が決まっていない「やること」

の2つです。

例えば、仕事の中では次のような例があります。

 アポイントの例・・・ 会議や打ち合わせなどの時間が決まった予定
  (人との約束)    電車の時間など、時間が決まった予定
              その他、人と一緒に行動する予定

 タスクの例  ・・・ その他の、時間が決まっていない仕事
  (自分との約束)   期限はないけど、自分がやりたいと思っていること


しかし、手帳を使っている人でも、そのほとんどはアポイント(人との約束)
しか書いていません。ですから、タスク(自分との約束)が守れなかったり、
期限まぎわになって、あわてたりしてしまうのです。

この両方を1つのシートに書くようにしてみましょう。

はじめての時間管理書式書き方のポイントは、右の図のように、
1枚のシートに、その週の「約束」を
すべて書くことです。

ここでは「シート」と呼んでいますが、
書くものは、次のように何でも構い
ません。


 紙を使う
   紙を用意して、図のように区切っておく。
   (A4サイズ横向きの大きさなど)

   次回、区切りを作った用紙を紹介しますが、
   細かく書くのが苦手な場合は、簡単な枠を
   引いただけでも構いません。

 手帳を使う
   タスク(自分との約束)やメモが書けるように、
   空きスペースが広いものがおすすめです。

 ノートを使う
   手頃な大きさのノートを図のように区切って
   使います。


「やろうと思ったこと」や「人と約束したこと」は、決まったら、必ず「すぐに」
書いてください。書かなければ、人は必ず忘れてしまうものなのです。

忘れないためには、「書こう」と意識することよりも、
「書けるようにしておくこと」が、簡単で有効な方法です。

そのためには、シートが常に「手元にある」ことが重要です。
(※ ここがとても重要なポイントです。)

ですから、デスクに座っているときは、必ずこれを広げて置いてください。
手帳やノートを使う場合も、常にページを開いて置いておくことが重要です。


  アポイント(人との約束)の書き方  


書く内容を、下から順番に紹介していきましょう。

一番下の欄には、アポイント(人との約束)を記入します。
これは時間が決まっているので、開始時間と終了時間が分かるように記入します。

アポイント(人との約束)の書き方にはコツがあります。それは、約束の時間
だけでなく、自分が「動き始める時間」を書いておくことです。

例えば、11時に始まる会議の予定があるのなら、会議室に移動するための時間
を考えて、自分が席を立つ10:55という時間を書いておきます。

14時にお客さんのところに訪問するのであれば、
・電車での移動時間
・駅までの移動時間
を考慮して、自分が「席を立つ時間」を記入します。
アポイントの例
13時30分の電車に乗るとして、
席を立ってから駅までの時間が
余裕を見て15分とすれば、
行動開始時間は13時15分です。

この時間も記入しておきます。

こうしておけば、時間を確認するたびに頭の中で逆算しなくてすみますし、
時間を読み間違えてあわてることもありません。


  タスク(自分との約束)の書き方  


中段には、タスク(自分との約束)を記入します。これは、終わったかどうか
分かるように、チェックするボックスと一緒に記入しましょう。

タスクの例例えば、「○○の資料を作る」とか、
「△△さんに電話する」という
「自分との約束」があるとします。

これを図のように、タスクの欄に
記入します。

これを「どの日付に書くか?」がポイントになります。

このタスクという「約束」には期限があります。しかし、期限に間に合えば、
時間的にはいつやっても構わない仕事です。

こういう仕事は、どうしても期限ギリギリになってから、あわててやり始めることが
多いものです(人は簡単に忘れるものでしたよね)。


タスク(自分との約束)とは、こういう仕事を「いつやるのか」
自分と約束することです。

例えば、仕事の期限が水曜日だったとして、水曜日にやるとは限りません。
火曜日や水曜日に他のアポイントやタスクが多いのであれば、月曜日に
やる方がうまくいきますよね。

他の「約束」も見ながら、「いつならやれるか」という目で見て、
「やると決めた日」に記入しておくのです。

日付を決めるときは、その「約束」だけではなく、他の「約束」も見ながら
決めることが大事です。

「やろうと思ったこと」を一枚のシートにまとめているのは、前後の日を含めて、
一度に見られるようにするためなのです。


  メモの書き方  


このシートの上段には、メモを書きます。
ここで言うメモとは、自分の仕事に関係のある情報のことです。

「自分の周りの人の予定」も、必要な情報です。

例えば、上司の承認が必要な書類を提出する場合、上司が水曜日に
不在なら、火曜日のうちに済ませなくてはいけません。

このような周りの人の予定は、あらかじめメモしておくと便利です。
(プライベートの場合は、家族の予定などを書くのも便利です。)

ただし、こういった情報は自分の「約束」とは違いますから、
「約束」とは分けて、上の段に書くようにします。


また、この欄には自分の仕事に関連することは、何を書いても構いません。

例えば、「大阪出張」という予定があったとします。この「出張の予定」は、
まだ「約束」になっていませんから、まず、メモの欄に書きます。

その後に
・切符の手配 (タスク)
・宿泊の手配 (タスク)
・移動の予定 (アポイント)
・会議の予定 (アポイント)
・出張費の精算手続き (タスク)
・出張報告を出す    (タスク)

といった「約束」に分解し、タスクとアポイントの欄に記入してください。


また、「企画書を書く」という、大きな仕事があったとします。
これも、まずメモの欄に書きます。

その後に
・資料を集める      (タスク)
・フォーマットを用意する (タスク)
・本文を書く        (タスク)
・上司の承認をもらう   (タスク)

などの「約束」に分解し、それぞれの欄に記入します。






第2回はここまでです。
明日は記入の仕方をもう少し詳しく紹介しますね。

  ※ 以前からこのブログを読んでいただいている方へ
     今回「メモ」と読んでいる欄は、以前紹介した
     「流れ(Flow)」の欄のことです。


明日は、第3回ですが、
こちらのクリックは1回で構いません(笑)  →  人気ブログランキング(オレンジ)
(このブログのランキングが分かります。さて何位かな?)

