Ｉ-ＡＣＴ(9) 縦横２つの視点

こんにちは。水口です。
「ｉ−ＡＣＴ」シリーズは、まとめモードに入っております。


■　４つの要素を１つにまとめた例　「ＦＩＴＴ」

このシリーズでは、「時間管理に必要な４要素」について解説しています。

　この↓４つです。

　　ｉ　 ：　Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ　（情報）
　　Ａ　： Ａｃｔｉｖｉｔｙ　（アクティビティ）
　　Ｃ　： Ｃｕｅ　　　　（キュー）
　　Ｔ　： Ｔｉｍｅ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ　（タイムリソース・時間リソース）


これらの要素をできるだけ１つにまとめ、
直感的に把握できるようにするのがおすすめです。

その主旨は、自分の「仕事の流れ」と、「時間リソースの状況」を
素早く把握したいというところにあるわけですが・・・

あまり難しいことを考えずに、とにかくこの要素を１つに
まとめておくと、直感的に判断しやすくなるのです。

こんな感じです→
自分のスケジュール関連情報を
１つにまとめて、縦横２方向から
見ることになります

　「流れ」要素　　　【横方向】
　　・アクティビティ
　　・情報
　　・キュー（タスク）

　「リソース」要素　【縦方向】
　　・キュー（タスク）
　　・時間リソース

ここでは、キュー（タスク）は、横にも見るし、縦にも見る、というのが、
重要なポイントです。


ちなみに、このフォーム→
は、「ｉ−ＡＣＴ」の４要素を

　□　アクティビティと情報
　　　→　上段
　□　キュー（タスク）
　　　→　中段
　□　時間リソース
　　　→　下段

に配置したフォームです。
ＦＩＴＴ（またはＦＴＴ）と呼んでいるシートです。


このシートを持って、「とにかくいつでも見る」、「決めたことはその場で書く」を
徹底すれば・・・、難しいことを考えなくても、時間管理上手になってしまう
というスグレモノです（３週間試せば分かります）。

やる気のある方は・・・弊社ホームページ上のどこかでダウンロードできますので、
探してみてください。
（ブログとは別にホームページもあるんです。ブログほど更新していませんが・・・）


■　紙とＰＣ・・・どっちを使う？

現在は、紙（手帳など）よりも、ＰＣ上でのタスク管理の方に目がいきがちですが、
紙の方が確実にメリットがあります。

今回はあまりくどくど説明したくはないので・・・、

　１　：　ｉ−ＡＣＴ要素をそろえることが重要
　　　　　　　　　　　　　　↓
　２　：　それを紙の上で管理する方が、実践しやすく、メリットも多い

ということだけは言っておきます。

---

自分のスケジュールをどう管理するか？　という話は、
今回の「ｉ−ＡＣＴ」要素以外に、「保留するもの」や、「長期スケジュール」を
どう扱うかという話もあります。

それも重要ですので、お話させて頂く機会を持ったりしています。
ただ、コアになる部分は「ｉ−ＡＣＴ」要素です。

これをやるだけで、もう全然違います。　
・・・ということで今回詳しめに解説してみました。

大事なことは、実践しないであれこれ考えるよりも、
まずは実践することなんです。


　　
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今日の記事作成時間は３５分でした。
では、また明日。


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Ｉ-ＡＣＴ(8) なぜ、この４要素なのか ？

こんにちは。水口です。
今日は「ｉ−ＡＣＴ」シリーズの続きです。


■　時間管理に必要な情報　

このシリーズでは、「時間管理に必要な４要素」

　　ｉ　 ：　Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ　（情報）
　　Ａ　： Ａｃｔｉｖｉｔｙ　（アクティビティ）
　　Ｃ　： Ｃｕｅ　　　　（キュー）
　　Ｔ　： Ｔｉｍｅ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ　（タイムリソース・時間リソース）

「ｉ−ＡＣＴ」の要素について、解説しています。

今日は、なぜこの４つの要素が必要なのか？という話です。

　　各要素の説明はこちら
　　「タイムリソース」の解説（第３回）　　「キュー」の解説（第４回）
　　「アクティビティ」の解説（第５回）　（第６回）　　「情報」の解説（第７回）


■　同時に見たい「情報」

今回の４つの要素は、大きく２つに分けられます。

　□　「自分の時間を使わない」　活動
　□　「自分の時間を使う」　活動

の２つです。

前者（使わない）　：　「情報」と「アクティビティ」

後者（使う）　　　　：　「キュー」として書かれた　　『タスク』
　　　　　　　　　　　　 「タイムリソース」に書かれた『アポイント』

となります。


　※　「アクティビティ」は、大きなくくりでの「仕事」を指しているので、
　　　 「時間を使う活動」ではありません。

　　　 言わば、「アクティビティ」は（スケジュールの上では）、
　　　 タスクを書いていくための参考情報（全体スケジュール）です。


時間管理では

　□　「自分の時間を使う」　活動

のボリュームを知ることが重要です。

もし、これが見えていなかったら、仕事があふれる（終わらない）状況に
何の準備もなく飛び込んでしまうことになります。

ですから、

「キュー」　：　タスクの情報（ただし、日付別に分ける）
「タイムリソース」　：　使える時間（時間全体から予約済み時間を引いたもの）

が重要です。

自分の持っている「時間」と、その中でやれる「仕事」の関係を
適切に保っていくためには、この２つの情報が必須です。

　　また、この情報は極力、１つにまとめて、直感的に分かるように
　　した方が、無理なく管理できます。


一方・・・、一緒にあると便利という意味で必要な情報が、
下記の２つです。

「アクティビティ」が必要な理由
　・これを書くと、タスクを書き出しやすい
　・細かく分割したタスクだけを見ていると、全体を見失うことも
　・そもそも、最後までタスクを決められない場合もある

「情報」が必要な理由
　・これを書いておくと、タスク・アポイントの配置を考える際に
　　便利なことが多い（しかも書くこと自体はあまり手間はかからずお得）。


この２つも一緒にしておいた方が、スケジューリングの中での
利便性がとても高まります。

逆に、あちこち情報を分けると、その情報を参照するのに時間がかかりますし、
「情報を同時に見る」ためにプラスアルファの注意力が必要です。
こういった手間が、「スケジューリング」を「面倒なもの」にしてしまいます。


