「プレゼンテーション」にちょっと一工夫： 「見出し画面」の活用

こんにちは。水口です。
今日は、先週行ったセミナーに関連して「プレゼン」の話です。


■　セミナーでのご質問

セミナーでご記入して頂いているアンケートの中には
「今回のセミナーの内容以外についての知りたいこと」を
記入して頂ける欄を作っています。

先週のセミナーで、その欄に、

　　アウトプットの手法（ブログ・プレゼン・報告書等々・・・）
　　についてもっと知りたい

というご意見を頂きました。

（先週行ったセミナーでは「メモ」の話もしました。このメモには
　「アウトプットにつなげる」という目的もありますので、関連性の
　ある話なんです。）


もちろん、それらについて詳細に紹介していたら、何日もかかって
しまうのですが・・・（汗）
なにか、面白い手法が紹介できれば、と考えてみました。

ブログについては書きたいことはありますが、それは別の機会に
置いておいて・・・、

できれば自分のオリジナルの手法のほうが面白いかな・・・と
考えていて思い当たったのが、プレゼン（プレゼンテーション）で、
私が使っている手法の１つです。


■　「話す項目」の画面を作る

私はプレゼンテーションには、「Microsoft PowerPoint」を使用しています
（まだ2003バージョンです）。

※　【余談です】
　　 ときどき、配布した資料と同じものを画面に出したいときもあります。
　　 そういう場合は、あらかじめpdfにしたファイルを「Adobe Reader」で
　　 開いて表示させることがあります。これ、結構便利です。
　　 （横向きの資料限定ではありますが）

　　 ・「Ctrl」キーと「L」を押す　→　全画面表示
　　 ・「Ecc」　→　戻る
　　 という操作を覚えておくと、とても便利です。

　　 【余談終わり】


私の場合、現在、パワーポイントを使うのは講演が多いです。
（時間的には75〜90分くらいが多いです）

そんな１時間を超えるような話をする場合、「どの部分を話しているのか」
ということが分かりやすくなるよう、配慮する必要があります。


そこで工夫しているのがこれです↓

見た目の通り、これは話す項目を一覧にしたものです。



講演の最初のほうで左の画面を出し、話す項目を先に紹介しておきます。
（目次みたいなものです）

こうやって「項目を最初に提示する」というテクニックは、珍しいものでは
ないのですが、少し工夫したのは右の画面です。

左の画面を出した後、右の画面（次に話す項目が色付きになってる）を
出して、最初の話題に入っていきます。

そのあと、話題が切り替わるたびに、それぞれの項目の部分を色付きに
した画面を出してから、本題に入るようにしています。
（実際には、黄色の部分が点滅するアニメーション効果をつけています）


こうすると、話の流れもつかみやすいですし、「５つあるうちの３つ終わった」
とか、「最後の項目だ」とか、わかりやすくなります。

こうするほうが、各項目のタイトルを単独で示すよりも、気がきいていると
思い、去年あたりからやるようになりました。

「プレゼンの最初」に項目を提示する人は多いですが、ここまでやっている
人はあまりいないのではないでしょうか。


■　テレビも参考になるものです。

ちなみに、私はこれをテレビ番組を見ていて、やろうと思いつきました。

　　たとえば、私が２年以上見続けているNHKの「サイエンスＺＥＲＯ」という
　　科学番組（45分番組）では、その回のメインテーマを３つのトピックに
　　分けて紹介する構成になっています。

　　３つのトピックは最初に紹介した後、画面に何度も出てきます。
　　興味のある方は番組を見てみてください
　　（番組ＨＰはこちら　→　サイエンスZERO　）
　
　　この番組、どんなテーマでもトピックは必ず３つです。これすごいです。
　　この構成はとてもわかりやすく、あまり自分が興味のないテーマの
　　ときでも、最後まで見てしまいます。

　　また、ニュース番組などでも、こういう形式を取っているものがあります。
　　最初に見出しを全部提示して、１つのニュースが終わるごとに、その
　　見出し画面に戻るという形式です。


このような、全体の項目（目次）を出すだけでなく、それをくり返し
表示しながら進めていくという形式は、人の注意をひくために
有効な手法だと思います。

時間が長めのプレゼンのときには、使ってみてはいかがでしょうか？


※　【注意点】
　　 こういうスタイルは、ステーブ・ジョブズ氏のような「引き込むタイプの
　　 プレゼン」や、「決裁権限者の背中を押したいプレゼン」の場合には、
　　 適さないかもしれません。盛り上がった気持ちを冷静にさせてしまう
　　 かもしれませんので・・・。

　　 逆に、少し「お勉強」的要素があるプレゼンの場合には、適している
　　 ように思います。

　　 たとえば、テレビを注意して見てみると・・・

　　 この手法が用いられているのは、
　　　「ニュース」「情報番組」「科学番組」　などです。
　　 逆に使われていないのは、
　　 「ドキュメンタリー（特に感動系）」「バラエティー番組」　などです。

　　 これが使い分けのヒントになりますね。
　　 【注意点おわり】


テレビ番組は（内容はともかく・・・）、表現手法などにおいては、
様々な工夫がされているものです。そういう意味では、プレゼンの
参考になるものは、まだまだあると思います。


・・・だからといって、休憩時間の前に
　　　「○○はこのあとすぐ！」　とか、
　　　「このあと驚きの結末が！」　とかは、
　　　入れないほうがいいと思いますが・・・　（笑）

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今日の記事作成時間は５９分でした。
では、また明日！

  

「メモ」を保存するための分類法

こんにちは。水口です。
今日は、先週行ったセミナーに関連して「メモ」の話です。


■　セミナーでのご質問

というのは、実は先週行ったセミナーで頂いたご質問が
もとになっています。

先週のセミナーでは「メモの使い方」も紹介したのですが、
それに関連して、こんなご質問を頂きました。

　　メモがいろいろ分散してしまうので、
　　うまく一元化する方法がないか？

という意味のご質問です。
（同じ意味のご質問をお二人の方から頂きました）

というわけで、今日は「メモの整理」についての話です


■　メモが分散してしまう・・・

「メモがあちこちに分散してしまう」というのは私も以前よく
感じていたことですが、最近はだいぶよくなってきました。

その最大のポイントは・・・

　　切り離せる（分離できる）メモを使うこと

です。

※　これとは真逆のアプローチとして、メモはすべて１冊のノートに
　　 集約するというやり方もありますが、私は過去に実行してみて
　　 あまりうまくいかなかったので（理由は後述）、上記の方法に
　　 しています。

さて、

　　切り離せる（分離できる）メモを使うこと

の真意です。これは、書いたものは切り離す（クリップボードの場合は
分離する）ということです。
書いたものはバラして、白紙のメモは元の場所に残し、書いたメモを
一ヶ所に集約させるわけです。

