「時間管理」と「スケジュール管理」の違いとは？

こんにちは。水口です。　今日は「時間管理」直球の話です。


私は「時間管理」を専門にしている関係で、あちこちで、時間管理について
書いたり、しゃべったりしています。そんな中で、他で話題にしている割に、
このブログでちゃんと書いていなかった話がありましたので、今日はその話です。


※注：　今回は「時間管理」と同じ意味の言葉として、「タイムマネジメント」と
　　　　　いう言葉を使います　（本来どちらでもいいのですが、理由は後で）。


■　「タイムマネジメント」と「スケジュール管理」の違い

すでに実行している人はお分かりと思いますが、まだ始めていない人のために、

　　「タイムマネジメント」と「スケジュール管理」の違い

について紹介しておきたいと思います。


というのは、これが混同されていることが意外に多いのです。
たとえば、こんなふうに思われていることもあります。

　「タイムマネジメントなんて、会議や会合に追われて忙しい人がやるものだ」
　「私はそこまで忙しくないから、タイムマネジメントなんて関係ない」

「タイムマネジメントは会議・会合に追われるくらい忙しい人」に必要なものだ、と
いうイメージです。しかし、このイメージは間違っています。「会議や会合」のために
行うのは「タイムマネジメント」ではなく「スケジュール管理」です。


この２つには、大きな違いがあります。

一般に、「スケジュール管理」とは、会議などの「人と約束した時間」、つまり、
アポイントメントを管理することを指します。

これはこれで必要なものですし、すでに実行している人も多いと思います。
しかし、このアポイントメントを管理するだけでは「タイムマネジメント」とは
言えません。


タイムマネジメントという言葉を、いろいろ定義する人はいますが、※１
一番シンプルで抜けのない定義は、

　「時間の使い方を計画して、実行すること」

となると思います。

※１　その他には、「行動の管理」「仕事（出来事）の管理」「人生の管理」
　　 　 等々の定義があります（私もこれらの定義を使うことがあります）。


つまり、アポイントメントだけを管理しているだけでは、タイムマネジメントではないと
いうことです。それ以外の時間の使い方も計画することが、タイムマネジメントには
必要になってきます。

ですから、アポイントメントが非常に多い人よりも、普通のビジネスパーソンの
ほうが、よりタイムマネジメントを必要とするのです。


■　タイムマネジメントの基本：　３つの管理

このタイムマネジメントでは、管理しなければいけないものが３つあります。
「アポイントメント」に加えて、「タスク」と「リソース」です。


「タスク」とは、「時間が決まっていない仕事」です。
これは基本的に１人で行います。

このタスクには「期限」があることが多いですが、「いつ実行するか」は、
自由で、自分で好きなように決めることができます。だからこそ、つい
先延ばしにしてしまって、あとで困る・・・なんてことも起こりますし、いつ
実行するべきか、あるいはどれから先にやるべきか、迷ってしまうことも
あります。

一方、アポイントは、時間の自由がきかないという意味では大変ですが、
一度決めてしまえば迷うことはありません。そういう意味で、タスク管理
のほうが、アポイントメントの管理よりも、実際は難しいんです。



もう１つの「リソース」とは、「自分が使える時間」を指します。そして、
「リソース管理」とは、「自分の使える時間」と「自分の抱えている仕事」
のバランスを管理すること。つまり、やれる以上の仕事を引き受けて
しまって、仕事があふれることになっていないか管理することを指します。

多くの職場で見られる、「仕事を抱え込みすぎてしまう人」には、
この「リソース管理」が必要です。※２


※２　「タイムマネジメント」について書かれた本のなかには、このリソース
　　　 の視点が含まれていないものも多くあります。しかし、現在のように
　　　 こなさなければいけないタスクの数が増えている状況では、リソース
　　　 管理の視点を持たずにタイムマネジメントを行うのは無理があります。



■　普通のビジネスパーソンにこそ、タイムマネジメントが役に立つ

つまり、こういうことです。

特にアポイントメントが多い人、たとえば、１日の７〜８割の時間を
アポイントメントに費やす人の場合は、「スケジュール管理」さえ出来て
いれば、時間の大半はちゃんと管理できていることになります。