こういった理由で、この４要素を「一ヶ所にまとめる」ことが
とても重要なのです。


■　この４要素になった背景

この「ｉ−ＡＣＴ」の４要素は、「机上の論理」として
出てきたものではありません。

私が（時間的に）厳しい状況を乗り切らないといけなかった時期・・・
早く言うと、２人分の仕事を１人でこなす必要があった時期に、
実体験として、必要だと判断したものです。

ですから、厳しい時期にある人には、必ず役に立ちますし、
そうでない時期にも、この４要素があった方が、
手間をかけずに時間管理ができます。


　　ｉ　 ：　Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ　（情報）
　　Ａ　： Ａｃｔｉｖｉｔｙ　（アクティビティ）
　　Ｃ　： Ｃｕｅ　　　　（キュー）
　　Ｔ　： Ｔｉｍｅ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ　（タイムリソース・時間リソース）

の４要素を、自分がどう扱っているか、ぜひ、確認してみてください。

---

実は、今回解説してきたような話は、経験的にうまくいった方法が、
なぜ良かったのか、検証するために出てきた話なんです。

最初は、「直感」＋「実験（試行錯誤）」の結果、この方法になったんです。
そういう意味では「偶然の産物」でもあるのかもしれません。


　　というわけで・・・、
　　これ↓も「直感」的にクリックしてみると、
　　「偶然の産物」として、何かいいことがあるかも（笑）
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今日の記事作成時間は４８分でした。

では、また明日！


６／２０（水）の「時間管理」×「無記名投票」セミナーですが、
今回の「ｉ−ＡＣＴ」も踏まえつつ・・・内容を少し追加しています。

今回は再受講もＯＫですので、以前に受講された方も
またご参加してみてください

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Ｉ-ＡＣＴ(7) 意外に助けられることのある[情報」

こんにちは。水口です。
今日は昨日の続きで、「ｉ−ＡＣＴ」の話です。


■　時間管理に必要な情報　

【　忘れるといけないので・・・「ｉ−ＡＣＴ」の解説です　（この部分は再掲です）　】

　　時間管理とは「意思決定のプロセス」でもあります。
　　そして、意思決定のためには、

　　・必要な情報を整理すること、
　　・それを一覧できるようにすること

　　が必要です。

　　そのために必要な項目が、「ｉ−ＡＣＴ」で表せます。
　　「ｉ−ＡＣＴ」とは

　　ｉ　 ：　Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ　（情報）
　　Ａ　： Ａｃｔｉｖｉｔｙ　（アクティビティ）
　　Ｃ　： Ｃｕｅ　　　　（キュー）
　　Ｔ　： Ｔｉｍｅ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ　（タイムリソース・時間リソース）

　　の４要素です。

【　再掲部分　終わりです　】


■　「積み上げ」ではないアクティビティ　とは？

現在、４つの要素を、下から順番に説明しているところです。
「タイムリソース」の解説（第３回）
「キュー」の解説（第４回）
「アクティビティ」の解説（第５回） 　 （第６回）


今回は、「 ｉ ： 情報　」について、補足しておきます。

この「情報」というのは、「ｉ−ＡＣＴ」の４要素の中で、
唯一、「自分がやること」ではないものです。

そのまんま、「情報」のことです。

特に、自分の仕事の進め方に関係する（可能性のある）情報です。


■　どんな「情報」が必要なのか？

自分の仕事の進め方に関係する（可能性のある）情報には、まず、

　□　自分が「仕事を頼む人」の予定

があります。自分が仕事を依頼する相手の予定です。


現在、自分がやろうとしている仕事に関連して、
何かを頼む人の予定は、自分の仕事の組立てに影響します。

例えば、ある仕事を部下に頼もうと思ったときに、
その部下が不在だと、当然頼めませんよね。

結果として、「頼む」という仕事が１日遅れになります。

部下だけではありません。上司に何かの承認を
もらおうとした日に上司が不在だと、やはり１日遅れになります。


また、他に関連する情報として、

　□　自部署のイベント　　
　　　（そのイベントに関連して何かに駆り出される可能性がある）

　□　（関係の深い）他部署のイベント　　
　　　（他部署でイベントがあると、その日は部署の人がつかまえにくい）

といったものもあります。
これらも、自分の仕事の進め方に影響する可能性があります。


■　なぜ、この「情報」が必要なのか　？

こういった情報無しに、自分のスケジュールを組んでいると、
肝心なときに仕事を頼んだり、連絡を取ったりすることが
できなくなる可能性があります。

もちろん、１日（相手の予定によっては数日）遅れるだけですが、
場合によってはその遅れが致命的になるので、そのリスクを
回避するために、分かっている情報は書いておこう、ということです。


例えば、特に多いのは次のケースだと思います。

　今日中に上司の承認をもらって、提出したい書類があるのに、
　ふたを開けてみると上司は出張で不在だった・・・

こうなると、ちょっと焦りますね。

もちろん、現在はメールを使ったやり取りも可能ですから、
上司に出張先で見てもらうことも可能な場合もあります。

とはいえ、上司がその時間を取れるかどうか、あるいは、
メール受信ができる環境にいるかどうかを、確認しておかないのは、
自分の仕事を、不用意にリスクにさらすことになります。


■　不要に見える情報が、あとで必要なこともある

また、一見、不要に思える情報でも、書きとめておくことに価値があります。

自分のスケジュール、例えば、「キュー：各タスクをいつやるか」は、
一度決めたら絶対動かさないものとは限りません。

新しいアポイントやタスクを入れるために、元々入っていたタスクを
玉突き的に後ろにずらしたり、前にずらしたりしなければいけない
場合もあるわけです。

そうなると、当初は何の問題もなかったはずの「上司の出張」が、
致命的なものになってしまうかもしれないのです。


ですから、こういった「情報」は、聞いたときには自分と関係ないと
思えても、記録しておいた方がいいのです。

ただし、この「情報」を収集のために、わざわざ時間を取って
聞いて回るかどうかは、個人の判断です。

　ちなみに、私個人は、そこまで手間をかけることはないと思っています。

　関係する人の予定は、普段耳にする機会が結構ありますから、
　それを忘れずメモしておく程度で、かなり役に立ちます。
　（これならほとんど時間を取られることがありません）