では、また明日!

  第3回はこちらです

  
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Posted by 水口和彦 at 23:30Comments(2)TrackBack(0)
2006年12月18日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

はじめての時間管理 ― 第1回


こんにちは。水口です。

「はじめての時間管理」、今回が第1回です。


といっても、いきなりなので説明しておきますと・・・

本日発売の「salida」(関西版の方です)に掲載された、

  「魅惑の短期変身プログラム」

で紹介頂いた記事の、元になったプログラムです。


この方法は、時間管理のツボを押さえてありますから、
実際にやってみると必ず効果が表れます。

それでいて、簡単に実行できるように、
できるだけシンプルにした方法です。

ぜひ、時間管理に悩むご友人にも紹介してあげてください。
では、第1回をお届けします。


はじめての時間管理  第1回


  このプログラムの目的  


本プログラムは、「時間管理は意外に簡単」と実感していただけるように、
すぐに始めることができる簡単な方法を紹介いたします。


  このプログラムによって解決したい問題  


時間管理について、次のように感じている方は、たくさんおられます。

 忙しくて自分の時間が持てない
 やるべきことを先送りしてしまうことが多い
 何もしないうちに一日が終わってしまうことがある
 計画性がない

実は、こういった悩みは、自分の性格の問題ではありません。
性格よりも、ちょっとした行動習慣の違いによるものなのです。


例えば、「時分は計画性がない」と感じる方は多いのですが、「計画性」とは、
生まれつきのものではありません。ちょっとした習慣の違いなのです。

逆に、ちょっとした行動パターンや、道具の使い方を工夫すれば、計画的な
行動を引き出せるようになります。


  問題の真の原因を探る  


この問題に対して、時間管理の本などを見ると、このような答が返ってきます。

忙しくて自分の時間が持てない →  時間は作ろうと思えば作れるものです
やるべきことを先送りしてしまう →  期限を決めて実行しましょう
何もしないうちに一日が終わる →  その日にやることを決めておきましょう

確かに、これらの答は理屈には合っています。しかし、これらはあくまでも
時間管理がうまくなった人の考え方です。ほとんどの人は、分かっていても
実行できないことが多いのです。

時間管理が上手だったり、計画的に行動できる人は、これらの考え方以前に、
行動や思考の習慣が違うことが多いのです。

実は、先ほどの問題の原因は、次のような習慣の問題なのです。

 「やろうと思ったこと」を忘れてしまう
 「やり始める」タイミングがずれている
 「あれもこれも」やりたいと思い、行動を1つに絞れない
 「やれる」と思ったのに、実際は時間が足りなくなる
 人と「約束したこと」は守れるのに、自分で決めたことが守れない

これを改善するための方法を紹介していきましょう。


  自分の記憶をサポートする  

                                   
「やろうと思ったことができない」と感じている場合、「できない」ことに意識が
向きます。ですから、自分の「行動力」を高めるべきだと思ってしまいがちです。

しかし、人間は本来「何もしない」ことが苦手な生きものなんです。

「やろうと思ったこと」ができないのは、行動力が無いからではありません。
「何をやりたいか」忘れてしまうことが原因なんです。


例えば、「○○を取りにいこう」と思って席を立ったのに、途中で何のため
だったか忘れてしまうことってありますよね。

これは、途中で他のことを考えたり、人に話しかけられたりしたために、
最初にやろうと思っていたことを忘れてしまっているのです。

それと同じように、「今日はこれをやろう」「明日はこれをやろう」と計画していた
ことも、「他のことを考える」という行動を始めると、すぐに忘れてしまいます。

そして、「やろうと思っていたこと」を後で思い出して、後悔してしまうのです。


計画的に行動するために、最も大事なことは、
人間は「やろうと思ったこと」をすぐに忘れてしまうものだと知ることです。

計画的に行動できる人は、頭のつくりが違うわけではなく、「忘れない仕組み」や
「思い出す仕組み」をうまく使っているのです。

こういった「仕組み」を頭の中に持っている人もいますが、それはなかなかマネを
するのは難しいので、頭の外に、その仕組みを作ってみましょう。


  「仕組み」を作る  


やろうと思ったことを「忘れない仕組み」「思い出す仕組み」として、最も有効
なのは、それを「書くこと」と「見ること」です。

やろうと思ったことを手帳に書いて、その通りに行動すればいい。と本にもよく
書かれています。

しかし、そういう本を読んでも、ほとんどの人が実行しないことがあります。
それは、「すぐに書く」ことと、「何度でも見る」ことです。


これを実行するだけで、大きく行動が変わります。
ポイントは、その書き方と見方です。






今回はここまでです。続きは明日ということで・・・。

時間管理をすでにやっている方も、「ふんふん」とうなづいて頂ける
内容になっていると思いますので、続きも読んでみてくださいね。


では、続きの前に、
こちらをクリックしたりしながら(笑)  →  人気ブログランキング(オレンジ)
お待ちください(このブログのランキングが分かります)。

では、また明日!

  第2回はこちらです


  
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Posted by 水口和彦 at 23:45Comments(2)TrackBack(0)

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