逆に、特別アポイントメントが多いわけではない、普通のビジネスパーソン
にこそ、「タイムマネジメント（時間管理）」が必要になるのです。


というわけで、最初にあげた

　「タイムマネジメントなんて、会議や会合に追われて忙しい人がやるものだ」
　「私はそこまで忙しくないから、タイムマネジメントなんて関係ない」

というイメージは、タイムマネジメントに関する大きな誤解です。


「タイムマネジメント（時間管理）」と「スケジュール管理」は違うものであり、
普通のビジネスパーソンにこそ、「タイムマネジメント」が役に立つのです。


こう聞くと、「タイムマネジメント」に対するイメージが、少し変わりませんか？

---

※　今回、「時間管理」ではなく、「タイムマネジメント」という言葉を使ったのは、
　　 語句の意味上の問題ではなく、文章の内容上、同じ語句が重なりすぎて
　　 しまうのを避けてのことです （特定の語句の出現率が高すぎると、検索
　　 エンジンで「スパム」的なサイトと判断されてしまうケースがあるためです）。

　　 「労務管理」などで使われる以外では、「時間管理＝タイムマネジメント」と
　　 考えて頂いて構いません。


今日の記事作成時間は８２分でした。
（この続きまで書いてしまったので・・・それはまた後日加筆して公開します）

では、また明日！
  

時間管理はなぜ必要なのか？ （その３）

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こんにちは。水口です。

昨日に続いて、「なぜ時間管理が必要なのか　？」　　という話です。


■　時間管理は誰のため（何のため）？　　という話の続き

昨日は「時間管理をやるメリット」を考えると、時間管理をやるのは誰のため
（例えば会社のため）というわけではなく、自分自身のためだという話でした。


そしてもうひとつ、自分自身の「将来」のため　という側面もあります。

例えば、自分の将来のキャリアを考えて、資格を取得したい、スキルを上げたい、
そのために勉強したいという人は、１５〜２０年前と比較して確実に増えています。

その頃は、転職や独立もあまり一般的ではありませんでした。
今、二十代の方はご存じないかもしれませんが、ホントの話です。


それが今や・・・です。

例えば、仮に同じひとつの会社を定年まで勤めることができたとしましょう。
その場合でも、やっている仕事の内容が同じとは限りません。

３０年、４０年務めるのであれば、会社は同じでもその事業が無くなってしまう
（別の事業に移る）かもしれませんし、同じ事業であっても、仕事のやり方自体
が、まったく変わってしまうかもしれません。

つまり・・・、　「ひとつの仕事をおぼえれば安泰」　ということでは済まないのです。
（今はそんなのんきなことを考えている人は少ないとは思いますが）


そんな、将来のキャリアチェンジのためには、いろいろな勉強をしておくに
越したことはありませんし、資格も取ってみたい気もします。

自分のプライベートの時間を含めて、将来を見据えた使い方をしなければ
いけないというわけです。


逆に見れば、行動を起こしていけばチャンスはあるとも言えますので、
いろいろなことにチャレンジしてみたいという人も多いと思います。

　　たとえば・・・ブログを書いていたことがきっかけとなって、
　　本を出したという方は、少なくとも数十人はいると思います。
　　（もっと多いかもしれません）

　　これは、１５年前（まだＩｎｔｅｒｎｅｔＥｘｐｌｏｒｅｒも無かった頃）には、
　　考えられなかったことです。


そんなふうに、「自分の将来」のために時間を使う　というニーズは
確実に高まっているのです。

これも「時間をうまく使いたい」　「時間管理に関心がある」　という
ニーズの背景にあることなのです。


他人事ではない・・・　と思いませんか　？

---

「なぜ時間管理が必要なのか？」　ということについて考察してみましたが、
自分にも当てはまるな、と思ったこともあったのではないでしょうか。

とはいえ、私自身の考えを言えば、こういう状況になるならないを問わず、
時間管理をもっと早くやっておけばよかったという思いがありますけどね。


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今日の記事作成時間は２５分でした。
では、また明日！

  