私の場合、移動中などは「ロディア」という切り離しできるメモ帳を、
デスク周りや家のなか（ベッドの横）などには、クリップボードを
置いています。

（↓ロディアの紹介記事）
メモにこだわる　（その２）
（↓クリップボードの紹介記事）
「クリップボーダー」 になろう！

あと、風呂場ではこれです。
お風呂で書ける！濡れても平気な耐水メモ帳

いずれも「分離できる」のが特徴です。
（耐水メモ帳はリングノートタイプなので、ビリビリっと切り離します）
こうすることで、切り離したものを一ヶ所にもってくることができます。


■　メモの整理

それらのメモはとりあえず全部見直します。
そのうえで捨てるものと保存するものに分けます。

「保存する」といっても、すべてをひとまとめにしてしまうと、
後でかえって探しにくくなりますので、保存先は分けます。

※　私の場合、「保存したメモを見直してアイディアを探す」ことは
　　 あまりありません。「こんなメモ書いたよな・・・」と思い出して
　　 参照したくなったときだけ探すという感じです。

保存先の分け方は・・・

・粗くカテゴリ分けして保存するもの
　（これはすべて「紙copi」に）

・各プロジェクトごとのフォルダ
　（これは紙のメモとパソコンの両方があります）

としています。この２つは扱いが違います。

「粗くカテゴリ分けした」メモは、「念のため保存」に近い位置づけです。
短期的には使うことが少ないですが、長期的に見れば重要になるかも
しれないメモです。

「各プロジェクトごとのフォルダ」に入れるメモは、そのプロジェクトに
ついて作業するときには「必ず目に入るようにしておきたい」という
位置づけです。

（「ノート１冊」がうまくいかなかった理由は、主にこの後者への保存が
　しにくいためでした。転記するのも手間ですし・・・）


この方法で、割とうまく整理できています。

※　ちなみに、「各プロジェクトごと」のフォルダの多くは、依頼元がある
　　 具体的な仕事が多いです。ただ、なかには依頼元のない（自分の
　　 ための・将来のアウトプットのための）プロジェクトもあります。


■　紙のメモの保存法

上記の

・粗くカテゴリ分けして保存するもの
・各プロジェクトごとのフォルダ

のうち、私はいまのところ、前者はパソコン内のみに保管しています。
ですから、必要なものは紙を見てパソコンに打ち込んでいます。
（このメモを紙のまま保管すると、かさばるし探しにくいからです。）

そして、この打ち込む作業を簡略化できないか・・・？　というのが、
以前から課題になっています。

最近紹介した「ＭＶＰｅｎ」を購入したのも、「パソコンに保管できる」
ことを狙ってですが、使うのはなかなか難しいです。
（セミナーのときにもご参加者の方に書いてもらったりしましたが、
　普通に書くとうまく読み取れない場合もありましたね・・・）


そこで、「その代わりにならないか？」と狙っているのが、
スキャナです。最近、これを購入しました。


キヤノン imageFORMULA DR-2510C 2455B001

Ｆ社のものと迷ったのですが、重送防止機能が付いているのが決め手で
こちらを選びました。

上記の写真をクリックすると、amazonでのレビューを見ることができます。
レビューでは評価が分かれていますが、私の使用感は良好です。
（Ｆ社製品とは比較していませんが）

紙を重ねて入れれば、順にスキャンしてくれるのでとても便利。なぜ今まで
こういう（オートフィーダー式の）スキャナを入手しなかったのか・・・と思う
くらいです。


ただ、それと「メモ」の保存に向いているかどうかとは、別の話です。

私のメモは（汚いので）、ＯＣＲ（文字の読み取り・テキスト化）はできません
ので、保存しても検索はできません。結局、「やっぱり打ち込んだほうが
いい」ということになるかもしれないのですが・・・まずは使ってみます。

（少なくとも、プロジェクトごとの打ち合わせメモなどを保管するためには
　とても便利だと感じています）



話を戻しまして・・・　私の場合、

　　「各プロジェクト」に関連したメモは、必ずそのプロジェクトごとに分ける

ということを徹底するクセがついたのは、前職（エンジニア）のときでした。
（そうしないと、収拾がつかなくなってしまうからです。）

ちなみに、Ａ４のリングファイルなどに綴じなければいけない場合は、
小さなメモはコピーしてＡ４にしたり、Ａ４の裏紙に貼ったりしてでも
ファイルしていました。


また、「粗くカテゴリ分け」は、ブログや本などの「アウトプット」のために
特に向いているように感じます。

必ずしもこの両方を持たなければいけないというわけではありませんが、
少なくとも、前者（各プロジェクトごとに分けるもの）は、確実に分ける
クセをつけた方がいいとは思います。

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今日の記事作成時間は５８分でした。
では、また明日！

  

あなたの「ゴールデンタイム」はいつ？

こんにちは。水口です。

今日は「ゴールデンタイム」の話です。
といっても、テレビの話題ではありません・・・


■　「時間管理講座上級編（２）」開催しました

昨日、セミナーを開催しました。

昨日は、特に「段取り」と「目標設定」に的を絞ったものでした。
（お越し頂いた方々、ありがとうございました！）

今回は、「段取り」に特化したツールを紹介したこともありまして、
お使い頂いてから、あらためてのご質問等もあると思います。
そういったご質問もお待ちしております。


さて、セミナーでお配りしているアンケートで頂いたご要望のなかに、
さらにシンプルな「段取りシート　ライト」を作ってほしいとご要望がありました。

今回の「段取りシート」は、どちらかというと「上級者向け」、
すでに「段取り」的なことを意識しながら仕事をしている人向けになって
いると思います。

ですから、もっと簡単なものを用意してもいいのかもしれません。

イメージとしては・・・、

自分から「仕事のやり方を改善したい」と思っている人（まさに、このブログを
お読みの方たち）が直接使うというよりも、そういう方たちが仕事のやり方を
他の人に教えるときに使う、というイメージです。

普段、「時間の使い方」等をあまり意識していない人に、効果的に「段取り」を
行って頂くためのツールです。

これはぜひ考えてみたいと思います。
できましたら、また報告致します。


■　「ゴールデンタイム」はいつ？

セミナーのアンケートには「今回の話」以外の「知りたいこと・聞きたいこと」を
ご質問頂く欄も設けています。

そこに頂いたご質問で、

　　「１日の時間のなかで一番仕事がはかどる時間帯は？
　　　またその時間の捻出方法は？」
　
というご質問がありました。


「１日のなかで一番仕事がはかどる時間帯」は、
別名「ゴールデンタイム」と呼ばれることがあります。
（テレビの「ゴールデンタイム」とは・・・もちろん関係ありません）

このゴールデンタイムですが、私は確かにあると思います。

私の経験でいうと・・・

前職（製造業のエンジニア）の仕事でいうと、ゴールデンタイムは
午前中でした。特に10〜12時の間です。

基本的に、午前中のほうが仕事がはかどるという傾向があるためです。

ただ、朝一番は、メールを含めた連絡関係や、現場に指示を出したり
することも多く、じっくり取り組むのは難しいので、10〜12時くらいと
いうことになります。


■　「定時後からがゴールデンタイム」というパターン

もっと時期をさかのぼると（時間管理を行っていない頃の話）、
「残業時間になってからが本番の仕事」という感じの時期もありました。

定時までの間は、いろいろな連絡関係や、実験の立会い等々があり、
「じっくり考える」という感じにはなれなかったので、「考える」ことは
残業時間にじっくりと・・・という感じです。
（私が夜型だったこととも関係あるかもしれません）