　※　これは職場のコミュニケーションや情報共有の状況によって
　　　 変わりますし、「リスク」に対してどれだけの備えをするかという
　　　 考え方によっても変わる部分です。


そして、その情報は、自分のスケジュールの組み立てに影響します。
だから、自分のスケジュールを見るときに、目に入るようにしておくことが、
重要になるのです。

　　グループウェアなどで、必要なときに調べられる環境にいても、
　　仕事が立て込んでいる時に、わざわざ調べるのは面倒なものです・・・。


「どんな」情報が必要で、「なぜ」それが必要なのか、
という解説は以上です。

特にポイントなのは、自分のスケジュール上に記録しておくことです。

「調べれば分かるから書かなくてもいい」なんて思っていると、
バタバタしているときに、足元をすくわれます　（←経験者は語る・・・）

自分のスケジュールに関連する情報については、
「調べれば分かる」のと、「嫌でも目に入る」のは、
とても大きな違いがあります。


大掛かりなものでなくて構わないので、「情報」を記録し、
使えるようにする工夫をしておくことをおすすめします。

---

メモしておくと、本当に意外なところで
助かる場合があります。ぜひやってみてくださいね。


　　むむ・・・、あなたの「予定」では、
　　今日・明日・明後日・・・と、これ↓を
　　クリックすることになっていますね　（笑）
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では、また明日！


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Ｉ-ＡＣＴ(6) ブレークスルーは「仮説−検証」から

こんにちは。水口です。
今日は昨日の続きで、「ｉ−ＡＣＴ」の話です。


■　時間管理に必要な情報　

【　忘れるといけないので・・・「ｉ−ＡＣＴ」の解説です　（この部分は再掲です）　】

　　時間管理とは「意思決定のプロセス」でもあります。
　　そして、意思決定のためには、

　　・必要な情報を整理すること、
　　・それを一覧できるようにすること

　　が必要です。

　　そのために必要な項目が、「ｉ−ＡＣＴ」で表せます。
　　「ｉ−ＡＣＴ」とは

　　ｉ　 ：　Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ　（情報）
　　Ａ　： Ａｃｔｉｖｉｔｙ　（アクティビティ）
　　Ｃ　： Ｃｕｅ　　　　（キュー）
　　Ｔ　： Ｔｉｍｅ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ　（タイムリソース・時間リソース）

　　の４要素です。

【　再掲部分　終わりです　】


■　「積み上げ」ではないアクティビティ　とは？

現在、４つの要素を、下から順番に説明しているところです。
「タイムリソース」の解説（第３回）
「キュー」の解説（第４回）
「アクティビティ」の解説（第５回）


今回は、「 Ａ ： アクティビティ　」について、補足しておきます。

前回述べたように、アクティビティと呼ぶものは、

　□　丸一日、あるいはそれ以上（数日間）かかる仕事

のことであり、その内容は２種類あります。
それは、


　□　その仕事のための行動が具体的なもの
　　　 ＝　作業の積み上げで達成できるもの

　□　その仕事のための行動を完全に具体化しきれないもの
　　　 ＝　アイディア（一種のブレークスルー）が必要なもの

ということでした。

前者は　「タスクの集合体」　と言えるものですが、
後者はそうではありません。

アクティビティとしての「ゴール」はあるのですが、
それに至る道筋は明確ではありません。

例えば、過去に私が経験した仕事の中で、例を上げるなら、
「設計開発」の仕事がそれに当たります。

　（現在の仕事にも、当てはまるものが多いのですが、
　　より一般的な設計開発の仕事を例としました）


■　仮説 − 検証のサイクル

私が経験した仕事は、自動車用の「ブレーキパッド」という部品の
材料を開発する仕事です。

これは、顧客（自動車メーカー）が要求する性能を満たす材料を
開発するという仕事でした。

　　ブレーキだから「効く」ことは当たり前です。さらに色んな状況での
　　効きや、耐熱性、「ブレーキ鳴き」が出ないこと、「異音」がでないこと、
　　あまり摩耗しないこと・・・,ｅｔｃ.
　　色々な項目の目標値が数値として決まっている場合が多いです。


こういう「開発」業務の場合、「計画した仕事をこなす」だけで、
目標が達成できるとは限りません・・・というか、まず無理です。
「実験」が必要なんです。

目標値を達成するためには、実験の結果をフィードバックして次の実験を考え、
またその結果から、次の実験を考え・・・　というくり返しを行います。

「仮説 − 検証のサイクル」をくり返して、目標に近づけていくわけです。

もちろん、開発期間には限りがあります。
一方、何回サイクルを回せば、目標に達するかは確約されていません。

だから、結構プレッシャーの強い仕事でもあります・・・


それはともかく、先ほどの、後者のアクティビティ、つまり、

　□　その仕事のための行動を完全に具体化しきれないもの
　　　 ＝　アイディア（一種のブレークスルー）が必要なもの

というアクティビティの中で行われることは、「開発」の仕事と同様に
「仮説 − 検証」のくり返しとなる場合があります。


ですから、最初の時点で詳細な計画が立てられず、
（もし立てたとしても、変更を余儀なくされます）
臨機応変に行動を決めていかなければいけません。

「アクティビティをタスクに分割して終わり」ではなく、
アクティビティの中で、タスクを追加したり、組み替えたり
する必要があるということです。


つまり、「アクティビティ」は、場合によっては、

　「結果」は要求されるけど、その「道筋」は見えない

という仕事のことを指します。


　※　だからといって、具体的なタスクを考えなくていいわけではなく、
　　　 必要なタスクを書いたり、見たり、変更したりする頻度は、
　　 　むしろ高くなります。


こう説明すると、「アクティビティ」がイメージしやすいかなと
思ったので、今日の補足をしてみました。

では、次回は「ｉ」について解説します。

---

今日は、私の昔の話を少ししましたが、
当時、ちょっと苦労した甲斐あって、私が設計した材料は
世界中を走り回っております。
（ハリウッドのセレブ御用達？といわれる車にも採用されました）