時間管理はなぜ必要なのか？ （その２）

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こんにちは。水口です。

今日は昨日に続いて、「なぜ時間管理が必要なのか　？」　　という話です。


■　時間管理は誰のため　？　

昨日は「時間管理が注目されつつある理由」　という観点から考えてみましたが、
今日は「時間管理をやるメリット」　という面から考えてみます。

どんなメリットがあるか・・・という話の前に、強調しておきたいことがあります。
それは・・・、

　　時間管理　＝　効率よく働かされること　　ではない！

ということです。


時間管理には、仕事のアウトプットを伸ばす効果も確かにあります。
それは結果としてそうなるわけであって、それだけを目的にすると・・・、

　　「誰のためにやってるんだろう・・・社長のため？　株主のため？」

なんて疑問が起こるかもしれません。
残念なことに、これが思い込みになってしまってる人も、実際いるのです。


私たちが時間管理を行うのは、第一に自分自身のためですし、
そうでなくては、結果としてうまくいきません。

そして第二に、組織のため、顧客のため、家族のため・・・などの
目的が来るべきです（何が二番目かは、人によって違ってくると思います）。


■　どんなメリットがあるのか　？　

さて、実際どんなメリットがあるのか？　という話をしておきます。

結論を言いますと、　時間管理がうまくいくと次のような変化が起こります。


・　仕事のアウトプットが高まる
　　（仕事のスピード・タイミング・リードタイム）


・　仕事のストレスが減る
　　（仕事に追われない、先を見通しやすい、気持ちが切り替えやすい）


・　モチベーションが高まる
　　（目の前の仕事に集中できる、目的意識、当事者意識を持つ）


・　コミュニケーションの効率・精度が上がる
　　（「やれる ／ やれない」・「いつやるか」 の判断はコミュニケーション上重要）



４番目の「コミュニケーション」　については、意外に感じる方が多いかも
しれませんが・・・、これも重要なことです。


例えば、上司と部下のコミュニケーションを考えたときに、
上司の立場で、色々な部下のタイプを考えてみますと・・・

・　実際は忙しくてやれない仕事を「やります」と言ってしまう部下

・　しかも、それを後でギブアップしたり、逆ギレする部下

・　逆に「忙しい」という思い込みから、何でも拒否する部下

という部下がいたら、困ると思いませんか？


もちろん、これは極端な例ですが、自分の「やること」が把握できていない
（先が見通せていない）状態でのコミュニケーションは多少なりともこういう
問題を含んでいます。

時間管理ができているかどうかが、業務上のコミュニケーションの精度に
大きく影響するのです。

　　そういう意味では、この４番目（コミュニケーション）については、
　　「自分のため」　というよりは「組織全体のため」　かもしれません。

　　しかし、時間管理をやるメリットの多くは、何よりも自分自身が快適に仕事をし、
　　業務の中で自分の能力を発揮するためであることに変わりありません。


■　メリットだけなの？　という話

さて、これらの「メリット」は、いいことづくめですし、
都合のいいことばかり言っているように感じるかもしれませんね。
（特に時間管理をやったことがない人にとっては・・・）

実際、時間管理にはこれらのメリットと同時に、別の「デメリット」も伴います。

それは、面倒くささであったり、手間がかかることであったり、
時間管理をやることで逆にストレスをためてしまうことであったりするのです。

ですから、それらのデメリットが少ない方法を使いましょう、と
私は言いたいわけなんです・・・。

---

さて、「時間管理のメリット」　について、ざっくりと説明してみましたが、
もう１つ、考慮すべき「環境の変化」的なものがありますので、次回紹介します。


　　　これのクリックにどんなメリットがあるのかは？
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今日の記事作成時間は４１分でした。
では、また明日！


  