しかし、これはあまりおすすめできません。

そうでもしないと「考える」時間が確保できない・・・という人も多い
でしょうけど、このやり方は全体的に見れば能率は低いと思います。

　　「中断されずに考えられる」という意味で、イライラしなくて済む
　　メリットはあるんですけどね。それと能率はまた別です。

また、その頃（後者の頃）の私は、「午前中はあまり調子が出ない」
「午後からエンジンがかかってくる」、「残業時間が最高」と思って
いたのですが、これは誤解だったと思います。

これは慣れの要素もあるのかもしれませんが、慣れてしまえば、
「頭を使う仕事」の場合は特に、午前中、特に朝がはかどります。


■　「起床直後がゴールデンタイム」という仕事のやり方

現在の私は、仕事が変わったので、やり方も変えています。

以前と違って特殊なのが、「起床直後がゴールデンタイム」という
パターンです。

現在は、自宅でも仕事ができるようになっているので（特に執筆系の
仕事については自宅がメインです）、執筆や資料作りは、起きてすぐ
取り掛かることもできます。

で、実際にこれをやってみると、はかどることが多いのです。
（書きもの関係は特にそう感じます）


そして、ある程度仕事をしてから、あるいは、ちょっと手が止まって
「長考」に入りそうなときに、顔を洗ったり、朝食を取ったり、あるいは
洗濯をしたり（笑）　なんてこともあります。

「朝一から仕事」というと、なんだか鬼気迫るものを想像される方も
多いかもしれませんが、そういう雰囲気ではないと思います。

そんな感じでやっているほうが、能率も上がることが多いです。

※　ただし、「思考」よりも「作業」系の仕事の場合は、準備を整えて
　　 「さあ、やるぞ」という感じで集中して終わらせたほうが能率は
　　 高まると思います。

※※　この朝一の時間帯は、そのときに最も「頭を使う」系の仕事を
　　　　メインに行うようにしています。

　　 　たとえば、「ブログを書く」ということも、もちろん頭を使うのですが、
　　 　他の仕事との兼ね合いで、基本的に寝る前の時間を使うように
　　 　しています。決してブログを軽視しているわけではありませんが・・・


このように、仕事が変われば「ゴールデンタイム」も変わることがありますが、
基本的に、朝も含めた午前中です。私の場合は。
（ということもあって、打ち合わせ関係は午後が多いです）


ちなみに、「朝（早朝含む）」や「午前中」というのは、私だけでなく、
同様のことを言う人は多いです。


■　とはいえ、ゴールデンタイム以外も活用しないと・・・

しかし、そうはいっても、「頭を使う仕事は午前中にしかやらない」なんて
徹底できるかというと、そうもいきません。

「考える系」の仕事には、いま進行中の仕事と、まだ「仕事」としては成立
していない「種」的なものもあり、考えたいものはたくさんあります。


ですから、そのためには移動中の時間を含め、短い「スキマ」的な
時間も使うようにしています。

　「継続して考えているネタについては、そのメモを持ち歩く」
　（思いついたときに書き足していく）

ということを習慣にしていると、特に無理なくできますので、
この習慣はおすすめです。



最後は少し違う話になりましたが、
私の「ゴールデンタイム」関係のまとめでした。

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今日の記事作成時間は５５分でした。

では、また明日！
  

長期的な「やるべきこと」 ｖｓ 短期的な「やるべきこと」

こんにちは。水口です。

本日は　前にも紹介したように、「時間管理基礎講座」を開催しました。
今日はそのなかで頂いたご質問の話です。


■　長期的な「やるべきこと」が短期的な「やるべきこと」に負けないためには

頂いたご質問は、

　　「緊急にやらなければいけない」　「できるだけ早く実行しなければいけない」と
　　いう仕事が続けて入ってくると、「長期的にやる予定にしている仕事」が実行
　　できなくなる（先送りにすることが続いてしまう）という状況になりがち。

　　それをなんとかするいい手はないか？

という主旨のものでした。


　　長期的な「プロジェクト」や、長期的に「継続したい習慣」があるのに、
　　短期的な「やらなければいけないこと」に追われてなかなか実行できない。

というのは、よくある話です。

いや、「よくある話」どころか、「すべての人はそうなってしまう傾向を持っている」
といっても過言ではないくらいです。


なぜ、そうなってしまうのか？　というのは、いろいろな理由があるわけですが、
その１つは、人は長期的なメリットよりも、短期的なメリットのほうを、どうしても
重視してしまう傾向がある点にあります。

たとえば、↓この本 「誘惑される意志」では、「やめられない習慣」などの様々な
例をあげて、そういった現象を「双曲割引」を使って説明しています。


誘惑される意志 人はなぜ自滅的行動をするのか

ここでいう「割引」というのは、本来は同じ価値のものも、得られる時期が遠く
なればなるほど、「現在」感じる価値は低くなる。ということです。

たとえば、ダイエットをしようと思っている人が、「（将来）ダイエットに成功するメリット」
と、「いま、これを食べるメリット」を無意識に比較した結果、「いま」のメリットを重視
してしまうと、「わかっているのに・・・食べてしまった」　ということになります。

こういった行動が「割引」、特に（「指数」ではなく）、「双曲割引」の影響を受けて
いると考えれば、様々な事象がうまく説明できる。というのが、上記の本の主旨
です。（やや冗長なところがある本ですが、こういう現象に興味を持っている人に
とっては、非常に面白く読める本だと思います）。


そんなふうに、人は様々な局面で「長期的なメリット」　よりも「短期的なメリット」
を得ることや、「短期的なデメリットを避ける」ことを重視して行動しがちです。

さらに、それに拍車をかけるように、

　　短期的な仕事は、いろんな人に催促されるのに、長期的な仕事が
　　催促されることは少ない（というか、めったにない）。

という事情があったり、

　　短期的な仕事は毎日意識するのに、長期的な仕事は、つい頭のなかから
　　抜けてしまいがち。

という事情があったりします。



ですから、基本的に、

　　長期の「やること」は、短期の「やること」に負けてしまう

ということを、前提におく必要があります。


■　少しでも「長期」を意識する習慣を持つ

長期的なことを成し遂げるためには、そういった「長期的なやること」に
たいして、「いかにその肩を持つか」　という対策が必要です。

私はそのための手段として、

　・　「長期スケジュールをわかりやすく整理・具体化」する

　・　その長期スケジュールを見る　（毎日見る）

といった手法に効果を見出しています。やや地味な手法ですが、やるのと
やらないのでは、大きな違いが生まれます。


■　ときには「鉄の掟」をつくることも必要

ただ、実際にシビアな局面（緊急のものが次々入ってくる局面）になると、
厳しいものです。

「緊急なものよりも、（長期的に見て）　重要なことをやるべき」　という
意識だけでは、なかなかうまくいかないものです。

ですから、ときには自分自身で、　「この案件には、最低でもこれだけの時間
（例：週当たり○時間）を投入する」　という「鉄の掟」を決めておくことが必要
になる場合もあります。