　　では、「このブログを１位にする」というアクティビティがあったとして、
　　「皆さんにクリックをお願いしてみる」というのが、ひとつの仮説です。

　　もちろん、「仮説」ですから、それだけで達成できるとは限らず、
　　さらにしつこくお願いしてみたら、かえってクリックが減ったりして・・・・
　　というのが　「仮説 − 検証のサイクル」なわけですね（笑）
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今日の記事作成時間は５３分でした。

では、また明日！


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Ｉ-ＡＣＴ(5) ２種類の「アクティビティ」

こんにちは。水口です。
今日は一昨昨日の続きで、「ｉ−ＡＣＴ」の話です。


■　時間管理に必要な情報　

【　忘れるといけないので・・・「ｉ−ＡＣＴ」の解説です　（この部分は再掲です）　】

　　時間管理とは「意思決定のプロセス」でもあります。
　　そして、意思決定のためには、

　　・必要な情報を整理すること、
　　・それを一覧できるようにすること

　　が必要です。

　　そのために必要な項目が、「ｉ−ＡＣＴ」で表せます。
　　「ｉ−ＡＣＴ」とは

　　ｉ　 ：　Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ　（情報）
　　Ａ　： Ａｃｔｉｖｉｔｙ　（アクティビティ）
　　Ｃ　： Ｃｕｅ　　　　（キュー）
　　Ｔ　： Ｔｉｍｅ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ　（タイムリソース・時間リソース）

　　の４要素です。

【　再掲部分　終わりです　】


■　「アクティビティ」　とは？

現在、４つの要素を、下から順番に説明しているところです。
「タイムリソース」の解説（前々回）
「キュー」の解説（前回）

今回は、「 Ａ ： アクティビティ　」について解説します。

「アクティビティ」というのは、もともと「活動」という意味の言葉です。

また、プロジェクトマネジメント（ＰＭ）の世界では、「プロジェクト」を分解した、
個別の活動やイベントを、「アクティビティ」と呼ぶことがあります。
（ ※ ＰＭの流儀によっては呼ばない場合もあります）


ここで言うアクティビティも、このプロジェクトマネジメントで用いられる
意味とほぼ同じです。

タスクとしてとらえるには大きすぎる「仕事」のことを
「アクティビティ」として定義します。


ＦＩＴＴ（ＦＴＴ）シート（右図）で
言うと、一段めの長い矢印が
アクティビティです。

右図の矢印は、ある「仕事」を、
「ここからここの間でやろう」
と決めた状態を表します。




■　タスクとアクティビティの違い

「タスク」と「アクティビティ」の違いについて、
もう少し詳しく定義しておきます。

タスクも、アクティビティも、「目的」があって、
それを達成するために行うという意味では同じです。

「ｉ−ＡＣＴ」という分類の中で、「タスク」と呼ぶのは、

　□　仕事の内容が具体化しているもの
　□　仕事の内容が複雑過ぎないもの

を指します。また、タスクは

　□　時間が長すぎない（数分で終わるものや、２、３時間のもの）

ことが必要です。

　※　数日間かかるような仕事を、分解せずにそのまま
　　　 スケジュールに記載しても、必要時間のイメージが
　　　 持てません。

　　　 ですから、仕事を分解して、少なくとも１日の中の
　　　 午前・午後の各ブロックに収まる程度に分解しておく
　　　 ことが必要です。
　　　 （実際、このレベルに分解できない仕事は、まずありません）


■　アクティビティという概念を使う理由−１　　分解をやりやすく

ここで言う「アクティビティ」とは、簡単に言うと
丸一日、あるいはそれ以上（数日間）かかる仕事のことです。

なぜ、こういった概念が必要なのか？
（なぜ、このための欄が必要なのか？）
という理由は、大きく２つあります。


ひとつは、

「仕事（アクティビティ）」を「タスク」に分解して、
スケジュール（日付）に割り当てるためです。

まず先に、アクティビティ全体の日程をイメージして、
そこから個別のタスクに分解していった方が、考えやすいのです。

　※　 【参考】
　　　　大きな「仕事」を、細かな仕事（「作業」に近いレベル）に
　　　　分解していく手法は色々あります。

　　　　例えば、「プロジェクトマネジメント（プロジェクト管理）」で
　　　　用いられる手法に、ＷＢＳ（ワーク・ブレイクダウン・ストラクチャー）
　　　　という手法があります。
　　　　
　　　　プロジェクト管理では、ＷＢＳとして、「仕事」を細かい「仕事」に分解し、
　　　　その後、それを実際の日程に割り付けていくことになります。

　　　　しかし、自分のスケジュール（数日レベルの「仕事」）を整理するために
　　　　これをやるのは、手間がかかる割に効果はありません。

　　　　スケジュールの上で仕事を分解し、そのまま日程に割り付けてしまう
　　　　（アクティビティ欄を見ながら、タスク欄（キュー欄）に割り付ける）ことで、
　　　　実際の日程をイメージしながら、手間をかけずに予定を立てられます。
　　　　

■　アクティビティという概念を使う理由−２　　２つのアクティビティ

もうひとつの理由は・・・、

「アクティビティ」として認識している仕事には、
２つの種類があることと関係しています。

その２つとは、

　□　その仕事のための行動が具体的なもの
　　　　（分解していけば、具体的なタスク（の集まり）になる）

　□　その仕事のための行動を完全に具体化しきれないもの

の２つです。

例えば、

・　ある報告書を作成する
　　データをそろえ、それをグラフ化し、考察して本文を書き、
　　報告書のフォーマットに形を整え、印刷し、会議用に配布する

という仕事は、かなり具体化できます（前者）。


しかし、このように具体化できない作業もあります（後者）。

一方、例えば、　「新しい企画を出す」　「コスト削減手法を見つける」
「不具合の原因を解明する」　といった内容の仕事は、
必要な「アイディア」が出てこない限り、そこから先には進めません。

しかも、「この作業をすれば、アイディアが出る」と確約された
「タスク」は存在しません。

つまり、結果が出る（アイディアが出る）までは、「あの手この手」で、
色々なタスクをくり出していく必要があるかもしれないのです。
（逆に、あっさり出来てしまう場合もあります）