なぜ時間管理が必要なのか？ （その１）

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こんにちは。水口です。

実は先週に続いて、本日も雑誌の取材がありました。

その中でも少し話したのが、今日の話題、
「なぜ時間管理が必要なのか　？」　　という話です。


■　「時間管理」の話は、ちょっと微妙？　という話

「なぜ時間管理が必要なのか　？」　という話を言い出せば、
きりがありません。

時間は有限のものですし、有効に使った方がいいのは当たり前の話です。
例えば、

「平均寿命から計算すると、あなたが使える残り時間は・・・　」

なんて話をされると、「確かにそうだな・・・」　と思う反面、
「何だか説教くさいなあ・・・」　とも思うのではないでしょうか。
（私は以前そんなふうに思っていました）

一歩間違うと、説教くさいというか、押し付けがましい話にも
なってしまうので、この話は微妙なところがあるんです。


■　「なぜ必要　？」　を違う角度から考える

というわけで、今回は

「なぜ時間管理が必要なのか　？」　という話を、
ちょっと違う切り口で考えてみることにします。


「なぜ時間管理（タイムマネジメント）が、今注目され始めているのか？」
という観点で考えてみましょう。

時間管理（タイムマネジメント）は、この数年、注目度が上がりつつあります。

　　実は以前（１０年くらい前）にも、タイムマネジメントが話題になっています。
　　その頃は「エグゼクティブ層」や、「バリバリ系ビジネスパーソン」が対象という
　　雰囲気が強かったのですが、現在はすべての人が対象という感じですね。


なぜ、注目されているか？　という理由の最も大きなものは、
「時間不足感」　を感じている人が多いことではないでしょうか。


■　「時間不足感」　は一種の現代病

「時間をうまく使えなくて後悔する」　というのは、人間が「時」という
概念を持ち始めた当初からあったのではないか、と私は思っています。
（実際、１９世紀には既にそういうことを書き残している人がいます）

そういう意味では、「時間不足感」　は昔からあるものなのですが・・・、
この１０〜１５年で、状況はずいぶん変わっています。


例えば・・・１５年前には、仕事の連絡を電子メールで行う人は、
ほとんどいませんでした。

ワードもエクセルも、ほとんど普及していませんでした。
パワーポイントなんて・・・影も形もありませんでした。
（もちろん、表計算やワープロソフトはありましたが、
　今とは使い勝手が大きく違うものでした　　　　　　　）

さらに少しさかのぼって・・・１９８０年代（２０年前）になると、
社内報告書を手書きで書くのが当たり前でした。


「仕事をする環境・道具」　は大きく変化しているのです。

その結果、どうなったかというと・・・、

ひとつひとつの「作業」にかかる時間は短くなりました。
（例えば、グラフを書いたり、書類の作成したりという作業です）

しかし、それで仕事がラクになったかというと・・・そんなことはないですよね。

ひとつひとつの作業は速くなっても、代わりに作成する書類の数が増えていたり、
プロジェクトの開始から完成までの期間が短くなっていたりするので、
仕事の「数」が増えているわけです。

（例えば自動車で言うと、開発期間が８０年代の３分の２や、半分になったという話は
　珍しくありません ： これはパソコンだけでなくCADやCAMの影響も大きいですが）


つまり、１５年前と比較すると・・・自分の仕事の中で、
ひとつひとつの「作業時間」は短く、「作業項目数」が数多くなっているわけです。

そうなると、コツコツやるだけではダメということになってきます。
自分の仕事を上手に管理しないといけないわけです。

別の言い方をすれば、仕事の中での「作業」と「管理」の比率が、
昔とは違うわけです（現在の方が「管理」のウエイトが高い）。


こういう背景を踏まえると・・・

現在多くの人が抱えている　「時間不足感」　の中には、
「管理するのが大変」　「管理に失敗しがち」　という
ストレスも含まれているのではないでしょうか。
（実際、私が感じていたのは、まさにこれでした）


ということで・・・、

　　「時間がない」　となげくよりも、「やること」の管理を
　　上手にやった方がいい

という結論になりますし、実際に　「何とかしたいなあ」　という人が
増えているので、時間管理が注目されているのではないでしょうか。

---

さて、「なぜ時間管理が必要なのか　？」　に対する違う切り口として、
次回は、「どんなメリットがあるか　？」　という観点から考えてみます。

単に、仕事の能率を上げるだけではないんです・・・。


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今日の記事作成時間は６２分でした。
では、また明日！