たとえば、個人的な「勉強」などでも、「１日○○分以上」のように決めて、
その時間を必ず投入する、という習慣ができれば大きな力になります。
それと似たように、長期的な仕事に対しても、「絶対に時間を確保する」
ことを（自分のなかの）「鉄の掟」として決めておく。　というのは、１つの
対策として有効です。


また、違ったアプローチとしては・・・

たとえば、「早朝の時間を活用する」ことの重要性を説く社長さんが多いのは、
その時間の一部を「長期的なこと」のために割り振ることができるというメリット
があるから、というのが大きな理由の１つになっています。
（他にもさまざまな理由がありますが）

早朝を使わないにしても、たとえば、「朝一番の30分は極力この仕事をする」
などのルールを決めておくのもいいかもしれませんね。


他にもやり方は考えられますが、なによりも大事なのは、「絶対に時間を
確保する」　という自分の意志が、どうしても必要になる。　というところです。

「習慣づける」ことも大事だけど、「絶対やるという意志」も大事ということ。
状況が困難であればあるほど、重要なことですね。

---

今日の記事作成時間は４５分でした。
では、また明日！


「段取り」を追求するための　「段取り講座」　も行います！

  

メモの保存・活用法（2008年版？）

こんにちは。水口です。

今日は、「メモ」の話です。


■　先々週のセミナー

先々週の話になりますが（４／１１）、セミナーを行いました。

現在弊社で行っているセミナーは、

・　基礎講座：　時間管理の仕組み作りを中心に行うもの
　　　　　　　　　　基本的な考え方とツールの作り方、使い方

・　上級編（応用編）：　その仕組みをさらに応用するための考え方
　　　　　　　　　　　　　　時間管理のテクニックを自分に合った形で
　　　　　　　　　　　　　　応用するためのノウハウ

という構成にしています。前者はいわゆる「時間管理」、
後者はいわゆる「時間術」に近い内容になっています。

そして、基礎、上級（応用）それぞれについて、

「短期スケジュール（タスクの管理がメイン）」
「長期スケジュール（仕事の段取りと長期スケジュール管理）」
「時間効率の向上（仕事の効率を上げる・ムダを無くす）」

の３つに分かれています。（１コマ90分〜105分です）


先週行ったセミナーは、時間管理の「上級編」の「短期スケジュール」の
ものでした。

これには、いわゆる「タスクの優先順位」的な話も含まれます。

・緊急性-重要性の分類はなぜ実践的ではないのか？
・実践的なタスク分類の方法や、自分なりの方針作りをすること

を中心に紹介しました。


　ちなみに、上級編（応用編）の次回は、長期スケジュール版です。

　・目標設定の方法（ちょっと突っ込んで、仕事のタイプ別の設定方法など）
　・「段取り」の徹底活用（複数の段取り・進行状況の管理法）
　・長期スケジュールのまとめ方・作り方

　といった内容です（５／１６（金）に行います）。


■　メモの保存と利用

そのセミナーのアンケートで、「今回の内容以外に知りたいこと」という
項目にもご回答を頂いています。

今日は、そのなかの１つの話です。


頂いたご質問は、「メモの活用」についてでした。
特に、「保存したものに利用価値をどのように与えるのか？」　というご質問です。

私は紙のメモはかなり多用します。

もちろんパソコン上でメモすることもありますが、パソコンの前にいないときのメモ、
紙ならではの自由度を活かしたメモ、ということになると紙を活用することが多く
なります。

また、紙を積極的に活用したほうが、アイディアは広がる傾向があります。
ざっくりとした使い分けとして、「広げる」ときは紙、「まとめる」ときはパソコン、
というのが使い分けの方針です。


さて、メモの保存と利用についての話ですが・・・、
これはなかなか奥深いものがあります。


■　「メモ術」の前提

まず、前提として言っておきたいことがあります。

それは、書いたメモは100パーセント活用するとは限らないことです。

メモは、まず、「書いた時点での頭の整理」、次に、「再び見て思い出す・再評価
する」というところにも価値があります。そして、その時点でいらないものは捨てて
しまうことも多いです。また、書いたメモを、対象となるプロジェクトの内容に反映
させ終わった場合にも、メモ自体は捨ててしまうことがあります。

「捨てる」ということも、「メモの活用」のためには大事なことだと感じます。
（「捨てる」ことで、「残すもの」の質を上げるということです）

残ったメモは、「すぐには使わないアイディア」的なものが多くなります。


■　メモの保存・活用のために

たとえば、教材やセミナーの制作、本の執筆などをやっていると、こういう種類の
メモは非常に多くなってきます。

その上で、メモを活用するためにどうするかというと・・・、
私は２つのやり方をとっています。


１つは、関連するメモを、分類別にそのまま保管しておくものです。
クリアファイルに放り込んでしまいます。
（特定のプロジェクト関連のメモは、そのプロジェクトのクリアファイルに入れます）


もう１つは、パソコン上に落とし込むものです。
　これは、
　・紙copiを使って、txtファイルに落とすもの（大まかなカテゴリ分けをしています）
　・マインドピースなどを使って、（テーマ別に作った）１つのファイルにアイディアを
　　継ぎ足していくもの（WordやExcelを使う場合もあります）

　の２種類があります。


ただ、紙のメモは量が増えてくると大変なので、最近は特定プロジェクトに関する
もの以外は、できるだけ後者のやり方（最終的にパソコンに落とす）を取るように
しています。

「紙で書く」　→　「もう一度見る」　→　「選別する」　→　「パソコンに落とす」

というサイクルです。いきなりパソコンで記録する場合と比べて面倒そうに
見えますが、最終的なアイディア・情報の質としてはこちらのほうが高まります。
（もうひとつ、パソコンで取ったメモは、結局後で見ないことも多くなりがちで
　そこも気になるところです）

パソコンに落とすのは毎日定期的にやったりはせず、気づいたときにやる感じです。



メモやアイディアの整理法としては、もっと緻密に、データベース的に整理したいと
いう気持ちもあるのですが、なかなか上手い方法がありませんね。

素早く入力できて、ザーッと続けて（次々に）眺めることができて、という意味で
「紙copi」のように使いやすい方法は、まだ他にないように思います。

このへんは、これからも試行錯誤していくことになると思います。


■　メモの使い方

最後に、メモの「使い方」について、少し触れておきます。

私は、「アイディアに困ったときにメモを見る」という使い方は、ブログを書く
ときにはよくやりますが、それ以外のところではあまり行いません。

それでもメモを残しておくのは、「こういう情報があったはず」「こういうアイディア
があったはず」と、思い出したときに探せるようにするという目的が強いです。



また、教材を開発するためには、最初にテーマや課題があって、そこに、
気づいたことなどを継ぎ足していくことが多いです。

この場合、その「テーマ」のファイルを最初に作っておくのがポイントになります。
経験上、このやり方のほうが、うまくまとまるように思います。
（ここ、特に重要だと思います。ぜひお試しください！）