この両者の違いを単純化すると、

□　作業の積み上げで達成できるもの
□　アイディア（一種のブレークスルー）が必要なもの

となります。

　※　ホワイトカラー業務の「アクティビティ」は、厳密に言うと、
　　　 すべてが後者（要アイディア業務）になりますが、
　　　 その中でも、前者寄りのものと、後者寄りのものがあると
　　　 いうことです。


前者の場合、
　「アクティビティ」　→　「タスク」　への分解を初めに済ませておけば、
　あとはタスクベースで作業を進めて問題ないのですが・・・、

後者の場合、
　「アクティビティ」　→　「タスク」　への分解をしたとしても、それは
　あくまでも「仮の姿」です。もし、思うようにアイディアが出なかったり
　したら、やり方を変えたり、タスクを追加したりする必要があります。

　そのときに、当初予定していた日程（アクティビティ全体の日程）を
　見失うことがないようにする必要があります。　（←　重要！）
　

ちょっと、話が長くなりましたが、要は・・・、

　　１日ごとのタスクやアポイントに追われる中で、
　　大きなレベルの「仕事」の日程を見失わないように


という目的で、「Ｆｌｏｗ（流れ）」の欄を作ったのが始まりです。
その中に記入するものを定義したのが「アクティビティ」です。

使ってみて分かったこととして、アクティビティを書いて、
それを意識するか・しないかは、仕事の効率や、自分のストレスに
明らかに影響します。

快適な時間管理のためには、絶対に必要な要素だと考えています。

---

このシリーズはまだ続きます。
（次回は明後日です・・・多分）


　　つまり、こういうことです。
　　↓これをクリックするのは「タスク」です。
　　「このブログを１位にしよう！」　と行動するのが
　　「アクティビティ」です（←　一応、定義に沿ってます（笑）　）
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今日の記事作成時間は６３分でした。

では、また明日！

  

Ｉ-ＡＣＴ(4) 「やれる」の見極めに必要な 「Ｃｕｅ」

こんにちは。水口です。
今日は一昨日の続きで、「ｉ−ＡＣＴ」の話です。


■　時間管理に必要な情報　

【　忘れるといけないので・・・「ｉ−ＡＣＴ」の解説です　（この部分は再掲です）　】

　　時間管理とは「意思決定のプロセス」でもあります。
　　そして、意思決定のためには、

　　・必要な情報を整理すること、
　　・それを一覧できるようにすること

　　が必要です。

　　そのために必要な項目が、「ｉ−ＡＣＴ」で表せます。
　　「ｉ−ＡＣＴ」とは

　　ｉ　 ：　Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ　（情報）
　　Ａ　： Ａｃｔｉｖｉｔｙ　（アクティビティ）
　　Ｃ　： Ｃｕｅ　　　　（キュー）
　　Ｔ　： Ｔｉｍｅ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ　（タイムリソース・時間リソース）

　　の４要素です。

【　再掲部分　終わりです　】


■　「キュー（Ｃｕｅ）」　とは？

現在、４つの要素を、下から順番に説明しているところです。
前回は「タイムリソース」について解説しました。

今回は、「 Ｃ ： キュー　」について解説します。

「キュー（Ｃｕｅ）」というのは、「きっかけ」や「合図」といった意味があります。

　　例えば、テレビ番組などの進行表のことは「キューシート」と呼ばれます。
　　「ここでＢＧＭが入る」などの、キュー（きっかけ）を表にしたものです。
　　音楽の「楽譜」とも似ていますね。


ここでは、

　　キュー　＝　開始の合図

と考えてください。

そして、「ｉ−ＡＣＴ」要素の中の「キュー」が何を表すかというと、
いわゆる「タスク」のことを表します。

ただし、タスクそのままではなく、タスクを「分けて配置した」ものが、
「キュー」　なんです。


■　「タスク」　を　「キュー」　にする

「タスク」とは、時間が決まっていない仕事（自分ひとりでやる仕事）のことです。

　　私たちが行う「仕事」を、「作業」のレベルまで分解していくと、必ず
　　このタスクとアポイントのどちらかになります。
　　（アポイント　＝　会議などの時間が決まった予定）


このタスクを、リストアップしたものが、いわゆる「ＴｏＤｏリスト」です。

そして、ここで言う「キュー」とは、タスクを日付別に分けたものを指します。

この図の中段にあるのがタスク、
つまり、ここで言う「キュー」です。

（上段は後の回で説明します）

※　右の図は手帳を模したもの
　　 ですが、例えばOutlook等
　　 のスケジュール管理ソフト
　　 でも、日付ごとにタスクを
　　 割り当てることができます