ファイルは「マインドマップ」形式のこともありますが、テキスト情報（文章情報）の
ウエイトが高いときには、単純にWordでファイルを作ることも多いです。
（最近、このやり方が増えました）

単純なテキストファイルでもいいのですが、文字の大きさを（内容によって）変えたい
場合や色分けしたい場合にはWordになります。
（最近は「アウトライン機能」は使わないことが多いです。そのほうが、編集するのが
　かえって速いようにも思うので）。


私の最近のメモ活用は、おもにこんな感じです。

とはいえ、まだまだ試行錯誤中です。これからも、「手間をかけない」、
効率的なメモ術を目指していきます。

---

今日の記事作成時間は７０分でした。

では、また明日！
  

「マインドマップ」「非マインドマップ」の使い分け

こんにちは。水口です。

今日は、遅くなってしまいましたが、先週のセミナーでの
ご感想、ご質問等についての話です。


■　セミナーの内容以外についてのご質問

先週行ったセミナーは、「時間効率を上げる」という内容のものでした。
（ご参加頂いた方、ありがとうございました！）

セミナー開催時には、いつもアンケートのご記入をお願いしています。
それを読んでみると、特に評判がよかったものがありました。


それは、通称「仕事コンソール」と呼んでいるものです。
（ネーミングがいまひとつ・・・垢抜けませんが（笑）　）

早く言えば、Excelを使って、作業に必要な諸々のファイル・フォルダ・ＵＲＬなど
のリンクをまとめたり、日数計算やカレンダー機能を付けたものです。

これは前の仕事の頃から使っている方法で、かなり便利に使えていたものです。
（結構深いフォルダ階層にあるファイルでもあっという間に開けるようになります）
もちろん、作るのは少し手間がかかりますが、そこでかけた時間は後で利子が
ついて取り返せました。


という話は置いておいて・・・、

アンケート用紙には、いつも「今回のセミナーの内容以外について、知りたいこと」
という欄を設けています。

そこで、「マインドマップ」についてのご質問を頂きました。


■　マインドマップについて

「マインドマップ」は、最近よく話題になっていますね。

今年に入ってから、「公式ソフトウェア」も発売されています。
（これ↓です）

Buzan's iMindMap日本語版スタンダード・エディション

↑amazonの商品ページの写真のところで記入例も見ることができます。
かなり、「本流」のマインドマップという感じに仕上がるようですね。
トニー・ブザン氏が推奨する、ヴィジュアル性の強い（芸術的な？）、マップが
書けるソフトになっているようです。


「・・・いるようです」　と言っているくらいですから、私はこのソフトはまだ使用して
いません。昨年から別のマインドマップ（的な）ソフトを使っているので、今は換える
つもりはないんです。

（↓この記事で紹介しました）
直感的でサクサク使える、マインドマップ（的な）ソフトウェア

この記事で紹介した「マインドピース」というソフトウェアは、「ｉＭｉｎｄＭａｐ」ほど
ビジュアル性は強くなく、でも、「マインドマネージャー」よりはマインドマップ風に
書けるソフトです。

小さな（日本の）ソフトハウスが制作しているソフトですから、機能の数では、
上記２つのソフトに見劣りするところがあります。しかし、とにかく動作が直感
的に分かりやすいところが気に入って、現在も使っています。


■　なんでもマインドマップ？

先ほどのご質問では、

　　「何から何までマインドマップ」というすすめがあったりするが、
　　どんな場合に使うのがいちばん効果的でしょうか？

という内容のご質問も頂いています。


これは私の考えですが、
「何から何までマインドマップ」というのは、明らかに無理があります。

そういう、ムリヤリな盛り上げ方をすると、逆に、「マインドマップ不信」になる
人が多くなるような気がするんですけどね・・・。

私は、用途によって使い分けは絶対必要だと感じています。


たとえば、「タスク管理にマインドマップ」という記事もありました。
　↓
達人の仕事術：マインドマップ式メモ術で流れと量のある仕事を管理

この記事にある書き方は、「マインドマップ」とはちょっと違う感じですね・・・。
「チャート」と言ったほうがいいんじゃないでしょうか。

ちなみに、タスクをこうやって分解していくやり方は、プロジェクトマネジメントでいう
ところの「ＷＢＳ（Work Breakdown Structure）」　です。

こういうメモの書き方が悪いわけではないのですが、これを「マインドマップ」と
いってしまうと、何でもマインドマップになってしまい、誤解を招きます。


そういう意味では、「マインドマップ」以前に（プレゼンなどに使う）図解関係の技術
を知っておいたほうがいいように思います。「マップ」以外にも、チャートやテーブル
（マトリックス）で表したほうが分かりやすい事象もあります。

「マップを知っている」のは、もちろんいいことですが、
「マップしか知らない」のは、あまりよくないかと思います。



さて、私はマインドマップ歴は一応かなり長い（７年）のですが・・・
使ってみて思うのは、

・マップ形式は、「自分の頭のなかにあるもの」を整理するためには特に有効。
　たとえばこの２つです。

　「アイディア出し」　　　（書きながら出していく）
　「アイディアの整理」　（すでに出ているアイディアをマップに整理する）


・「議事録」をマインドマップでまとめるのは、基本的に反対です。
　（理由は↓こちらに）
　「マインドマップ」は議事録には使うな！？

・ただ、セミナーのように、あらかじめまとめられている話を聞く場合は、
　マインドマップもいいと思います（マップじゃなくてもいいかもしれないけど・・）


・スケジュール管理やタスク管理にマップを使うのは反対・・・無理がありすぎます。

・しかし、たとえば目標設定の前段階でマップを使って頭を整理するのは、
　効果的だと考えています。


・通常のメモのなかで、小さな「マップ」的メモ（連想メモ）を書くのは、よくやります。


という感じです。ご参考になれば。



結論をまとめると

　・「マインドマップ」は使える　（特にアイディア系の整理に）
　・でも「何でもマインドマップ」というわけにはいかない。おすすめできない。
　・「マインドマップ」以外の図解方法も、（もし知らないなら）知っておいたほうがいい

となります。

この結論だけ見ると、当たり前すぎて面白くないですね・・・（笑）。

---

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今日の記事作成時間は７８分でした。

では、また明日！
  

「単語登録機能」の第３の使い方 （で、ちょっと効率アップ）

こんにちは。水口です。

今日は「時間効率を上げる」というテーマで、セミナーを開催いたしました。
ご参加頂いた方、ありがとうございました！

というわけで、今日はそのなかで意外にウケた（？）小ネタを１つ紹介します。


■　時間効率を上げるには？

「時間的な効率を上げる」と一口にいっても、アプローチはいろいろあります。

たとえば、「ムダな仕事はしない」とか、「人に任せられるものは任せる」と
いうのも、自分の時間効率を上げることに寄与します。とはいえ、これは
時間管理（タスク管理）の範疇に入ることなので、今日の講座では扱って
いません。

今日の講座は、もう少し細かいレベルで（「（知的）作業」のレベルで）の、
「時間のムダのカット」や、「作業手順の効率化」、「楽で速い作業方法」と
いったところを中心にお届けしています。

　　同講座はまた開催しますので、今回ご参加できなかった方で興味の
　　ある方はメルマガ等の告知を見ておいて頂けると幸いです。
　　（現在決まっているのは５／１１の開催です）


今日の講座の内容の４割くらいはパソコンがらみの話でした。
（Webや雑誌によくある「効率化」とは違うアプローチです）

そのなかの小ネタをひとつ紹介します。


■　単語登録機能をどう使う？

日本語変換の「単語登録機能」は、使っている人が多いと思います。

たとえば、普通に変換してもなかなか出てこない人名などは、登録
しておかないと、作業性が悪くて仕方ありませんよね。

昔に比べれば、日本語変換もずいぶん賢くなっていますから、そう
不便を感じることはないのですが、特殊な単語や専門用語については
登録しないと使えないこともあります。

これが単語登録の１つめの使い方です。


そんな、単語登録機能を「効率化」のために使う人もいます。
単語登録の２つめの使い方です。

その１つのやり方が、よく使う単語、長い単語などを、短いフレーズで
呼び出せるようにしておく方法です。

これは私もやっています。私の場合は、

「じか」　→　「時間管理」
「たい」　→　「タイムマネジメント」

というように、二文字インプットすると単語に変換できるようにしてあります。

「時間管理」という単語は、インプットするのはそれほど手間ではありませんが
私の場合は使用頻度が非常に高いので、登録しておくと助かります。


さらに、もっと長い言葉を登録するという方法もあります。たとえば、

「いつ」　→　「いつも大変お世話になっております。」
「よろ」　→　「よろしくお願い致します。」

のような定型のあいさつ文をインプットしておくと、メールの返信なども
素早くできるようになります。

こういうやり方には、「挨拶に手抜きをするとはけしからん」　というご意見も
あるかと思います。しかし、あいさつ文に迷ってしまってメールの返信が遅れる
のと、定型っぽいあいさつ文だけどメールを早く返してくれるのでは、どちらが
いいか？　と考えることも必要だと思います。そういう意味では、私は後者を
取ります。

もちろん、あいさつ文にバリエーションをつけたりするのもいいと思いますし、
私もそうすることもあります。登録したからといって、使い分けをしないと
いうことではありません。


■　意外に助かる単語登録の使い方

このへんまでの話は、聞いたことのある方が多いかもしれません。
次に、これらとは少し違う理由で、単語登録を使った例を紹介します。

これを「単語登録の３つめの使い方」としておきます。

実は、去年くらいに登録して、結構便利に使えている単語登録の例が
あります。

それは・・・


　　「　バタバタ　」　です。


「バタバタ」なんて言葉（擬音？）は、普通の人はそれほど使わないのですが、
私は割と使います。

こういう「時間管理」に関連した仕事をしていると、その関係の書きものは多く
なります。多くの方が目にする本やこのブログ以外に、講演や研修の資料、
雑誌やWebからの執筆依頼などで原稿を書いたりします。

特に、初めての人に時間管理を説明するなかでは、「時間管理をすると期限
前にバタバタしなくて済みますよ」という文脈で「バタバタ」という言葉を
使うことがあるんです。

なんせ、１冊目の本の主人公キャラの名前が、「バタ男」　なくらいです（笑）


もちろん、毎日「バタバタ」を使うわけではありません。
（今日は使用頻度高いなあ・・・（笑）　）

使用頻度が多い言葉は他にもたくさんあるのですが、それでも、あえて
「バタバタ」を登録しているんです。


その理由は、キーの使い方にあります。私はアルファベット入力を使っています
から、「バタバタ」は　「ｂａｔａｂａｔａ」　と入力します。

キーボードの配置を見ていただけるとわかると思いますが、

「ｂａｔａｂａｔａ」　は、左手だけで
人差し指→小指→人差し指→小指→
人差し指→小指→人差し指→小指

という動作をくり返します。これが指の動き的につらいんです。

　※　「ｂ」を右手で打てば楽なのですが、こういうときだけ使う指を変えると
　　　 ややこしいので、それはしないようにしています。（タッチタイピングをして
　　　 いることもあり、各キーをどの指で叩くかの基本は崩さないようにしてます）


このような、使用頻度は少ないけれど、「運指（指使い）」的にきびしい単語は
登録してしまうと、作業が楽になります。

もちろん、これを登録したからといって、時間的にそれほど短縮されるわけでは
ありません。しかし、「楽に」作業できるように改善していくことは、結果として作業
への集中度を高め、作業効率の向上に寄与します。ですから、こんな「ちょっとした
改善」も気がついたときにやるようにしています。



さて、運指的にきびしい言葉には、他にどんな言葉があるでしょうか？

私が特に嫌だなと思うのは・・・、

　　「　わざわざ　」　です。

これは「バタバタ」以上に厳しいです。
（左手の　（薬指→小指→小指→小指）×２回　です）

左手の小指を連打するというのは、訓練を受けていない人には、
厳しいものがありますね。せめてもの救いは、左手小指が担当する
「Ｑ」は日本語では使わないということでしょうか・・・。


他にも、「運指」として厳しい単語はあると思います。
（基本的に同じ指で連打する言葉は難しい傾向がありますね）

もし、仕事のなかで使う単語にそういうものがあれば、使用頻度は
少なめでも単語登録しておくといいですよ。本当に助かります。

---

書いてて気がついたのですが、「ざわわ　ざわわ　ざわわ・・・」　という
あの曲の歌詞は、パソコン（アルファベット入力）で打つのはつらすぎます・・（笑）

今日の記事作成時間は５５分でした。
では、また明日！
  

「目標」と「目的」は同じもの？違うもの？

こんにちは。水口です。
いきなりですが、「目標」と「目的」の違いって、なんでしょうか・・・？


今日は、一昨日の話に関連して、目標設定の話です。

■　段階的に目標を設定する

一昨日の話で、大事なことを書き忘れていました。


一昨日の話というのは、「プロジェクトのフェーズごとの目標設定」という話でした。
プロジェクトのなかで、段階的な目標を設定するという話です。

たとえば、業務としてのプロジェクトの場合、途中段階での目標や、その進捗状況
を明確にするという意味で、フェーズを設定することが役に立ちます。
（プロジェクトの業務内容を整理するためにも役に立ちます）

また、個人的なプロジェクトの場合にも、段階的な目標を設定しておくと、最終の
目標にどれだけ近づいたかがわかりますし、達成感も得られます。

たとえば何かの勉強（これもプロジェクトです）という目標を設定した場合も、
途中段階での目標を設定するのは有効です。


そして、このときには、複合的な目標を設定することも大事なんです。


■　目的は１つじゃない！

「複合的な目標を設定する」というのは、たとえば・・・

「TOEICで800点を取る」という最終目標があったとします。

さらに、その計画のなかに、途中段階の目標を設けます。
たとえば、「TOEICの模擬テストで700点を取る」とします。

これらの目標は具体的ですし、定量的な（数値化できる）目標です。
これはこれでいいのですが、その目標達成にいたるまでのプロジェクトには、
「目的」もあるはずです。これも考えておいたほうがいいということです。