ですから、この「キュー」は、「日付別に分けたＴｏＤｏリスト」とも
言うことができます。

この「日付別に分ける」という作業は、単純な作業ですが、
とても重要なことなのです。

タスクを１つの表、つまりＴｏＤｏリストにした場合、
２つの大きな問題があるのです。


■　タスクをひとまとめにすると起こる問題　ー　１

ひとつは、心理的な面での問題です。

単にタスクをリスト化しただけであれば、それぞれのタスクを「いつやる」と
いう自分の意志が明確になりません。

ですから、「明日やればいい」と先延ばしにしてしまいやすいのです。


人は、どうしても仕事が目の前に来ると、それを先延ばししたいという
思いにとらわれてしまうことがあります（仕事の内容にもよりますが）。

ですから、「やる日」を決めること、つまり、タスクをキューに変えることが、
とても重要なのです。


タスクのままでは　：　「この日までにやろう」

キューに変えると　：　「この日にやろう」　または、「今日やろう」

となるわけです。この違いはとても大きいです。


また、タスクをやる日付を決め、普段からその決めた予定を見ることによって、
「この日にはこれをやる（やらなければ）」という心の準備もできます。

この「心の準備」は、微妙に「プレッシャー」ではあります。
しかし、このプレッシャーは必要なものです。


心の準備の無いまま、「これ、今日中にやらなくては！」と気付いたときの、
ショックというか、後悔というか・・・ありますよね。私は心拍数が上がります（笑）

「微妙なプレッシャー」に目をつぶって、タスクの先送りをすると、
結局あとで「強烈なプレッシャーとストレス」がやってくるわけです。


・・・ちょっと話が長くなりました。

こんなふうに、タスクをひとつのリスト（ＴｏＤｏリスト）にするのと、
日付別にするのでは、大きな差があります。


■　タスクをひとまとめにすると起こる問題　ー　２

タスクをひとつのリストで管理すると、もうひとつ問題が起こります。
こちらは、仕事の段取り上の問題です。


タスクをそのままひとつのリストで管理している場合、

　・タスクを「やれたかどうか」のチェックはできます

しかし、

　・タスクを期限までに「やれるかどうか」のチェックはできません



タスクを（期限までに）「やれるかどうか」をチェックするためには、
期限までの間に、そのタスクをやる時間が確保できるか、知る必要があります。

「タスクをやる時間」　というのは、前回解説した「タイムリソース」そのものです。

総時間から、アポイントに取られる時間を除いた部分（空白部分）が、
タスク実行のために使えるリソースです。

　　※　ただし、実際には、まだ「タスク」になっていない日常業務や、新しい仕事が
　　　　 発生するため、タスクで空白を使い切らないようにする必要があります。


手持ちのタスクを、それぞれ期限までに終わらせることができるかどうか
判断するためには、「タイムリソース」の空白部分と照合する必要があります。

しかし、その作業は、ＴｏＤｏリストのままでは難しすぎるのです。

　　例えば、タイムリソースの空白時間が○○○時間で、タスクに要する時間が
　　△△△時間で・・・なんて計算すれば、照合できるかもしれません。
　　しかし、期限（タイミング）とリソース（総時間）両方を計算しなければならず、
　　非常に複雑になります。


一方、日付別にタスクを割り当てておき（＝　タスクをキューに変える）、
各日付ごとにタスクとアポイントを合わせて見ることによって、
「やれそうかどうか」の判断は、そう難しくなくなります。

それぞれの日付について、
タスクとアポイント、つまり、
右の赤枠に注目するわけです。

（上段は後の回で説明しますが、
　大枠での仕事を指すものです。
　「作業レベル」に分解する前の
　仕事なので、リソースの判断
　には関与しません）



解説が長くなりましたが、話を少し戻しまして・・・、

タスクをそのままひとつのリストで管理している場合、

タスクを「やれたかどうか」のチェックはできますが、
タスクを期限までに「やれるかどうか」のチェックはできません。

ということでした。


「やれるかどうか」という判断は、実は時間管理ではとても重要です。

　時間管理について述べられた本やサイトで、

　・あふれる仕事は　「断る」　または　「人に任せる」　ことが重要

　という意味のことを聞いたことのある方は多いと思います。
　このアドバイスは、私もまったくその通りだと思います。


　ただ、実践する上で問題なのは・・・、

　　「自分でやれるかも」　と思っているうちは、
　　断ったり、人に振ったりしづらいことです。

　つまり、「やれるかどうか」の見込みを立てること、
　逆に言えば「やれない場合は、早く気がつくこと」が　
　とても重要なんです。


ですから、タスクをタスクのままにしておくのではなく、
「いつやる」という情報（意志）と一緒に整理して、「キュー」に変えること。

そしてそれを元に、各タスクが期限までに「やれるかどうか」を
判断することが重要なのです。



ちょっと長くなってしまいましたが・・・、
タスクをキューに変える（タスクを日付別に分ける）ことの
重要性は分かって頂けたでしょうか　？


では、次回は「タスク」の上位概念である
「Ａ：アクティビティ」について解説したいと思います。

「アクティビティ＝タスクの集合体」とみなせる場合と、そうでない場合は
対応を変えなければいけない・・・という、ちょっと複雑な話もあります。

---

むむ・・・、今日は長文過ぎたでしょうか？


　　つまり、これをクリックするのは「タスク」
　　明日クリックすると決めるのが「キュー」
　　ということです　（←　一応間違いではない・・・）
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今日の記事作成時間は７１分でした。
最近にない長文でしたね。

では、また明日！
（明日はセミナーの日ですね。明後日もです。）

  

Ｉ-ＡＣＴ(3) 意思決定のための情報−時間リソース

こんにちは。水口です。
今日は一昨日の続きで、「ｉ−ＡＣＴ」の解説です。


■　時間管理に必要な情報

時間管理とは「意思決定のプロセス」でもあります。
そして、意思決定のためには、

・必要な情報を整理すること、
・それを一覧できるようにすること

が必要です。


そのために必要な項目が、「ｉ−ＡＣＴ」で表せます。
「ｉ−ＡＣＴ」とは

　ｉ　 ：　Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ　（情報）
　Ａ　： Ａｃｔｉｖｉｔｙ　（アクティビティ）
　Ｃ　： Ｃｕｅ　　　　（キュー）
　Ｔ　： Ｔｉｍｅ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ　（タイムリソース・時間リソース）

の４要素です。


■　リソースを知ることの重要性

４つの要素のうち、今日は一番下の「Ｔ：タイムリソース」について解説します。

「自分の時間を使って何かをする」ことは、経済活動とも似ています。
どちらも、「リソース」を知ることが重要です。


リソースとは、「資源」「資産」という意味です。

例えば、会社の経営では、経営資源（「人・物・金」と言われますね）を
知らずに無謀な投資をすれば・・・つぶれます。
（もちろん「資源」だけでなく「キャッシュフロー」で見ることも必要です）


また、家計をやりくりするのも同じです。

毎月の収入や、残りの使える額を知らずに買い物を続けると
家計が破綻してしまうかもしれません。
（いわゆる「カード破産」がこれです）


そして、時間についても同じです。

タイムリソースを知るというのは、「自分が使える時間全体」と、
その中の「使える時間」を知ることです。

「使える時間」を把握せずに、新しい仕事を追加しても大丈夫か
判断するのは、実は危険なことなのです。

　　思い起こせば・・・、以前の私はこういう判断を、感覚（経験やカン）で
　　やっていました。これは結構ストレスの原因でした（今思えば）。


「使える時間」を知るというのは、特別なことではありません。
自分のスケジュール（アポイント）を書いていくことで把握できます。

右の図が記入例です。
（講演用スライドの
　使いまわしです）

アポイント（アポイントメント）は、
図のように線を引くなどして、
拘束時間がはっきり分かるように
記入するのがポイントです。

そうすることで、「空いている時間」
が、視覚的に分かります。


■　なぜ「書く」のか？

タイムリソースを知るためには、このようにスケジュール欄（時間の欄）に
「書く」ことが重要です。

「書かなくても、大体憶えているから大丈夫」　という人は、
とても大事なことを見落としています。


例えば、今週の予定を思い出すとしましょう。

「今週どんな予定があるか？」を、何も見ずに思い出すことは、
誰でも、ある程度は可能です。

がんばれば順番に思い出していけなくもないですよね。
「水曜日は９時に○○、１１時に□□、１４時に・・・」という感じです。


しかし、今週の「空き時間」全体を思い出せる人は、
まず、いないと思います。

「水曜日は１０：３０〜１１：００と、１３：００〜１４：００、
　１６：００〜・・・が空いてます。木曜日は・・・　」
なんて即答できる人は、いませんよね。

人は、「そこにある」ものは記憶に残っても、
「そこにない」ものは記憶に残らないものです。

空き時間を知るためには、まず「ある」もの（予定）を
思い出して、そこから逆算することが必要です。

それで、書かなければすぐには分からないわけです。


タイムリソースの情報が必要になる、最も大きな理由は、
「空き時間」の量を知ることが必要だからです。

　　なぜ「空き時間」の量を知ることが必要かというと・・・、
　　「タスク」をやれるかどうか、判断するためです。

　　私たちが普段実行する仕事の中には、タスク、つまり、
　　時間が決まっていない仕事（自分ひとりでやる仕事）も
　　存在します。

　　新しいタスクが発生したときに、それを納期までに
　　「やれるかどうか」は、納期までの「空き時間」が
　　分からないと判断できませんよね。

　　ですから、「空き時間」の量を即座に把握できるように
　　していないと、新しいタスクを「やるか／やらないか」の
　　判断を先送りにせざるを得ません。

　　判断を先送りにしたタスクを後で判断しようとして、
　　やれないと気がついても、「すでに時遅し・・・」　と
　　なってしまうこともあります。

　　（時間が経ってから人に振ったり、断ったりするのは
　　　周りの迷惑以外のなにものでもありませんよね・・・）　
　　

後で出てくる「タスク」について、「やれるか？」　「いつやるか？」
といった判断をするためには、タイムリソースの情報が、すぐに
分かるように整理されている必要があるのです。


これが、「ｉ−ＡＣＴ」要素のひとつ、「タイムリソース（時間リソース）」です。

---

では、また明日（明後日かな？）に「ｉ−ＡＣＴ」の解説の
続きをしますね。



　　では、あなたの「タイムリソース」を
　　ちょっと分けて頂けませんか？
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今日の記事作成時間は５９分でした・・・のですが、
書き直したのでプラス３８分です（涙）

では、また明日！


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詳しくは↓こちらへ
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ｉ-ＡＣＴ(2) ： 「ｉ−ＡＣＴ」はツールに必要な４つの要素

こんにちは。水口です。
今日は昨日の続きで、「時間管理」話です。


■　時間管理のサイクル

前回は、「時間管理は意思決定のプロセスでもある」という話をしました。
それを簡単にまとめると、こうなります。


□　前提条件
　　時間管理には「ツール」が必要　（ツール ＝ 手帳 or ＰＣ ・・・,etc.）

□　時間管理のサイクル
　　実際のサイクルをざっくり説明するとこうなります


　　・新しい「やること　（＝やるべきこと＋やりたいこと）」の発生
　　　　　　　　　↓
　　・「やれる／やれない」・「やる／やらない」・「いつやる」の判断
　　　（情報の確認とそれをもとにした判断）
　　　　　　　　　↓
　　・「やる」ならツールに書き込む　（情報の更新）
　　　　　　　　　↓
　　・ツールの情報を見る
　　　　　　　　　↓
　　・実行する・やり残しのチェック　（情報の更新）


　※　実際にはこのサイクルはもう少し複雑になります。

　※　このやり方と「ＧＴＤ」や、「ＴｏＤｏリスト方式」との最も大きな違いは、
　　　「やること」の発生直後に、いつやるかの判断を終わらせることです。
　　 （貯めてからスケジュールに反映させるのではなく、すぐにやります）


このサイクルの詳細は、後の回で紹介します。
まずは、時間管理のサイクルは、ツールの情報をベースに回っている
ことを理解していただければと思って、この話をしました。


■　ツールはどうやって選ぶ？　作る？

時間管理のツールは、とても重要なものです。
私の経験でも、ツールを変えた途端にストレスが激減したことがありました。

この時間管理のツールは、「絶対これでなければいけない」というものは
ありません。

ただ、ツールには時間管理に必要な要素がちゃんと入っていた方がいいですし、
もし、足りなければ、使い方の工夫や、補足するツールで補っておくべきです。

　　【余談】
　　私自身は、いろいろ試した結果、Ａ５サイズの手帳を使用していますし、
　　これは使って頂いた方からも好評を頂いています。ただ、これでなくては
　　いけないというわけではありません。
　　パソコンを使って管理するのも、それはそれで構わないわけです。



そして、ツールはどこかから選んでくるにしても、自分で作ったりカスタマイズ
したりするにしても、次の要素が書き込めるものを選んでください。

その要素とは、今回タイトルにも入れている、

　「 ｉ−ＡＣＴ 」　です。


■　ｉ−ＡＣＴとは？

ｉ−ＡＣＴとは、「 Ｉ （私）　 ａｃｔ （行動する）　」・・・ではなく、
時間管理に必要な要素を表しています。

その内容は

　ｉ　 ：　Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ　（情報）
　Ａ　： Ａｃｔｉｖｉｔｙ　（アクティビティ）
　Ｃ　： Ｃｕｅ　　　　（キュー）
　Ｔ　： Ｔｉｍｅ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ　（タイムリソース・時間リソース）