・　目標は、「TOEIC○○○点」

・　目的は・・・いろいろあるはずです。
　　「とにかく英語力をつけたい」　「英語力を客観的に示したい」
　　「ヒヤリングがうまくなりたい」　「自信をつけたい」
　　「継続して勉強する習慣をつけたい」　　　・・・等々。
　　
つまり、

　「目標」は具体的に、達成基準も明確に。

　「目的」はいくつあってもいい。達成基準がなくてもいい。

ということです。

この「目的」の部分を含めて、「目標設定」をしようというのが、
先ほど「複合的な目標」といったことの意味です。


こういう言い方もできると思います。

　「目標」：　その仕事の「成果」

　「目的」：　その仕事の「プロセス」で得られるものも含めた「その仕事の意味」

　　　　　　　※　もちろん「仕事」じゃなくても同じことです


たとえば本を書く場合、まず「企画を通す」というフェーズの「目標」は、
もちろん、「企画が通ること」です。

しかし、それと同時に「目的」もあります。

「目的」は人によって違うでしょうが、私の場合は、企画書を作ることを通じて、
自分のアイディアをまとめたり、表現する切り口を考えたりすること自体に、
価値があると考えています。

企画を書くことで自分の頭を整理することにもなりますし、別の機会に使える
アイディアも出てくるかもしれません（本文を書くときもそうです）。


あるいは、一昨日の「材料開発」の話の場合、「要求性能を達成する」ことや、
「製品が採用される」ことが目標ですが、それ以外に、ノウハウを蓄積するという
目的もあるわけです。

仮に失敗したとしても、少なくとも「このやり方ではダメ」というノウハウは得られ
ますし、それ以上のノウハウが得られることも多いです。


こんなふうに、「目標」だけではなく、「目的」も考えておくことは、その仕事への
やる気を維持するためにも有効なことだと思います。
（結果志向とプロセス志向の違いにも似ている気がしますね）

ですから、目標だけでなく目的もフェーズごとに考えておくとベストです。

特に、個人的な目標の場合、目標以外の目的（「やる意味」や「やる価値」）も
あったほうが、より強い「やる意志」を持てるように感じます。


このことを、一昨日書いておけばよかったなと思ったので、
今日のこの話になりました。


■　「目的」を持つことについての注意点

ただし、これには注意点もあります。私も失敗したことがありますが、やっては
いけないのは、「目標」と「目的」を取り違えてしまうことです。


たとえば、目標を達成できなかったときに、

　　「今回は目標達成できなかったけど、勉強になったからいいか」

と考えるのは、ある一面では正しいです。しかし、これはある面では「自己満足」
でもあります。仕事の場でも、「まあ、いい経験になったから」　という言い方を
することはありますよね。これも同じです。

「勉強になったからいいか」と思うのが間違いというわけではありませんし、
そういう言葉も必要だと思います。

しかし、それが「目標を達成できなかった」という事実から目をそらさせることに
なるとよくないですよね。ちゃんと両方受け止めないといけないわけです。

（逆に、「達成できなかった」ということばかり考える人は、「勉強になった」
　という面にも目を向けたほうがいいと思います）



そんな注意点はあるにせよ、「目標」だけでなく、「目的」を考えるというのは、
結構使えるワザだと感じています。

「目標」だけしか設定していなかったという人は、ぜひお試しを。

---

今日の記事作成時間は５８分でした。
では、また明日！
  

学生の時間管理・社会人の時間管理

こんにちは。水口です。

今日は、「学生と社会人の時間管理（タスク管理）の違い」という話です。


■　学生と社会人の違い

というのは、またまたセミナーでのご質問（アンケート）なのですが、
「私（水口）のご専門とは違うでしょうが・・・」と前置き頂いたうえで、
子供さん（小学生）に時間管理を教えるコツがあれば・・・というご質問
を頂いたんです。

小学生に時間管理。それはハードルが高そうな・・・気もします。というのは、
私は小学生の頃は、夏休みに入る頃に「１日の計画表」を作っても、全然
計画通りにできなかったタイプでしたので・・・（笑）

「ラジオ体操」とかは、結構ちゃんと行ってました（当時はそれが普通だったので）。
でも、「午前中は○時までは勉強して・・・」的な計画は、うまくいったためしがない
というダメっぷりでしたね（汗）

そういえば、大学受験の頃も勉強の計画はきっちり立てていませんでした。
勉強しないわけではなかったのですが、計画通りにやろうとしてもなかなかうまく
いかず、結局、気の向くままにやっていたという感じです。

そんなわけで、私の場合、計画を立てたり、実行したりということをちゃんと
できるようになってきたのは、社会人になってからなんです。
（もちろん、それがいいというわけではありません）

そんなわけで、あまり回答する資格がなさそうなのですが・・・
気になることはひとつあるんです。


私も、現在は、学生にも「時間管理」を身につけてほしいと思っています。
というのは、現在はなにかと即戦力が求められるようになってきていますから、
時間管理（の中の特にタスク管理）ができている人といない人では、最初の
段階で大きく差がついてしまう可能性もあるからです。

なぜかというと・・・学生と社会人では、仕事（学生は勉強）のやり方が、
大きく違うからです。


■　アポイントメント（授業）とタスク（宿題）の量

仕事には、アポイントメント（以下アポイント）とタスクがありますが、
これは

　アポイント　＝　時間が決まっている仕事　≒　（学生の）授業

　タスク　　＝　時間が決まっていない仕事　≒　（学生の）宿題

という関係になります。
そして、

　社会人：　　アポイントの量（総時間）　＜　タスクの量（総時間）

であるのに対し、

　学生　：　　アポイント（授業）の量　≫　タスク（宿題）の量

となります。ですから、社会人のほうが、より自己管理力が求められるんですね。

もちろん、学生も宿題やレポートがあったりしますし、上の学校に上がっていくに
つれて、宿題（やレポート）の量も増えてきます。研究室に入れば、「タスク」も
いろいろ実行するようになります。

しかし、それでも１日の半分以上を宿題（タスク）に費やす社会人とは違います。
だから、社会に出たときに、そこで戸惑う人もいるわけです。


そんなわけで、学生のうちに時間管理、特にタスク管理の力をつけておくこと
には大賛成です。そして、そのためには、やはり何か「宿題」的な課題があった
ほうがいいのかもしれません。　

それは必ずしも学校の宿題のようなものでなくても構わないと思います。
もっと遊び的な要素のあるもの、たとえば何かを作るようなものでもいいと
思います。もちろん、勉強の計画でも構いませんし。

それを、「明日はこれ」「明後日はこれ」という計画を立てたり、計画を見ながら
実行したりということをやるといいかもしれませんね。カレンダーに書き込むだけ
でもいいので、明日のタスク、明後日のタスク・・・というのを考えたり、書いたり
してみるといいと思います。