というものです。

※　ちなみに先頭の「ｉ」は小文字にしました。
　　 「情報」だけは「自分のやること」ではないため、別扱いにしておくことと、
　　 大文字の「Ｉ」はフォントによって「１」と読まれてしまうので、こうしました。
　　 （間にハイフンを入れているのは、Ａｐｐｌｅっぽくならないためです（笑）　）

　　以前から、時間管理に必要な要素として、「ＦＴＴ（流れ・タスク・時間）」または
　　「ＦｉＴＴ（流れ・情報・タスク・時間）」という分類を用いていますが、その中の
　　特に「流れ」の部分と「タスク」の部分を明確に定義し直すために、今回は
　　言葉を置き換えています。



「ｉ−ＡＣＴ」の要素が、すぐに見える、確認できるようになっているかどうかは、
時間管理のやりやすさ・効率を大きく左右します。


その内容は次回、詳しく説明します。

特に「アクティビティ」いう言葉は、あんまりピンとこない方が多いと思います。
今日の時点では、課外活動とかサークル活動的なものを指しているわけでは
ないことだけは、強調しておきます・・・。
（「アクティビティ」はそういう意味でも使われていますよね）

---

　　これも「時間管理」のツールではなく、
　　ブログ「人気投票」のツールです・・・ご協力を！　（笑）
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今日の記事作成時間は５５分でした。
では、また明日！


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ｉ-ＡＣＴ (1) ： 時間管理は○○決定のプロセスでもある

こんにちは。水口です。
今日は昨日の続きで「時間管理」の話です。


■　「仕組み」という言葉が指すもの

今回から何回かかけて、時間管理の「仕組み」についての
話をしようと思います。

　　「 Ｉ−ＡＣＴ 」 というのは、その「仕組み」に関連した略語です。
　　その意味は、また後の回で説明します。


今回は、この「仕組み」というのが何を指すのか、
説明しておきたいと思います。


■　時間管理は○○決定のプロセス

前にも述べたことがありますが、「時間管理」という言葉は、
分かりにくいというか、イメージしにくい言葉です。
私たちは「時間」そのものを管理するわけではありませんから。

では、何を「管理」するのか？　というと・・・、

強いて言うなら、自分自身の「行動」を管理するわけです。
つまり、自分の計画にそって行動できるように管理するというイメージです。

しかし・・・、勉強の場合はこれでも構わないのですが、
仕事の場合はちょっとつらいです。

行動だけを管理するのであれば、それは「時間割」と同じです。
例えば、学校の時間割では、その教科にインプットする時間は規定されて
いますが、アウトプットに対しては管理されていません。

仕事の場では、時間のインプットによって、アウトプットが保証されるとは
限りませんから、「時間割」管理だけでなく、それぞれの仕事が完了したか
どうかのチェックも必要だということです。


そういうわけで、私たちは自分の「行動」だけでなく、「仕事の成果」という
アウトプットベースでも管理が必要です。すると・・・、

　　時間管理　＝　「仕事」の管理　というイメージが最も近くなります。


と、ここまでがまずひとつの考え方です。


そして、もうひとつ大事にしたい考え方があります。

「時間管理」と呼ばれているものは、
「意思決定」のプロセスだということです。

決めた計画を守ることだけが重要なのではなく、
良い計画を立てる、つまり良い意思決定をすることも重要です。
（これは当たり前と言えば、当たり前ですよね）


■　意思決定に必要なもの

では次に、「意思決定」に必要なものとは何でしょうか？

例えば、会社の経営者が、戦略的な決断をしなければいけない場合、
何が必要でしょうか？

私は３つあると考えます。

１つめは、経営方針や長期的なヴィジョンのように、
何らかの「判断基準」になるもの

２つめは、ちゃんとデータ、つまり「情報」を集めることです。
（「将来予測」も必要ではありますが、これも「情報」あってのものです）

最後は、「直感」です。
　「直感」と言うと怪しげに感じる人もいるかもしれませんが、
　「情報」と「判断基準」だけで判断しきれないものに対しては、
　人は（内的にも）言語化されていない「直感」を使って判断を下します。


この３つのうち、最初の「判断基準」と、最後の「直感」は、いずれも
自分の頭を使ったプロセスです。

　※「判断基準」は（内的に）言語化されたプロセス
　　 「直感」は言語化されていない（無意識的な）プロセスと言って
　　 差し支えないと思います。


例えば、時間の使い方について、人の話を聞いたり、本を読んだりするのは、
この「判断基準」のデータベースを頭の中に作る作業といえます。

ですから、色んな本を読んだりしたことが、総合的な判断力を養うことは
あると思います。



一方、３つのうちの２番めの「情報」を集めることは、
頭の中だけで行うことは非常に困難です。

ですから、それ用のツール（手帳やパソコンを使った予定表）が
必要になるわけです。

そして、この「情報」については、
効果的なやり方は、ある程度パターン化できます。


　　私は、判断基準（昨日の「行動指針」とほぼ同義です）は色々な
　　考え方があってもいいと考えています。

　　その人の置かれた状況や、人生におけるプライオリティは
　　それぞれ違うわけですから。

　　（「基本としてこうするべき」というベーシックな判断基準は
　　いくつかあるとは思います）

　　しかし、「情報を集めて整理すること」については、
　　効果的なやり方の「パターン」はあると考えています。


そのパターンを組み合わせることによって、自分自分のための
時間管理の「仕組み」を作ることができると、私は考えています。

私の言う「時間管理の仕組み」とは、
意思決定のための材料（情報）の

　□　集め方　　　　（何を・いつ・どう書くか）

　□　整理の仕方　（どんな形にまとめるか）

　□　更新の仕方　（どうやって更新するか）

を含んでいます。これは色々やり方が考えられます。
しかし、「手間なくやれること、継続しやすいこと」という条件を付けると、
効果的なやり方は限られてきますし、ある程度のパターンに収束します。


今回のシリーズは、これの「パターン」について、少し突っ込んで
考えてもらえるようにしたいと思います。
（もちろん、私自身も改めて考えることになると思います）


というわけで、次回はこういった観点で
「仕組み」について進めていく予定です。

---

　　これも一種の「意思決定」ですが・・・
　　皆さまよろしくお願い致します　（笑）
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今日の記事作成時間は６０分でした。

では、また明日！


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