※　そのときには、大人と同じく、「計画表を見る習慣」をつけるように、工夫した
　　ほうがいいと思います（「見ない」ことがつまづきの原因になりますから）。



・・・つまづくこともあるかもしれませんが、それも１つの経験になると思います。
「計画を実行することは、意外と大変なんだ」ということは体験しておいた
ほうがいいのは間違いないと思います。

もちろん、「計画を実行した、達成できた」という喜び（一種の成功体験）を
感じることができれば最高ですが、そこまでいかなかったとしても、やる価値
はあります。

たとえば、夏休みの場合、勉強の計画を立てるのもいいですが、
工作（いまもあるのかな？）の計画を立ててみるといいかもしれませんね。
（この日に材料を買いに行って、この日にこれをして・・・という感じで）

---

今日の記事作成時間は３９分でした。
では、また明日！
  

ちょっと変わった仕事での目標（マイルストーン）設定方法

こんにちは。水口です。

今日は、昨日に続きまして、先週のセミナー（段取りand長期スケジュール）で
頂いたご質問に関連した話です。


■　プロジェクトの目標設定

そのご質問というのは、

　プロジェクト内でどのフェーズのときに、どういう目標設定を
　行うかの具体例があれば知りたい

というご質問でした。
（ご質問ありがとうございます！）


たとえば、システム開発などのプロジェクトの場合、プロジェクトの業務内容
を分解するわけですが（ＷＢＳというやつです）、その第１階層は「レベル１」
または「フェーズ」と呼ばれます。

（「ＷＢＳ」にもいろいろあってとてもややこしいのですが・・・）
通常用いられるＷＢＳの場合、フェーズは「成果物」単位で設定するよう
になっています。

この場合、「成果物」ができて、それが承認されることが、そのフェーズの目標
（達成条件）ということになります。たとえば、「要求定義書の作成と承認」と
いうのがシステム開発の場合の１つのフェーズになるわけですね。


それと同じように、個人的な目標や、正規のプロジェクトマネジメントとして
管理されていない仕事でも「フェーズ」を設定したほうがいい場合があります。

そういう場合、私は「マイルストーン」という名称を使います。
（「フェーズ」という言葉よりも「達成した感」があるような気がします）

たとえば、個人的な目標のお持ちの方は、その目標の「マイルストーン」を
設定してみてはいかがでしょうか。


■　書籍執筆の場合のマイルストーン

たとえば、「本を書く」という仕事の場合、マイルストーンはどう設定するのが
いいでしょうか。

人によってちがうかもしれませんが、私の場合は、

　ＭＳ１：　本の企画が出版社の企画会議を通る

　ＭＳ２：　企画をさらに煮詰める
　　　　　　（これで書ける！と確信が得られるくらいまで）

　ＭＳ３〜10（くらい）　：　執筆
　　　　　　（ここから「章」ごとのマイルストーンになります）

　ＭＳ11（仮に11とします）　：　校正

　ＭＳ12　：　書籍プロモーション等々

となります。

「企画会議を通る」と「企画を煮詰める」の前後関係が変だと
思われるかもしれませんが、実際にこんな感じです。

　※ 企画会議は企画が充分に煮詰まっているかどうかに関わらず、
　 　通るときは通ります。
　 　（もちろん、目次とある程度の内容はできているのが前提です）
　　 だから、通ったからといって「あとは書くだけ」とはならないんです。
　　 内容をもっと煮詰める作業が（私の場合）必要です。


■　材料開発の場合のマイルストーン

私が昔やっていた「材料開発」の仕事の場合にも、マイルストーンに
相当するものがありました。

　　「材料開発って何じゃ？」　とお思いの方もおられると思います。
　　私は昔、自動車用の「ブレーキパッド」という部品の材料を開発する
　　仕事をしていたんです。

その場合のマイルストーンは、まさに性能の「目標値」そのものです。

ＭＳ１：○○時□□パターン△△テストの最大摩擦係数が０．＊＊以下
ＭＳ２：○○○○○の□□□□□効力テストで摩擦係数が０．××以上

などの（伏せ字だらけですみません・・・）、具体的な性能の目標値
（を達成する材料ができること）が、マイルストーンになります。

車のブレーキには、普通考えられている以上に、多くの要求性能が
あります。「効きが良ければいい」というわけではなくて、どんな条件の
ときにどんな効きが得られるか、どんな条件のときに踏んでもイヤな
ノイズ（ブレーキ鳴き・他）が出ないとか・・・いろいろあるわけです。
（その他、摩耗であるとか、耐久性（割れないこと）であるとか・・・）

そんな要求性能のなかで、現状の材料では性能未達の項目が、
新しい材料の開発目標になります。
（多くの場合、カーメーカー側から目標値を提示されます）

そして、その性能を上げるためにはどうすればいいか、ということを
いろいろ実験をしながら調べていくわけです。

もちろん、一度にすべての項目を達成できればいいのですが、
ブレーキの場合は、それが非常に難しいので、各項目ごとに
メド付けをしていくことになり、それが自然にマイルストーンに
なってきます。


ちょっと（かなりか）マニアックな話になってしまいますが、そんなふうに
この開発の仕事のなかでは、仕事の流れに応じて自然にマイルストーン
が決まってくる感じになります。


ちなみに、各マイルストーン（の目標値）を達成するまでは、先が見えないとき
もあります。材料開発の仕事は、ある意味「発明発見」的な仕事でもあります
から、予見した通りに進むことのほうが少ないんです。

「ＰＤＳサイクル」を回しながら開発していくにしても、現在回しているサイクルの
実験結果次第で、次がどうなるかはわかりません。１、２つ先のサイクルまでは
ある程度予想できますが、それ以降になるとわかりません。

そんな「先が見えない」状況で進んでいくからこそ、マイルストーンとその期限は
「常に」意識しておく必要があると思います。　（←　ここ重要だと思います）　

（ちなみに、最終の期限は、ターゲットとする車種の量産開始に間に合う
　ように、材料開発と各種評価を終えることです）


「先が見えない」上に、「お尻が決まっている」仕事ですから、
要求性能が高い場合には、かなりプレッシャーでした・・・（汗）
面白い仕事でしたけどね。


なんだか、役に立つかどうかわからないことを書いてしまいましたが、
こんな目標設定もあるんだということが少しでも参考になれば・・・。

---

そういえば、私が昔開発した材料で多くの車種に採用されたものが１つあります。
○リウスとか○クサス（の何車種か）などなど・・・多くの車種に採用され、売上も
ダントツで社内トップという華々しい仕事でした。・・・と言いたいところですが、
これはうまくいったから良かったようなものの、各マイルストーン達成までは毎回
綱渡りをするような・・・大変な、いや、面白い仕事でした（笑）
（とはいえ、この仕事は本当に面白かったので、当時の関係者の方々には
　今でもとても感謝しております）

今日の記事作成時間は４８分でした。
では、また明日！